Offertes
Last updated
Last updated
Via de offertemodule kan je prijsoffertes opmaken voor je klanten of prospecten. De opbouw is vergelijkbaar met de opbouw van een factuur. Voor de detailinfo per veld verwijzen we dan ook naar de handleiding 'Facturen'.
Als je offerte gemaakt is, zijn er functies beschikbaar via de blauwe 'Actie' knop en de groene 'Kopiëren naar' knop.
Via de blauwe knop 'Acties' kan je:
de status van je offerte veranderen naar 'Verzonden';
de status van je offerte veranderen naar 'Geweigerd';
de status van je offerte veranderen naar 'Aanvaard'.
Via de groene knop 'Kopiëren naar' kan je je offerte eenvoudig kopiëren naar:
een nieuwe offerte;
een nieuwe voorschotfactuur;
een nieuwe factuur.
Je kan de offertes ook kopiëren naar een bestelbon, leveringsbon, kassaticket, betalingsverzoek, inkooporder maar dat zijn uitbreidingen die je eerst moet activeren.
Voorschotfacturen zijn geen aparte documenten in eFactori maar eigenlijk gewone facturen. Het is wel een specifieke functie in eFactori om de opvolging te faciliteren. Je kan vanuit een offerte een voorschotfactuur opmaken en een vast of procentueel bedrag als voorschot kiezen.
Deze voorschotfactuur komt in de lijst van facturen terecht, waar je ook gebruik kan maken van de mogelijkheden voor betalingsopvolging.
Wanneer je na oplevering van de producten of diensten een eindfactuur wil opmaken, ga je terug naar de offerte en kopieer je deze naar een eindfactuur.
Het voorschotbedrag zal automatisch in mindering worden gebracht zodat de som van beide facturen gelijk is aan de offerte.
Je kan ook meerdere voorschotfacturen opmaken indien er in meerdere malen betaald wordt.
Via de gele knop 'Filters' kan je extra velden 'Gefactureerd bedrag' en/of 'Te factureren' zichtbaar maken. Op die manier zie je meteen voor welke bedragen er reeds (voorschot)facturen werden aangemaakt vanuit een offerte:
Via eFactori kan een klant een offerte digitaal ondertekenen; dit werkt op basis van een ondertekenknop in een e-mail. Lees hier hoe je dit heel eenvoudig kan instellen.
In de mailbox van de klant kan dit er als volgt uitzien:
Als de klant op de knop in de e-mail doorklikt, opent zich de factuur binnen eFactori omgeving. Links staat er een ondertekenvenster, waarin je via muisbeweging of touchpad een handtekening kan toevoegen.
Dit venster personaliseren? Bekijk de mogelijkheden via 'Thema'.
Na ondertekening verandert de status van de offerte in eFactori automatisch in 'Aanvaard'. Je zal ook via e-mail op de hoogte gebracht worden van de ondertekening/aanvaarding.
Zodra de klant de offerte aanvaardt door online ondertekening, kan je deze niet meer aanpassen (zie hangslotsymbool).
Door op het hangslot te klikken kan je echter het document terug ontgrendelen. De status van het document blijft 'Aanvaard', maar de handtekening van de klant wordt verwijderd. Let hier dus bijzonder mee op!
Een meer correcte manier om een aanvaarde offerte te wijzigen/bij te werken is de bestaande offerte te kopiëren naar een nieuwe offerte, en deze opnieuw te laten ondertekenen.
Maak een automatische herinnering aan die een aantal dagen voor de vervaldatum van de offerte naar je klant verzonden wordt. Zo verhoog je het aanvaardingcijfer van je offertes. Het is ook mogelijk meerdere opeenvolgende herinneringen in te stellen. Lees hier meer over de aanmaak van automatische herinneringen voor offertes.
eFactori biedt de mogelijkheid om bovenaan je documenten (bv. je factuur) extra tekst toe te voegen. Dit kan via een extra tekstveld bovenaan het document waar je vrij informatie in kan opnemen. Dit tekstveld staat tussen de algemene documentgegevens en de tabel met lijnen. Lees hier meer over de activatie van dit extra tekstveld.
Het is mogelijk om op je offertes een werfadres of leveringsadres weer te geven, dat afwijkt van het eventuele facturatie-adres of adres van de klant. Lees hier hoe je een werfadres of leveringsadres toevoegt.
Heb je de app 'Staffelprijzen' geactiveerd, dan zal je offerteprijs automatisch aangepast worden op basis van de staffel waartoe je klant behoort (bv. bedrijf of particulier). Per product kan je een staffelprijs aanmaken. Lees hier hoe je dit doet.
Heb je de app 'Maateenheden' geactiveerd, dan kan je deze voor de producten op je offertes gaan gebruiken. Voeg maateenheden toe aan de aantallen op je offertes. Lees hier meer over maateenheden.
Je hebt reclame gemaakt, potentiële klanten actief benaderd en je krijgt de vraag: “Kan je een offerte maken?” Dergelijke vraag tot opmaak van een offerte komt er vaak pas nadat je behoorlijk wat inspanningen hebt geleverd; je kan er dan ook maar beter de nodige aandacht aan besteden. Met een goede offerte maximaliseer je je kansen op succes en uiteindelijk het binnenhalen van de opdracht of verkoop.
