Shopify

Shopify is een e-commerce platform waarmee je een online shop kan bouwen en online kan verkopen. Via de Shopify-koppeling in eFactori kan je een bestelling uit je Shopify webshop automatisch omzetten in een bestelbon, leveringsbon of factuur. Die kan dan vanuit eFactori (automatisch) naar de klant verzonden worden via e-mail. Zo verzamel je al je verkoopdocumenten op één locatie en kan je deze makkelijk doorsturen naar je boekhouder.

De Shopify-koppeling activeren

De Shopify-koppeling kan je activeren via 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.

2. Bij 'Geavanceerde apps en koppelingen' ga je naar 'Shopify'.

3. Klik op de groene knop 'Activeren'.

De Shopify-koppeling instellen

Zodra de koppeling geactiveerd is, verschijnt er aan de linkerzijde een gele knop 'Configureren'. Klik er op om de koppeling in te stellen.

Klik op de groene knop 'Open Shopify AppStore'.

Je wordt nu omgeleid naar de Shopify omgeving, waar je gevraagd wordt om via 'Add app' de eFactori koppeling toe te voegen. Als je reeds een abonnement hebt op eFactori, moet je geen rekening houden met het vermelde bedrag van $20/maand en kan je de app gewoon gratis toevoegen. Zie ook verder: Shopify abonnementsformule.

Om de app te installeren moet je inloggen in je Shopify account. Na verificatie van je login wordt voorgesteld om jouw webshop te verbinden met de eFactori app: klik in dit scherm rechtsboven op 'Install app / Verbind app'. Je wordt nu teruggestuurd naar eFactori, waarbij na succesvolle verbinding, het volgende scherm getoond wordt:

Instellingen

Bepaal hier de layout van je Shopify-document door de juiste template aan te duiden. Indien je werkt met meerdere dagboeken in eFactori, kan je hier ook selecteren in welk dagboek de aangemaakte documenten moeten belanden.

Kies vervolgens welk type document er in eFactori moet aangemaakt worden, nadat in Shopify de door jou gekozen actie werd uitgevoerd. Je kan daarbij kiezen voor het aanmaken van een bestelbon, een leveringsbon of een factuur.

Je kan hier ook aangeven op basis van welke actie in Shopify het document moet aangemaakt worden in eFactori.

Vink je 'Automatisch verzenden via e-mail' aan, dan wordt het document meteen verzonden naar het e-mailadres waarmee de bestelling in Shopify geplaatst werd. Vink je dit niet aan, dan wordt het document aangemaakt met status 'Concept' in eFactori en dien je het zelf nog te verzenden.

Onderschriften en e-mails

Je kan het onderschrift op het document zelf instellen en daarbij verschillende teksten gebruiken voor documenten van bestellingen die reeds betaald werden, of nog moeten betaald worden. Als je de app 'Anderstalige klanten' geactiveerd hebt, kan je deze teksten instellen per taal.

Best practices

Achteraf betalen

Wil je de eFactori-factuur verzenden naar je Shopify-klant en is deze nog niet betaald, dan kan je deze laten betalen via Mollie of Payconiq QR (net zoals een reguliere factuur).

Let bij achteraf betalen via bankoverschrijving op dat je aan de klant vraagt om te betalen op basis van het factuurnummer of gestructureerde mededeling, zoals bij een reguliere eFactori-factuur. Op die manier kan de betaling in eFactori afgepunt worden.

Voorraadbeheer

Werk je in eFactori met stockbeheer? Maak dan de keuze om je voorraad ofwel in eFactori, ofwel in Shopify te beheren. De koppeling voorziet geen synchronisatie van de voorraad tussen de beide systemen. Zodra in eFactori een factuur wordt aangemaakt voor een item, wijzigt de stock automatisch. Het is dan ook aangeraden om in je webshop geen voorraad aantallen weer te geven, en deze enkel in eFactori te verwerken.

Shopify abonnementsformule

Om de koppeling met Shopify te kunnen gebruiken, vraagt Shopify dat de facturatie van het eFactori-abonnement via hun diensten loopt. In de praktijk betekent dit het volgende:

Optie 1: Je hebt op dit moment een actief abonnement bij eFactori

Zodra je eFactori-app uit de Shopify App Store installeert, zal je zien dat in eFactori je 'Mijn abonnement'-pagina wijzigt. Het abonnementstype in eFactori wordt een 'Shopify abonnement' en onderaan zie je de abonnementsprijzen voor een eFactori-abonnement via Shopify (uitgedrukt in US Dollar). Een lopend eFactori-abonnement blijft gewoon verder lopen, tot de vermelde einddatum. Wil je op dat moment je abonnement op eFactori verlengen en gebruik je actief de Shopify-koppeling, dan kan je via de knoppen 'Selecteren' de formule van je keuze aangeven. Je wordt omgeleid naar de Shopify omgeving, van waaruit je zal kunnen betalen. Shopify bezorgt jou een abonnementsfactuur.

Gebruik je de Shopify-koppeling niet langer? Contacteer [e-mail] om je abonnement weer rechtstreeks via eFactori te laten verlopen.

Optie 2: je hebt op dit moment nog geen abonnement bij eFactori

Dan kan je een abonnement nemen via de 'Mijn abonnement'-pagina. Onderaan zie je de abonnementsprijzen voor een eFactori-abonnement via Shopify (uitgedrukt in US Dollar). Kies het abonnement van je keuze via de knoppen 'Selecteren'. Je wordt omgeleid naar de Shopify omgeving, van waaruit je zal kunnen betalen. Shopify bezorgt jou een abonnementsfactuur.