Betalingen verwerken
Last updated
Last updated
Voor de opvolging van inkomende betalingen in eFactori zijn er drie manieren:
Manuele opvolging van de betaling
Manueel uploaden van digitale bankuittreksels
Om met één klik je factuur als 'betaald' te markeren, klik je bij de samenvatting van je factuur op de knop 'Verander status naar betaald'.
Om de functionaliteiten van onFact optimaal te kunnen gebruiken, kan je echter ook best nog manueel de informatie over de effectieve betaling toevoegen. Ga daarvoor naar de blauwe 'Actie' knop en kies 'Manueel betaling aanmaken'.
Een pop-up venster opent om een zgn. 'financieel dagboek' aan te maken: dit is de aangeduide rekening waarop deze betaling in onFact zal onderverdeeld worden. Dit kan voor cash ontvangsten bv. 'kassa' heten, je kan hier ook 'zichtrekening' aanmaken, ...
Nadat je op 'Toevoegen' hebt geklikt kan je de betaling van deze factuur toekennen aan de rekening.
Betaalrekening: dit kan de bankrekening van je bedrijf zijn, of bv. je kas (contanten). Je duidt aan op welke manier de betaling gebeurde.
Datum: datum van ontvangst van het factuurbedrag.
Tegenpartij naam: vooraf ingesteld op naam gefactureerde, kan overschreven worden.
Mededeling: vooraf ingesteld op factuurnummer, kan overschreven worden.
Bedrag: het bedrag dat je in deze transactie ontvangen hebt. Misschien betaalde de klant vandaag nog maar 1/2 factuurbedrag, of is de betaling onvolledig.
Klik op 'Betaling aanmaken' om deze door te voeren. De factuur wordt in onFact gemarkeerd als 'Betaald' en het detail van de betaling vind je onderaan bij 'Betalingscontrole'.
De verschillende betaalrekeningen voor je bedrijf invoeren, doe je éénmalig via Instellingen. Lees hier hoe je dit doet.
Je kan een aantal betalingsbestanden manueel uploaden in eFactori.
Ga daarvoor naar 'Betalingen' in het linkermenu.
Klik op de blauwe knop 'Acties' en kies 'Betalingsbestand importeren'
Selecteer bij bestandstype het type dat je wil uploaden:
De volgende types zijn mogelijk:
Een CODA of gecodeerd rekeninguittreksel is een elektronisch bestand met daarin de gegevens vermeld op je rekeninguittreksels en de bijlagen daarbij.
Iedere beweging op je rekening wordt op gestructureerde wijze geïdentificeerd aan de hand van een eigen code, waardoor bv. eFactori die beweging ondubbelzinnig kan herkennen en opnemen in de betalingsverwerking.
Deze CODA-bestanden kan je via je eigen webbanking-toepassing downloaden en nadien handmatig importeren in eFactori.
Een MT940 bestand is een digitale uitdraai van de banktransacties op je rekening. Een MT940 bestand omvat gegevens zoals het transactiebedrag, de omschrijving en rekening van de tegenpartij.
Vaak is het ook mogelijk om uit je webbanking verrichtingen met Mastercard of Visa te exporteren als een PDF-bestand. Dit bestand kan je ook manueel uploaden in eFactori om aan je betalingen te koppelen.
Hou er rekening mee dat eFactori niet kan identificeren welke betalingen je eventueel al geüpload hebt, en welke niet. Dit moet je zelf goed in de gaten houden om te vermijden dat betalingen dubbel in eFactori verschijnen.
Zodra je een betalingsbestand hebt geüpload, zal er door het systeem een betaalrekening aangemaakt en gekoppeld worden. Per betaalrekening zie je een overzicht van bedragen en hun status.
In je overzicht van gemaakte facturen zal nu ook meteen een match gemaakt worden tussen de betalingen en de factuurstatus (openstaand vs. betaald). De openstaande facturen worden automatisch als 'betaald' gemarkeerd op basis van de geïmporteerde bankgegevens.
In sommige gevallen kan de ontvangen betaling toch niet meteen gematched worden met een factuur. Deze niet-toegewezen betalingen komen terecht in de verwerklijsten (zie verder).
In het standaard onderschrift van facturen wordt gevraagd om bij de betaling het factuurnummer te vermelden:
Dit is voldoende voor de manuele betalingsopvolging, maar het is ook mogelijk om een gestructureerde mededeling toe te voegen aan je factuur.
eFactori kan de betaling matchen met een factuurnummer, maar een gestructureerde mededeling is veel accurater (door hun vaste structuur en een wiskundig controlegetal achteraan de vermelding). Hierdoor wordt, wanneer er een structurele vermelding beschikbaar is, de betaling steeds aan de correcte factuur gekoppeld. Wanneer je enkel gebruikt maakt van factuurnummers is dit misschien wel herkenbaar voor menselijke ogen, maar niet steeds voor een computer door bijvoorbeeld een extra spatie, een vergeten "0" in het nummer, ...
Je onderschrift wijzigen doe je door eenvoudig de tekst "van het factuurnummer %document_number%" te wijzigen in "van de gestructureerde mededeling %structured_message%".
de tag %document_number% zal vervangen worden door het factuurnummer (bv. F2021003)
de tag %structured_message% zal vervangen worden door de gestructureerde mededeling (bv. +++090/9337/55493+++)
Beide tags vermelden kan natuurlijk ook, indien je de klant beide mogelijkheden wil geven. Lees hier meer over het gebruik van tags in eFactori.
Wil je deze wijziging maken voor alle nieuwe facturen in je organisatie? Sla deze wijzigingen dan op in je standaard onderschrift. Lees hier hoe je dat doet.
CodaBox is een externe dienst waarlangs je bankverrichtingen kan importeren zodat facturen automatisch als 'betaald' worden gemarkeerd. Door je eFactori-account via CodaBox te koppelen aan je bankrekening halen wij dagelijks je bankuittreksels op en vergelijken we die via een slim algoritme met je openstaande facturen. Als er een match gevonden wordt, wordt de betaling automatisch verwerkt en hoef je zelf niets meer te doen.
Om je eFactori-account te koppelen aan je bankrekeningen moet je een CodaBox abonnement hebben. In sommige gevallen heeft je boekhouder voor jou reeds een abonnement afgenomen om je bankuittreksels te verwerken in de boekhouding. In dat geval kan je hetzelfde abonnement gebruiken. Is dit niet het geval? Ga dan naar de CodaBox-website om zelf een abonnement af te sluiten.
Om deze module te activeren in eFactori volg je volgende stappen:
Ga via het menu rechtsboven in eFactori naar 'Apps & koppelingen' en activeer de koppeling 'CodaBox: koppel uw bankrekeningen'.
2. Eens geactiveerd klik je op de knop 'Configureren' naast deze koppeling. Vraag een CodaBox token aan door op de groene knop te klikken.
De token-aanvraag gebeurt op basis van je btw-nummer, zorg er dus voor dat je btw-nummer correct is ingesteld in de bedrijfsinstellingen.
3. Als je btw-nummer gekend is bij CodaBox en deze dienst beschikbaar is voor jouw btw-nummer, ontvang je een token via e-mail. Indien deze dienst niet beschikbaar is neem je best contact op met je boekhouder of met CodaBox, afhankelijk van de feedback die je krijgt.
4. Kopieer de token die je via e-mail ontvangen hebt in het daarvoor voorziene veld en bevestig. De accounts zijn nu gekoppeld en je kan starten.
De CodaBox-koppeling kan enkel gegevens ophalen van bij de start van de koppeling. Er is dus geen retroactieve koppeling; voorgaande facturen/betalingen dien je dus nog op een andere manier op te volgen.
eFactori controleert de betalingen onder meer op vermelding van gestructureerde mededeling, factuurbedrag, vermelding van factuurnummer, ... maar toch kan er soms geen match gevonden worden (bv. indien het factuurbedrag niet volledig betaald werd). Deze niet-gematchte betalingen komen terecht in de verwerklijst 'Betalingen'. Die vind je rechtsboven in het venster, achter de drie tandwieltjes.
Afhankelijk van je geactiveerde apps en koppelingen, zie je hier meer of minder verwerklijsten. Zo bestaat er een aparte verwerklijst voor Betalingen, voor Producten met lage stock of voor Inkomende aankoopdocumenten.
Om een transactie aan een document te koppelen (factuur, kassaticket, ...) klik je op de blauwe knop 'Verwerken'. Er opent zich een nieuw venster.
Klik je bijvoorbeeld op 'Koppel aan een factuur' dan opent zich de factuurlijst, en kan je het openstaande factuur selecteren en 'Koppelen' via de blauwe knop.
De gekoppelde transactie is nu verwerkt en verdwijnt uit de verwerklijst.
In de verwerklijst worden alle transacties opgelijst die niet gekoppeld kunnen worden, op basis van de aangeleverde bankuittreksels (manueel of via CodaBox). Hier kunnen dus bv. ook andere types van transactie tussen zitten, zoals een interne overboeking van de ene naar de andere bedrijfsrekening, of bankkosten die aangerekend worden. Om dit soort kosten uit te lijst te wissen, kan je op de grijze 'Negeren' knop klikken.
Stel dat op basis van de verwerklijst een betaling van een factuur slechts gedeeltelijk betaald bleek, kan je voor het resterende openstaande bedrag bv. een betaalherinnering aanmaken. Hoe je dat doet, lees je in de volgende sectie.
In deze lijst vind je een overzicht van teveel betaalde facturen. Deze kan je van hieruit eenvoudig terugbetalen aan de klant.
Via de blauwe knop 'Acties' kan je
Het bedrag negeren: in geval het bv. gaat over een betalingsverschil van €0,02
Een terugbetaling klaarzetten in je betaalmandje (lees hier meer over deze functie)
Meteen een terugbetaling uitvoeren via het scannen van een QR-code (zie volgende paragraaf)
Selecteer je 'Refund QR-code', dan toont onFact een detail van de ontvangen en gekoppelde betalingen. Daaronder vind je eventuele openstaande facturen van dezelfde klant.
Aan de rechterzijde haalt onFact de gegevens uit de klantbetaling op en wordt op basis van de in te vullen velden een QR-code gegenereerd. Deze kan je meteen scannen met je bank-app om de terugbetaling uit te voeren.
Verschijnt de QR-code niet? Mogelijk zijn dan niet alle verplichte velden ingevuld (zie rood sterretje).
Het is mogelijk om voor een openstaande factuur een herinnering aan te maken. Om deze in te stellen ga je bij de samenvatting van je factuur links naar 'Herinneringen'. Klik op de groene knop 'Herinnering aanmaken'.
Een standaard onderschrift (boodschap) wordt gebruikt om je klant tot betaling aan te manen.
Dit onderschrift kan je voor je hele organisatie aanpassen. Lees hier hoe je dit instelt.
Boven het tekstveld wordt er gevraagd naar 'Nieuwe termijn herinnering'. De waarde in dit veld zal gebruikt worden om in de tekst te vermelden als waarde van de tag '%term%: "Wij verzoeken u het verschuldigde bedrag alsnog zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen de %term% dagen, over te maken op onze bankrekening %iban% onder vermelding van het factuurnummer."
Lees hier meer over het gebruik van tags in eFactori.
Onder het tekstveld is het mogelijk om bijkomende kosten door te geven:
Aanmaningskosten: kosten die de opmaak en verzending van de aanmaning effectief dekken.
Interest percentage: op jaarbasis, moet binnen de wettelijk redelijke bepalingen vallen.
Minimum interest: waarde vrij te bepalen (bedrag in euro, geen percentage).
Schadevergoeding percentage: te interpreteren op gehele factuurbedrag incl. btw.
Minimum schadevergoeding: waarde vrij te bepalen (bedrag in euro, geen percentage).
Een voorbeeld:
Totaalbedrag factuur incl. BTW
€ 1.000
Aanmaningskost
€ 10
Interestpercentage
12%
Minimum interest
€ 5
Schadevergoeding percentage
10%
Minimum schadevergoeding
€ 3
Resultaat op herinnering niet-betaalde factuur na 30 dagen:
Totaalbedrag factuur incl. BTW
€ 1.000
Aanmaningskost
€ 10
Interest (op 30 dagen)
€ 9,86
Schadevergoeding
€ 100
Beschrijf bovenstaande extra kosten ook in je Algemene verkoopsvoorwaarden. Lees hier hoe je dat doet.
Nadien klik je op 'Toevoegen'.
De herinnering is aangemaakt en kan nu bv. per e-mail verzonden of uitgeprint worden.
Je kan meteen voor al je betalingen één of meerdere automatische betaalherinneringen instellen op bedrijfsniveau. Lees hier de tutorial over 'Automatische herinneringen'.
