Uitgaande betalingen (aankopen)
Voor het uitvoeren van uitgaande betalingen (= betaling van je aankopen) in eFactori zijn er drie manieren:
Betaling via QR-code
Betaling via Ponto
Betaling via SEPA-bestand
Om je inkomende aankoopdocumenten te betalen, moet je eerst de module 'Aankopen' activeren bij 'Apps en koppelingen'. Lees hier hoe je dat doet.
Betalingen opvolgen
In het linkermenu in eFactori zie je nu een knop 'Aankopen' verschijnen. Als je daar op klikt verschijnt je lijst van Aankopen. In dit overzicht zie je in één oogopslag welke documenten er nog open staan, op basis van de labels in de kolom 'Status'.
groene knop 'betaald': de aankoop werd reeds betaald.
gele knop met betaaldatum: de aankoop werd nog niet betaald, maar is nog binnen de ingestelde betaaldatum.
rode knop met betaaldatum: de aankoop is nog niet betaald en overschreed ook al de ingestelde betaaldatum.
Betalingen uitvoeren
Voor het uitvoeren van uitgaande betalingen (= betaling van je aankopen) in eFactori zijn er drie manieren:
Betaling via QR-code
Betaling via Ponto
Betaling via SEPA-bestand
Voor al deze betaalmethodes geldt dat je bij de verwerking van je aankoop in eFactori, zeker het IBAN- en BIC nummer van je leverancier moet invullen. Als deze informatie ontbreekt zijn de betaalmethodes niet mogelijk (eFactori zal een melding geven).
Via eFactori betalingen uitvoeren: QR-code
Het is mogelijk om vanuit eFactori je aankoopdocument meteen te betalen nadat je het hebt ingevoerd. Op basis van de ingevoerde aankoopinformatie (bedrag, mededeling, IBAN-nummer leverancier, ...) wordt een QR-code gegenereerd.
Deze verschijnt onderaan de samenvatting van de aankoop, bij 'Betalingen'. Door deze te scannen met je bank-app kan je meteen de betaling aan de leverancier uitvoeren, op basis van de gegevens van je aankoop:
Niet elke bank-app kan dergelijke QR-code lezen. De apps van volgende banken kunnen dat wel: Argenta - Belfius - ING - KBC - BNP Paribas Fortis.
Bankrekening gekoppeld via bv. CodaBox: de betaling zal automatisch gekoppeld worden en de status van je aankoop verandert automatisch naar 'betaald' (CodaBox haalt slechts 1x/dag de betaalgegevens op, dit zal dit niet realtime wijzigen).
Bankrekening niet gekoppeld aan eFactori : verander dan manueel de status naar 'betaald' (groene knop bovenaan samenvatting van je aankoop).
Via eFactori betalingen uitvoeren: Ponto
Als je in eFactori de koppeling met Ponto hebt geactiveerd voor bv. het ophalen van je banktransacties, zal er onderaan je aankoop een Ponto-betaalknop verschijnen:
Klik op de groene knop 'Betalen' om doorgestuurd te worden naar je Ponto-omgeving, waar je de betaling zal bevestigen en uitvoeren.
Aangezien je bankrekening gekoppeld is via Ponto zal de betaling automatisch gekoppeld worden en de status van je aankoop verandert automatisch naar 'betaald'.
In je eigen Ponto-omgeving zal je je bankrekening zien. Bij de tab 'Betalingen' dien je ook Ponto toe te laten de betalingen uit te voeren. Een mededeling zal verschijnen met de vraag of je betalingen wil toelaten. Dit moet je toestaan/activeren in Ponto, vooraleer je via eFactori betalingen zal kunnen laten uitvoeren.
Via eFactori betalingen uitvoeren: SEPA-bestand
Vanuit eFactori kan je meerdere betalingen in 1x klaarzetten in je webbanking, via een SEPA-bestand. Je verzamelt vanuit eFactori alle betaalgegevens, importeert deze in je online bankomgeving en de betalingen worden uitgevoerd op de door jou ingestelde betaaldatum.
Stap 1. Invoeren uiterste betaaldatum
Bij het verwerken van je aankoop moet je zeker een 'Betaaldatum' invoeren. Overschrijvingen die via een SEPA-bestand worden uitgevoerd, zullen worden uitgevoerd twee dagen voor de datum die jij hebt aangeduid als 'Betaaldatum'.
In eFactori vul je de vervaldatum voor een betaling in. Je wil minstens 1 werkdag vroeger overschrijven, zodat de betaling bij de leverancier is op de vervaldag. Wil je je betalingen toch later uitvoeren, dan moet je in eFactori bv. de 'vervaldag + 2 dagen' invoeren.
Stap 2. Aankopen exporteren naar SEPA-bestand
In het overzicht van je aankopen selecteer je de te betalen aankopen door ze aan te vinken.
Via de blauwe knop 'Acties' krijg je de keuze om te 'Exporteren naar SEPA-betaalbestand'. Klik er op om het bestand te downloaden. Als je niet voor alle leveranciers de IBAN- en BIC informatie hebt ingevoerd, zal eFactori een foutmelding geven.
Bij het exporteren wordt gevraagd of je de geëxporteerde documenten wil markeren als 'gepland'.
Als je deze keuze met 'Ja' bevestigt, verschijnt deze betaling als 'gepland' in je lijst van aankopen.
Stap 3: Betaalbestand importeren in je bankomgeving
Het SEPA-bestand is een bestand in XML-formaat dat je kan downloaden op je computer. Dit kan vervolgens opgeladen worden in je eigen online bankomgeving.
Elke bank heeft hiervoor zijn eigen te volgen stappen. We lichten er enkele uit:
Belfius: handleiding betaalbestanden uploaden
ING: handleiding betaalbestanden uploaden (PDF)
BNP Paribas Fortis: dit verloopt via Easy Banking Business. Eens aangemeld, bovenaan klikken op Betalingen en dan op Bestand importeren.
Crelan: dit verloopt via MyCrelanPro.
Betalingen koppelen aan je bankgegevens
Gebruik je de koppeling met CodaBox of Ponto, dan zullen betalingen van jouw rekening die buiten eFactori plaatsvonden, ook kunnen gekoppeld worden. Heb je bv. een aankoopdocument betaald met je bank-app of via de QR-code, dan zal deze door de koppeling ook afgepunt worden.
Betalingen die niet gelinkt kunnen worden aan een document, komen terecht in je verwerklijst. Van hieruit kan je ze verder gaan toewijzen aan het correcte document.
Last updated
