Verzending via PEPPOL
Last updated
Was this helpful?
Last updated
Was this helpful?
Met eFactori kan je naast facturen verzenden via e-mail, ook facturen verzenden en ontvangen via PEPPOL. is een netwerk opgezet door de Europese Unie voor de uitwisseling van .
PEPPOL is te vergelijken met e-mail: elk bedrijf heeft een PEPPOL-adres waarnaar facturen kunnen verzonden worden die terecht komen in een inbox van een bedrijf. Facturen uitwisselen via dit kanaal heeft twee belangrijke voordelen voor beide partijen:
facturen kunnen automatisch verwerkt worden;
er is een sluitende ontvangstbevestiging waardoor er geen discussie meer mogelijk is of een factuur nu al dan niet afgeleverd werd.
Om facturen te ontvangen via het PEPPOL-netwerk moet je eerst in eFactori een inbox activeren door een PEPPOL-adres aan te maken.
Je PEPPOL-adressen worden gegenereerd op basis van je ondernemingsnummer en btw-nummer. Op die manier kunnen jouw leveranciers ook makkelijk detecteren of je zelf actief bent op het PEPPOL-netwerk.
Via eFactori kan je deze activering heel eenvoudig regelen:
Ga via het menu rechtsboven naar 'Apps en koppelingen'.
Kies voor 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten'.
Klik naast de app 'Facturen verzenden en ontvangen via PEPPOL' op 'Activeren'.
Klik op de gele knop 'Configureren' naast de app.
Klik op de knop 'Registreer mijn bedrijf op het PEPPOL-netwerk'.
eFactori maakt twee adressen aan:
één op basis van je ondernemingsnummer.
één op basis van je btw-nummer.
Je leveranciers kunnen één van beide gebruiken om de factuur te verzenden.
Klik in het kader om te activeren. Het inbox-icoontje wordt blauw en je krijgt de mededeling dat je nu succesvol geregistreerd bent op PEPPOL.
Maak een nieuwe factuur of open een bestaande factuur. In het samenvattingsscherm zal er boven de tijdlijn een extra kader verschijnen; daar krijg je de melding of je klant al dan niet geregistreerd is op het PEPPOL netwerk.
Als je klant op het PEPPOL-netwerk gedetecteerd wordt, zie je onder de blauwe knop 'Acties' de mogelijkheid tot 'Verzenden via PEPPOL'. Is de klant niet gedetecteerd op PEPPOL, dan krijg je een melding daarover te zien en zal je bij de 'Acties' knop enkel per e-mail of per post kunnen verzenden.
Het is niet nodig om aan de PEPPOL-e-mail een begeleidende tekst toe te voegen zoals bij een e-mail. De verzending van het document is voldoende.
Na vernieuwen van het venster zie je meteen de bevestiging dat de klant de factuur heeft ontvangen via het PEPPOL-netwerk:
Door dit als een apart veld op de eFactori-documenten in te voeren, kan dit op gestructureerde manier via PEPPOL verzonden worden.
Nu is je PEPPOL-inbox actief: die vind je achter de tandwieltjes bovenaan eFactori, in de . Is je PEPPOL-inbox nog niet geactiveerd, dan zal het scherm er zo uitzien (rechts 'Klik hier om uw PEPPOL-inbox te activeren'):
Wanneer je een factuur ontvangt via het PEPPOL-netwerk komt deze terecht in je . Aan de rechterzijde is er een nieuw actief postvak bijgekomen met je PEPPOL-adres. De documenten vind je automatisch in de lijst onderaan.
Wanneer je facturen via PEPPOL moet verzenden aan de overheid, werkt dit op exact dezelfde manier. Echter vragen overheidsinstanties steeds om een orderreferentie toe te voegen. hoe je dit doet in eFactori.
