Hoe kan ik mijn bestaande klanten, producten, facturen, ... naar eFactori migreren?

Ben je net gestart met eFactori ? Fijn! Als je al een tijdje aan het ondernemen bent heb je misschien al een uitgebreid klantenbestand of enkele facturen.

Klanten en producten kan je eenvoudig in eFactori importeren. Deze bestaan vaak in Excel of CSV (een tabel) en kunnen we zo inlezen. Hiervoor is een importfunctie beschikbaar in eFactori.

Facturen, offertes en andere documenten die opgemaakt zijn buiten eFactori, zijn iets complexer. Dergelijke documenten bevatten basisgegevens hebben, verschillende lijnen, een pdf document, ... en dit past dus niet in een gewone Exceltabel. Elk (facturatie)programma gebruikt vaak zijn eigen indeling hiervoor. Een pdf-bestand, vaak de finale vorm van bv. de factuur, kan door een computer niet rechtstreeks uitgelezen worden (systeem weet op basis van een pdf niet wat bijvoorbeeld de klantnaam is, de lijnen, bedragen, ...).

Kijk daarom eerst goed na op welke manier je je documenten uit je huidige programma kan halen. Meestal kan dit als een XML, UBL of E-FFF bestand. Hierin zit de data gestructureerd en uitleesbaar vervat en kan deze ingelezen worden in eFactori. Helaas wordt dit formaat meestal enkel gebruikt voor facturen en niet voor offertes. Alles hangt dus af van het formaat waarin je documenten kan aanleveren.