Aankopen

Via deze module kan je ook je aankoopfacturen en bonnetjes in eFactori verwerken. Je kan betalingen opvolgen, de stock updaten en eenvoudig je documenten bezorgen aan je boekhouder.

Aankopen activeren

'Aankopen' vind je als een app in eFactori. Om ze te activeren, doe je het volgende:

Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik op 'Apps en koppelingen'.
Kies 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten'.
Klik op de groene knop 'Activeren' om de app 'Aankopen' te activeren in eFactori.

De module 'Aankopen' gebruiken

In eFactori kan je alle aankopen kwijt, zowel deze die een link hebben naar je voorraad en facturatie (bv. nieuwe producten) als degene die te maken hebben met je bedrijfsvoering (bv. internetkosten, verwarming, ...). Om duidelijk te maken om welk type aankoop het gaat, maakt eFactori gebruik van 'Aankoopcategorieën', vergelijkbaar met 'Productgroepen'.

Aankopen invoeren

Het invoeren van je aankopen in eFactori kan op meerdere manieren.

De basis van de hele verwerking vind je in de verwerklijst (tandwiel-icoontje rechtsboven in eFactori):

Er zijn vier manieren om aankoopdocumenten in je verwerklijst te ontvangen:

door de bestanden te uploaden in het linkse uploadvenster;
door met je smartphone vanuit eFactori een foto te maken van het bonnetje;
door de bestanden door te mailen als bijlage aan een e-mail naar je eFactori-mailadres, vermeld in het venster in het midden;
door de bestanden te ontvangen in je PEPPOL-inbox, indien je leveranciers op dit netwerk aangesloten zijn en je deze app gebruikt/hebt geactiveerd (venster rechts).

De bestanden die op die manieren aan eFactori geleverd worden, komen onderaan in het venster in een lijst terecht.

Aankopen verwerken

Van zodra de bestanden in de verwerklijst lijst staan, gaat de OCR (Optical Character Recognition) software er mee aan de slag. OCR leest de informatie op de bestanden uit en probeert op die manier je aankoopfactuur te interpreteren.

Klik boven de lijst van documenten op de knop 'Pagina vernieuwen' om te bekijken hoever de OCR staat. Zodra het bestand ingelezen is, worden de letters 'OCR' groen en wordt de blauwe knop 'Verwerken' actief.

Om het aankoopdocument in eFactori te verwerken (bv. betaling toe te voegen of aan een aankoopcategorie te koppelen), klik je op de blauwe knop 'Verwerken'.

In het verwerkvenster zie je een voorbeeld van het aankoopdocument met daarnaast informatie over de leverancier. Hier kan je eventueel ontbrekende gegevens aanvullen en indien gewenst, aanvinken dat je de leverancier wil 'Opslaan als nieuwe leverancier'.

Wil je je aankopen betalen vanuit eFactori ? Vul dan zeker de gegevens m.b.t. rekeningnummer van je leverancier in!

Een volgende stap is het invoeren van de aankoopinformatie. Volgende velden zijn daar beschikbaar:

Type: geef aan of het om een factuur of creditnota gaat. Bij het invoeren van een creditnota gebruik je positieve bedragen; eFactori zal deze negatief interpreteren aangezien het om een creditnota gaat.
Datum: de datum op de factuur.
Betaaldatum: standaard zal deze op dertig dagen na factuurdatum worden ingesteld. Je kan hier zelf een kortere of langere betaaltermijn invoeren.
Referentie: bv. factuurnummer of andere referentie.
Gestructureerde mededeling: indien aanwezig op de factuur.
Aankoopcategorie: kies hier je gepaste aankoopcategorie of gebruik de standaard 'Algemene aankopen'.
Bedragen: geef het factuurbedrag in. Het is mogelijk om meerdere lijnen te gebruiken, voor het geval er bijvoorbeeld een gedeelte onder 21% btw valt en een factuurgedeelte onder een ander btw-percentage.

Klik op één van de groene knoppen om de volgende documenten te verwerken ('Toevoegen en volgende') of om het detail van je invoer te bekijken ('Toevoegen en bekijken').

Gebruik je stockbeheer?

Activeer dan eerst rechtsbovenaan de 'Geavanceerde inputmodus'. Deze knop creëert onder het voorbeeld van het aankoopdocument extra productlijnen, waar je het aankoopdocument verder kan gaan opdelen.

In deze lijnen kan je de producten, hun aantal en prijs invoeren zoals vermeld op de factuur. Je kan ze ook per productlijn toewijzen aan een andere aankoopcategorie.

Als deze producten reeds bestaan in je huidige productenlijst, zullen ze aan je producten gekoppeld worden en op die manier je stockbeheer updaten. Geef je hier aan 10 stuks van product A bij te kopen, dan zal de stock van product A ook met 10 stuks omhoog gaan.

Gebruik je grootboekrekeningen?

Activeer dan ook eerst rechtsbovenaan de 'Geavanceerde inputmodus'. Deze knop creëert onder het voorbeeld van het aankoopdocument extra productlijnen, waar je het aankoopdocument verder kan gaan opdelen.

In deze lijnen kan je de producten, hun aantal en prijs invoeren zoals vermeld op de factuur. Je kan ze ook per productlijn toewijzen aan een andere aankoopcategorie. Per product zal je ook een grootboekrekening kunnen toekennen. Is het product al gekend in je Producten? Dan zal het corresponderende grootboekrekeningnummer dat je eerder aan je product toekende, hier worden overgenomen.

Aanmaken van aankoopcategorieën

Vooraleer aankopen toe te voegen, is het interessant om te denken aan de aankoopcategorieën die je wil gebruiken. Bij het invoeren van je aankopen, zal je ze zo meteen onder de juiste categorie kunnen onderbrengen. Heb je geen nood aan categorieën, gebruik dan de vooraf ingestelde categorie 'Algemene aankopen'.

In het voorbeeld hieronder gebruikt men volgende aankoopcategorieën:

Stock: toestellen
Stock: klein materiaal
Magazijn: inrichting
Magazijn: werking
Kantine: verbruiksproducten
Algemene werking: overhead
...

Gebruik je de app 'Grootboekrekeningen'? Dan kan je per aankoopcategorie meteen het overeenkomstige grootboekrekeningnummer invoeren. Alle aankopen onder die categorie zullen dan onder dit grootboeknummer worden opgeslagen.

In je overzicht van je aankopen zal je op basis van de ingevoerde categorieën ook meer inzicht kunnen krijgen in je aankopen, op basis van periode van-tot:

Betalingen opvolgen

In het overzicht van de aankopen zie je in één oogopslag welke documenten er nog open staan, op basis van de labels in de kolom 'Status'.

groene knop 'betaald': document werd reeds betaald.
gele knop met betaaldatum: het document is nog niet betaald, maar nog binnen de ingestelde betaaldatum.
rode knop met betaaldatum: het document is nog niet betaald en overschreed ook al de ingestelde betaaldatum.

Aankopen betalen vanuit eFactori

Voor het uitvoeren van uitgaande betalingen (= betaling van je aankopen) in eFactori zijn er drie manieren:

Betaling via QR-code
Betaling via Ponto
Betaling via SEPA-bestand

Voor al deze betaalmethodes geldt dat je bij de verwerking van je aankoop in eFactori, zeker het IBAN- en BIC nummer van je leverancier moet invullen. Als deze informatie ontbreekt zijn de betaalmethodes niet mogelijk (eFactori zal een melding geven).

Via eFactori betalingen uitvoeren: QR-code

Het is mogelijk om vanuit eFactori je aankoopdocument meteen te betalen nadat je het hebt ingevoerd. Op basis van de ingevoerde aankoopinformatie (bedrag, mededeling, IBAN-nummer leverancier, ...) wordt een QR-code gegenereerd.

Deze verschijnt onderaan de samenvatting van de aankoop, bij 'Betalingen'. Door deze te scannen met je bank-app kan je meteen de betaling aan de leverancier uitvoeren, op basis van de gegevens van je aankoop:

Niet elke bank-app kan dergelijke QR-code lezen. De apps van volgende banken kunnen dat wel: Argenta - Belfius - ING - KBC - SNS - ASN - BNP Paribas Fortis

Bankrekening gekoppeld via bv. CodaBox: de betaling zal automatisch gekoppeld worden en de status van je aankoop verandert automatisch naar 'betaald' (CodaBox haalt slechts 1x/dag de betaalgegevens op, dit zal dit niet realtime wijzigen).
Bankrekening niet gekoppeld aan eFactori: verander dan manueel de status naar 'betaald' (groene knop bovenaan samenvatting van je aankoop).

Via eFactori betalingen uitvoeren: Ponto

Als je in eFactori de koppeling met Ponto hebt geactiveerd voor bv. het ophalen van je banktransacties, zal er onderaan je aankoop een Ponto-betaalknop verschijnen:

Klik op de groene knop 'Betalen' om doorgestuurd te worden naar je Ponto-omgeving, waar je de betaling zal bevestigen en uitvoeren.

Aangezien je bankrekening gekoppeld is via Ponto zal de betaling automatisch gekoppeld worden en de status van je aankoop verandert automatisch naar 'betaald'.

In je eigen Ponto-omgeving zal je je bankrekening zien. Bij de tab 'Betalingen' dien je ook Ponto toe te laten de betalingen uit te voeren. Een mededeling zal verschijnen met de vraag of je betalingen wil toelaten. Dit moet je toestaan/activeren in Ponto, vooraleer je via eFactori betalingen zal kunnen laten uitvoeren.

Via eFactori betalingen uitvoeren: SEPA-bestand

Vanuit eFactori kan je meerdere betalingen in 1x klaarzetten in je webbanking, via een SEPA-bestand. Je verzamelt vanuit eFactori alle betaalgegevens, importeert deze in je online bankomgeving en de betalingen worden uitgevoerd op de door jou ingestelde betaaldatum.

Stap 1. Invoeren uiterste betaaldatum

Bij het verwerken van je aankoop moet je zeker een 'Betaaldatum' invoeren. Overschrijvingen die via een SEPA-bestand worden uitgevoerd, zullen worden uitgevoerd twee dagen voor de datum die jij hebt aangeduid als 'Betaaldatum'.

In eFactori vul je de vervaldatum voor een betaling in. Je wil minstens 1 werkdag vroeger overschrijven, zodat de betaling bij de leverancier is op de vervaldag. Wil je je betalingen toch later uitvoeren, dan moet je in eFactori bv. de 'vervaldag + 2 dagen' invoeren.

Stap 2. Aankopen exporteren naar SEPA-bestand

In het overzicht van je aankopen selecteer je de te betalen aankopen door ze aan te vinken.

Via de blauwe knop 'Acties' krijg je de keuze om te 'Exporteren naar SEPA-betaalbestand'. Klik er op om het bestand te downloaden. Als je niet voor alle leveranciers de IBAN- en BIC informatie hebt ingevoerd, zal eFactori een foutmelding geven.

Bij het exporteren wordt gevraagd of je de geëxporteerde documenten wil markeren als 'gepland'.

Als je deze keuze met 'Ja' bevestigt, verschijnt deze betaling als 'gepland' in je lijst van aankopen.

Stap 3: Betaalbestand importeren in je bankomgeving

Het SEPA-bestand is een bestand in XML-formaat dat je kan downloaden op je computer. Dit kan vervolgens opgeladen worden in je eigen online bankomgeving.

Elke bank heeft hiervoor zijn eigen te volgen stappen. We lichten er enkele uit:

Belfius: handleiding betaalbestanden uploaden
ING: handleiding betaalbestanden uploaden (PDF)
BNP Paribas Fortis: dit verloopt via Easy Banking Business. Eens aangemeld, bovenaan klikken op Betalingen en dan op Bestand importeren.
Crelan: dit verloopt via MyCrelanPro.

Aankopen exporteren voor de boekhouder

De ingevoerde aankopen kunnen ook bezorgd worden aan je boekhouder. Dit kan verlopen via rechtstreekse koppeling met een boekhoudpakket of aanleverplatform (bv. ExactOnline, ClearFacts of Basecone), of via UBL-bestand.

Lees hier meer over de rechtstreekse koppelingen met boekhoudpakketten.

Aanleveren van bestanden in UBL-formaat

UBL (Universal Business Language) is het standaard formaat voor elektronisch factureren. Het vervat je documentgegevens in een xml-bestand, dat door een computer snel kan verwerkt worden. Een boekhoudprogramma kan het bestand snel lezen en de informatie (uit bv. je aankoopdocument) verwerken.

Als je je aankoopdocumenten vanuit eFactori exporteert in UBL-formaat, kan je deze aan je boekhouder doorsturen. Hij kan ze dan eenvoudig inlezen in zijn programma.