Welkom op het eFactori-documentatieplatform! Hier vind je stap-voor-stap handleidingen voor alle features in eFactori.

Veel plezier met eFactori!

Waar vind je wat?

Om een nieuw product aan te maken, navigeer je in het eFactori dashboard aan de linkerzijde naar 'Producten':

In eFactori maakt een product steeds onderdeel uit van een productgroep. Hoe je een productgroep benoemt en welke producten je er aan koppelt, zal afhankelijk zijn van jouw sector en commerciële activiteiten.

Het kan daarbij om specifieke producten gaan, maar ook om meer algemene diensten. Enkele voorbeelden:

Productgroep aanmaken

Om te kunnen starten moet je dus eerst een productgroep toevoegen.

1. Klik rechtsboven op de groene knop 'Productgroep toevoegen'.

2. Je kan je Productgroep een naam geven en klikken op 'Toevoegen'.

In deze tutorial is de eFactori-klant een telecombedrijf. Een eerste productgroep zijn 'Toestellen'.

In het overzicht van de productgroepen zie je nu een eerste groep 'Toestellen' staan.

Product aanmaken

Je kan nu individuele producten gaan toevoegen. Klik naast de naam van je productgroep op 'Bekijken'.

Je ziet dat er nog geen producten in de lijst staan: deze kan je aanmaken door rechtsboven op de groene knop 'Product toevoegen' te klikken. Het product krijgt automatisch een volgnummer. De productgroep staat vooraf ingevuld (heb je al meerdere productgroepen aangemaakt, dan kan je in het drop-down menu eventueel een andere productgroep selecteren).

Je geeft je product een naam, en optioneel een omschrijving. Je kan indien gewenst ook de aankoopprijs invoeren, de verkoopprijs en het gepaste btw-percentage.

Als alles aangevuld is, klik je onderaan op de groene knop 'Toevoegen'. Je komt nu op de ingevulde detailfiche van je product (in dit voorbeeld: een printer).

Om terug te gaan naar het overzicht van je productgroep klik je bovenaan op 'Terug'. Je zal nu zien dat je productgroep (voorbeeld: Toestellen) al één product bevat (voorbeeld: Printer).

Om een extra product onder deze groep toe te voegen, klik je rechtsboven op de groene knop 'Product toevoegen'. Je vult een nieuwe fiche in en kan één of meerdere producten onder deze productgroep toevoegen.

Extra producten/groepen aanmaken

Wil je een andere productgroep toevoegen?

1. Klik in het menu aan de linkerzijde op 'Producten'. Je komt nu opnieuw in het overzicht van de productgroepen terecht.

2. Om een nieuwe productgroep aan te maken, klik je rechtsboven op de groene knop 'Productgroep toevoegen'.

3. Je geeft ook deze groep een naam, en kan er andere producten aan toevoegen.

In het voorbeeld hieronder werd een tweede productgroep 'Arbeid' aangemaakt. Deze omvat bv. de diensten die het bedrijf levert; installatie en aansluiting van de toestellen.

Als de producten of diensten die jij nodig hebt zijn ingevoerd, ben je klaar om in de volgende stap een factuur te maken.

• Heb je al een account? Voer dan je e-mailadres en wachtwoord in en klik op 'Inloggen'.

• Als nieuwe gebruiker klik je op 'Registreer' om je nieuwe account aan te maken.

Vul je bedrijfsnaam en e-mailadres in en kies een wachtwoord. Vergeet ook de algemene voorwaarden niet te aanvaarden en klik op 'Account aanmaken'.

Om meteen een eerste factuur te kunnen maken zijn enkele extra bedrijfsgegevens nodig. Deze zullen worden weergegeven op je factuur. Naarmate je meer gegevens invult zie je rechtsboven het voorbeeld vollediger worden. Als je gegevens zijn ingevuld klik je onderaan op de knop 'Voltooi uw registratie'.

Je kan nu reeds enkele aanpassingen maken aan de template (= de lay-out van je documenten). Heb je in het aanmeldscherm je website ingevoerd? Dan stemt eFactori meteen je template af op je bedrijfsstijl. Meer geavanceerde personalisatie-instellingen zijn beschikbaar na het doorlopen van de registratie.

Klik op de groene knop rechtsboven om je registratie te voltooien. Gelukt! Je komt terecht op het eFactori dashboard:

Je bent nu klaar om in de volgende stap een eerste klant aan te maken.

Om een nieuwe factuur aan te maken, navigeer je in het eFactori dashboard aan de linkerzijde naar 'Facturen':

Je hebt nog geen factuur gemaakt, dus het overzicht is leeg. Een nieuwe factuur aanmaken doe je door rechtsboven op de groene knop 'Factuur aanmaken' te klikken.

Het facturatievenster opent zich nu en bestaat uit vier blokken met informatie over:

1. Je klant: aan wie factureer je?

2. Je producten/diensten: wat factureer je en aan welke prijs?

3. Het onderschrift: de vraag tot betaling aan de klant met rekeningnummer en betalingsreferentie.

4. De factuur zelf: volgnummer, datum, eventuele korting.

Je klantinformatie

Hier geef je aan aan wie je de factuur wil richten. Je kan hier de gegevens van een nieuwe klant invullen door in de velden te typen. Je kan echter ook een klant oproepen vanuit de klantenfiche die je eerder hebt aangemaakt (zie Stap 2: Klant aanmaken). Typ je bijvoorbeeld in het veld 'Klant' de naam 'Evy', dan zal eFactori meteen op zoek gaan naar de klant met de corresponderende gegevens en de informatie uit de ingevoerde klantenfiche overnemen op de factuur.

Je ziet ook dat deze factuur nu gekoppeld zal worden aan de klantenfiche 'C00001', het nummer van de klantenfiche van Evy Segers.

Je producten of diensten

Standaard werden er nog geen producten of diensten aan je factuur toegevoegd. Per nieuwe lijn kan je een nieuw product of dienst toevoegen. Dat doe je door in het tekstveld onder 'Dienst of product' aan te duiden wat je wil factureren. In het voorbeeld hieronder wil ik een router verkopen.

Net zoals bij het aanduiden van mijn klant, herkent eFactori het product dat ik wil toevoegen uit zijn productdatabase. We hebben immers in de vorige stap '3. Product aanmaken' een router ingevoerd als product. Ook hier worden de gegevens over dit product overgenomen op de factuur. Onder dit product verschijnt een nieuwe blanco lijn, waar ik een tweede product kan toevoegen.

In het voorbeeld voeg ik een product toe, dat vooraf nog niet via mijn Producten werd aangemaakt. Je wil bv. nog wat klein materieel aanrekenen. Je kan dan manueel de omschrijving typen in het veld 'Dienst of product', en dan ook manueel een prijs invoeren.

Het onderschrift

Je klant ziet in het onderschrift op welke manier de factuur dient betaald te worden. Standaard vraagt het onderschrift om "het factuurbedrag binnen xx dagen over te schrijven op rekeningnummer xx onder vermelding van het factuurnummer xx."

Tijdens de eerste stap, '1. Account aanmaken' heb je het IBAN-nummer van je bedrijf ingevoerd. Dat is het nummer wat in het onderschrift zal opgenomen worden. Aan het onderschrift hoef je in principe niets te wijzigen; alle informatie wordt uit je ingevoerde informatie in eFactori gehaald.

Documenteigenschappen

Vooraleer je de factuur kan genereren, kan je nog enkele keuzes maken.

In deze sectie kan je:

• de datum van je factuur wijzigen, indien gewenst;

• een algemene korting toekennen over het gehele factuurbedrag;

• de betaaltermijn ingeven, en/of 'Einde maand' aanvinken.

Heb je dit alles doorlopen, dan kan je via de groene knop 'Toevoegen' je factuur genereren. Je ziet nu het overzichtsscherm van je gemaakte factuur:

Als je rechtsboven op de grijze knop 'Printversie' klikt, opent zich een nieuw venster waarin je de factuur kan bekijken:

Zie je nog een fout in de factuur, of wens je iets aan te passen? Dat kan.

1. Klik in het overzichtsscherm van je factuur in het menu naast 'Tijdlijn' op 'Factuur bewerken'.

2. Je kan de factuur onderdeel per onderdeel aanpassen via de potloodknoppen 'Bewerken' (bv. enkel de klantgegevens, of de gegevens over je vermelde producten/diensten, ...).

Factuur verzenden

Ben of was je tevreden over de factuur, dan kan je ze eenvoudig via e-mail verzenden. Daarvoor ga je opnieuw naar de samenvatting van je factuur:

Rechts naast 'Tijdlijn' zie je een gele knop 'Verzenden via e-mail'. Deze opent de pagina om je factuur naar de klant te verzenden, met een begeleidende boodschap.

Het e-mailadres van de klant wordt automatisch opgehaald uit de klantenfiche, of kan manueel ingevoerd worden. Je kan ervoor kiezen ook een kopie naar jezelf te sturen, of opties cc: en bcc: te gebruiken. Het onderwerp van de e-mail kan aangepast worden, alsook de begeleidende tekst. Het is ook mogelijk om meerdere e-mailadressen in te vullen door er een komma tussen te plaatsen.

De e-mail wordt verzonden door onderaan op de groene knop 'E-mail verzenden' te klikken.

Hieronder zien we dat reeds één van onze gemaakte facturen als 'betaald' (groene knop) werd aangeduid.

eFactori biedt enkele mogelijkheden om de betaling van je facturen op te volgen:

• manueel

• via koppeling met de bank

• met betalingsherinnering

Manuele opvolging

Om met één klik je factuur als 'betaald' te markeren, klik je bij de samenvatting van je factuur op de knop 'Verander status naar betaald'.

Om de functionaliteiten van eFactori optimaal te kunnen gebruiken, kan je echter ook best nog manueel de informatie over de effectieve betaling toevoegen.

1. Ga daarvoor naar de blauwe 'Actie' knop;

2. Kies 'Manueel betaling aanmaken'.

Een pop-up venster opent om de betaalinformatie in te voeren:

• Betaalrekening: dit kan de bankrekening van je bedrijf zijn, of bv. je kas (contanten). Je duidt aan op welke manier de betaling gebeurde.

• Datum: datum van ontvangst van het factuurbedrag.

• Tegenpartij naam: vooraf ingesteld op naam gefactureerde, kan overschreven worden.

• Mededeling: vooraf ingesteld op factuurnummer, kan overschreven worden.

• Bedrag: het bedrag dat je in deze transactie ontvangen hebt. Misschien betaalde de klant vandaag nog maar 1/2 factuurbedrag, of is de betaling onvolledig.

Klik op 'Betaling aanmaken' om deze door te voeren. Voorbeeld van ingevoerde betaling via kasboek:

Koppeling met de bank

De betalingsherinnering

Het is mogelijk om voor een openstaande factuur een herinnering aan te maken.

1. Om deze in te stellen ga je bij de samenvatting van je factuur links naar 'Herinneringen'.

2. Klik op de groene knop 'Herinnering aanmaken'.

Een standaard onderschrift (boodschap) wordt gebruikt om je klant tot betaling aan te manen. Je kan zelf de termijn van betaling, eventuele aanmaningskosten en interesten invoeren. Nadien klik je op 'Toevoegen'.

De herinnering is aangemaakt en kan nu bv. per e-mail verzonden of uitgeprint worden.

In eFactori kan je makkelijk de lay-out van je facturen aanpassen. Dat doe je via de bedrijfsinstellingen.

1. Klik rechtsboven het eFactori-venster op je gebruikersnaam (e-mailadres); er verschijnt een drop-down menu.

2. Kies de tweede optie: 'Instellingen bedrijf'. Je komt terecht op de algemene pagina met je bedrijfsinformatie.

3. Om de lay-out van documenten in te stellen, ga je in het middelste menu naar de vierde keuze; 'Templates'.

4. Om de huidige template aan te passen, klik je op de gele potloodknop 'Template personaliseren'.

In het middengedeelte kan je aanpassingen aan de template doorvoeren. In de rechterkant van het venster kan je tegelijkertijd je voorbeeld bekijken. Druk na elke wijziging op de blauwe knop rechtsboven 'Voorbeeld vernieuwen' om de wijzigingen te bekijken.

Kies je logo

Eén van de belangrijkste personalisaties is het tonen van je bedrijfslogo. Via 'Logo - Kies bestand' kan je een logo uploaden. In het voorbeeld hieronder werd het bedrijfslogo geüpload:

Bij 'Instellingen' kan je met de schuifbalk het logo groter of kleiner maken.

Kies je achtergrond

Het is echter ook mogelijk om niet enkel een logo, maar ook een achtergrond op te laden. Daar moet je wel een kant-en-klare afbeelding voor klaarstaan hebben. In het voorbeeld hieronder werd een achtergrond geüpload.

Onder de kop 'Instellingen' kan je nog enkele aanpassingen uitvoeren, zoals

• logo groter of kleiner maken;

• de marge tussen de verschillende lijnen vergroten of verkleinen;

• de grootte van het lettertype aanpassen.

Kies je lettertype

eFactori biedt je de keuze tussen enkele lettertypes:

Kies je kleuren

Enkele belangrijke features om de factuur visueel nog meer naar je hand te zetten zijn de mogelijkheden qua kleur van balken en tekst.

Door op de gekleurde blokjes te klikken, open je een keuzewiel met kleuren. Je kan een gekozen kleur aanklikken, of manueel de hex-code van de kleur invoeren.

Aan de slag!

Je kan meerdere templates aanmaken en opslaan. Zo kan je quasi elk document een andere lay-out geven. Experimenteer met de mogelijkheden om je huisstijl tot leven te brengen in eFactori !

Als je de voorgaande stappen hebt doorgenomen ben je helemaal klaar om aan de slag te gaan met eFactori ! Om een echte eFactori-pro te worden omvat de documentatie nog tal van artikels die je kan doornemen. We lichten er hieronder enkele uit.

Door zoveel mogelijk te automatiseren, laat je eFactori voor jou werken. Koppel je bankrekening, laat je klanten online betalen en stel automatische betaalherinneringen in:

Beheer je volledige financiële plaatje in eFactori door ook je aankopen te gaan verwerken:

We helpen je graag!

Door zoveel mogelijk te automatiseren laat je eFactori voor jou werken. Verlies minder tijd dankzij deze eenvoudig ingestelde acties!

Actie 1: koppeling met de bank activeren

Koppel eFactori met je bankrekening. Via partners CodaBox of Ponto worden je transactiegegevens uit je online bankomgeving opgehaald en gematched met je documenten in eFactori. Zo worden facturen bv. automatisch als 'betaald' gemarkeerd en hoef je zelf niets meer op te volgen! Klik op de links om te lezen hoe je de koppeling instelt in eFactori.

Actie 2: gebruik een gestructureerde mededeling

Om de automatische matching tussen je bankrekening en je documenten nog vlotter te laten verlopen, kan je een gestructureerde mededeling op je facturen zetten. Deze automatisch gegenereerde code bespaart heel wat opzoekwerk en is super eenvoudig in te stellen in eFactori.

Actie 3: koppeling voor online betaling activeren

Als je in eFactori de knop voor online betaling meeneemt in je e-mails, kunnen je klanten hun factuur meteen veilig online betalen. Geen gedoe voor de klant en jij wordt snel betaald. Win-win! Klik op de link om te lezen hoe je de koppeling instelt in eFactori.

Actie 4: plaats een QR-code op je facturen

Door een QR-code op je facturen te plaatsen, moet je klant geen betaalgegevens meer invoeren. De juiste gegevens om de overschrijving uit te voeren staan meteen klaar. Gewoon scannen en jij wordt meteen betaald. Klik op de link om de verschillende types QR-code in eFactori te ontdekken.

Actie 5: automatische (betaal)herinneringen instellen

Hoeveel tijd besteed je aan het opvolgen van openstaande facturen? Door gebruik te maken van automatische betaalherinneringen in eFactori is dat verleden tijd. Volgens een door jou gekozen schema worden openstaande facturen automatisch opgevolgd. Klik op de link om te lezen hoe je deze herinneringen activeert.

Actie 6: automatisch doorsturen naar boekhoudpakket

Via eFactori kan je automatisch je documenten laten doorstromen naar het boekhoudpakket van je boekhouder. Dit is mogelijk voor onderstaande koppelingen. Lees op hun detailpagina hoe je dit activeert.

Wil je snel van start met eFactori en de basisfuncties gebruiken? Doorloop dan de stappen in deze tutorial en je kan aan de slag!

Gegevens exporteren

1. Ga naar Producten. Kies rechtsboven voor de blauwe knop 'Volledige productlijst'.

2. Nu zie je rechtsboven een nieuwe blauwe knop: 'Acties'. Als je op het pijltje klikt zal hij aangeven te exporteren naar een Excelbestand.

3. Daar kan je op klikken; er zal een bericht verschijnen dat je download klaar staat. Deze sla je ergens op.

Dit Excelbestand kan je filteren, sorteren, ... hoe je wil. In de kolommen m.b.t. prijs kan je de nieuwe prijs ingeven.

Het bestand moet natuurlijk wel opnieuw in eFactori ingevoerd worden met de geupdate prijzen: dat gebeurt via Importeren.

Gegevens importeren

Gegevens importeren in eFactori gebeurt op basis van een csv-bestand, dit is een afgeleide van Excel. Om een csv-bestand te maken, kies je bij je Excel-bestand 'Opslaan als' en selecteer je bestandstype 'csv'.

1. Ga opnieuw naar je volledige productlijst en klik op de blauwe knop 'Acties'.

2. Klik nu op de onderste keuze: 'Importeer producten'.

3. Klik rechtsboven op de importpagina op de groene knop 'Gegevens importeren'.

Je komt nu terecht bij de eerste importstap.

2. Duid aan om welk type gegevens het gaat: Producten

3. Duid aan welk scheidingsteken in je csv-bestand gebruikt wordt. Standaard staat hier de puntkomma ingevuld. Je kan echter ook een komma gebruikt hebben, dan voer je hier het kommateken in

5. Duid aan welk scheidingsteken er is gebruikt voor decimalen (bv. aankoopprijs = 74,50 euro)

6. Duid aan of de eerste rij van het bestand titels bevat of niet

7. Klik 'Volgende'

Gegevens koppelen aan eFactori-velden

Als je bestand is geüpload moet je de kolommen uit jouw bestand, koppelen aan de velden in eFactori. Het koppelen van een veld is heel eenvoudig.

Klik je in eFactori bv. op de lijn naast het veld 'Basisnaam', dan verschijnen alle lijnen uit jouw importbestand. Het is aan jou om in dit voorbeeld 'Kolom 1: Omschrijving' aan te duiden als match voor het eFactori-veld 'Basisnaam'. Voor het veld 'Aankoopprijs' duid je 'Kolom 5: Aankoopprijs' aan, enz. tot al je velden gekoppeld zijn.

Het gekoppelde resultaat kan er zo uitzien:

Klik op 'Volgende' om de import te starten. Dit proces kan enkele minuten duren. Na import zal je zien hoeveel producten er zijn geüpdatet.

Basismodule

Als je offerte gemaakt is, zijn er functies beschikbaar via de blauwe 'Actie' knop en de groene 'Kopiëren naar' knop.

Acties

Via de blauwe knop 'Acties' kan je:

• de status van je offerte veranderen naar 'Verzonden';

• de status van je offerte veranderen naar 'Geweigerd';

• de status van je offerte veranderen naar 'Aanvaard'.

Kopiëren naar

Via de groene knop 'Kopiëren naar' kan je je offerte eenvoudig kopiëren naar:

• een nieuwe offerte;

• een nieuwe voorschotfactuur;

• een nieuwe factuur.

Voorschotten

Voorschotfacturen zijn geen aparte documenten in eFactori maar eigenlijk gewone facturen. Het is wel een specifieke functie in eFactori om de opvolging te faciliteren. Je kan vanuit een offerte een voorschotfactuur opmaken en een vast of procentueel bedrag als voorschot kiezen.

1. Deze voorschotfactuur komt in de lijst van facturen terecht, waar je ook gebruik kan maken van de mogelijkheden voor betalingsopvolging.

2. Wanneer je na oplevering van de producten of diensten een eindfactuur wil opmaken, ga je terug naar de offerte en kopieer je deze naar een eindfactuur.

3. Het voorschotbedrag zal automatisch in mindering worden gebracht zodat de som van beide facturen gelijk is aan de offerte.

4. Je kan ook meerdere voorschotfacturen opmaken indien er in meerdere malen betaald wordt.

Via de gele knop 'Filters' kan je extra velden 'Gefactureerd bedrag' en/of 'Te factureren' zichtbaar maken. Op die manier zie je meteen voor welke bedragen er reeds (voorschot)facturen werden aangemaakt vanuit een offerte:

Online ondertekenen

In de mailbox van de klant kan dit er als volgt uitzien:

Als de klant op de knop in de e-mail doorklikt, opent zich de factuur binnen eFactori omgeving. Links staat er een ondertekenvenster, waarin je via muisbeweging of touchpad een handtekening kan toevoegen.

Na ondertekening verandert de status van de offerte in eFactori automatisch in 'Aanvaard'. Je zal ook via e-mail op de hoogte gebracht worden van de ondertekening/aanvaarding.

Zodra de klant de offerte aanvaardt door online ondertekening, kan je deze niet meer aanpassen (zie hangslotsymbool).

Door op het hangslot te klikken kan je echter het document terug ontgrendelen. De status van het document blijft 'Aanvaard', maar de handtekening van de klant wordt verwijderd. Let hier dus bijzonder mee op!

Uitbreidingen

Automatische herinneringen voor offertes

Extra tekstveld bovenaan document

Werf- of leveringsadres toevoegen

Staffelprijzen

Maateenheden

Een goede offerte maken doe je zo!

Je hebt reclame gemaakt, potentiële klanten actief benaderd en je krijgt de vraag: “Kan je een offerte maken?” Dergelijke vraag tot opmaak van een offerte komt er vaak pas nadat je behoorlijk wat inspanningen hebt geleverd; je kan er dan ook maar beter de nodige aandacht aan besteden. Met een goede offerte maximaliseer je je kansen op succes en uiteindelijk het binnenhalen van de opdracht of verkoop.

Beheer je volledige financiële plaatje in eFactori door ook je aankopen te gaan verwerken. Ontdek stap voor stap hoe je eenvoudig je aankopen verwerkt in eFactori.

Stap 1: facturen uploaden naar eFactori

Het invoeren van je aankopen in eFactori kan op meerdere manieren:

• door een aankoopfactuur vanaf je toestel te uploaden in het linkse uploadvenster;

• door vanuit eFactori met je smartphone een foto te nemen van een aankoopbonnetje;

• door de bestanden via e-mail door te sturen naar je eFactori-mailadres. Tip: vaak kan dit ook rechtstreeks vanaf je scanner via scan to e-mail!

• door de bestanden te ontvangen in je PEPPOL-inbox, zodat eFactori ze automatisch verder voor je verwerkt.

Stap 2: facturen inboeken/verwerken

De informatie die via OCR uit je aankoopdocument gehaald wordt, kan je via de blauwe knop 'Verwerken' aanvullen met extra aankoopinformatie zoals bv. type (factuur of creditnota), betaaltermijn, zelf ingestelde aankoopcategorie, ...

Stap 3: facturen betalen

Je inkomende aankoopfacturen kunnen ook vanuit eFactori betaald worden. Een voorwaarde is wel dat IBAN en BIC van de leverancier zijn ingevuld. Je kan kiezen uit drie betaalmethodes:

• Rechtstreekse betaling via een QR-code die je kan lezen met je bank-app.

Stap 4: facturen doorsturen naar je boekhouder

Stap 5: de optimale methode

Je kan de tijd die je spendeert aan het verwerken van je aankopen, tot een minimum beperken. Dat doe je als volgt:

2. Factuur ontvangen via PEPPOL? Klik op de link in de e-mail die je ontvangt en kies op die manier

   1. om onmiddellijk te accepteren (factuur wordt automatisch verwerkt in eFactori);
3. Activeer 'automatisch doorsturen naar de boekhouder' zodat 's nachts alle verwerkte aankoopdocumenten doorgestuurd worden naar je boekhouder.

4. Klaar!

In eFactori maakt een product steeds onderdeel uit van een productgroep. Hoe je een productgroep benoemt en welke producten je er aan koppelt, zal afhankelijk zijn van jouw sector en commerciële activiteiten. Het kan daarbij om specifieke producten gaan, maar ook om meer algemene diensten. Enkele voorbeelden:

Basismodule

Een productgroep toevoegen

Via de tab 'Producten' (menu linkerzijde) kom je in het overzicht van de productgroepen.

Per productgroep kan je de omzet bekijken tijdens een bepaalde periode. Je kan ook cijfers tonen op basis van aantal verkopen:

Een product toevoegen in de productenlijst

In de nieuw toegevoegde productgroep kan je meteen producten aanmaken.

Het productnummer wordt automatisch toegekend. Via de knop 'Bewerken' kan je hier ook de artikelcode van je product invoeren, of een ander type nummering.

Een product toevoegen vanuit een document

Het is ook mogelijk om een nieuw product aan te maken/op te slaan vanuit een document, bv. factuur of leveringsbon. Op die manier hoef je niet steeds terug te keren naar de productfiche.

Bij het aanmaken van een document verschijnen er een aantal productlijnen. In deze vakken kan je de basis productinformatie invoeren. Aan de linkerkant van een productlijn verschijnt een blauwe knop. Klik er op om een keuzemenu te openen.

Klik op de onderste keuze, '+ Product aanmaken'. Er opent zich een pop-up venster waar je de nodige productinformatie kan invoeren, analoog aan invoer via de productfiche.

Klik onderaan op de groene knop 'Toevoegen' om je product toe te voegen aan je productenlijst.

Als het product succesvol toegevoegd werd, verschijnt er een mededeling én wordt de koppeling met het product gemaakt. Onder de naam van je nieuw ingevoerde product, verschijnt de koppelingsmededeling: "Deze lijn wordt gekoppeld aan product (xyz)".

Producten importeren/exporteren

Producten importeren

Producten exporteren

Je kan ook makkelijk vanuit eFactori je ingevoerde producten exporteren.

• Klik daarvoor in het overzicht van je producten bovenaan op de blauwe knop 'Volledige productlijst'

• Rechtsboven kan je via de blauwe knop 'Acties' exporteren en een csv- of een Excelbestand downloaden.

Uitbreidingen

Vertalingen

Productfoto

Het is mogelijk om in eFactori een productfoto toe te voegen aan je product en deze ook te tonen op je documenten.

Rapport

Je kan per product een omzetgrafiek bekijken. Deze wordt weergegeven op basis van algemene omzet of aantal verkopen (keuze). Klik op het groene icoontje rechtsonder de grafiek om tussen de twee weergaves te wisselen.

Staffelprijzen

Stockbeheer

Leeggoed

Maateenheden

Grootboekrekeningen

In de klantenmodule worden de klantenfiches beheerd. Deze klantenfiches bevatten alle informatie over de klant en kunnen gebruikt worden doorheen het programma, zoals bij het aanmaken van documenten.

Basismodule

Basis klantenfiche aanmaken

Om een nieuwe klant aan te maken, navigeer je in het eFactori dashboard aan de linkerzijde naar 'Klanten':

Via de groene knop rechtsboven kan je een nieuwe klant toevoegen. De gegevens van je klant (naam, adres, contactgegevens, ...) vul je aan in de blanco klantenfiche.

Heb je alle gegevens aangevuld, klik dan onderaan op de groene knop 'Toevoegen'. Je kan de klantenfiche, net zoals andere entiteiten in eFactori, nadien nog bewerken via de gele 'Bewerken' knop.

Meer opties toevoegen per klant

De basisinformatie per klant kan uitgebreid worden met meer velden. Deze vind je aan het einde van de klantenfiche achter knop 'Meer opties'. Volgende velden zijn beschikbaar:

Voorbeelden van extra instellingen per klant:

• specifieke betaaltermijn

• korting (financiële korting of algemene korting)

Hier kunnen ook alternatieve e-mailadressen voor specifieke documenten worden opgegeven. Een klant kan bv. vragen om facturen of bestelbonnen niet naar info@bedrijf.be te verzenden, maar naar boekhouding@bedrijf.be.

Zelf extra informatievelden toevoegen

Overzicht klantenfiche

Onder de klantgegevens vind je 'Interne nota'; een vrij tekstveld. Je kan dit veld bv. gebruiken om bijzondere klantdetails in te voeren.

Onderaan de klantenfiche zal de algemene omzet verschijnen die aan deze klant gekoppeld is, alsook de omzet per product voor deze klant. eFactori gebruikt hiervoor de data uit opgemaakte facturen + kassatickets - creditnota's.

Via de knop 'Volledig rapport' (boven de grafiek 'omzet per product') kan je de producten die aan deze klant verkocht zijn, in een rapport bekijken.

Contactpersonen beheren

Is je klant een bedrijf, dan kan je via contactpersonen een specifieke afdeling of contactpersoon binnen dat bedrijf toevoegen. Via de groene knop 'Contactpersoon toevoegen' kan je een nieuwe fiche openen.

Klanten importeren/exporteren

Klanten importeren

Klanten exporteren

Je kan ook met één klik vanuit eFactori je ingevoerde klanten exporteren. Rechtsboven kan je via de blauwe knop 'Acties' exporteren en een csv- of Excelbestand downloaden.

Klanten samenvoegen

Als je onbedoeld een klant dubbel aanmaakte, kan je via de functie 'Klanten samenvoegen' de overbodige klantenfiche verwijderen en de aangemaakte documenten aan je correcte klant koppelen.

Klik daarvoor in het overzicht van klanten op de blauwe knop 'Acties' om het menu te openen en selecteer onderaan 'Klanten samenvoegen'.

Via het vergrootglas-icoontje kan je de contacten selecteren die je wil samenvoegen.

Het samenvoegen van een klant kan NIET ongedaan gemaakt worden. Besteed hier dus de nodige aandacht aan. Bij het samenvoegen:

• komen de aangemaakte documenten onder de doel-klantenfiche te staan.

• worden de gegevens die zijn ingevuld in de PDF van het verplaatste document, niet aangepast. Wil je een document updaten qua klantgegevens, dan zal je het document moeten bewerken.

• worden geen gegevens van plaats gewisseld of aangevuld in de doel-klantenfiche (bv. in de doel-klantenfiche staat geen tel. nr. of e-mailadres, in de te verwijderen klantenfiche wel: de gegevens van de te verwijderen klantenfiche worden niet aangevuld in de doel-klantenfiche).

Bijlagen

Het is mogelijk om aan je klant een bepaald bijlagedocument te koppelen (bv. contract - ondertekend of in afwachting, bijzondere voorwaarden, ...).

In het voorbeeld hieronder wordt een ondertekend contract geüpload. Andere mogelijke toepassingen:

• Foto's van de opvolging van de werken, om deze nadien door te sturen naar je klant

• Een opgemaakt EPC-attest, om nadien samen met je factuur door te sturen naar je klant

Eén factuur van meerdere leveringsbonnen

Sommige klanten zullen per tijdsperiode (bv. 1 maand) mogelijk meerdere leveringen van jouw bedrijf ontvangen. Het is dan handig om hen slechts eenmaal per maand een factuur daarvoor te sturen. In eFactori kan je vanuit de klantenfiche makkelijk de producten en prijzen vanop meerdere leveringsbonnen, samennemen in één factuur.

Uitbreidingen

Talen en munteenheden

Het is mogelijk om op klantniveau een andere munteenheid of taalkeuze aan te duiden. Kies je bv. voor Frans, dan zullen alle opgemaakte documenten (offerte, bestelbon, factuur, ...) in het Frans aan deze klant opgemaakt worden. De vertalingen van deze standaard teksten zijn voorzien door eFactori.

Het standaard onderschrift op de factuur zal bijvoorbeeld ook vertaald worden naar de taal van de klant. Heb je dit onderschrift echter gewijzigd of gebruik je een aangepaste versie, zorg er dan voor dat je een eigen vertaling voorziet.

Staffelprijzen per klant instellen

MailChimp

Basismodule

Via de module voor creditnota's kan je facturen crediteren. Er zijn twee manieren om een creditnota op te maken: op basis van een bestaande factuur - eventueel met aanpassing, of geheel nieuw (manuele invoer).

Op basis van een bestaande factuur

Vanuit het samenvattingsscherm van een factuur kan je deze kopiëren naar een nieuwe creditnota. Klik rechtsboven op de groene knop 'Kopiëren naar'.

Als je creditnota aangemaakt is, kan je deze o.a. bekijken/downloaden via de grijze knop 'Printversie'; verzenden via e-mail of post, ...

Alle instellingen die je op je originele factuur hebt aangemaakt, blijven behouden in de creditnota. Voorbeeld: toegekende kortingen, gebruik van staffelprijzen, ingestelde munteenheid, ...

Manuele invoer

Als je creditnota gemaakt is, zijn er functies beschikbaar via de blauwe 'Actie' knop en de groene 'Kopiëren naar' knop.

Creditnota toewijzen als betaalmiddel

Bij het kopiëren van een factuur naar een creditnota vraagt eFactori 'Wil u deze factuur ook als voldaan markeren'?

Indien 'Ja', zal de creditnota verschijnen bij de Betalingscontrole van de factuur. Op die manier wordt het openstaand factuurbedrag herleid naar nul.

Basismodule

Om een nieuwe factuur aan te maken, navigeer je in het eFactori dashboard aan de linkerzijde naar 'Facturen':

Je hebt nog geen factuur gemaakt, dus het overzicht is leeg. Een nieuwe factuur aanmaken doe je door rechtsboven op de groene knop 'Factuur aanmaken' te klikken.

Het facturatievenster opent zich nu en bestaat uit vier blokken met informatie over:

1. Je klant: aan wie factureer je?

2. Je producten/diensten: wat factureer je en aan welke prijs?

3. Het onderschrift: de vraag tot betaling aan de klant met rekeningnummer en betalingsreferentie.

4. De factuur zelf: volgnummer, datum, eventuele korting.

Klantinformatie

Vanuit klantenfiche

• Typ je bijvoorbeeld in het veld 'Klant' de naam 'Evy', dan zal eFactori meteen op zoek gaan naar de klant met de corresponderende gegevens en de informatie uit de ingevoerde klantenfiche overnemen op de factuur.​‌

• Je kan ook zoeken in de klantenfiches door op het vergrootglas te klikken. De volledige klantenlijst zal zich nu openen.

Je ziet ook dat deze factuur nu gekoppeld zal worden aan de klantenfiche 'C00001', het nummer van de klantenfiche van Evy Segers.

Rechtstreeks in factuur

Als je nog geen klantenfiche hebt aangemaakt, kan je de gegevens van een nieuwe klant ook invullen door in de velden te typen. Je kan de ingevoerde gegevens dan ook meteen 'Opslaan als nieuwe klant' (zo wordt er dan toch een klantenfiche aangemaakt). Wanneer je 'Opslaan als nieuwe klant' aanvinkt, verschijnen ook de velden 'E-mailadres' en 'Telefoonnummer' zodat je deze kan invullen.

Producten of diensten

Standaard werden er nog geen producten of diensten aan je factuur toegevoegd. Per nieuwe lijn kan je een nieuw product of dienst toevoegen. Dat doe je door in het tekstveld onder 'Dienst of product' aan te duiden wat je wil factureren. In het voorbeeld hieronder wil ik een router verkopen.

Net zoals bij het aanduiden van mijn klant, herkent eFactori het product dat ik wil toevoegen uit zijn productdatabase. We hebben immers eerder een router ingevoerd als product. Ook hier worden de gegevens over dit product overgenomen op de factuur. Onder dit product verschijnt een nieuwe blanco lijn, waar je een tweede product kan toevoegen.

In het voorbeeld voeg ik een product toe, dat vooraf nog niet via mijn 'Producten' werd aangemaakt. Je wil bv. nog wat klein materieel aanrekenen. Je kan dan manueel de omschrijving typen in het veld 'Dienst of product', en dan ook manueel een prijs invoeren.

Klik je aan de linkerzijde van een productlijn op het vergrootglas, dan kan je de volledige productlijst oproepen. Vanuit deze lijst kan je ook een product selecteren:

Per productlijn is het meteen mogelijk om een korting toe te kennen. Klik daarvoor op de gele knop 'Meer'. Het veld 'Lijnkorting' verschijnt. Het is mogelijk om de korting toe te kennen als percentage, of in de gekozen munteenheid.

Document structureren met titels en extra info

Het is mogelijk om tussen je verschillende productlijnen titels in te voegen. Op die manier kan je de factuur meer gaan structureren.

Via de groene knop 'Lijn toevoegen' kan je in de tabel uit drie soorten lijnen kiezen:

• Een product- of dienstlijn toevoegen (zie vorige paragraaf);

• Een sectie met titel toevoegen;

• Een (vrije) tekstlijn toevoegen.

Sectie met titel toevoegen

De titel bestaat uit één lijn, met vooraf ingestelde opmaak. Je kan de titel met de pijltjes meer naar boven of naar onder in het document plaatsen.

(Vrije) tekstlijn toevoegen

Het is ook mogelijk om boven of onder producten een extra tekstlijn toe te voegen. Deze kan in tegenstelling tot een titel, wel opgemaakt worden met de basis editor. Met de pijltjes kan je het veld ook weer meer naar boven of naar onder in de tabel verplaatsen.

Voorbeeld

Op een factuur kan dit er als volgt uitzien:

Het onderschrift

Je klant ziet in het onderschrift op welke manier de factuur dient betaald te worden. Standaard vraagt het onderschrift om "het factuurbedrag binnen xx dagen over te schrijven op rekeningnummer xx onder vermelding van het factuurnummer xx."

Documenteigenschappen

Vooraleer je de factuur kan genereren, kan je nog enkele keuzes maken.

In deze sectie kan je:

• de datum van je factuur wijzigen, indien gewenst;

• een algemene korting toekennen over het gehele factuurbedrag;

• de betaaltermijn ingeven, en/of 'Einde maand' aanvinken.

Heb je dit alles doorlopen, dan kan je via de groene knop 'Toevoegen' je factuur genereren. Je ziet nu het overzichtsscherm van je gemaakte factuur:

Acties

Vanuit het overzichtsscherm van gemaakte facturen kan je via de blauwe 'Actie' knop rechtstreeks enkele bulk acties uitvoeren op je facturen.

• Enkele (of alle) facturen aanvinken en hun status wijzigen naar 'Verzonden'.

• Enkele (of alle) facturen aanvinken en hun status wijzigen naar 'Betaald'.

• Eén of meerdere facturen selecteren en kopiëren naar een nieuwe factuur of een nieuwe leveringsbon.

Printversie

Als je rechtsboven op de grijze knop 'Printversie' klikt, opent zich een nieuw venster waarin je de factuur kan bekijken. Je kan de factuur van hieruit ook als PDF-bestand downloaden.

Factuur bewerken

Zie je nog een fout in de factuur, of wens je iets aan te passen? Dat kan. Klik in het overzichtsscherm van je factuur in het menu naast 'Tijdlijn' op 'Factuur bewerken'. Je kan de factuur onderdeel per onderdeel aanpassen via de potloodknoppen 'Bewerken' (bv. enkel de klantgegevens, of de gegevens over je vermelde producten/diensten, ...).

Factuur verzenden

Als je tevreden bent over de factuur kan je ze eenvoudig verzenden. Daarvoor ga je opnieuw naar de samenvatting van je factuur:

Rechts naast 'Tijdlijn' zie je een gele knop 'Verzenden via e-mail'. Deze opent de pagina om je factuur naar de klant te verzenden, met een begeleidende boodschap.

Het e-mailadres van de klant wordt automatisch opgehaald uit de klantenfiche of kan manueel ingevoerd worden. Je kan ervoor kiezen ook een kopie naar jezelf te sturen, of opties cc: en bcc: te gebruiken. Het onderwerp van de e-mail kan aangepast worden alsook de begeleidende tekst. Het is ook mogelijk om meerdere e-mailadressen in te vullen door er een komma tussen te plaatsen.

De e-mail wordt verzonden door onderaan op de groene knop 'E-mail verzenden' te klikken.

Heb je de factuur zelf op een andere manier verzonden? Gebruik dan de blauwe 'Acties' knop om aan te duiden dat de factuur verzonden werd. Duid dan de optie 'Verander status naar verzonden' aan.

Voorschotfacturen

Voorschotfacturen zijn geen aparte documenten in eFactori maar eigenlijk gewone facturen. Het is wel een specifieke functie in eFactori om de opvolging te faciliteren. Je kan vanuit een offerte een voorschotfactuur opmaken en een vast of procentueel bedrag als voorschot kiezen.

1. Deze voorschotfactuur komt in de lijst van facturen waar je ook gebruik kan maken van de mogelijkheden voor betalingsopvolging.

2. Wanneer je na oplevering van de producten of diensten een eindfactuur wil opmaken, ga je terug naar de offerte en kopieer je deze naar een eindfactuur.

3. Het voorschotbedrag zal automatisch in mindering worden gebracht zodat de som van beide facturen gelijk is aan de offerte.

4. Je kan ook meerdere voorschotfacturen opmaken indien er in meerdere malen betaald wordt.

Opvolgen betaling

Via overzicht facturen

In het algemene overzicht van de facturen kan je in één oogopslag de betalingen opvolgen. Bovenaan de pagina worden de gemaakte facturen visueel onderverdeeld:

• Rood: het openstaande bedrag van de vervallen (te laat betaalde) facturen. De vervaldatum wordt berekend op de waarden die je hier zelf voor hebt ingesteld.

• Geel: het totale openstaande bedrag van alle verzonden facturen.

In de factuurlijst worden dezelfde kleuren gebruikt om de betaalstatus per factuur aan te duiden.

• Rood: factuur is nog niet betaald en reeds buiten de betaaltermijn.

• Geel: factuur is verzonden en wacht op betaling.

• Groen: factuur is betaald.

• Blauw: factuur is nog in concepstatus; je hebt het nog niet naar de klant verzonden.

Via detailfiche factuur

Om met één klik je factuur als 'betaald' te markeren, klik je bij de samenvatting van je factuur op de knop 'Verander status naar betaald'.

Om de functionaliteiten van eFactori optimaal te kunnen gebruiken, kan je echter ook best nog manueel de informatie over de effectieve betaling toevoegen. Ga daarvoor naar de blauwe 'Actie' knop en kies 'Manueel betaling aanmaken'.

Een pop-up venster opent om de betaalinformatie in te voeren:

• Betaalrekening: dit kan de bankrekening van je bedrijf zijn, of bv. je kas (contanten). Je duidt aan op welke manier de betaling gebeurde.

• Datum: datum van ontvangst van het factuurbedrag.

• Tegenpartij naam: vooraf ingesteld op naam gefactureerde, kan overschreven worden.

• Mededeling: vooraf ingesteld op factuurnummer, kan overschreven worden.

• Bedrag: het bedrag dat je in deze transactie ontvangen hebt. Misschien betaalde de klant vandaag nog maar 1/2 factuurbedrag, of is de betaling onvolledig.

Klik op 'Betaling aanmaken' om deze door te voeren. Voorbeeld van ingevoerde betaling via kasboek:

Herinneringen

Het is mogelijk om voor een openstaande factuur een (automatische) betaalherinnering aan te maken.

1. Om deze in te stellen ga je bij de samenvatting van je factuur links naar 'Herinneringen'.

2. Klik op de groene knop 'Herinnering aanmaken'.

Een standaard onderschrift (boodschap) wordt gebruikt om je klant tot betaling aan te manen. Je kan zelf de termijn van betaling, eventuele aanmaningskosten en interesten invoeren. Nadien klik je op 'Toevoegen'.

De herinnering is aangemaakt en kan nu bv. per e-mail verzonden of uitgeprint worden.

Kopiëren naar

Vanuit de samenvatting van de factuur kan je de gegevens van deze factuur eenvoudig kopiëren:

• naar een nieuwe factuur;

• naar een nieuwe creditnota.

Via de knop 'Bewerken' kan je nadien nog aanpassingen doorvoeren aan de nieuwe factuur of creditnota.

Bijlagen

Uitbreidingen

Koppeling met de bank

Koppeling met de boekhouder

Extra tekstveld bovenaan document

Werf- of leveringsadres toevoegen

Leveringsdatum

Orderreferentie

Grootboekrekeningen

Kortingen

Betalingsverzoeken

In eFactori kan je kiezen uit meer dan 20 koppelingen en apps (uitbreidingen) die je gratis kan activeren. Je vindt ze in het menu 'Apps en koppelingen' onder je gebruikersnaam.

Er zijn toepassingen specifiek voor klanten, producten of eerder algemene instellingen. Activeren doe je simpelweg door op de groene knop 'Activeren' te klikken. Je kan per app verdere configuraties maken.

Hoe meer apps en koppelingen je geactiveerd hebt, hoe meer tabs er zullen verschijnen doorheen je eigen eFactori-omgeving. Hier zie je bv. het verschil tussen een basis account en een account met meerdere geactiveerde apps:

Basis account

Account met apps & koppelingen geactiveerd

In eFactori kan je op twee niveau's betalingen gaan beheren:

• Betaling van je openstaande uitgaande facturen door klanten opvolgen (inkomende betalingen)

• Betaling van je eigen aankopen uitvoeren (uitgaande betalingen)

Voor de opvolging van inkomende betalingen (= betalingen door jouw klanten) in eFactori zijn er drie manieren:

1. Manuele opvolging van de betaling

2. Manueel uploaden van digitale bankuittreksels

3. Automatische koppeling met bank via CodaBox of Ponto

Voor het uitvoeren van uitgaande betalingen (= betaling van je aankopen) in eFactori zijn er drie manieren:

1. Betaling via QR-code

2. Betaling via Ponto

3. Betaling via SEPA-bestand

Voor de opvolging van inkomende betalingen in eFactori zijn er drie manieren:

1. Manuele opvolging van de betaling

2. Manueel uploaden van digitale bankuittreksels

Manuele opvolging van de betaling

Om met één klik je factuur als 'betaald' te markeren, klik je bij de samenvatting van je factuur op de knop 'Verander status naar betaald'.

Om de functionaliteiten van onFact optimaal te kunnen gebruiken, kan je echter ook best nog manueel de informatie over de effectieve betaling toevoegen. Ga daarvoor naar de blauwe 'Actie' knop en kies 'Manueel betaling aanmaken'.

Een pop-up venster opent om een zgn. 'financieel dagboek' aan te maken: dit is de aangeduide rekening waarop deze betaling in onFact zal onderverdeeld worden. Dit kan voor cash ontvangsten bv. 'kassa' heten, je kan hier ook 'zichtrekening' aanmaken, ...

Nadat je op 'Toevoegen' hebt geklikt kan je de betaling van deze factuur toekennen aan de rekening.

• Betaalrekening: dit kan de bankrekening van je bedrijf zijn, of bv. je kas (contanten). Je duidt aan op welke manier de betaling gebeurde.

• Datum: datum van ontvangst van het factuurbedrag.

• Tegenpartij naam: vooraf ingesteld op naam gefactureerde, kan overschreven worden.

• Mededeling: vooraf ingesteld op factuurnummer, kan overschreven worden.

• Bedrag: het bedrag dat je in deze transactie ontvangen hebt. Misschien betaalde de klant vandaag nog maar 1/2 factuurbedrag, of is de betaling onvolledig.

Klik op 'Betaling aanmaken' om deze door te voeren. De factuur wordt in onFact gemarkeerd als 'Betaald' en het detail van de betaling vind je onderaan bij 'Betalingscontrole'.

Manueel uploaden van digitale bankuittreksels

Je kan een aantal betalingsbestanden manueel uploaden in eFactori.

1. Ga daarvoor naar 'Betalingen' in het linkermenu.

2. Klik op de blauwe knop 'Acties' en kies 'Betalingsbestand importeren'

3. Selecteer bij bestandstype het type dat je wil uploaden:

De volgende types zijn mogelijk:

CODA

Iedere beweging op je rekening wordt op gestructureerde wijze geïdentificeerd aan de hand van een eigen code, waardoor bv. eFactori die beweging ondubbelzinnig kan herkennen en opnemen in de betalingsverwerking.

Deze CODA-bestanden kan je via je eigen webbanking-toepassing downloaden en nadien handmatig importeren in eFactori.

MT940

Een MT940 bestand is een digitale uitdraai van de banktransacties op je rekening. Een MT940 bestand omvat gegevens zoals het transactiebedrag, de omschrijving en rekening van de tegenpartij.

Mastercard of Visa statement

Vaak is het ook mogelijk om uit je webbanking verrichtingen met Mastercard of Visa te exporteren als een PDF-bestand. Dit bestand kan je ook manueel uploaden in eFactori om aan je betalingen te koppelen.

Zodra je een betalingsbestand hebt geüpload, zal er door het systeem een betaalrekening aangemaakt en gekoppeld worden. Per betaalrekening zie je een overzicht van bedragen en hun status.

In je overzicht van gemaakte facturen zal nu ook meteen een match gemaakt worden tussen de betalingen en de factuurstatus (openstaand vs. betaald). De openstaande facturen worden automatisch als 'betaald' gemarkeerd op basis van de geïmporteerde bankgegevens.

De gestructureerde mededeling

In het standaard onderschrift van facturen wordt gevraagd om bij de betaling het factuurnummer te vermelden:

Dit is voldoende voor de manuele betalingsopvolging, maar het is ook mogelijk om een gestructureerde mededeling toe te voegen aan je factuur.

eFactori kan de betaling matchen met een factuurnummer, maar een gestructureerde mededeling is veel accurater (door hun vaste structuur en een wiskundig controlegetal achteraan de vermelding). Hierdoor wordt, wanneer er een structurele vermelding beschikbaar is, de betaling steeds aan de correcte factuur gekoppeld. Wanneer je enkel gebruikt maakt van factuurnummers is dit misschien wel herkenbaar voor menselijke ogen, maar niet steeds voor een computer door bijvoorbeeld een extra spatie, een vergeten "0" in het nummer, ...

Je onderschrift wijzigen doe je door eenvoudig de tekst "van het factuurnummer %document_number%" te wijzigen in "van de gestructureerde mededeling %structured_message%".

• de tag %document_number% zal vervangen worden door het factuurnummer (bv. F2021003)

• de tag %structured_message% zal vervangen worden door de gestructureerde mededeling (bv. +++090/9337/55493+++)

Automatische koppeling met bank via CodaBox

Om deze module te activeren in eFactori volg je volgende stappen:

1. Ga via het menu rechtsboven in eFactori naar 'Apps & koppelingen' en activeer de koppeling 'CodaBox: koppel uw bankrekeningen'.

2. Eens geactiveerd klik je op de knop 'Configureren' naast deze koppeling. Vraag een CodaBox token aan door op de groene knop te klikken.

3. Als je btw-nummer gekend is bij CodaBox en deze dienst beschikbaar is voor jouw btw-nummer, ontvang je een token via e-mail. Indien deze dienst niet beschikbaar is neem je best contact op met je boekhouder of met CodaBox, afhankelijk van de feedback die je krijgt.

4. Kopieer de token die je via e-mail ontvangen hebt in het daarvoor voorziene veld en bevestig. De accounts zijn nu gekoppeld en je kan starten.

Verwerklijsten

1. Om een transactie aan een document te koppelen (factuur, kassaticket, ...) klik je op de blauwe knop 'Verwerken'. Er opent zich een nieuw venster.

2. Klik je bijvoorbeeld op 'Koppel aan een factuur' dan opent zich de factuurlijst, en kan je het openstaande factuur selecteren en 'Koppelen' via de blauwe knop.

3. De gekoppelde transactie is nu verwerkt en verdwijnt uit de verwerklijst.

In de verwerklijst worden alle transacties opgelijst die niet gekoppeld kunnen worden, op basis van de aangeleverde bankuittreksels (manueel of via CodaBox). Hier kunnen dus bv. ook andere types van transactie tussen zitten, zoals een interne overboeking van de ene naar de andere bedrijfsrekening, of bankkosten die aangerekend worden. Om dit soort kosten uit te lijst te wissen, kan je op de grijze 'Negeren' knop klikken.

Stel dat op basis van de verwerklijst een betaling van een factuur slechts gedeeltelijk betaald bleek, kan je voor het resterende openstaande bedrag bv. een betaalherinnering aanmaken. Hoe je dat doet, lees je in de volgende sectie.

Verwerklijst 'Teveel betaalde facturen'

In deze lijst vind je een overzicht van teveel betaalde facturen. Deze kan je van hieruit eenvoudig terugbetalen aan de klant.

Via de blauwe knop 'Acties' kan je

• Het bedrag negeren: in geval het bv. gaat over een betalingsverschil van €0,02

• Een terugbetaling klaarzetten in je betaalmandje (lees hier meer over deze functie)

• Meteen een terugbetaling uitvoeren via het scannen van een QR-code (zie volgende paragraaf)

Selecteer je 'Refund QR-code', dan toont onFact een detail van de ontvangen en gekoppelde betalingen. Daaronder vind je eventuele openstaande facturen van dezelfde klant.

Aan de rechterzijde haalt onFact de gegevens uit de klantbetaling op en wordt op basis van de in te vullen velden een QR-code gegenereerd. Deze kan je meteen scannen met je bank-app om de terugbetaling uit te voeren.

Verschijnt de QR-code niet? Mogelijk zijn dan niet alle verplichte velden ingevuld (zie rood sterretje).

Betaalherinneringen

Manuele betaalherinnering toevoegen

Het is mogelijk om voor een openstaande factuur een herinnering aan te maken. Om deze in te stellen ga je bij de samenvatting van je factuur links naar 'Herinneringen'. Klik op de groene knop 'Herinnering aanmaken'.

Een standaard onderschrift (boodschap) wordt gebruikt om je klant tot betaling aan te manen.

Boven het tekstveld wordt er gevraagd naar 'Nieuwe termijn herinnering'. De waarde in dit veld zal gebruikt worden om in de tekst te vermelden als waarde van de tag '%term%: "Wij verzoeken u het verschuldigde bedrag alsnog zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen de %term% dagen, over te maken op onze bankrekening %iban% onder vermelding van het factuurnummer."

Onder het tekstveld is het mogelijk om bijkomende kosten door te geven:

• Aanmaningskosten: kosten die de opmaak en verzending van de aanmaning effectief dekken.

• Interest percentage: op jaarbasis, moet binnen de wettelijk redelijke bepalingen vallen.

• Minimum interest: waarde vrij te bepalen (bedrag in euro, geen percentage).

• Schadevergoeding percentage: te interpreteren op gehele factuurbedrag incl. btw.

• Minimum schadevergoeding: waarde vrij te bepalen (bedrag in euro, geen percentage).

Een voorbeeld:

Resultaat op herinnering niet-betaalde factuur na 30 dagen:

Nadien klik je op 'Toevoegen'.

De herinnering is aangemaakt en kan nu bv. per e-mail verzonden of uitgeprint worden.

Automatische betaalherinneringen instellen

Zowel je inkomende als uitgaande transacties kunnen worden bijgehouden in het overzicht van je 'Rekeningen'. Per rekening (bv. zichtrekening, cash ontvangsten, ...) vind je hier alle transacties terug en indien gewenst ook de balans/saldo.

Een rekening toevoegen

Er zijn drie manieren waarop hier rekeningen kunnen vermeld worden.

Koppeling met online betalingen

Koppeling met bank

Handmatige invoer

Zijn er ook contante kassa-ontvangsten, dan kunnen die op een contanten-rekening verwerkt worden. Zo'n rekening moet je als 'Financieel dagboek' handmatig gaan toevoegen.

• Klik rechtsboven op je e-mailadres in eFactori

• Ga naar 'Instellingen bedrijf'

• Ga naar de tab 'Dagboeken en nummering'

• Scroll naar onderaan de pagina tot bij 'Financieel dagboek' en klik op de groene knop 'Financieel dagboek toevoegen'.

Er opent zich een venster waar gevraagd wordt naar een naam en een eventueel IBAN nummer.

Voor de invoer van een rekening kan de naam vrij gekozen worden (bv. contanten, kassa, ...). Het veld 'IBAN' kan leeg gelaten worden. Klik op 'Toevoegen' om deze rekening aan je financiële dagboeken toe te voegen.

Saldo/balans weergeven

Het is mogelijk om per rekening ook een totaal weer te geven. Klik hiervoor in het overzicht van je Rekeningen op de blauwe 'Acties' knop en selecteer 'Instellingen'.

Je komt nu op de pagina 'Dagboeken' terecht. Scroll daar naar onder tot de sectie 'Financieel dagboek'. Hier zie je opnieuw je rekeningen verschijnen. Klik op de gele knop 'Bewerken' om de instellingen van een rekening aan te passen.

Om het saldo weer te geven kan je kiezen uit twee opties:

• Balans berekenen: selecteer deze optie als dit bv. een rekening betreft waarop je manueel cash ontvangsten invoert.

Voor elke ingestelde rekening zal er nu een totaal verschijnen in je overzicht van 'Rekeningen':

Je kan in eFactori een overzicht bijhouden van in- en uitgaande transacties in cash; een kasboek.

Kasboek aanmaken

Een kasboek in eFactori is een eigen aangemaakte rekening, waarop je handmatig de in- en uitgaande cashtransacties gaat bijhouden in een lijst.

• Klik rechtsboven op je e-mailadres in eFactori om het menu te openen

• Kies 'Instellingen bedrijf'

• Ga naar de tab 'Dagboeken en nummering'

• Scroll tot onderaan de pagina, bij 'Financieel dagboek': klik op '+ Financieel dagboek toevoegen'

• Geef je rekening een naam (bv. 'Kasboek') en kies of je eFactori ook een saldo wil laten berekenen en weergeven. Selecteer 'Balans berekenen' om op basis van je ingevoerde transacties, een kasboektotaal weer te geven.

Gereglementeerd kasboek

Wil je een kasboek aanmaken dat voldoet aan de wettelijke vormvereisten? Selecteer dan bij 'Type rekening' de optie 'Gereglementeerd kasboek'. Deze optie kan je ook toepassen op een reeds aangemaakte rekening.

Als je deze optie selecteert zullen ingevoerde betalingen niet meer verwijderd of gewijzigd kunnen worden. In geval van foute invoer zal je dus in het kasboek een correctie moeten registreren.

De transacties die je in een gereglementeerd kasboek aanmaakt, krijgen uniek nummer en worden digitaal versleuteld (zie groene knop 'Ondertekend').

Cash transacties bijhouden

Inkomende betalingen

Om een cashbetaling aan bv. een verkoopfactuur te koppelen, ga je bij deze factuur een betaling aanmaken. Klik in het samenvattingsvenster van de factuur op de blauwe knop 'Acties' en kies 'Manueel betaling aanmaken'.

Een pop-up opent om de details van de betaling in te voeren.

• Betaalrekening: selecteer je aangemaakte rekening (bv. 'Kasboek')

• Datum: datum van ontvangst van het factuurbedrag.

• Tegenpartij naam: vooraf ingesteld op naam gefactureerde, kan overschreven worden.

• Mededeling: vooraf ingesteld op factuurnummer, kan overschreven worden.

• Bedrag: het bedrag dat je in deze transactie ontvangen hebt. Misschien betaalde de klant vandaag nog maar 1/2 factuurbedrag, of is de betaling onvolledig.

Klik op 'Betaling aanmaken' om deze door te voeren. De factuur wordt in onFact gemarkeerd als 'Betaald' en het detail van de betaling vind je onderaan bij 'Betalingscontrole'.

Uitgaande betalingen

De cashbetaling van een aankoopfactuur kan je toevoegen vanuit 'Betalingen' in het linkermenu van onFact.

Onder 'Rekeningen' zie je daar de rekening die je aanmaakte (bv. 'Kasboek'). Klik op 'Bekijken' om deze te consulteren.

Klik rechtsboven op de groene knop om een uitgaande betaling in te voeren (betaling aankoop).

Om een uitgave op te nemen, voer je het bedrag negatief in (= minteken voor bedrag plaatsen). Deze uitgave wordt in het rood weergegeven in het overzicht van de rekening.

Eens de betaling werd aangemaakt, kan je via de blauwe knop 'Verwerken' koppelen met het betreffende aankoopdocument.

Kasboek raadplegen

Een overzicht van de transacties in je kasboek vind je in het linkermenu van onFact onder 'Betalingen'. Onder 'Rekeningen' zie je daar de rekening die je aanmaakte (bv. 'Kasboek'). Klik op 'Bekijken' om deze te consulteren.

Als je bij het aanmaken van de rekening een saldoberekening hebt aangeduid, zie je deze in het overzicht. Cash inkomsten worden als groen bedrag weergegeven; uitgaven staan in het rood.

Via de blauwe knop 'Acties' is het mogelijk om de transacties op deze rekening te exporteren naar csv of Excel. In geval van boekhoudkundige controle kan je een export maken van het kasboek naar PDF.

In dat PDF-bestand zie je aan de rechterzijde, per transactie, een groene knop. Als je daar op klikt word je doorgestuurd naar een online weergave van de originele transactiedetails. Indien het PDF-bestand lokaal bewerkt zou zijn, zou de oorspronkelijke online informatie niet meer kloppen met de eventueel bewerkte info uit de PDF (externe controle).

Via de app 'Abonnementen' kan je op gezette tijdstippen terugkerende facturen opmaken aan je klanten (bv. maandelijkse facturatie, lidmaatschap, ...). Maak elke week, maand, kwartaal of jaar dezelfde factuur aan en bezorg deze automatisch aan de klant. Datum en volgnummer worden automatisch ingevuld zodat je geen manueel werk meer hebt.

Abonnementen activeren

'Abonnementen' vind je als een app in eFactori. Om ze te activeren, doe je het volgende:

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik op 'Apps en koppelingen'.

2. Kies 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten'.

3. Klik op de groene knop 'Activeren' om de app 'Abonnementen' te activeren in eFactori.

Abonnementen aanmaken

Van zodra de app geactiveerd is, zal je in het linker eFactori-menu 'Abonnementen' zien staan.

Om een abonnement aan te maken, klik je rechtsboven op de groene knop 'Abonnement aanmaken'. De opmaak verloopt gelijk aan de opmaak van reguliere facturen in eFactori.

Abonnementsinformatie

Dit onderscheidt een reguliere factuur van een abonnement. Hier bepaal je volgens welke instellingen de facturen automatisch verzonden worden.

• Startdatum: de datum waarop je eerste abonnementsfactuur zal aangemaakt worden. Deze kan ook in het verleden liggen, maar dan zal je eerstvolgende factuur pas worden aangemaakt vanaf de eerstkomende facturatiedatum. Voorbeeld: maak je op 07/06 een abo aan dat start vanaf 01/06, dan zal de eerste abonnementsfactuur pas uitgaan op 01/07.

• Vink je een einddatum aan, dan zal je ook deze kunnen instellen.

• Uur van aanmaken: geef hier het uur in waarop de factuur moet aangemaakt en verzonden worden.

• Frequentie: kies uit wekelijks/maandelijks/elk kwartaal/jaarlijks/tweejaarlijks.

• Actief: wil je het abonnement al aanmaken maar de cyclus nog niet laten starten, dan vink je dit uit. Ga je het abonnement pas actief maken nadat je eerste facturatiedatum is verstreken, dan zal er pas op de eerstkomende facturatiedatum een factuur worden opgemaakt.

• Volgende factuurdata: een overzicht van de volgende factuurdata, op basis van de door jou ingevoerde instellingen.

Voorbeeld ingevulde sequentie die start op de eerste van de maand:

Invulling abonnement

Prijzen van abonnementsartikels

Een abonnement wordt doorgaans aangemaakt om doorheen lange(re) tijd, eenzelfde prijs aan te rekenen. Als je in eFactori bv. de prijs van artikel X wijzigt en artikel X wordt ook vermeld in een abonnement, zal de prijs van artikel X wijzigen in je productlijst maar niet automatisch in je abonnement. Dit om bv. de mogelijkheid te laten om bestaande klanten te factureren aan tarief A van product X, en nieuwe klanten aan tarief B van product X.

Wil de de prijs van een product toch updaten in de lopende abonnementen, ga dan naar de productfiche en klik aan de rechterzijde op 'Abonnementen'.

Hier wordt vermeld in hoeveel abonnementen het product gebruikt wordt. Om alle abonnementen te updaten met de bijgewerkte productprijs, klik je op de gele knop 'Abonnementen updaten naar de huidige productprijs'.

Gebruik van tags

Bij een abonnement zijn er extra tags beschikbaar voor de datumnotatie. De tag %start% wordt bijvoorbeeld omgezet in de datum van de factuur, de tag %end% in de dag voor de volgende factuurdatum.

De lijst van beschikbare tags vind je achter de knop 'Tags' rechtsboven de tekstvakken.

Verzendopties abonnement

Aan het einde van de abonnementspagina kan je kiezen tussen twee verzendopties:

Enkel conceptfactuur aanmaken, niet verzenden

Factuur aanmaken en verzenden via e-mail

Klik op 'Toevoegen' om het abonnement te activeren. Wanneer de factuurdatum gekomen is, zal de factuur automatisch verzonden worden en de factuur dan ook als 'verzonden' in dit abonnement verschijnen:

De aangemaakte abonnementen verschijnen in je overzicht van abonnementen.

Abonnement pauzeren

In het detailzicht van het abonnement kan je het via de knop bovenaan ook 'pauzeren'. Dit vermijdt dat er nog verdere e-mails verzonden worden, of facturen binnen dit abonnement worden aangemaakt. Opnieuw activeren kan eenvoudig door opnieuw op de knop te drukken. Er zal dan een nieuwe factuur worden opgemaakt vanaf de eerstkomende facturatiedatum in de cyclus.

Abonnementstemplate gebruiken

Je kan in eFactori ook templates voor abonnementen gaan gebruiken. Dergelijke templates kunnen gebruikt worden wanneer je abonnementen hebt met dezelfde producten en omschrijvingen, voor verschillende klanten. Zo hoef je bij een prijswijziging enkel de template aan te passen; alle abonnementen die de template gebruiken wijzigen mee.

Zo'n template instellen doe je als volgt:

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik op 'Apps en koppelingen'.

2. Kies 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten'.

3. Klik op de gele knop 'Configureren' naast de app 'Abonnementen'.

Om een nieuwe template aan te maken, klik je rechtsboven op de groene knop 'Abonnement aanmaken'.

In de Abonnementinformatie geef je je template een naam (bv. Lidmaatschap), een uur van aanmaken factuur en een frequentie.

Abonnementstemplate koppelen aan klant

Ga je nu in het overzicht van je abonnementen een nieuw abonnement aanmaken, dan kan je bovenaan kiezen voor een template. In het voorbeeld hieronder zie je de keuze 'Nieuw abonnement zonder template', of gebruik maken van de template 'Lidmaatschap', waarin reeds een maandelijks abonnement van €25/maand is aangemaakt.

Ga je daaronder nu een klant invoeren, dan zal meteen alles worden ingesteld (prijs, omschrijving, frequentie, e-mailbericht, ...) voor een facturatiecyclus aan die specifieke klant. Op die manier kan je vaak terugkerende abonnementen gebruiken voor meerdere klanten.

Wil je de prijs van dit abonnement wijzigen, dan hoef je dit enkel te doen op niveau van de template. Van zodra deze prijswijziging wordt opgeslagen, zal deze automatisch worden meegenomen vanaf de eerstkomende facturatiedatum voor deze template, en dat voor alle klanten die dergelijk gekoppeld abonnement hebben.

Via deze module kan je ook je aankoopfacturen van je leveranciers en bonnetjes in eFactori verwerken. Je kan betalingen opvolgen, de aangekochte stock updaten, eenvoudig je documenten bezorgen aan je boekhouder ... In eFactori kan je alle aankopen kwijt, zowel deze die een link hebben naar je voorraad en facturatie (bv. nieuwe producten) als degene die te maken hebben met je bedrijfsvoering (bv. internetkosten, verwarming, ...). eFactori geeft inzicht in de aankoop versus uitgaven per periode of per aankoopcategorie.

Aankopen activeren

'Aankopen' vind je als een app in eFactori. Om ze te activeren, doe je het volgende:

• Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik op 'Apps en koppelingen'.

• Kies 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten'.

• Klik op de groene knop 'Activeren' om de app 'Aankopen' te activeren in eFactori.

  • In het linkermenu verschijnt nu een sectie 'Aankopen'.

  • Onder je 'Contacten' in het linkermenu verschijnt een lijst met je 'Leveranciers'.

De module 'Aankopen' gebruiken

Aankopen invoeren

Aankopen verwerken

Elk inkomend document wordt automatisch gescand door OCR-herkenningssoftware, zo beperk je tikwerk tot een minimum. Koppel aangekochte goederen aan voorraadbeheer of je eigen aankoopcategorieën. Lees meer:

Aankopen betalen

Bij het verwerken van een aankoop worden de nodige betaalgegevens in eFactori opgeslagen (o.a. IBAN-nummer leverancier, bedrag, mededeling, ...). Zo kan je vanuit eFactori je ingevoerde aankopen meteen betalen (bv. via QR-code), inplannen voor betaling op latere datum of een uitgevoerde betaling aan je aankoop koppelen. Lees meer:

Aankopen exporteren voor de boekhouder

eFactori zet automatisch je aankoopfacturen om naar het UBL-formaat voor elektronische facturen. Dit kan rechtstreeks doorgestuurd worden naar een boekhoudprogramma voor snelle en automatische verwerking. Lees meer:

Leveranciers

Zodra je 'Aankopen' activeert, vind je in het linkermenu onder 'Contacten' ook een lijst van leveranciers.

Tenslotte kan je je leveranciers ook uit eFactori exporteren naar een verschillende bestandsformaten.

Standaard aankoopcategorie

Domiciliëringsmandaat actief

Als aankoopfacturen van een bepaalde leverancier betaald zullen worden via een domiciliëringsmandaat, kan je dat aangeven in de leveranciersfiche.

Door dit aan te vinken, zullen aankoopfacturen van deze leverancier automatisch als 'Gepland' verschijnen in je overzicht van aankopen. Op die manier weet je dat deze bedragen automatisch van de bankrekening zullen gaan en je ze niet meer actief moet uitbetalen.

Is je bankrekening gekoppeld? Dan koppelen we bij effectieve betaling het betaalde bedrag aan de aankoopfactuur en wijzijgt de status van het document van 'gepland' naar 'betaald'.

Je kan je bonnetjes, facturen, ... op verschillende manieren in je eFactori-account invoeren. Een overzicht van je inkomende aankoopdocumenten vind je via het linkermenu onder 'Aankopen', dan 'Te verwerken':

Er zijn vier manieren om aankoopdocumenten in deze verwerklijst te ontvangen:

• door de bestanden te uploaden in het linkse uploadvenster;

• door de bestanden door te mailen als bijlage aan een e-mail naar je onFact-mailadres, vermeld in het venster in het midden;

De bestanden die op die manieren aan onFact geleverd worden, komen onderaan in het venster in een lijst terecht.

Als je de eFactori-app opent en je 'Aankopen' geactiveerd hebt, verschijnt er bovenaan een afbeelding van een fotocamera (naast de meldingen).

Klik op de camera en klik nadien op 'Pagina toevoegen' (zie afbeelding linkshieronder). Je moet toestemming geven tot gebruik van je camera, of je kan een reeds genomen afbeelding selecteren van op je toestel.

Eens je de foto genomen hebt, krijg je een bewerkscherm (zie afbeelding midden hieronder). Je kan de afbeelding bijsnijden of draaien, en opslaan.

Bestaat je document uit meerdere pagina's? Klik dan opnieuw op 'Pagina toevoegen' (zie afbeelding rechts hieronder) om meerdere pagina's toe te voegen - of klik op 'Opslaan' om de aankoopfactuur aan de verwerklijst toe te voegen.

In de verwerklijst zie je nu de afbeelding staan als inkomend aankoopdocument. Van daaruit kan het bestand verder verwerkt worden.

De activatie van alle apps en koppelingen in eFactori is gratis. Het kan echter zijn dat achter de koppeling, buiten de eFactori-omgeving, een betalende dienstverlening zit. Voorbeelden hiervan zijn:

• Koppeling met Ponto: je zal zelf een abonnement bij Ponto moeten afsluiten, waar mogelijk kosten aan verbonden zijn (€ 4/maand/rekening).

• Verzending via PEPPOL: via eFactori kan je inbegrepen in je eFactori-abonnement tot 100 documenten via dit netwerk verzenden. Boven de 100 documenten wordt de verzendprijs € 0,10/document.

• Online betaling via Mollie.com: je zal zelf een abonnement bij Mollie moeten afsluiten. Zij hanteren verschillende formules en tarifering van transactiekosten.

• Koppeling met MailChimp: dit programma biedt gratis of betalende formules aan, afhankelijk van wat je qua e-mailcampagnes wil gaan instellen.

• Koppeling met CodaBox: deze dienst vraagt een eenmalige opstartkost van € 24 en een maandelijks abonnement van € 8. TIP: vraag dit eerst na bij je boekhouder, zij kunnen mogelijk genieten van een volumekorting waardoor dit ook voor jou voordeliger wordt.

Sommige apps vallen onder het 'Premium' abonnement en kunnen enkel geactiveerd worden wanneer je een Premium-abonnement hebt afgesloten. Deze apps worden aangeduid met de markering 'Premium'.

Aankoopborderellen dienen in eFactori als aankoopfactuur voor producten die je koopt bij partijen die zelf geen factuur kunnen maken. Bijvoorbeeld bij het opkopen van oude metalen of aankopen van materiaal van particulieren.

Aankoopborderellen activeren

'Aankoopborderellen' vind je als een app in eFactori. Om ze te activeren, doe je het volgende:

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik op 'Apps en koppelingen'.

2. Kies 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten'.

3. Klik op de groene knop 'Activeren' om de app 'Aankoopborderellen' te activeren in eFactori.

Aankoopborderellen aanmaken

Van zodra de app geactiveerd is, zal je in het linker eFactori-menu 'Aankoopborderellen' zien staan. De aanmaak van een aankoopborderel is gelijklopend als de andere documenten in eFactori (zelfde opbouw als bv. factuur).

Om een nieuw borderel aan te maken, klik je op de groene knop 'Aankoopborderel aanmaken'.

Je kan de gegevens van de klant invoeren, het aangekochte product omschrijven en de prijs bepalen.

Vanuit het samenvattingsvenster kan het borderel verzonden of geprint worden, naar analogie met de andere eFactori-documenten:

Een aankoopborderel ziet er als volgt uit:

Extra instellingen

Bij de aanmaak van een aankoopborderel kan je de tekst in het onderschrift nog steeds manueel wijzigen.

Om een nieuwe klant aan te maken, navigeer je in het eFactori dashboard aan de linkerzijde naar 'Klanten':

Via de groene knop rechtsboven kan je een nieuwe klant toevoegen. De gegevens van je klant (naam, adres, contactgegevens, ...) vul je aan in de blanco klantenfiche.

Een klantnummer wordt automatisch toegekend. Heb je alle gegevens aangevuld, klik dan onderaan op de groene knop 'Toevoegen'.

Je klant is succesvol aangemaakt en verschijnt nu in het klantenoverzicht:

Nog klanten toevoegen?

1. Klik rechtsboven op 'Terug'.

2. Je komt nu opnieuw in het klantenoverzicht terecht en kan van daaruit een volgende klant aanmaken.

3. Klik daarvoor opnieuw op 'Klant toevoegen'.

Je bent nu klaar om in de volgende stap de producten of diensten aan te maken die je wil verkopen.

1. Ga rechtsboven in eFactori naar je e-mailadres

2. Kies 'Apps en koppelingen'

3. Ga naar de app 'Aankopen' en klik op 'Configureren'.

4. Er zal zich nu een nieuw venster openen. Vink de voorgestelde optie aan bij 'Berekeningsmethode prijs': "Prijs berekenen door een marge op de aankoopprijs te berekenen".

Wanneer je dan een product aanmaakt, kan je een winstmarge ingeven. Als je de aankoopprijs ingeeft, wordt de verkoopprijs op basis hiervan berekend. Als de importfunctie gebruikt zou worden, kan je een Excel formule gebruiken om dit uit te rekenen.

Ook op niveau van een productgroep kan je deze winstmarge gaan instellen. Bij het toevoegen van een nieuwe productgroep kan je een winstmarge toekennen die toegepast wordt op alle producten binnen deze groep.

Ook aan een bestaande productgroep kan je deze marge gaan toevoegen. Klik in een productgroep bovenaan op de gele knop 'Bewerken'. Een gelijkaardig venster als hierboven opent zich: je kan een winstmarge invoeren en 'Opslaan'.

Klik boven de lijst van documenten op de knop 'Pagina vernieuwen' om te bekijken hoever de OCR staat. Zodra het bestand ingelezen is, worden de letters 'OCR' groen en wordt de blauwe knop 'Verwerken' actief.

Om het aankoopdocument in eFactori te verwerken (bv. aan een aankoopcategorie te koppelen of voorraad bij te werken), klik je op de blauwe knop 'Verwerken'.

In het verwerkvenster zie je een voorbeeld van het aankoopdocument met daarnaast informatie over de leverancier. Hier kan je eventueel ontbrekende gegevens aanvullen en indien gewenst, aanvinken dat je de leverancier wil 'Opslaan als nieuwe leverancier'.

Een volgende stap is het invoeren van de aankoopinformatie. Volgende velden zijn daar beschikbaar:

• Type: geef aan of het om een factuur of creditnota gaat. Bij het invoeren van een creditnota gebruik je positieve bedragen; eFactori zal deze negatief interpreteren aangezien het om een creditnota gaat.

• Datum: de datum op de factuur.

• Betaaldatum: standaard zal deze op dertig dagen na factuurdatum worden ingesteld. Je kan hier zelf een kortere of langere betaaltermijn invoeren.

• Referentie: bv. factuurnummer of andere referentie.

• Gestructureerde mededeling: indien aanwezig op de factuur.

• Aankoopcategorie: kies hier je gepaste aankoopcategorie of gebruik de standaard 'Algemene aankopen'.

• Bedragen: geef het factuurbedrag in. Het is mogelijk om meerdere lijnen te gebruiken, voor het geval er bijvoorbeeld een gedeelte onder 21% btw valt en een factuurgedeelte onder een ander btw-percentage.

Klik op één van de groene knoppen om de volgende documenten te verwerken ('Toevoegen en volgende') of om het detail van je invoer te bekijken ('Toevoegen en bekijken').

Verwerking korting contant/financiële korting

Kent de leverancier je een financiële korting toe? Dan kan je dit ook aangeven in eFactori. Klik daarvoor onder 'aankoopcategorie' op de knop '+ Financiële korting invullen'. Extra velden worden getoond waarin je de korting kan invoeren, zoals die wordt weergegeven op de aankoopfactuur. Voorbeeld:

Aankoopcategorieën

Vooraleer aankopen toe te voegen, is het interessant om te denken aan de aankoopcategorieën die je wil gebruiken. Bij het invoeren van je aankopen, zal je ze zo meteen onder de juiste categorie kunnen onderbrengen. Heb je geen nood aan categorieën, gebruik dan de vooraf ingestelde categorie 'Algemene aankopen'.

In het voorbeeld hieronder gebruikt men volgende aankoopcategorieën: "Stock: toestellen / Stock: klein materiaal / Magazijn: inrichting / Kantine: verbruiksproducten / Algemene werking: overhead / ..."

In je overzicht van je aankopen zal je op basis van de ingevoerde categorieën ook meer inzicht kunnen krijgen in je aankopen, op basis van periode van-tot:

Maandelijks budget

Per aankoopcategorie kan je een vooropgesteld maandelijks budget invoeren, zodat je kan bekijken of je binnen de gestelde prognoses blijft wanneer je je aankopen aan de categorieën gaat toewijzen. Bestaande aankoopcategorieën kan je in het overzicht gaan 'Bewerken' (gele knop) en er een budget aan toekennen.

Rode of groene percentages geven in je overzicht van categorieën aan hoe ver je boven of onder het vooropgestelde budget zit, voor de aankopen die je in onFact hebt verwerkt.

Gebruik je stockbeheer (voorraadbeheer)?

Activeer dan eerst rechtsbovenaan de 'Geavanceerde inputmodus'. Deze knop creëert onder het voorbeeld van het aankoopdocument extra productlijnen, waar je het aankoopdocument verder kan gaan opdelen.

In deze lijnen kan je de producten, hun aantal en prijs invoeren zoals vermeld op de factuur. Je kan ze ook per productlijn toewijzen aan een andere aankoopcategorie.

Als deze producten reeds bestaan in je huidige productenlijst, zullen ze aan je producten gekoppeld worden en op die manier je stockbeheer updaten. Geef je hier aan 10 stuks van product A bij te kopen, dan zal de voorraad van product A ook met 10 stuks omhoog gaan.

Gebruik je grootboekrekeningen?

Activeer dan ook eerst rechtsbovenaan de 'Geavanceerde inputmodus'. Deze knop creëert onder het voorbeeld van het aankoopdocument extra productlijnen, waar je het aankoopdocument verder kan gaan opdelen.

In deze lijnen kan je de producten, hun aantal en prijs invoeren zoals vermeld op de factuur. Je kan ze ook per productlijn toewijzen aan een andere aankoopcategorie. Per product zal je ook een grootboekrekening kunnen toekennen. Is het product al gekend in je Producten? Dan zal het corresponderende grootboekrekeningnummer dat je eerder aan je product toekende, hier worden overgenomen.

Aankoop verwerkt? Lees in de volgende stap hoe je deze kan betalen of koppelen aan een betaling:

In eFactori heb je de mogelijkheid om facturen op te maken aan anderstalige klanten. Hiervoor moet je via het menu rechtsboven onder 'Apps & Koppelingen' de configuratie 'Anderstalige klanten' activeren. Deze configuratie geeft je de mogelijkheid om een taal te kiezen tijdens het aanmaken van een klant of document.

In het voorbeeld wordt de app geactiveerd en worden enkele courante talen aangeduid die binnen de bedrijfsomgeving gebruikt worden. Standaard zijn Duits, Engels, Frans en Nederlands aangevinkt.

Indien je bv. bij het aanmaken van een nieuwe klant hebt aangeduid dat diens taal 'Frans' is, zullen documenten die aan deze klant worden opgemaakt, in het Frans verschijnen.

Heb je de configuratie geactiveerd, dan zal je doorheen eFactori plaatsen tegenkomen waar teksten vertaald kunnen worden. Er verschijnen dan extra tabs per taal. Enkele voorbeelden:

Bij de instellingen van onderschriften op documenten:

Bij de omschrijving van producten:

Deze vertaalde teksten zullen dan ook worden overgenomen op het gegenereerde document, in de taal van de specifieke klant.

De koppeling 'Andere munteenheden' kan geactiveerd worden indien je wil factureren in andere valuta zoals GBP, USD, ...

1. Om de koppeling te activeren, ga je rechtsboven naar je e-mailadres.

2. Kies 'Apps en koppelingen'.

3. Bij 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten' klik je op de groene knop 'Activeren' naast 'Andere munteenheden'.

Wanneer de koppeling geactiveerd is, zal er bij de informatie m.b.t. klanten een extra veld verschijnen ('Valuta'), waar je een keuze zal kunnen maken uit een menu met munteenheden. Het toekennen van andere munteenheden gebeurt dus steeds op klantniveau:

Rechtstreeks in de klantenfiche zoals in het voorbeeld hieronder:

Of rechtstreeks bij de aanmaak van een document, in het gedeelte 'Klantinformatie':

Stel je bv. voor deze klant de keuze 'Amerikaanse dollar' in, dan zal op documenten die aan hem gericht zijn, de prijs van producten/diensten in USD verschijnen in plaats van EUR.

Bij het opmaken van een document in andere munteenheden zal de conversiekoers ook steeds vermeld worden in eFactori, boven de tabel met lijnen:

⭐ PREMIUM

De module 'Agenda' kan je gebruiken om medewerkers of taken in te plannen en om je eigen afspraken of taken te beheren.

Agenda activeren en configureren

Om de agenda in eFactori te kunnen gebruiken moet je deze uitbreiding eerst activeren.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

2. Ga naar 'Apps en koppelingen'.

3. Bij de apps en koppelingen m.b.t. Planning & Uitvoering kies je 'Agenda'; klik op de groene knop 'Activeren'.

4. Zodra de module geactiveerd is, verschijnt de gele knop 'Configureren'. Klik er op om

   1. Het start- en einduur van de agenda vast te leggen

   2. Al dan niet de weekends weer te geven

Agenda gebruiken

Zodra de module geactiveerd is, kan je deze gebruiken. De agenda verschijnt in het linkermenu van eFactori onder 'Planning & Uitvoering'.

Tab 'Agenda'

In de agenda kunnen vier types activiteiten worden aangemaakt: een afspraak, een taak, een werkbon of een onbeschikbaarheid.

Klik je rechtsboven op de gele knop 'Agenda's', dan kan je selecteren tussen agenda's van gebruikers in de eFactori-account.

Gebruikers instellen

Je kan er voor kiezen om enkel je eigen agenda te bekijken, of de agenda's van andere medewerkers ook weer te geven.

Agendamoment toevoegen

Klik in de agenda om een agendamoment toe te voegen. Sleep over meerdere blokken om meteen bv. een tijdsperiode van - tot te selecteren. Bepaal welk moment je wil toevoegen via de pop-up:

• Klant: je kan een klant of prospect aan de activiteit koppelen. Een nieuwe klant of prospect aanmaken kan via het vergrootglas-icoon.

• Bepaal datum en tijd van de activiteit, omschrijf de activiteit met een titel (deze verschijnt in de agenda) en optioneel een omschrijving.

• Vink 'Herhalen' aan indien je de activiteit automatisch wil laten terugkeren op basis van ingesteld aantal weken.

Bovenaan via de tab 'Gebruikers' kan je deze activiteit toewijzen aan meerdere gebruikers, of inplannen in een agenda van een andere gebruiker.

Tab 'Personeelsplanning'

Deze tab geeft een ander zicht op de items die in de agenda staan:

Het type activiteit wordt aangeduid volgens de kleuren bovenaan. Selecteer meerdere blokken om een activiteit over meerdere uren te spreiden. Klik op een ingeplande activiteit om deze naar rechts (later) of links (vroeger) te verschuiven.

Je kan een activiteit ook met één beweging aan meerdere gebruikers toekennen, door deze van boven naar onder te slepen en zo meteen in meerdere agendalijnen in te plannen.

Type activiteit

Deel je onFact-agenda

• Klik rechtsboven op je e-mailadres in onFact om het menu te openen

• Selecteer 'Persoonlijke instellingen'

• Onderaan heb je de mogelijkheid om 'Deel uw agenda' in te schakelen. Een deelbare URL verschijnt, die je kan invoeren in je andere agendatoepassing. De onFact-agenda wordt vanaf dat moment continu doorgestuurd naar je andere agendatoepassing. Opgelet: deze koppeling werkt in één richting (vanuit onFact naar je andere agendatoepassing), niet andersom.

In het overzicht van de aankopen zie je in één oogopslag welke documenten er nog open staan, op basis van de labels in de kolom 'Status'.

• groene knop 'betaald': de aankoop werd reeds betaald.

• gele knop

  • met betaaldatum: de aankoop is nog niet betaald, maar nog binnen de ingestelde betaaldatum.
• rode knop met betaaldatum: de aankoop is nog niet betaald en overschreed ook al de ingestelde betaaltermijn.

Je kan vanuit eFactori je ingevoerde aankopen meteen betalen, inplannen voor betaling op latere datum of een uitgevoerde betaling aan je aankoop koppelen.

Aankopen meteen betalen: via QR-code of Ponto

Betalen via QR-code

Het is mogelijk om vanuit eFactori je aankoopdocument meteen te betalen nadat je het hebt ingevoerd. Op basis van de ingevoerde aankoopinformatie (bedrag, mededeling, IBAN-nummer leverancier, ...) wordt een QR-code gegenereerd.

De code verschijnt onderaan de samenvatting van de aankoop, bij 'Betalingen'. Door deze te scannen met je bank-app kan je meteen de betaling aan de leverancier uitvoeren, op basis van de gegevens van je aankoop:

Niet elke bank-app kan dergelijke QR-code lezen. De apps van volgende banken kunnen dat wel: Argenta - Belfius - ING - KBC - BNP Paribas Fortis.

• Bankrekening gekoppeld via bv. CodaBox: de betaling zal automatisch gekoppeld worden en de status van je aankoop verandert automatisch naar 'betaald' (CodaBox haalt slechts 1x/dag de betaalgegevens op, dit zal dit niet realtime wijzigen).

• Bankrekening niet gekoppeld aan eFactori: verander dan manueel de status naar 'betaald' (groene knop bovenaan samenvatting van je aankoop).

Betalen via Ponto

Klik op de groene knop 'Betalen' om doorgestuurd te worden naar je Ponto-omgeving, waar je de betaling zal bevestigen en uitvoeren.

Aangezien je bankrekening gekoppeld is via Ponto zal de betaling automatisch gekoppeld worden en de status van je aankoop verandert automatisch naar 'betaald'.

Betaling van aankopen inplannen: via betaalmandje (SEPA export)

Vanuit eFactori kan je meerdere betalingen in 1x klaarzetten in je webbanking, via een SEPA-bestand. Je verzamelt vanuit eFactori alle betaalgegevens, importeert deze in je online bankomgeving en de betalingen worden uitgevoerd op de door jou ingestelde betaaldatum.

Invoeren uiterste betaaldatum

Bij het verwerken van je aankoop moet je zeker een 'Betaaldatum' invoeren. Overschrijvingen die via een SEPA-bestand worden uitgevoerd, zullen worden uitgevoerd twee dagen voor de datum die jij hebt aangeduid als 'Betaaldatum'.

Toevoegen aan betaalmandje

Via het eFactori betaalmandje kan je nog te betalen aankopen toevoegen aan een betaallijst en de betaalgegevens nog makkelijk aanpassen.

Een aankoop toevoegen aan het betaalmandje doe je door in het overzicht van 'Aankopen' te klikken op het pijltje aan de rechterkant van de blauwe knop 'Bekijken'. Selecteer daar 'Toevoegen aan betaalmandje'.

Zodra de aankoop is toegevoegd, verschijnt het icoon van het betaalmandje rechtsbovenaan.

Door te klikken op het icoon zie je een overzicht van de toegevoegde betalingen. Via dit venster is het mogelijk om per transactie de opgehaalde betaalgegevens nog te bewerken: pas de betaaldatum aan, wijzig mededeling, vul eventueel ontbrekend IBAN-nummer aan, ... Deze bewerking is niet gekoppeld aan de aankoop zelf en zal daar dus geen informatie bijwerken.

Via de blauwe knop 'Export' kan je de betalingen in het betaalmandje exporteren naar een SEPA-betaalbestand.

Keuze uitvoerend rekeningnummer

Heb je in je account meerdere rekeningen actief, dan zal je eerst nog de keuze krijgen voor welke rekening je dit SEPA-bestand wil aanmaken. Op die manier kan je bv. een betaalmandje aanmaken met betalingen die je wil uitvoeren vanaf rekening A, vervolgens een mandje samenstellen met betalingen die je wil uitvoeren vanaf rekening B, enz. Kies 'Exporteren voor deze rekening'; de export wordt aangemaakt en de geëxporteerde aankopen worden als 'gepland' gemarkeerd. Na het downloaden van het bestand, wordt het betaalmandje leeggemaakt.

Betaalbestand importeren in je bankomgeving

Het SEPA-bestand is een bestand in XML-formaat dat je kan downloaden op je computer. Dit kan vervolgens opgeladen worden in je eigen online bankomgeving.

Elke bank heeft hiervoor zijn eigen te volgen stappen. We lichten er enkele uit:

Automatisch betalingen koppelen

Indien voldoende parameters herkend worden, zal het systeem voorstellen om meteen de betalingsdetails te koppelen. Zo wordt de aankoop gemarkeerd als betaald, en zie je onderaan ook de betaaldetails verschijnen.

Aankoop manueel aan betaling koppelen

Klik in het linkermenu van onFact op 'Betalingen' en selecteer daar 'Te verwerken'.

• Om een transactie aan een document te koppelen (aankoopfactuur, bonnetje, ...) klik je op de blauwe knop 'Verwerken'. Er opent zich een nieuw venster.

• Klik je bijvoorbeeld op 'Koppel met aankoop', dan opent zich de lijt van aankopen, en kan je de openstaande aankoop selecteren en 'Koppelen' via de blauwe knop.

• De gekoppelde transactie is nu verwerkt en verdwijnt uit de verwerklijst. Het detail van de betaling zal bij je aankoop verschijnen, en deze wordt gemarkeerd als 'Betaald'.

Lees in een volgende stap hoe je de ingevoerde aankopen aan je boekhouder kan bezorgen:

In eFactori kan je grootboekrekeningen instellen voor je producten of deze toewijzen aan je aan- of verkoopfacturen. Gekoppelde documenten krijgen zo bij het doorsturen naar boekhoudpakketten meteen de gepaste grootboekrekening mee. Een grootboekrekening is een boekhoudkundige term en duidt op een rekening die bestaat uit een lijst van gelijksoortige uitgaven- en inkomstenposten.

Grootboekrekeningen activeren

Het gebruik van grootboekrekeningen is een app in eFactori. Om deze te activeren en meteen te gebruiken, doe je het volgende:

1. Ga rechtsboven in eFactori naar je e-mailadres;

2. Klik op dit adres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu;

3. Ga naar 'Apps en koppelingen met betrekking tot de boekhouding';

4. Klik op de groene knop 'Activeren' van de app 'Grootboekrekeningen'.

Grootboekrekeningen gebruiken bij producten

Het invoeren van grootboekrekeningnummers kan je doen op het niveau van je producten, in de productfiche. Na activering van de app zal je zien dat er onderaan de productfiche twee velden extra verschijnen:

• verkoop grootboekrekening

• aankoop grootboekrekening

Beide zijn vrije tekstvelden waarin je de betreffende grootboekrekeningnummers kan invoeren. Afhankelijk van de aard van je product vul je de juiste rekening in.

Grootboekrekeningen gebruiken bij je verkoopfacturen

Als je bij het opmaken van een verkoopfactuur een bestaand product selecteert waar je in de voorgaande stap een grootboekrekening hebt aan gekoppeld, zal deze productlijn hetzelfde grootboekrekeningnummer overnemen.

Je kan echter ook manueel een nieuw product invoeren en er een grootboekrekeningnummer aan toekennen. Het veld verschijnt wanneer je op de gele knop 'Meer' klikt aan de linkerkant van een productlijn:

Deze nummers verschijnen niet mee op de printversie van je documenten maar worden intern door eFactori opgeslagen. Bij export naar boekhoudprogramma's worden deze meegestuurd. Afhankelijk van jouw boekhoudprogramma kunnen deze dan al dan niet verder verwerkt worden.

Grootboekrekeningen gebruiken bij je aankoopfacturen

Om grootboekrekeningnummers te gebruiken bij je aankoopfacturen, moet je in het verwerkvenster rechtsboven kiezen voor de 'geavanceerde inputmodus'. Deze knop creëert onder het voorbeeld van het aankoopdocument extra productlijnen, waar je het aankoopdocument verder kan gaan opdelen. Hier zullen ook de velden voor grootboekrekening verschijnen.

Als je bij het verwerken van je aankoopfacturen een product invoert dat reeds in je product database bestaat én waaraan je een grootboekrekeningnummer hebt gekoppeld, zal dit automatisch verschijnen op je verwerklijn.

Je kan echter ook manueel een nieuw product invoeren en er een grootboekrekeningnummer aan toekennen.

Dagontvangstenboek activeren

Het gebruik van een dagontvangstenboek kan geactiveerd worden vanuit de 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.

2. In de lijst van 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten' ga je naar 'Dagontvangstenboek'.

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken; een extra knop ('Dagontvangsten') zal in het linkermenu verschijnen.

Dagontvangstenboek invullen

Na activatie zal het dagontvangstenboek nog leeg zijn. eFactori-kassatickets worden automatisch toegevoegd aan het dagontvangstenboek vanaf de dag na hun aanmaakdatum.

Om een ontvangst in het dagontvangstenboek te noteren, dien je dus een kassaticket aan te maken in eFactori. Dat wordt ingelezen en verschijnt in de lijst van dagontvangsten.

In het voorbeeld hieronder werden reeds enkele kassatickets ingelezen:

In een dagontvangstenboek moet elk btw-tarief afzonderlijk worden opgenomen. In dit voorbeeld zijn er enkel verkopen gebeurd aan 21% btw. In geval van een verkoop aan bv. 6% btw, zal er een extra kolom verschijnen in het dagontvangstenboek.

Dagboek

Digitale handtekening

Download

Via de downloadknop rechtsboven kan je een Excelversie van het dagontvangstenboek downloaden. Deze kan je valideren via de publiek beschikbare tool, in geval van bv. controle.

Dit Excelbestand bevat een tab met daarin het overzicht zoals dat weergegeven wordt in de eFactori-interface. Onderaan zie je ook het totaal per btw-tarief na een periode van één maand.

Een tweede tab bevat het overzicht van de individuele kassatickets die aan de bedragen gelinkt zijn, met vermelding van volgnummer, datum, klant, totalen excl. en incl. btw en het btw-percentage. Op die manier kan je meteen de omschreven verkopen linken aan de omschrijving op het kassaticket.

Versiegeschiedenis

Via de knop 'Versiegeschiedenis' kan je per dag een afgesloten dagboek bekijken. Je kan vanuit de detailfiche van de versie deze versie downloaden en valideren via de validator-link.

Dagontvangstenboek valideren

Het dagontvangstenboek kan gevalideerd worden via een publieke link. Een digitaal ondertekend Excelbestand kan vanuit de interface gedownload worden en opgeladen worden via de volgende URL:

Als je het Excelbestand zelf zou gewijzigd hebben, wordt de digitale sleutel automatisch ongeldig. Het bestand zal dus niet kunnen gevalideerd worden. Is er geen wijziging gebeurd aan het bestand, dan blijft de sleutel geldig en krijg je een positieve valideringsboodschap terug.

In de tabel met productlijnen heb je rechtsbovenaan een groene knop '+ Lijn toevoegen'. Als je deze openklapt zie je enkele mogelijkheden. Eén ervan is 'Sectie met titel toevoegen'.

Als je hierop klikt opent er zich een veld 'Sectietitel', waarin je de tussentitel kan toevoegen. Ga je nu een nieuwe productlijn toevoegen, dan verschijnt deze automatisch onder deze tussentitel. Je kan steeds de volgorde van lijnen en titels wijzigen via de pijltjes naar boven of naar onder aan de linkerkant van een productlijn.

Op je document kan dit er dan als volgt uit zien:

Heb je vaak last van klanten die niet betalen en kan je eenvoudig voor deze klanten hun producten of diensten annuleren? Dan kan je gebruik maken van betalingsverzoeken om de klanten eerst te laten betalen voor er een factuur wordt opgemaakt.

Een betalingsverzoek wordt in tegenstelling tot een factuur niet opgenomen in de boekhouding, waardoor je de btw pas hoeft te betalen wanneer de betaling voldaan is en de factuur wordt opgemaakt.

Betalingsverzoeken activeren

Het documenttype 'Betalingsverzoeken' moet in eFactori eerst geactiveerd worden:

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.

2. In de lijst van 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten' ga je naar 'Betalingsverzoeken'.

Van zodra je deze uitbreiding geactiveerd hebt, kan je ze meteen gaan gebruiken. In het linkermenu zal er nu een lijn met documenttype 'Betalingsverzoeken' verschijnen.

Betalingsverzoeken aanmaken

Het aanmaken van een betalingsverzoek volgt hetzelfde schema als een factuur, offerte, ... Vanuit het overzicht van betalingsverzoeken kan je eenvoudig een nieuw verzoek aanmaken.

Toepassing als pro-formafactuur

Een tweede toepassing van de betalingsverzoeken is de mogelijkheid om ze te gebruiken als pro-forma facturen. Pro-formafacturen bevatten net zoals de betalingsverzoeken geen opsplitsing excl./incl. btw op het document en kunnen dus perfect hiervoor gebruikt worden.

Omzetting naar factuur

Een betalingsverzoek kan eenvoudig gekopieerd worden naar een factuur. Vanuit het overzicht van betalingsverzoeken kan je een verzoek selecteren. Via de blauwe knop 'Acties' zie je welke mogelijkheden er zijn; de onderste actie is 'Kopiëren naar nieuwe factuur'.

Bestelbonnen activeren

Het gebruik van bestelbonnen kan geactiveerd worden vanuit de 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.

2. In de lijst van 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten' ga je naar 'Bestelbonnen'.

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken; een extra type documenten ('Bestelbonnen') zal in het linkermenu verschijnen.

Voorbeeld van een bestelbon:

Bestelbon en stockbeheer

eFactori maakt een onderscheid tussen de virtuele en de actuele stock. De virtuele stock is de stocktelling op basis van bestelbonnen. In deze telling wordt niet enkel rekening gehouden met wat reeds gefactureerd of geleverd is, maar ook met wat door klanten reeds besteld is. Als klanten meer zouden bestellen dan wat er actueel in stock is, zie je dit meteen bij de stockwaarschuwingen.

In het voorbeeld hierboven bedroeg de actuele stock 10 stuks. Daarvan werden er reeds 3 gefactureerd. Actuele stock = 7 stuks. Er werd echter ook een bestelbon opgemaakt voor 2 stuks. Virtuele stock = actuele stock - 2 bestelde = 5 stuks. Kopieer je deze bestelbon naar een factuur, dan zullen beide stocks weer dezelfde zijn.

Bestelbon omzetten naar ander document

Een bestelbon kan je eenvoudig kopiëren naar een ander type document:

• naar een nieuwe bestelbon;

• naar een nieuwe leveringsbon;

• naar een nieuw kassaticket;

• naar een nieuw betalingsverzoek;

• naar een nieuwe factuur;

• naar een nieuwe inkooporder.

Ga in de samenvatting van je bestelbon naar de groene knop 'Kopiëren naar' en kies daar uit de vermelde acties.

Het is ook mogelijk om meerdere bestelbonnen in één keer in een nieuw document te combineren.

In het overzicht van bestelbonnen is het mogelijk om meerdere bonnen aan te duiden, en deze op één en hetzelfde te laten verschijnen:

• op een nieuwe leveringsbon;

• op een nieuw betalingsverzoek;

• op een nieuw kassaticket;

• op een nieuwe factuur.

Let op: er wordt wel een verschil gemaakt op klantniveau.

• selecteer je bv. drie bonnen gericht aan dezelfde klant, dan zullen alle vermelde goederen en diensten op één en dezelfde factuur aan deze klant verschijnen.

• selecteer je bv. drie bonnen gericht aan klant A en 2 bonnen gericht aan klant B, dan zullen alle vermelde goederen en diensten geleverd aan klant A op eenzelfde factuur komen, en alle vermelde goederen en diensten geleverd aan klant B op een andere factuur (gericht aan klant B).

Dit verloopt via de blauwe knop 'Acties' in het overzicht van bestelbonnen:

Instellingen voor kopiëren en samenvoegen

Bij het activeren van de bestelbon-app, kan je configureren hoe het document met samengevoegde bestelbonnen er moet uitzien.

Er zijn drie keuzes:

• Geen tussentitels invoegen: alle productlijnen uit alle gecombineerde bestelbonnen verschijnen onder elkaar op het einddocument.

• Kleine tussentitels invoegen: alle productlijnen verschijnen per bestelbon onder elkaar op het einddocument.

• Tussentitels en subtotalen invoegen: op het einddocument zie je per bestelbon een overzicht van productlijnen en het subtotaal per bestelbon.

Bestelbon ondertekenen

Een bestelbon kan je best laten ondertekenen, zeker indien er een voorschot werd ontvangen. Vergeet daarbij ook je handtekening als zaakvoerder niet!

Het is mogelijk om een bestelbon gewoon uit te printen en te laten ondertekenen, maar de klant kan deze ook digitaal en/of vanop afstand ondertekenen.

In het hoofdstuk 'Online ondertekenen' vind je alle info over:

• instellen van je eigen handtekening als zaakvoerder;

• digitaal ondertekenen van een document;

• begeleidende e-mail met mogelijkheid digitaal ondertekenen van een document.

Kassatickets zijn heel gelijkaardig aan de factuurdocumenten. Het grootste verschil zit hem in het feit dat kassatickets vooral opgemaakt worden aan bv. particulieren waarvoor er geen factuur hoeft opgemaakt te worden.

Kassatickets activeren

Het gebruik van kassatickets kan geactiveerd worden vanuit de 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.

2. In de lijst van 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten' ga je naar 'Kassatickets'.

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken; een extra type documenten ('Kassatickets') zal in het linkermenu verschijnen.

Kassatickets aanmaken

De opbouw en opmaak van een kassaticket is analoog aan deze van een factuur.

Bij de aanmaak van een kassaticket kan je onderaan ook meteen aanduiden welke betaalmethode er gebruikt wordt. Je geeft bv. 'kasboek' in wanneer er contant via kas betaald wordt. Dit is niet verplicht.

Kassaticket printen

In het samenvattingsscherm van je kassaticket zie naast de reguliere 'Printversie' knop een ticketknop staan.

Door te klikken op dit ticket open je een printversie van het kassaticket zoals het er zou uitzien via een klassieke ticketprinter. Je kan het ticket afdrukken via je aangesloten ticketprinter.

Betaalopvolging kassaticket

Als je kassaticket nog niet meteen betaald werd, kan je ook nadien manueel een betaling gaan toevoegen. In het overzicht van je kassaticket ga je daarvoor naar de blauwe knop 'Acties'.

• Je kan manueel de status aanpassen naar 'betaald'; eFactori zal dan aangeven dat er nog geen exacte betaling gekoppeld is aan deze status.

• Je kan manueel een betaling gaan aanmaken; op die manier koppel je het kassaticket meteen aan een betaalrekening. Je kiest best voor deze optie.

Manueel betaling aanmaken

Als je deze laatste optie aanklikt opent er een pop-up:

Je kan nu voor je kassaticket gaan aangeven aan welke betaalrekening je de betaling wil koppelen (bv. 'Kasboek'. Je kan de betaalgegevens nakijken en eventueel het bedrag aanpassen. Stel dat er slechts een gedeelte betaald is, dan zal dit ticket als onbetaald in je overzichten blijven staan. Klik op de groene knop 'Betaling aanmaken'.

In het overzicht van je kassaticket zal je nu zien dat er een betaling is aangemaakt:

Via het oog-icoontje kan je de betaling in detail bekijken.

Ga je nu naar de rekening waaraan de betaling gekoppeld werd, in dit voorbeeld de kasboekrekening, dan zal je deze betaling in de lijst zien staan.

Kassatickets in Dagontvangstenboek

Leeggoed activeren

Het gebruik van leeggoed kan geactiveerd worden vanuit de 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.

2. In de lijst van 'Apps en koppelingen met betrekking tot producten' ga je naar 'Leeggoed'.

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken.

Leeggoed gebruiken

Als je nu een nieuw product wil toevoegen, zal er een extra lijn 'Leeggoed' verschijnen (onderaan):

Afrekening leeggoed

Bij de opmaak van een factuur voor een product met leeggoedwaarde, zal je ook het eventuele teruggegeven leeggoed kunnen verrekenen.

Onderaan de sectie 'Document' is er een veld voorzien 'Teruggegeven leeggoed'. Als dit ingevuld wordt, zal er een verrekening gebeuren met de factuur.

Voorbeeld: we verkopen drie stuks van een product met leeggoedwaarde € 5,00. De totale leeggoedwaarde zal dus € 15,00 zijn. Bij het aanmaken van de factuur vermelden we ook dat er 1x leeggoed wordt teruggebracht, voor een waarde van € 5,00.

Op de factuur zal dit er dan uiteindelijk zo uitzien:

eFactori biedt reeds enkele tools om je facturen snel betaald te krijgen. Online betaling of QR-code, automatische herinneringen, ... Komt je klant echter nog steeds niet met een betaling over de brug, dan kan je vanuit eFactori een incassoprocedure starten.

Over Debt & Consultancy Services

Ingeval van gerechtelijke procedure word je niet administratief en financieel belast met bijkomende kosten van gerechtsdeurwaarders bij ondernomen acties (dagvaarding, betekening vonnis, elke uitvoeringsdaad (beslag) van het vonnis).

Incassodienst activeren

'Incassodienst' is een app die je in eFactori eerst moet activeren en nadien onmiddellijk kan gebruiken.

• Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik 'Apps en koppelingen'.

• Ga naar de apps en koppelingen met betrekking tot betalingen.

• Klik naast 'Incassodienst voor onbetaalde facturen' op de groene knop 'Activeren'.

Incassodienst gebruiken

Eénmaal de app geactiveerd is, kan je deze via de gele knop gaan Configureren.

Normaalgezien zal je bij het opzetten van je eFactori-account reeds Algemene voorwaarden hebben opgeladen. Als dat het geval is, verschijnen deze in het scherm hierboven. Heb je je Algemene voorwaarden nog niet opgeladen? Dan kan je dat in dit scherm eenvoudig doen via 'Bijlage uploaden'. Verdere configuratie is niet nodig.

Extra tab 'DCS' bij factuur

Eens de app geactiveerd is, verschijnt er in het samenvattingsscherm van je factuur aan de linkerzijde een extra tab 'DCS' met logo.

Opstart inning bij B2C factuur (particuliere klant)

In de tab zie je een overzicht van het scenario bij succesvolle inning van de factuur. Jij ontvangt het gefactureerde bedrag incl. btw: er zijn voor jou geen kosten aan de inning verbonden, deze worden gedekt door de klant.

Om een incassoprocedure voor de betreffende factuur op te starten, klik je op 'Dossier opstarten'. Een pop-up vraagt bevestiging van de opstart, waarna het dossier aangemaakt wordt en een dossiernummer toegekend krijgt. In dit venster kan je ook de status van het dossier opvolgen (bv. ingebrekestelling verzonden, betaald, ...).

Blijkt de factuur toch oninbaar te zijn, dan betaal je een eenmalige forfaitaire kost van € 40. DCS levert een attest van oninbaarheid van schuldvordering af.

Opstart inning bij B2B factuur (bedrijfsklant)

Ook in dit geval zie je in de tab een overzicht van het scenario bij succesvolle inning van de factuur. Jij ontvangt het gefactureerde bedrag incl. btw: er zijn voor jou geen kosten aan de inning verbonden, deze worden gedekt door de klant.

Is je eindklant een professionele klant en wordt deze failliet verklaard, dan betaal je een eenmalige forfaitaire kost van € 40. DCS levert een attest van oninbaarheid van schuldvordering af, wat je toelaat de voorgeschoten BTW alsnog te recupereren.

Dossier opvolgen

Is je dossier opgestart, dan kan je in dit venster de status van het dossier opvolgen (bv. ingebrekestelling verzonden, betaald, ...).

Inkooporders activeren

'Inkooporders' vind je als een app in eFactori. Om ze te activeren, doe je het volgende:

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik op 'Apps en koppelingen'.

2. Kies 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten'.

3. Klik op de groene knop 'Activeren' om de app 'Inkooporders' te activeren in eFactori.

Inkooporders aanmaken

Van zodra de app geactiveerd is, zal je in het eFactori-menu links 'Inkooporders' zien staan. De aanmaak van een inkooporder is gelijklopend als de andere documenten in eFactori (zelfde opbouw als bv. factuur).

Om een nieuwe inkooporder aan te maken, klik je op de groene knop 'Inkooporder aanmaken'.

Leveranciersinformatie

Bovenaan de inkooporder kan je de gegevens invoeren van je leverancier.

• Je typt in de zoekbalk om een bestaande leverancier te selecteren;

• Je voert de gegevens van een nieuwe leverancier in, en selecteert nadien 'Opslaan als nieuwe leverancier';

• Je wijzigt gegevens van een bestaande leverancier (bv. nieuw adres) en selecteert nadien 'Leverancier updaten'.

Producten toevoegen

Als je een inkooporder maakt aan een gekende leverancier van een gekend product, kan je werken met een aankoopprijs. Bij het invoeren van een product in eFactori kan je steeds een aankoopprijs en een verkoopprijs invoeren. Als het om een herhaalde bestelling van dergelijke producten gaat, selecteer je hier je product in de lijn en zal de gekoppelde aankoopprijs op de inkooporder worden weergegeven.

Ken je de aankoopprijs van een (nieuw) product op basis van bv. een catalogus, dan kan je het nieuwe product gaan invoeren en de catalogusprijs overnemen.

Is de aankoopprijs nog niet exact gekend, voer dan een product in en laat het veld 'Prijs' gewoon leeg.

Van inkooporder naar aankoop

Net zoals een factuur of ander document in eFactori kan je de inkooporder naar je leverancier verzenden via e-mail.

Je kan echter ook aanduiden dat je de bestelde goederen effectief ontvangen hebt. Dit doe je via de blauwe 'Acties'-knop:

Bij ontvangst van de bestelde producten zal je allicht ook een factuur ontvangen. Op dat moment kan je de inkooporder eenvoudig omzetten naar een aankoop.

Inkooporders en stockbeheer

In eFactori kan je gebruik maken van enkele extra vrije tekstvelden. Zo kan je meer informatie kwijt op je documenten, op de plaats waar jij ze wil tonen. Er werden vier mogelijkheden voorzien om extra tekst op een document (offerte, factuur, … te tonen):

• Extra tekstveld bovenaan document

• Vrije tekstvelden boven of onder facturatielijn

• Tekstveld 'Meer' onder facturatielijn

• Onderschrift onderaan document

Extra tekstveld bovenaan document

Dit tekstveld, waarin je vrij informatie kan opnemen, verschijnt tussen de algemene documentgegevens en de tabel met lijnen. In het voorbeeld hieronder wordt dit veld gebruikt voor informatie m.b.t. een bouwwerf:

Voorbeeld: op de offerte staat bovenaan nu extra informatie m.b.t. werf en datum van de werken.

Om dit extra tekstveld toe te voegen aan je documenten:

1. Ga je rechtsboven naar je e-mailadres.

2. Kies 'Apps en koppelingen' en 'Geavanceerde instellingen'.

3. Daar kan je het 'Extra tekstveld bovenaan document' activeren.

Klik je op 'Configureren', dan kan je per document standaardteksten boven je tabel toevoegen. Deze verschijnen dan steeds bovenaan op je documenten.

In het voorbeeld van de werf zou je als standaardtekst dan volgende kunnen instellen voor bv. offertes:

Op een volgende offerte kan je dan meteen het adres en de startdatum aanvullen.

Vrije tekstvelden boven of onder facturatielijn

Deze tekstvelden, waarin je vrij informatie kan opnemen, kan je naar keuze in de tabel plaatsen. In het voorbeeld hieronder wordt dit veld gebruikt als toelichting bij enkele vermelde diensten:

Zo ziet dit er uit op het document ('signalisatie op de werf'):

Hiervoor hoef je geen extra app te activeren; het aanmaken van lijnen gebeurt in de tabel met producten via de groene knop 'Lijn toevoegen'. Dit veld kan ook via de editor opgemaakt worden.

Tekstveld 'Meer' onder facturatielijn

Dit tekstveld, waarin je vrij informatie kan opnemen, is beschikbaar onder elk product. Je kan het uitklappen door in een productlijn de gele knop 'Meer' aan te klikken.

Je kan dit veld gebruiken om meer informatie over je specifieke product of dienst weer te geven:

Zo ziet dit er uit op het document:

Onderschrift onderaan document

Met deze configuratie kan je eenvoudig leveringsadressen bijhouden per klant en deze ook vermelden op je documenten.

Leveringsadressen activeren

De mogelijkheid voor het bijhouden en weergeven van een leveringsadres moet je activeren via 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.

2. Bij 'Apps en koppelingen met betrekking tot klanten' ga je naar 'Leveringsadressen'.

3. Klik op de groene knop 'Activeren'.

Leveringsadressen gebruiken

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken; er werd nu een extra tab geactiveerd in je klantenfiches.

Aan de linkerzijde zie je een extra tab 'Leveringsadressen'. Hier is het mogelijk om één of meerdere adressen toe te voegen:

Bij het aanmaken van een document zal je kunnen kiezen om een 'ander leveringsadres' aan te duiden. Dit adres kan je:

• manueel invoeren en 'opslaan als nieuw adres'. Op die manier verschijnt het mee in de lijst van leveringsadressen van die bepaalde klant, voor later hergebruik.

• selecteren uit de lijst van bestaande leveringsadressen die bij je klant horen.

Bij het opmaken van je document, zal het leveringsadres verschijnen naast het factuuradres. Voorbeeld:

Via het veld 'Leveringsdatum' kan je naast de factuurdatum ook de leveringsdatum van de goederen vermelden tijdens het aanmaken van een factuur.

Leveringsdatum activeren

De mogelijkheid voor het weergeven van een leveringsdatum moet je activeren via 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.

2. In de lijst met 'Alle apps en koppelingen' ga je naar 'Leveringsdatum'.

Leveringsdatum gebruiken

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken; het veld verschijnt onderaan de factuur onder de factuurdatum.

Maateenheden activeren

'Maateenheden' in eFactori is een configuratie die je eerst moet activeren om te kunnen gebruiken.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik 'Apps en koppelingen'.

2. Bij de apps en koppelingen met betrekking tot producten activeer je 'Maateenheden'.

Maateenheden gebruiken

Bij de aanmaak van een document kan je nu een maateenheid invoeren onder 'Aantal':

Ook op productniveau kan je, bij aanmaak nieuw product of bewerken bestaand product, meteen deze maateenheden invoeren:

Voor een kabeltype wordt op productniveau aangeduid dat de maateenheid 'm' is, en het aantal '6'. Op een factuur ziet dit er dan als volgt uit:

Eigen maateenheden toevoegen

Het is mogelijk om eigen maateenheden aan de standaardlijst toe te voegen.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik 'Apps en koppelingen'.

2. Bij de apps en koppelingen met betrekking tot producten ga je naar 'Maateenheden'.

3. Klik op de gele knop 'Configureren'.

Je ziet nu een (lege) lijst van de maateenheden die je zelf al hebt toegevoegd.

Om een maateenheid toe te voegen, klik je op de groene knop 'Maateenheid toevoegen' rechtsboven. Je kan een naam en een symbool (bv. afkorting) voor de maateenheid opgeven. Klik nadien op 'Toevoegen'. In dit voorbeeld hebben we een eenheid 'Stuk' met symbool 'st.' toegevoegd. Je kan deze eenheid later ook nog gaan bewerken.

De maateenheid zal nu ook verschijnen in de keuzelijst van maateenheden bij het invoeren van een product of aanmaken van een document.

De MailChimp-koppeling activeren

'MailChimp' in eFactori is een integratie die je eerst moet activeren om te kunnen gebruiken.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik 'Apps en koppelingen'.

2. Bij de apps en koppelingen met betrekking tot klanten activeer je 'MailChimp'.

Een account aanmaken bij MailChimp

Om de koppeling te realiseren, moet je beschikken over een MailChimp-account. MailChimp stelt verschillende formules voor, waaronder een gratis basisversie. Je kan dus al starten vanaf 0 euro.

Als je een account hebt aangemaakt, ga je in MailChimp naar je eigen profiel.

De MailChimp-koppeling instellen

Nadat de koppeling geactiveerd is, moet je deze via de gele knop 'Configureren'. De interface zal je vragen om een API-sleutel. Deze sleutel haal je op uit MailChimp.

1. Ga naar mailchimp.com en log in

2. Navigeer naar je profiel en kies 'Extras'. In dit menu vind je een sectie 'API keys'.

3. Kies bij 'Your API keys' de optie 'Create A Key'.

4. Een nieuwe key zal nu gegenereerd worden; kopieer deze code.

Deze key zal je vervolgens in eFactori moeten invoeren:

Klik na invoer op de gele knop 'Opslaan'. Je krijgt nu de mededeling dat de connectie met MailChimp geslaagd is.

Je zal nu de optie krijgen om een lijst te selecteren. Gebruik je MailChimp enkel voor je eFactori-adressen, dan zal deze standaard de naam van je bedrijf voorstellen.

Nieuwe klanten die je toevoegt in eFactori, zullen nu gesynchroniseerd worden met je contactenljist in MailChimp.

In eFactori kan je gebruik maken van enkele verschillende vormen van korting:

• Standaard lijnkorting

• Korting voor contante betaling

• Korting per type klant

• Directe algemene korting

Standaard lijnkorting

Per productlijn op de factuur is het meteen mogelijk om een korting toe te kennen.

1. Klik daarvoor op de gele knop 'Meer'.

2. Het veld 'Lijnkorting' verschijnt.

3. Het is mogelijk om de korting toe te kennen als percentage, of in de gekozen munteenheid.