# Welkom

Welkom op het eFactori-documentatieplatform! Hier vind je stap-voor-stap handleidingen voor alle features in eFactori. 

Ben je net met eFactori gestart? Loop dan zeker eens door onze [tutorial](/tutorial). Daar vind je alle basisstappen om je eFactori-omgeving snel op te zetten. 

Als je iets mist of je hebt bij een bepaalde stap/handeling nog vragen, aarzel dan niet om ons te contacteren. Onze klantendienst staat voor jou ter beschikking via email [(support@efactori.be](mailto:support@efactori.be)).

Veel plezier met eFactori!

## Waar vind je wat?

* :book: Navigeer via het menu aan de linkerzijde door de verschillende secties. 
* :mag: Bovenaan rechts kan je via de zoekbalk op zoek gaan naar documentatie over een bepaald onderwerp.
* :man\_raising\_hand: Check ons [overzicht van veelgestelde vragen](/veelgestelde-vragen-f.a.q./overzicht-veelgestelde-vragen).


# Tutorial 1: start met de basis

Wil je snel van start met eFactori en de basisfuncties gebruiken? Doorloop dan de stappen in deze tutorial en je kan aan de slag!

{% content-ref url="/pages/-MPybV4489EKFXSGyWRO" %}
[1. Account aanmaken](/tutorial/1.-account-aanmaken)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/-MPybXfUBrZDoF4EGa0v" %}
[2. Klant aanmaken](/tutorial/2.-klant-aanmaken)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/-MPyb\_aLwdsYKqsW4vlt" %}
[3. Product aanmaken](/tutorial/3.-product-aanmaken)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/-MPybbimewiGngOyvMew" %}
[4. Factuur aanmaken](/tutorial/4.-factuur-aanmaken)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/-MPybegQpugMUs6mufEA" %}
[5. Lay-out instellen](/tutorial/5.-lay-out-instellen)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/-MPybiOrfzOzxCbOSVED" %}
[6. Betalingsopvolging](/tutorial/6.-betalingsopvolging)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/-MPybgV8m-HJ-765HXTP" %}
[7. Aan de slag met eFactori](/tutorial/7.aan-de-slag-met-onfact)
{% endcontent-ref %}


# 1. Account aanmaken

Om een eFactori-account aan te maken ga je naar <https://app.efactori.be/#/user/register?lang=nld>.

* Heb je al een account? Voer dan je e-mailadres en wachtwoord in en klik op 'Inloggen'.&#x20;
* Als nieuwe gebruiker klik je op 'Registreer' om je nieuwe account aan te maken.&#x20;

<figure><img src="/files/Xh2ITDgfHP8lMb3M37vn" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vul je bedrijfsnaam en e-mailadres in en kies een wachtwoord. Vergeet ook de algemene voorwaarden niet te aanvaarden en klik op 'Account aanmaken'.&#x20;

<figure><img src="/files/0sFZqgEJ5kWN5cjWk0yJ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Om meteen een eerste factuur te kunnen maken zijn enkele extra bedrijfsgegevens nodig. Deze zullen worden weergegeven op je factuur. Naarmate je meer gegevens invult zie je rechtsboven het voorbeeld vollediger worden. Als je gegevens zijn ingevuld klik je onderaan op de knop 'Voltooi uw registratie'.

<figure><img src="/files/TFz6D5B7tpXD1VnPTzEI" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je kan nu reeds enkele aanpassingen maken aan de template (= de lay-out van je documenten). Heb je in het aanmeldscherm je website ingevoerd? Dan stemt eFactori meteen je template af op je bedrijfsstijl. Meer geavanceerde personalisatie-instellingen zijn beschikbaar na het doorlopen van de registratie.&#x20;

<figure><img src="/files/06G65ReOUPV5s69dkzNI" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Klik op de groene knop rechtsboven om je registratie te voltooien. Gelukt! Je komt terecht op het eFactori dashboard:

<figure><img src="/files/Wd8mYFnYLBy3lLudtG7v" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je bent nu klaar om in de volgende stap een eerste klant aan te maken.&#x20;


# 2. Klant aanmaken

Om een nieuwe klant aan te maken, navigeer je in het eFactori dashboard aan de linkerzijde naar 'Klanten':

<figure><img src="/files/66bucSgoWA2pQ0ll3Y6d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Via de groene knop rechtsboven kan je een nieuwe klant toevoegen. De gegevens van je klant (naam, adres, contactgegevens, ...) vul je aan in de blanco klantenfiche.&#x20;

{% hint style="success" %}
Het is ook mogelijk om via het btw-nummer van de klant met één klik alle bedrijfsgegevens op te halen.&#x20;
{% endhint %}

Een klantnummer wordt automatisch toegekend. Heb je alle gegevens aangevuld, klik dan onderaan op de groene knop 'Toevoegen'.

<figure><img src="/files/bLky2MsNbWCudhq3BIID" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je klant is succesvol aangemaakt en verschijnt nu in het klantenoverzicht:&#x20;

<figure><img src="/files/XrjqRL9nRLwIWFkRYrlV" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Nog klanten toevoegen?&#x20;

1. Klik rechtsboven op 'Terug'.&#x20;
2. Je komt nu opnieuw in het klantenoverzicht terecht en kan van daaruit een volgende klant aanmaken.
3. Klik daarvoor opnieuw op 'Klant toevoegen'.

<figure><img src="/files/dINBBjLSRgdwkLs1PADs" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je bent nu klaar om in de volgende stap de producten of diensten aan te maken die je wil verkopen.


# 3. Product aanmaken

Om een nieuw product aan te maken, navigeer je in het eFactori dashboard aan de linkerzijde naar 'Producten':

<figure><img src="/files/gMkbMNUTtp1lmvq1PnNo" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In eFactori maakt een **product** steeds onderdeel uit van een **productgroep**. Hoe je een productgroep benoemt en welke producten je er aan koppelt, zal afhankelijk zijn van jouw sector en commerciële activiteiten.&#x20;

Het kan daarbij om specifieke producten gaan, maar ook om meer algemene diensten. Enkele voorbeelden:

| PRODUCTGROEP | PRODUCT                                       |
| ------------ | --------------------------------------------- |
| Leiding      | PVC 3x10 per meter                            |
|              | AlPex per meter                               |
| Commissie    | Verkoop pand                                  |
|              | Verhuur pand                                  |
| Attesten     | Keuring stookolietank                         |
|              | Keuring elektrische installatie (particulier) |
| Arbeid       | Voegwerken                                    |
|              | Egaliseren                                    |

### Productgroep aanmaken

Om te kunnen starten moet je dus eerst een productgroep toevoegen.&#x20;

1. Klik rechtsboven op de groene knop 'Productgroep toevoegen'.&#x20;
2. Je kan je Productgroep een naam geven en klikken op 'Toevoegen'.&#x20;

In deze tutorial is de eFactori-klant een telecombedrijf. Een eerste productgroep zijn 'Toestellen'.

<figure><img src="/files/f0uR5GtUHS36BRtmGZBP" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In het overzicht van de productgroepen zie je nu een eerste groep 'Toestellen' staan.&#x20;

### Product aanmaken

Je kan nu individuele producten gaan toevoegen. Klik naast de naam van je productgroep op 'Bekijken'.

<figure><img src="/files/iSPgMmmCf8JDuGBWgmrp" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je ziet dat er nog geen producten in de lijst staan: deze kan je aanmaken door rechtsboven op de groene knop 'Product toevoegen' te klikken. Het product krijgt automatisch een volgnummer. De productgroep staat vooraf ingevuld (heb je al meerdere productgroepen aangemaakt, dan kan je in het drop-down menu eventueel een andere productgroep selecteren).

Je geeft je product een naam, en optioneel een omschrijving. Je kan indien gewenst ook de aankoopprijs invoeren, de verkoopprijs en het gepaste btw-percentage.&#x20;

{% hint style="success" %}
Dit is het standaard btw-percentage, wanneer je op de factuur bijvoorbeeld [medecontractant](https://www.onfact.be/terminologie/medecontractant) of [intracommunautaire handelingen](https://www.onfact.be/terminologie/intracommunautaire-dienst) gebruikt, wordt dit automatisch aangepast.
{% endhint %}

{% hint style="info" %}
Heeft je product een variabele prijs? Vul dan €0 in of een vaak gebruikte prijs, en pas dit later per factuur aan.
{% endhint %}

<figure><img src="/files/1vD1TvlsSNFwHfE2Mxoj" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Als alles aangevuld is, klik je onderaan op de groene knop 'Toevoegen'. Je komt nu op de ingevulde detailfiche van je product (in dit voorbeeld: een printer).&#x20;

<figure><img src="/files/H6J0dhHwCgCt4X9CjdFZ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Om terug te gaan naar het overzicht van je productgroep klik je bovenaan op 'Terug'. Je zal nu zien dat je productgroep (voorbeeld: Toestellen) al één product bevat (voorbeeld: Printer).&#x20;

<figure><img src="/files/Ckh1LZrBhcDorHw0OK2E" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Om een extra product onder deze groep toe te voegen, klik je rechtsboven op de groene knop 'Product toevoegen'. Je vult een nieuwe fiche in en kan één of meerdere producten onder deze productgroep toevoegen.

<figure><img src="/files/z8HA73jGZbX4fQ1QoVww" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Extra producten/groepen aanmaken

Wil je een andere productgroep toevoegen?&#x20;

1. Klik in het menu aan de linkerzijde op 'Producten'. Je komt nu opnieuw in het overzicht van de productgroepen terecht.&#x20;
2. Om een nieuwe productgroep aan te maken, klik je rechtsboven op de groene knop 'Productgroep toevoegen'.&#x20;
3. Je geeft ook deze groep een naam, en kan er andere producten aan toevoegen.

In het voorbeeld hieronder werd een tweede productgroep 'Arbeid' aangemaakt. Deze omvat bv. de diensten die het bedrijf levert; installatie en aansluiting van de toestellen.

<figure><img src="/files/gtqRAtDkVdXX1OOZNabq" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Als de producten of diensten die jij nodig hebt zijn ingevoerd, ben je klaar om in de volgende stap een factuur te maken.&#x20;


# 4. Factuur aanmaken

Om een nieuwe factuur aan te maken, navigeer je in het eFactori dashboard aan de linkerzijde naar 'Facturen':

<figure><img src="/files/2XxxmMfoAUj2Fdu9CvaB" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je hebt nog geen factuur gemaakt, dus het overzicht is leeg. Een nieuwe factuur aanmaken doe je door rechtsboven op de groene knop 'Factuur aanmaken' te klikken.

<figure><img src="/files/KA016okJau2Yh06zsKnN" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Het facturatievenster opent zich nu en bestaat uit vier blokken met informatie over:&#x20;

1. Je klant: aan wie factureer je?
2. Je producten/diensten: wat factureer je en aan welke prijs?&#x20;
3. Het onderschrift: de vraag tot betaling aan de klant met rekeningnummer en betalingsreferentie.
4. De factuur zelf: volgnummer, datum, eventuele korting.

### Je klantinformatie

![](/files/-MQCSHzH7Ahf60SueVDj)

Hier geef je aan aan wie je de factuur wil richten. Je kan hier de gegevens van een nieuwe klant invullen door in de velden te typen. Je kan echter ook een klant oproepen vanuit de klantenfiche die je eerder hebt aangemaakt (zie Stap 2: Klant aanmaken). Typ je bijvoorbeeld in het veld 'Klant' de naam 'Evy', dan zal eFactori meteen op zoek gaan naar de klant met de corresponderende gegevens en de informatie uit de ingevoerde klantenfiche overnemen op de factuur.&#x20;

![](/files/-MQHE8V2F93Kq8F1jur9)

Je ziet ook dat deze factuur nu gekoppeld zal worden aan de klantenfiche 'C00001', het nummer van de klantenfiche van Evy Segers.&#x20;

{% hint style="success" %}
Nog geen klantfiche aangemaakt? Je kan de klantgegevens ook rechtstreeks in de factuur invoeren en 'Opslaan als nieuwe klant' aanvinken.
{% endhint %}

### **Je producten of diensten**

![](/files/-MQCU9z4gLcJHFzrA0G_)

Standaard werden er nog geen producten of diensten aan je factuur toegevoegd. Per nieuwe lijn kan je een nieuw product of dienst toevoegen. Dat doe je door in het tekstveld onder 'Dienst of product' aan te duiden wat je wil factureren. In het voorbeeld hieronder wil ik een router verkopen.

![](/files/-MQHGVJVPJR31MRzIJpm)

Net zoals bij het aanduiden van mijn klant, herkent eFactori het product dat ik wil toevoegen uit zijn productdatabase. We hebben immers in de vorige stap *'3. Product aanmaken'* een router ingevoerd als product. Ook hier worden de gegevens over dit product overgenomen op de factuur. Onder dit product verschijnt een nieuwe blanco lijn, waar ik een tweede product kan toevoegen.&#x20;

In het voorbeeld voeg ik een product toe, dat vooraf nog niet via mijn Producten werd aangemaakt. Je wil bv. nog wat klein materieel aanrekenen. Je kan dan manueel de omschrijving typen in het veld 'Dienst of product', en dan ook manueel een prijs invoeren.

### **Het onderschrift**

Je klant ziet in het onderschrift op welke manier de factuur dient betaald te worden. Standaard vraagt het onderschrift om *"het factuurbedrag binnen xx dagen over te schrijven op rekeningnummer xx onder vermelding van het factuurnummer xx."*

![](/files/-MQCY8pVcu6BLxMhGxCb)

Tijdens de eerste stap, *'1. Account aanmaken'* heb je het IBAN-nummer van je bedrijf ingevoerd. Dat is het nummer wat in het onderschrift zal opgenomen worden. Aan het onderschrift hoef je in principe niets te wijzigen; alle informatie wordt uit je ingevoerde informatie in eFactori gehaald.&#x20;

{% hint style="info" %}
Wil je dit onderschrift in één keer voor al je facturen aanpassen? [Lees hier](/instellingen/standaardwaarden#standaard-onderschrift-op-documenten) hoe je dat doet.
{% endhint %}

### **Documenteigenschappen**

Vooraleer je de factuur kan genereren, kan je nog enkele keuzes maken.&#x20;

![](/files/-MQCZXdrIK-N1b6GtPcH)

In deze sectie kan je:

* de datum van je factuur wijzigen, indien gewenst;
* een algemene korting toekennen over het gehele factuurbedrag;
* de betaaltermijn ingeven, en/of 'Einde maand' aanvinken.

{% hint style="success" %}
Heb je dit boekjaar al facturen gemaakt? Dan kan je hier het volgnummer instellen voor de eerstvolgende factuur via eFactori. Nadien nummert eFactori automatisch verder. [Lees hier](/instellingen/nummering) meer over factuurnummering.
{% endhint %}

Heb je dit alles doorlopen, dan kan je via de groene knop 'Toevoegen' je factuur genereren. Je ziet nu het overzichtsscherm van je gemaakte factuur:

<figure><img src="/files/qr5J6hsvkRa9xU5zzbzv" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Als je rechtsboven op de grijze knop 'Printversie' klikt, opent zich een nieuw venster waarin je de factuur kan bekijken:

<figure><img src="/files/eu95PGmb1RZkZVOorICJ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Zie je nog een fout in de factuur, of wens je iets aan te passen? Dat kan.&#x20;

1. Klik in het overzichtsscherm van je factuur in het menu naast 'Tijdlijn' op 'Factuur bewerken'.
2. Je kan de factuur onderdeel per onderdeel aanpassen via de potloodknoppen 'Bewerken' (bv. enkel de klantgegevens, of de gegevens over je vermelde producten/diensten, ...).

<figure><img src="/files/IfAZy7IqyUoe9IE7V2xX" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Factuur verzenden

Ben of was je tevreden over de factuur, dan kan je ze eenvoudig via e-mail verzenden. Daarvoor ga je opnieuw naar de samenvatting van je factuur:

<figure><img src="/files/qr5J6hsvkRa9xU5zzbzv" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Rechts naast 'Tijdlijn' zie je een gele knop 'Verzenden via e-mail'. Deze opent de pagina om je factuur naar de klant te verzenden, met een begeleidende boodschap.&#x20;

<figure><img src="/files/qjLffccXe87AGwGi70oV" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Het e-mailadres van de klant wordt automatisch opgehaald uit de klantenfiche, of kan manueel ingevoerd worden. Je kan ervoor kiezen ook een kopie naar jezelf te sturen, of opties cc: en bcc: te gebruiken. Het onderwerp van de e-mail kan aangepast worden, alsook de begeleidende tekst. Het is ook mogelijk om meerdere e-mailadressen in te vullen door er een komma tussen te plaatsen.

De e-mail wordt verzonden door onderaan op de groene knop 'E-mail verzenden' te klikken.&#x20;


# 5. Lay-out instellen

<figure><img src="/files/uUfaBcqCkmqgni4bdd9l" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In eFactori kan je makkelijk de lay-out van je facturen aanpassen. Dat doe je via de bedrijfsinstellingen.&#x20;

1. Klik rechtsboven het eFactori-venster op je gebruikersnaam (e-mailadres); er verschijnt een drop-down menu.&#x20;
2. Kies de tweede optie: 'Instellingen bedrijf'. Je komt terecht op de algemene pagina met je bedrijfsinformatie.&#x20;
3. Om de lay-out van documenten in te stellen, ga je in het middelste menu naar de vierde keuze; 'Templates'.&#x20;
4. Om de huidige template aan te passen, klik je op de gele potloodknop 'Template personaliseren'.

<figure><img src="/files/FO6SwPqf3PNS4KaOPfbe" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In het middengedeelte kan je aanpassingen aan de template doorvoeren. In de rechterkant van het venster kan je tegelijkertijd je voorbeeld bekijken. Druk na elke wijziging op de blauwe knop rechtsboven 'Voorbeeld vernieuwen' om de wijzigingen te bekijken.&#x20;

## Kies je logo

Eén van de belangrijkste personalisaties is het tonen van je bedrijfslogo. Via 'Logo - Kies bestand' kan je een logo uploaden. In het voorbeeld hieronder werd het bedrijfslogo geüpload:&#x20;

<figure><img src="/files/CzYttm5V4d4JfVw7dX8j" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Bij 'Instellingen' kan je met de schuifbalk het logo groter of kleiner maken.

{% hint style="info" %}
Vergeet niet 'Voorbeeld vernieuwen' aan te klikken om de wijzigingen weer te geven op je voorbeeldfactuur.
{% endhint %}

## Kies je achtergrond

Het is echter ook mogelijk om niet enkel een logo, maar ook een achtergrond op te laden. Daar moet je wel een kant-en-klare afbeelding voor klaarstaan hebben. In het voorbeeld hieronder werd een achtergrond geüpload.

<figure><img src="/files/3yLD1gSkPs0aInXgwcRF" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Onder de kop 'Instellingen' kan je nog enkele aanpassingen uitvoeren, zoals

* logo groter of kleiner maken;
* de marge tussen de verschillende lijnen vergroten of verkleinen;
* de grootte van het lettertype aanpassen.

<figure><img src="/files/zhihg0h0aV0xRpmRatQy" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Kies je lettertype

eFactori biedt je de keuze tussen enkele lettertypes:

<figure><img src="/files/JB2slLZpCHzy4fZFGMEF" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Kies je kleuren

Enkele belangrijke features om de factuur visueel nog meer naar je hand te zetten zijn de mogelijkheden qua kleur van balken en tekst.&#x20;

Door op de gekleurde blokjes te klikken, open je een keuzewiel met kleuren. Je kan een gekozen kleur aanklikken, of manueel de hex-code van de kleur invoeren.&#x20;

<figure><img src="/files/RZOgtLKCNX1hb2pyC9o6" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
Wil je meer? Met wat kennis van zaken kan je via html en css wijzigingen aanbrengen in de [interne code van de template](/templates/onfact-v5/aanpassen-via-interne-code). Voor een volledige opmaak op maat [kan je ons contacteren](mailto:support@efactori.be); we bezorgen je dan een vrijblijvende offerte.
{% endhint %}

## Aan de slag!

Je kan meerdere templates aanmaken en opslaan. Zo kan je quasi elk document een andere lay-out geven. Experimenteer met de mogelijkheden om je huisstijl tot leven te brengen in eFactori !


# 6. Betalingsopvolging

Hieronder zien we dat reeds één van onze gemaakte facturen als 'betaald' (groene knop) werd aangeduid.&#x20;

<figure><img src="/files/WTNcb41rn1AXEwpdLmEk" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

eFactori biedt enkele mogelijkheden om de betaling van je facturen op te volgen:

* manueel
* via koppeling met de bank
* met betalingsherinnering

### Manuele opvolging

Om met één klik je factuur als 'betaald' te markeren, klik je bij de samenvatting van je factuur op de knop 'Verander status naar betaald'.&#x20;

<figure><img src="/files/Nq5iXFeVFjYuhikdENGk" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Om de functionaliteiten van eFactori optimaal te kunnen gebruiken, kan je echter ook best nog manueel de informatie over de effectieve betaling toevoegen.&#x20;

1. Ga daarvoor naar de blauwe 'Actie' knop;
2. Kies 'Manueel betaling aanmaken'.&#x20;

<figure><img src="/files/itYRO3B9oCSBhqWNSy33" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Een pop-up venster opent om de betaalinformatie in te voeren:

<figure><img src="/files/1doFGsBQuSiOpAB0W4wO" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Betaalrekening: dit kan de bankrekening van je bedrijf zijn, of bv. je kas (contanten). Je duidt aan op welke manier de betaling gebeurde.
* Datum: datum van ontvangst van het factuurbedrag.
* Tegenpartij naam: vooraf ingesteld op naam gefactureerde, kan overschreven worden.
* Mededeling: vooraf ingesteld op factuurnummer, kan overschreven worden.
* Bedrag: het bedrag dat je in deze transactie ontvangen hebt. Misschien betaalde de klant vandaag nog maar 1/2 factuurbedrag, of is de betaling onvolledig.

Klik op 'Betaling aanmaken' om deze door te voeren. Voorbeeld van ingevoerde betaling via kasboek:&#x20;

<figure><img src="/files/mYPwxFjOYBZRwIH2sL4b" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
De verschillende betaalrekeningen voor je bedrijf invoeren, doe je éénmalig via Instellingen. [Lees hier](/instellingen/dagboeken#betaalrekeningen) hoe je dit doet.&#x20;
{% endhint %}

### Koppeling met de bank

De betalingsopvolging kan ook rechtstreeks via je bank verlopen. [Lees hier](/koppelingen/koppeling-met-de-bank/koppeling-met-bank) hoe dit in zijn werking gaat. &#x20;

### De betalingsherinnering

Het is mogelijk om voor een openstaande factuur een herinnering aan te maken.&#x20;

1. Om deze in te stellen ga je bij de samenvatting van je factuur links naar 'Herinneringen'.
2. Klik op de groene knop 'Herinnering aanmaken'.

<figure><img src="/files/DvSkIlHrahCa6il3DY9d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Een standaard onderschrift (boodschap) wordt gebruikt om je klant tot betaling aan te manen. Je kan zelf de termijn van betaling, eventuele aanmaningskosten en interesten invoeren. Nadien klik je op 'Toevoegen'.&#x20;

<figure><img src="/files/qz2p6Q3hvpLPxWwQ6rZD" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

De herinnering is aangemaakt en kan nu bv. per e-mail verzonden of uitgeprint worden.&#x20;

<figure><img src="/files/qUhtiXUV7Qku3B2l28GZ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Je kan ook automatische herinneringen instellen op bedrijfsniveau. [Lees hier](/instellingen/betaalherinneringen) hoe je dit doet.
{% endhint %}


# 7. Aan de slag met eFactori

Als je de voorgaande stappen hebt doorgenomen ben je helemaal klaar om aan de slag te gaan met eFactori ! Om een echte eFactori-pro te worden omvat de documentatie nog tal van artikels die je kan doornemen. We lichten er hieronder enkele uit.

Door zoveel mogelijk te automatiseren, laat je eFactori voor jou werken. Koppel je bankrekening, laat je klanten online betalen en stel automatische betaalherinneringen in:

{% content-ref url="/pages/-MdSHviEPRScUkrPUUlD" %}
[Tutorial 2: automatiseer en win tijd](/tutorial-2-automatiseer-en-win-tijd)
{% endcontent-ref %}

Beheer je volledige financiële plaatje in eFactori door ook je aankopen te gaan verwerken:

{% content-ref url="/pages/-MdSIGZz-bEJ23uhxjj8" %}
[Tutorial 3: verwerk je aankopen](/tutorial-3-aankopen-verwerken)
{% endcontent-ref %}

## We helpen je graag!

Toch niet gevonden wat je zocht? Onze helpdesk staat voor je klaar via <support@efactori.be>


# Tutorial 2: automatiseer en win tijd

Door zoveel mogelijk te automatiseren laat je eFactori voor jou werken. Verlies minder tijd dankzij deze eenvoudig ingestelde acties!

## Actie 1: koppeling met de bank activeren

Koppel eFactori met je bankrekening. Via partners CodaBox of Ponto worden je transactiegegevens uit je online bankomgeving opgehaald en gematched met je documenten in eFactori. Zo worden facturen bv. automatisch als 'betaald' gemarkeerd en hoef je zelf niets meer op te volgen! Klik op de links om te lezen hoe je de koppeling instelt in eFactori.

{% content-ref url="/pages/-MQI2ApNwNEzTRqYY07x" %}
[CodaBox](/koppelingen/koppeling-met-de-bank/koppeling-met-bank)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/-MQSJDnecbbZnoUhnSgq" %}
[Ponto](/koppelingen/koppeling-met-de-bank/ponto)
{% endcontent-ref %}

## Actie 2: gebruik een gestructureerde mededeling

Om de automatische matching tussen je bankrekening en je documenten nog vlotter te laten verlopen, kan je een gestructureerde mededeling op je facturen zetten. Deze automatisch gegenereerde code bespaart heel wat opzoekwerk en is super eenvoudig in te stellen in eFactori.

{% content-ref url="/pages/-Ma8r7R5L5NVeMpZTfD5" %}
[Hoe vermeld ik een gestructureerde mededeling op mijn facturen?](/overige-functies/tags/een-gestructureerde-mededeling-gebruiken)
{% endcontent-ref %}

## Actie 3: koppeling voor online betaling activeren

Als je in eFactori de knop voor online betaling meeneemt in je e-mails, kunnen je klanten hun factuur meteen veilig online betalen. Geen gedoe voor de klant en jij wordt snel betaald. Win-win! Klik op de link om te lezen hoe je de koppeling instelt in eFactori.

{% content-ref url="/pages/-MQWx-nKN\_nqX-OAu2pg" %}
[Koppeling voor online betaling](/koppelingen/online-betaling)
{% endcontent-ref %}

## Actie 4: plaats een QR-code op je facturen

Door een QR-code op je facturen te plaatsen, moet je klant geen betaalgegevens meer invoeren. De juiste gegevens om de overschrijving uit te voeren staan meteen klaar. Gewoon scannen en jij wordt meteen betaald. Klik op de link om de verschillende types QR-code in eFactori te ontdekken.

{% content-ref url="/pages/SFEuJgscz9MjwrANx1V3" %}
[QR-code op facturen](/betalingen/qr-code-op-facturen)
{% endcontent-ref %}

## Actie 5: automatische (betaal)herinneringen instellen

Hoeveel tijd besteed je aan het opvolgen van openstaande facturen? Door gebruik te maken van automatische betaalherinneringen in eFactori is dat verleden tijd. Volgens een door jou gekozen schema worden openstaande facturen automatisch opgevolgd. Klik op de link om te lezen hoe je deze herinneringen activeert.

{% content-ref url="/pages/-MQI-sOcMn\_fjmQcX2F3" %}
[Automatische herinneringen](/instellingen/betaalherinneringen)
{% endcontent-ref %}

## Actie 6: automatisch doorsturen naar boekhoudpakket

Via eFactori kan je automatisch je documenten laten doorstromen naar het boekhoudpakket van je boekhouder. Dit is mogelijk voor onderstaande koppelingen. Lees op hun detailpagina hoe je dit activeert.&#x20;

{% content-ref url="/pages/-MQSIHSfHGQD6DuGOR0n" %}
[ClearFacts](/koppelingen/koppeling-met-de-boekhouder/clearfacts)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/RqGTTPRjMZKEZEbvxtCe" %}
[CodaBox boekhouding](/koppelingen/koppeling-met-de-boekhouder/codabox)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/-MQSJ3IW1YwdSESvAbWK" %}
[ExactOnline](/koppelingen/koppeling-met-de-boekhouder/exactonline)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/-MVpmp9yv-yUctkTZke2" %}
[WinBooks Connect](/koppelingen/koppeling-met-de-boekhouder/winbooks)
{% endcontent-ref %}

{% content-ref url="/pages/JayfjEsouJouiXWuxU0i" %}
[Yuki](/koppelingen/koppeling-met-de-boekhouder/yuki)
{% endcontent-ref %}


# Tutorial 3: verwerk je aankopen

Beheer je volledige financiële plaatje in eFactori door ook je aankopen te gaan verwerken. Ontdek stap voor stap hoe je eenvoudig je aankopen verwerkt in eFactori.

## Stap 1: facturen uploaden naar eFactori

Het invoeren van je aankopen in eFactori kan op meerdere manieren:

* door een aankoopfactuur vanaf je toestel te uploaden in het linkse uploadvenster;
* door vanuit eFactori met je smartphone een foto te nemen van een aankoopbonnetje;
* door de bestanden via e-mail door te sturen naar je eFactori-mailadres. Tip: vaak kan dit ook rechtstreeks vanaf je scanner via scan to e-mail!&#x20;
* door de bestanden te ontvangen in je PEPPOL-inbox, zodat eFactori ze automatisch verder voor je verwerkt.

{% hint style="success" %}
Lees hier meer uitgebreid hoe je je [aankoopdocumenten kan aanleveren](/apps/aankopen#aankopen-invoeren).
{% endhint %}

## Stap 2: facturen inboeken/verwerken

Je aangeleverde aankoopdocumenten komen in een verwerklijst te staan (tandwiel-icoontje rechtsboven in eFactori). Zodra de bestanden in deze lijst staan, gaat de [OCR (Optical Character Recognition)](https://nl.wikipedia.org/wiki/Optical_character_recognition) software er mee aan de slag. OCR leest de informatie op de aankoopdocumenten uit en gaat op die manier je aankoopfactuur interpreteren.&#x20;

De informatie die via OCR uit je aankoopdocument gehaald wordt, kan je via de blauwe knop 'Verwerken' aanvullen met extra aankoopinformatie zoals bv. type (factuur of creditnota), betaaltermijn, zelf ingestelde aankoopcategorie, ...&#x20;

{% hint style="success" %}
Lees hier meer uitgebreid hoe je je [aankoopdocumenten kan verwerken](/apps/aankopen#aankopen-verwerken).
{% endhint %}

## Stap 3: facturen betalen

Je inkomende aankoopfacturen kunnen ook vanuit eFactori betaald worden. Een voorwaarde is wel dat IBAN en BIC van de leverancier zijn ingevuld. Je kan kiezen uit drie betaalmethodes:

* Rechtstreekse betaling via een **QR-code** die je kan lezen met je bank-app.
* Bankrekening gekoppeld via Ponto? Dan kan je ook de [**Ponto** **betaalknop**](/koppelingen/koppeling-met-de-bank/ponto) gebruiken om je overschrijving uit te voeren.
* Meerdere betalingen tegelijkertijd klaarzetten of uitvoeren? Ook dat is nu mogelijk. Je kan de ingeplande betalingen exporteren naar een [**SEPA-bestand**](https://ec.europa.eu/info/business-economy-euro/banking-and-finance/consumer-finance-and-payments/payment-services/single-euro-payments-area-sepa_nl) dat je kan opladen in je eigen online bankomgeving. Op die manier ga je een aantal betalingen in één beweging inplannen. Elke betaling kan bovendien een eigen betaaldatum hebben.

{% hint style="success" %}
Lees hier meer uitgebreid hoe je je [aankoopdocumenten vanuit eFactori kan betalen](broken://pages/d0D5HHzYlRs4suoBOsJV).
{% endhint %}

## Stap 4: facturen doorsturen naar je boekhouder

De ingevoerde aankopen kunnen ook bezorgd worden aan je boekhouder. Dit kan verlopen via rechtstreekse koppeling met een boekhoudpakket of aanleverplatform (bv. [ExactOnline](/koppelingen/koppeling-met-de-boekhouder/exactonline), [ClearFacts](/koppelingen/koppeling-met-de-boekhouder/clearfacts) of [Basecone](/koppelingen/koppeling-met-de-boekhouder/basecone)), of via [UBL-bestand](/koppelingen/koppeling-met-de-boekhouder#aanleveren-van-bestanden-in-ubl-formaat).

{% hint style="success" %}
Lees hier meer uitgebreid hoe je je [aankoopdocumenten kan bezorgen aan de boekhouder](/apps/aankopen#aankopen-exporteren-voor-de-boekhouder).
{% endhint %}

## Stap 5: de optimale methode

Je kan de tijd die je spendeert aan het verwerken van je aankopen, tot een minimum beperken. Dat doe je als volgt:

1. Sluit je aan op het [PEPPOL-netwerk](/overige-functies/verzending-via-peppol#facturen-ontvangen-via-peppol) en vraag aan je leveranciers om hun facturen ook via PEPPOL te bezorgen.&#x20;
2. Factuur ontvangen via PEPPOL? Klik op de link in de e-mail die je ontvangt en kies op die manier
   1. om onmiddellijk te accepteren (factuur wordt automatisch verwerkt in eFactori);
   2. om onmiddellijk te betalen via [Ponto](/koppelingen/koppeling-met-de-bank/ponto). Geen tikwerk meer om de betaalinfo over te nemen.
3. Activeer 'automatisch doorsturen naar de boekhouder' zodat 's nachts alle verwerkte aankoopdocumenten doorgestuurd worden naar je boekhouder.&#x20;
4. Klaar!

{% hint style="success" %}
Hulp nodig bij het instellen van deze methode? Contacteer ons via [support@efactori.be](mailto:support@factori.be)
{% endhint %}


# Klanten

In de klantenmodule worden de klantenfiches beheerd. Deze klantenfiches bevatten alle informatie over de klant en kunnen gebruikt worden doorheen het programma, zoals bij het aanmaken van documenten.&#x20;

<figure><img src="/files/HfKOkVukVqW7jV93BHlw" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Basismodule

### Basis klantenfiche aanmaken

Om een nieuwe klant aan te maken, navigeer je in het eFactori dashboard aan de linkerzijde naar 'Klanten':

<figure><img src="/files/I8uU5BccSBAPMMiY59Wx" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Via de groene knop rechtsboven kan je een nieuwe klant toevoegen. De gegevens van je klant (naam, adres, contactgegevens, ...) vul je aan in de blanco klantenfiche.&#x20;

{% hint style="success" %}
Het is ook mogelijk om via het btw-nummer van de klant met één klik alle bedrijfsgegevens op te halen. Deze koppeling werkt via de Europese [VIES-database](https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale=nl).
{% endhint %}

<figure><img src="/files/67NMdQqHxftf0FtoRbU5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Een klantnummer wordt automatisch toegekend. Je kan de manier van nummeren ook zelf instellen; [lees hier](/instellingen/nummering) hoe je dat doet.

Je kan op klantniveau al aangeven onder welk btw-stelsel deze valt. Standaard staat het 'standaard percentage' van 21% btw ingesteld, maar je kan ook andere regimes aanduiden (bv. [6% btw renovatietarief](/instellingen/standaardwaarden#gebruik-btw-tarief-6-bij-renovatie), [0% btw medecontractant](/instellingen/standaardwaarden#gebruik-btw-tarief-0-bij-medecontractant), ...) . De toegepaste btw-regeling kan ook pas bij het opmaken van de factuur worden ingevoerd.&#x20;

{% hint style="info" %}
De standaard btw-regeling aanpassen voor je hele organisatie? [Lees hier](/instellingen/standaardwaarden#standaard-btw-instellingen-en-beschikbare-btw-percentages) hoe je dat doet.
{% endhint %}

Heb je alle gegevens aangevuld, klik dan onderaan op de groene knop 'Toevoegen'. Je kan de klantenfiche, net zoals andere entiteiten in eFactori, nadien nog bewerken via de gele 'Bewerken' knop.

{% hint style="success" %}
Je kan beslissen om je klantgegevens pas in te voeren bij het aanmaken van een factuur. De ingevoerde data kan je eenvoudig 'Opslaan als nieuwe klant'. [Lees hier](/facturen#klantinformatie) hoe je dat doet.
{% endhint %}

### Meer opties toevoegen per klant

De basisinformatie per klant kan uitgebreid worden met meer velden. Deze vind je aan het einde van de klantenfiche achter knop 'Meer opties'. Volgende velden zijn beschikbaar:

<figure><img src="/files/beKqdJeAA1wcfBEDcx5T" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Voorbeelden van extra instellingen per klant:

* specifieke betaaltermijn&#x20;
* korting (financiële korting of algemene korting)

Hier kunnen ook alternatieve e-mailadressen voor specifieke documenten worden opgegeven. Een klant kan bv. vragen om facturen of bestelbonnen niet naar <info@bedrijf.be> te verzenden, maar naar <boekhouding@bedrijf.be>.

{% hint style="warning" %}
Specifieke betaaltermijn: deze overschrijft de standaard algemene betaaltermijn op bedrijfsniveau. Als de standaard betaaltermijn bv. 14 dagen bedraagt maar je aan deze klant 30 dagen toekent, zullen voor de documenten verbonden aan deze klant 30 dagen ipv. 14 dagen betaaltermijn gelden. Dit geldt ook voor eventuele [automatische herinneringen](/instellingen/betaalherinneringen#dagen-na-de-vervaldatum) die voor deze klant zouden verzonden worden.
{% endhint %}

### Zelf extra informatievelden toevoegen

Het is ook mogelijk om eigen informatievelden aan te maken bij je contacten. In deze velden kan je extra informatie kwijt op contactniveau (leveranciers en/of klanten), die voor jouw bedrijfsvoering belangrijk is. Dit type veld kan ook weergegeven worden op je documenten (indien gewenst). Lees in de documentatie '[Aangepaste velden bij contacten](/instellingen/aangepaste-velden-bij-contacten)' hoe je deze velden aanmaakt en gebruikt.&#x20;

### Overzicht klantenfiche

Onder de klantgegevens vind je 'Interne nota'; een vrij tekstveld. Je kan dit veld bv. gebruiken om bijzondere klantdetails in te voeren.

<figure><img src="/files/v1EmkYGXKyXWxsLoxXLh" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Onderaan de klantenfiche zal de algemene omzet verschijnen die aan deze klant gekoppeld is, alsook de omzet per product voor deze klant. eFactori gebruikt hiervoor de data uit opgemaakte facturen + kassatickets - creditnota's.

<figure><img src="/files/ATFBi45zkY6HIyyvBAuD" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Via de knop 'Volledig rapport' (boven de grafiek 'omzet per product') kan je de producten die aan deze klant verkocht zijn, in een rapport bekijken.  &#x20;

<figure><img src="/files/FD8fJtIjImi267xf79iA" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Contactpersonen beheren

Is je klant een bedrijf, dan kan je via contactpersonen een specifieke afdeling of contactpersoon binnen dat bedrijf toevoegen. Via de groene knop 'Contactpersoon toevoegen' kan je een nieuwe fiche openen.

{% hint style="info" %}
In het veld 'T.a.v.' van een factuur kan de specifieke informatie van een contactpersoon worden opgenomen. Heb je bij je contactpersoon een adres opgegeven dat afwijkt van het adres van je 'Klant', dan zullen de adresgegevens van je 'Klant' **overschreven worden** met deze van de specifieke contactpersoon.
{% endhint %}

<figure><img src="/files/boPmxjFgwCJ9ueXxZ658" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Klanten importeren/exporteren

### Klanten importeren

Op basis van een eenvoudig [csv-bestand](/instellingen/gegevens-importeren#wat-is-een-csv-bestand) kan je een bestaande klantenlijst importeren in eFactori. In drie stappen heb je je adressenbestand al geüpload. Dergelijke import is ook mogelijk met een lijst van leveranciers, of van producten. Hoe je een import uitvoert, [lees je hier](/instellingen/gegevens-importeren#klanten).

<figure><img src="/files/vjVXfJsffzk6e9g9zCf3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="/files/yTxAJL1kwm8rcb7JwLpN" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Klanten exporteren

Je kan ook met één klik vanuit eFactori je ingevoerde klanten exporteren. Rechtsboven kan je via de blauwe knop 'Acties' exporteren en een csv- of Excelbestand downloaden.&#x20;

<figure><img src="/files/rN0Xskm4BzA80T11fzxa" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Klanten samenvoegen <a href="#klanten-samenvoegen" id="klanten-samenvoegen"></a>

Als je onbedoeld een klant dubbel aanmaakte, kan je via de functie 'Klanten samenvoegen' de overbodige klantenfiche verwijderen en de aangemaakte documenten aan je correcte klant koppelen.&#x20;

Klik daarvoor in het overzicht van klanten op de blauwe knop 'Acties' om het menu te openen en selecteer onderaan 'Klanten samenvoegen'.

<figure><img src="/files/73nBHPzTQIrABXjjMiZg" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Via het vergrootglas-icoontje kan je de contacten selecteren die je wil samenvoegen.&#x20;

<figure><img src="/files/irdHDYo764HTU5AkR0zo" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Het samenvoegen van een klant kan NIET ongedaan gemaakt worden. Besteed hier dus de nodige aandacht aan. Bij het samenvoegen:

* komen de aangemaakte documenten onder de doel-klantenfiche te staan.
* worden de gegevens die zijn ingevuld in de PDF van het verplaatste document, niet aangepast. Wil je een document updaten qua klantgegevens, dan zal je het document moeten bewerken.&#x20;
* worden geen gegevens van plaats gewisseld of aangevuld in de doel-klantenfiche (bv. in de doel-klantenfiche staat geen tel. nr. of e-mailadres, in de te verwijderen klantenfiche wel: de gegevens van de te verwijderen klantenfiche worden niet aangevuld in de doel-klantenfiche).

### &#x20; <a href="#bijlagen" id="bijlagen"></a>

<br>

## Bijlagen

Het is mogelijk om aan je klant een bepaald bijlagedocument te koppelen (bv. contract - ondertekend of in afwachting, bijzondere voorwaarden, ...).&#x20;

In het voorbeeld hieronder wordt een ondertekend contract geüpload. Andere mogelijke toepassingen:

* Foto's van de opvolging van de werken, om deze nadien door te sturen naar je klant
* Een opgemaakt EPC-attest, om nadien samen met je factuur door te sturen naar je klant

<figure><img src="/files/XjS3uFmB2BC1Uax3ekq2" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je kan ook op bedrijfsniveau bijlagen opladen. Dit is interessant voor bijvoorbeeld algemene voorwaarden. [Lees hier](/instellingen/bijlagen) hoe je dit kan instellen.&#x20;

## Eén factuur van meerdere leveringsbonnen

Sommige klanten zullen per tijdsperiode (bv. 1 maand) mogelijk meerdere leveringen van jouw bedrijf ontvangen. Het is dan handig om hen slechts eenmaal per maand een factuur daarvoor te sturen. In eFactori kan je vanuit de klantenfiche makkelijk de producten en prijzen vanop meerdere leveringsbonnen, samennemen in één factuur.&#x20;

<figure><img src="/files/b9I9ITK2lusVYInsNdCb" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Uitbreidingen

### Talen en munteenheden

Het is mogelijk om op klantniveau een andere munteenheid of taalkeuze aan te duiden. Kies je bv. voor Frans, dan zullen alle opgemaakte documenten (offerte, bestelbon, factuur, ...) in het Frans aan deze klant opgemaakt worden. De vertalingen van deze standaard teksten zijn voorzien door eFactori.

<figure><img src="/files/67cqgekB4w4MHdCLG7x4" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Het standaard onderschrift op de factuur zal bijvoorbeeld ook vertaald worden naar de taal van de klant. Heb je dit onderschrift echter gewijzigd of gebruik je een aangepaste versie, zorg er dan voor dat je een eigen vertaling voorziet.&#x20;

{% hint style="warning" %}
De producten die op de documenten worden vermeld, worden vermeld in de taal waarin je ze hebt aangemaakt. Om de producten bv. in het Frans op de factuur te vermelden, moet je voor een vertaling van je productnamen zorgen. [Lees hier](/producten#vertalingen) hoe je dit kan aanpakken.
{% endhint %}

Welke talen je allemaal wil aanbieden, beheer je via de app ['Anderstalige klanten'](/apps/anderstalige-klanten) in eFactori.&#x20;

### Staffelprijzen per klant instellen

Heb je de app 'Staffelprijzen' geactiveerd, dan kan je deze voor je producten gaan gebruiken. Indien je per klantcategorie (bv. bedrijf of particulier) andere prijzen hanteert, is het mogelijk om staffels aan te maken. Per product kan je een staffelprijs aanmaken. In de klantenfiche kan je een klant toewijzen aan een bepaalde staffel. [Lees hier](/apps/staffelprijzen) hoe je staffelprijzen kan aanmaken.

### MailChimp

Heb je de app 'MailChimp' geactiveerd, dan kan je klantenlijst met een lijst in MailChimp synchroniseren. Zo kan je via MailChimp eenvoudig nieuwsbrieven sturen naar je actuele klantenbestand. [Lees hier](/apps/mailchimp) hoe je deze toepassing kan gebruiken.


# Producten

In eFactori maakt een **product** steeds onderdeel uit van een **productgroep**. Hoe je een productgroep benoemt en welke producten je er aan koppelt, zal afhankelijk zijn van jouw sector en commerciële activiteiten. Het kan daarbij om specifieke producten gaan, maar ook om meer algemene diensten. Enkele voorbeelden:

| Productgroep | Product                                       |
| ------------ | --------------------------------------------- |
| Leiding      | PVC 3x10 per meter                            |
|              | AlPex per meter                               |
| Commissie    | Verkoop pand                                  |
|              | Verhuur pand                                  |
| Attesten     | Keuring stookolietank                         |
|              | Keuring elektrische installatie (particulier) |
| Arbeid       | Voegwerken                                    |
|              | Egaliseren                                    |

## Basismodule

### Een productgroep toevoegen

Via de tab 'Producten' (menu linkerzijde) kom je in het overzicht van de productgroepen.&#x20;

<figure><img src="/files/gsqYOlJY04HQHer0MZW8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Meteen een overzicht van al je producten, ongeacht hun productgroep? Klik dan rechtsboven op de blauwe knop 'Volledige productlijst'.
{% endhint %}

Per productgroep kan je de omzet bekijken tijdens een bepaalde periode. Je kan ook cijfers tonen op basis van aantal verkopen:&#x20;

![](/files/-MQRA7BA7CGJDfrYxyeo)

### Een product toevoegen in de productenlijst

In de nieuw toegevoegde productgroep kan je meteen producten aanmaken.

<figure><img src="/files/nQ4P4jCdtpjWDvetbyG8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Het productnummer wordt automatisch toegekend. Via de knop 'Bewerken' kan je hier ook de artikelcode van je product invoeren, of een ander type nummering.&#x20;

{% hint style="success" %}
Je eigen productnummers gebruiken of de standaard nummering aanpassen? Dat is mogelijk. [Lees hier](/instellingen/nummering) hoe je dat doet.
{% endhint %}

### Een product toevoegen vanuit een document

Het is ook mogelijk om een nieuw product aan te maken/op te slaan vanuit een document, bv. factuur of leveringsbon. Op die manier hoef je niet steeds terug te keren naar de productfiche.&#x20;

Bij het aanmaken van een document verschijnen er een aantal productlijnen. In deze vakken kan je de basis productinformatie invoeren. Aan de linkerkant van een productlijn verschijnt een blauwe knop. Klik er op om een keuzemenu te openen.&#x20;

![](/files/1SZKpGs85q0weZg2emVa)

Klik op de onderste keuze, '+ Product aanmaken'. Er opent zich een pop-up venster waar je de nodige productinformatie kan invoeren, analoog aan invoer via de productfiche.&#x20;

<figure><img src="/files/m5FEaQ6WjPqmTml8lzPN" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Afhankelijk van welke apps en koppelingen je activeerde (zie hieronder bij '[Uitbreidingen](#uitbreidingen)') zullen er meer of minder beschikbare invulvelden verschijnen.&#x20;

Klik onderaan op de groene knop 'Toevoegen' om je product toe te voegen aan je productenlijst.&#x20;

Als het product succesvol toegevoegd werd, verschijnt er een mededeling én wordt de koppeling met het product gemaakt. Onder de naam van je nieuw ingevoerde product, verschijnt de koppelingsmededeling: *"Deze lijn wordt gekoppeld aan product (xyz)"*.&#x20;

<figure><img src="/files/Ef9JncSgpnbS1oEd6rTm" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Producten importeren/exporteren

### Producten importeren

Op basis van een eenvoudig [csv-bestand](/instellingen/gegevens-importeren#wat-is-een-csv-bestand) kan je een bestaande productlijst importeren in eFactori. In drie stappen heb je je productlijst al geüpload. Dergelijke import is ook mogelijk met een lijst van leveranciers, of van klanten. Hoe je een import uitvoert, [lees je hier](/instellingen/gegevens-importeren#producten).

### Producten exporteren

Je kan ook makkelijk vanuit eFactori je ingevoerde producten exporteren.&#x20;

* Klik daarvoor in het overzicht van je producten bovenaan op de blauwe knop 'Volledige productlijst'
* Rechtsboven kan je via de blauwe knop 'Acties' exporteren en een csv- of een Excelbestand downloaden.&#x20;

<figure><img src="/files/HkJVmQQoYyfqJKbHhCQ3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Uitbreidingen

### Vertalingen

Voor [anderstalige klanten](/apps/anderstalige-klanten) worden de standaardteksten in eFactori vertaald. Ingevoerde producten dien je echter zelf van een vertaling te voorzien.&#x20;

![](/files/-MQRARCNAyERM899fNft)

Je kan de vertaling manueel per product invoeren, of via een csv-bestand met daarin meerdere productgegevens en hun vertaling(en). [Lees hier](/instellingen/gegevens-importeren#producten) hoe je dat doet.

### Productfoto

Het is mogelijk om in eFactori een productfoto toe te voegen aan je product en deze ook te tonen op je documenten.&#x20;

<figure><img src="/files/MiLDnkEfEfjMfviBoAhA" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Om dit mogelijk te maken, moet je de gratis uitbreiding 'Productfoto's' activeren. [Lees hier](/apps/productfotos) hoe je dat doet.

### Rapport

Je kan per product een omzetgrafiek bekijken. Deze wordt weergegeven op basis van algemene omzet of aantal verkopen (keuze). Klik op het groene icoontje rechtsonder de grafiek om tussen de twee weergaves te wisselen.

<figure><img src="/files/NqGCKJ8ERrdXX8gVunEU" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Staffelprijzen

Heb je de app 'Staffelprijzen' geactiveerd, dan kan je deze hier aan je product toekennen. Indien je per klantcategorie (bedrijf of particulier) andere prijzen hanteert, is het mogelijk om staffels aan te maken. Per product kan je een staffelprijs aanmaken. [Lees hier](/apps/staffelprijzen) hoe je dit doet.

### Stockbeheer

Heb je de app 'Stockbeheer' geactiveerd, dan kan je deze voor je producten gaan gebruiken. De ingevoerde  voorraad wordt vermeerderd bij het ingeven van aankopen of correcties, en verminderd op basis van leveringsbonnen of facturen (in te stellen). De virtuele stock houdt rekening met openstaande bestellingen zodat je tijdig bestellingen kan plaatsen om de stock aan te vullen. [Lees hier](/apps/stockbeheer) meer over het stockbeheer.

### Leeggoed

Heb je de app 'Leeggoed' geactiveerd, dan kan je deze voor je producten gaan gebruiken. Reken leeggoed aan bij verkochte producten. Dit leeggoed wordt apart vermeld op de documenten. [Lees hier](/apps/leeggoed) meer over leeggoed in eFactori.

### Maateenheden

Heb je de app 'Maateenheden' geactiveerd, dan kan je deze voor je producten gaan gebruiken. Voeg maateenheden toe aan de aantallen op je documenten. [Lees hier](/apps/maateenheden) meer over maateenheden.

### Grootboekrekeningen

Heb je de app 'Grootboekrekeningen' geactiveerd, dan kan je deze voor je producten gaan gebruiken. Stel grootboekrekeningen in voor producten. De facturen krijgen bij het doorsturen naar boekhoudpakketten meteen de gepaste grootboekrekening mee. [Lees hier](/apps/grootboekrekeningen) hoe je dit kan instellen.

{% hint style="warning" %}
Opgelet: niet elk boekhoudpakket kan deze grootboekgegevens verwerken. Stem dus zeker eerst af met je boekhouder!
{% endhint %}


# Hoe kan ik mijn productlijst updaten (bv. prijswijzigingen)?

In eFactori is het mogelijk om bv. je hele productenlijst in 1x te updaten in geval van prijswijziging. De meest eenvoudige manier is dan om te werken met een [export](/overige-functies/gegevens-exporteren) van je producten, gevolgd door een [import](/instellingen/gegevens-importeren). Hoe gaat dit in zijn werk?

## Gegevens exporteren

1. Ga naar Producten. Kies rechtsboven voor de blauwe knop 'Volledige productlijst'.&#x20;
2. Nu zie je rechtsboven een nieuwe blauwe knop: 'Acties'. Als je op het pijltje klikt zal hij aangeven te exporteren naar een Excelbestand.
3. Daar kan je op klikken; er zal een bericht verschijnen dat je download klaar staat. Deze sla je ergens op.

<figure><img src="/files/Lm2heqNVQjky2xnNson6" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dit Excelbestand kan je filteren, sorteren, ... hoe je wil. In de kolommen m.b.t. prijs kan je de nieuwe prijs ingeven.

Het bestand moet natuurlijk wel opnieuw in eFactori ingevoerd worden met de geupdate prijzen: dat gebeurt via Importeren.

{% hint style="warning" %}
OPGELET: wijzig geen gegevens in de kolom '**Uniek extern ID**'! Op basis van deze kolom zal eFactori bij de import van de gegevens weten dat hij de bestaande producten moet overschrijven. Als je deze unieke externe ID wijzigt, zal eFactori het bestand beschouwen als nieuwe producten en wordt je lijst gedupliceerd (= niet de bedoeling).
{% endhint %}

## Gegevens importeren

Gegevens importeren in eFactori gebeurt op basis van een csv-bestand, dit is een afgeleide van Excel. Om een csv-bestand te maken, kies je bij je Excel-bestand 'Opslaan als' en selecteer je bestandstype 'csv'.

{% hint style="success" %}
[Lees hier meer](/instellingen/gegevens-importeren/hoe-maak-ik-een-csv-bestand) over het aanmaken van een csv-bestand.&#x20;
{% endhint %}

1. Ga opnieuw naar je volledige productlijst en klik op de blauwe knop 'Acties'.
2. Klik nu op de onderste keuze: 'Importeer producten'.
3. Klik rechtsboven op de importpagina op de groene knop 'Gegevens importeren'.&#x20;

Je komt nu terecht bij de eerste importstap.

<figure><img src="/files/2jM7RCF3d4mHPq1t52Lo" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

1. Upload je [csv-bestand](/instellingen/gegevens-importeren/hoe-maak-ik-een-csv-bestand) via 'Kies bestand'
2. Duid aan om welk type gegevens het gaat: Producten
3. Duid aan welk scheidingsteken in je csv-bestand gebruikt wordt. Standaard staat hier de puntkomma ingevuld. Je kan echter ook een komma gebruikt hebben, dan voer je hier het kommateken in
4. Geef eventueel een naam aan je import; standaard wordt de datum van huidige dag gebruikt. Je kan hier ook de naam van een nieuwe of bestaande productgroep ingeven ([zie verder](/instellingen/gegevens-importeren#productgroep))
5. Duid aan welk scheidingsteken er is gebruikt voor decimalen (bv. aankoopprijs = 74,50 euro)
6. Duid aan of de eerste rij van het bestand titels bevat of niet
7. Klik 'Volgende'

## Gegevens koppelen aan eFactori-velden

Als je bestand is geüpload moet je de kolommen uit jouw bestand, koppelen aan de velden in eFactori. Het koppelen van een veld is heel eenvoudig.&#x20;

Klik je in eFactori bv. op de lijn naast het veld 'Basisnaam', dan verschijnen alle lijnen uit jouw importbestand. Het is aan jou om in dit voorbeeld 'Kolom 1: Omschrijving' aan te duiden als match voor het eFactori-veld 'Basisnaam'. Voor het veld 'Aankoopprijs' duid je 'Kolom 5: Aankoopprijs' aan, enz. tot al je velden gekoppeld zijn.

![](/files/-MQvr7yz0kW8XDXEc4PL)

{% hint style="warning" %}
Let zeker op de kolom '**Uniek extern ID**': deze moet je zeker juist koppelen, zie eerder, om dubbels te vermijden.
{% endhint %}

Het gekoppelde resultaat kan er zo uitzien:&#x20;

![](/files/UHS6iQTpNkAPdNDYUVys)

Klik op 'Volgende' om de import te starten. Dit proces kan enkele minuten duren. Na import zal je zien hoeveel producten er zijn geüpdatet.&#x20;

![](/files/-MQvsivyvOrG5yE5IdGz)


# Offertes

## Basismodule

Via de offertemodule kan je prijsoffertes opmaken voor je [klanten](/klanten) of [prospecten.](/apps/prospecten) De opbouw is vergelijkbaar met de opbouw van een factuur. Voor de detailinfo per veld verwijzen we dan ook naar de [handleiding 'Facturen'](/facturen).&#x20;

<figure><img src="/files/A6pPAklaPPAWNCpWqBSg" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Als je offerte gemaakt is, zijn er functies beschikbaar via de blauwe 'Actie' knop en de groene 'Kopiëren naar' knop.&#x20;

### Acties

Via de blauwe knop 'Acties' kan je:

* je offerte verzenden (via [e-mail](/overige-functies/e-mailverzending) of [post](/overige-functies/verzending-via-post));
* de status van je offerte veranderen naar 'Verzonden';
* de status van je offerte veranderen naar 'Geweigerd';
* de status van je offerte veranderen naar 'Aanvaard'.

<figure><img src="/files/O0chhuIfWihPhdFhVp2Q" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Kopiëren naar

Via de groene knop 'Kopiëren naar' kan je je offerte eenvoudig kopiëren naar:

* een nieuwe offerte;
* een nieuwe voorschotfactuur;
* een nieuwe factuur.

{% hint style="success" %}
Je kan de offertes ook kopiëren naar een [bestelbon](/apps/bestelbonnen), [leveringsbon,](/apps/leveringsbonnen) [kassaticket](/apps/kassatickets), [betalingsverzoek](/apps/betalingsverzoeken), [inkooporder](/apps/inkooporders) maar dat zijn uitbreidingen die je eerst moet activeren.
{% endhint %}

<figure><img src="/files/s5Y4ju8IGFYqQKEBYqkq" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Voorschotten

Voorschotfacturen zijn geen aparte documenten in eFactori maar eigenlijk gewone facturen. Het is wel een specifieke functie in eFactori om de opvolging te faciliteren. Je kan vanuit een offerte een voorschotfactuur opmaken en een vast of procentueel bedrag als voorschot kiezen.&#x20;

1. Deze voorschotfactuur komt in de lijst van facturen terecht, waar je ook gebruik kan maken van de mogelijkheden voor betalingsopvolging.&#x20;
2. Wanneer je na oplevering van de producten of diensten een eindfactuur wil opmaken, ga je terug naar de offerte en kopieer je deze naar een eindfactuur.&#x20;
3. Het voorschotbedrag zal automatisch in mindering worden gebracht zodat de som van beide facturen gelijk is aan de offerte.&#x20;
4. Je kan ook meerdere voorschotfacturen opmaken indien er in meerdere malen betaald wordt.

<figure><img src="/files/noYSodJwiJbei3VxJE45" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Via de gele knop 'Filters' kan je extra velden 'Gefactureerd bedrag' en/of 'Te factureren' zichtbaar maken. Op die manier zie je meteen voor welke bedragen er reeds (voorschot)facturen werden aangemaakt vanuit een offerte:

<figure><img src="/files/u13R8iOFy3T581GZELGG" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Online ondertekenen

Via eFactori kan een klant een offerte digitaal ondertekenen; dit werkt op basis van een ondertekenknop in een e-mail. [Lees hier](/overige-functies/online-ondertekenen) hoe je dit heel eenvoudig kan instellen.&#x20;

In de mailbox van de klant kan dit er als volgt uitzien:

<figure><img src="/files/Iv1MmXAb0GfII8B0LfBN" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Als de klant op de knop in de e-mail doorklikt, opent zich de factuur binnen eFactori omgeving. Links staat er een ondertekenvenster, waarin je via muisbeweging of touchpad een handtekening kan toevoegen.&#x20;

{% hint style="success" %}
Dit venster personaliseren? Bekijk de mogelijkheden via '[Thema](/instellingen/thema)'.
{% endhint %}

![](/files/-MbBzp_UanFEpwXrBQ4T)

Na ondertekening verandert de status van de offerte in eFactori automatisch in 'Aanvaard'. Je zal ook via e-mail op de hoogte gebracht worden van de ondertekening/aanvaarding.

Zodra de klant de offerte aanvaardt door online ondertekening, kan je deze niet meer aanpassen (zie hangslotsymbool).&#x20;

![](/files/-MdqqikQO-PE1HRUNAEM)

Door op het hangslot te klikken kan je echter het document terug ontgrendelen. De status van het document blijft 'Aanvaard', maar de handtekening van de klant wordt verwijderd. Let hier dus bijzonder mee op!&#x20;

![](/files/-MdqsxBsC84X8rh9cZUW)

{% hint style="success" %}
Een meer correcte manier om een aanvaarde offerte te wijzigen/bij te werken is de bestaande offerte te kopiëren naar een nieuwe offerte, en deze opnieuw te laten ondertekenen.&#x20;
{% endhint %}

## Uitbreidingen

### Automatische herinneringen voor offertes <a href="#automatische-herinneringen-voor-offertes" id="automatische-herinneringen-voor-offertes"></a>

Maak een automatische herinnering aan die een aantal dagen voor de vervaldatum van de offerte naar je klant verzonden wordt. Zo verhoog je het aanvaardingcijfer van je offertes. Het is ook mogelijk meerdere opeenvolgende herinneringen in te stellen. Lees hier meer over de [aanmaak van automatische herinneringen voor offertes](/instellingen/betaalherinneringen).

### Extra tekstveld bovenaan document

eFactori biedt de mogelijkheid om bovenaan je documenten (bv. je factuur) extra tekst toe te voegen. Dit kan via een extra tekstveld bovenaan het document waar je vrij informatie in kan opnemen. Dit tekstveld staat tussen de algemene documentgegevens en de tabel met lijnen. [Lees hier](/apps/extra-tekstvelden) meer over de activatie van dit extra tekstveld.

### Werf- of leveringsadres toevoegen

Het is mogelijk om op je offertes een werfadres of leveringsadres weer te geven, dat afwijkt van het eventuele facturatie-adres of adres van de klant. Lees hier hoe je een [werfadres](/apps/werfadressen) of [leveringsadres](/apps/leveringsadressen) toevoegt.&#x20;

### Staffelprijzen

Heb je de app 'Staffelprijzen' geactiveerd, dan zal je offerteprijs automatisch aangepast worden op basis van de staffel waartoe je klant behoort (bv. bedrijf of particulier). Per product kan je een staffelprijs aanmaken. [Lees hier](/apps/staffelprijzen) hoe je dit doet.

### Maateenheden

Heb je de app 'Maateenheden' geactiveerd, dan kan je deze voor de producten op je offertes gaan gebruiken. Voeg maateenheden toe aan de aantallen op je offertes. [Lees hier](/apps/maateenheden) meer over maateenheden.

## Een goede offerte maken doe je zo!

Je hebt reclame gemaakt, potentiële klanten actief benaderd en je krijgt de vraag: *“Kan je een offerte maken?”* Dergelijke vraag tot opmaak van een offerte komt er vaak pas nadat je behoorlijk wat inspanningen hebt geleverd; je kan er dan ook maar beter de nodige aandacht aan besteden. Met een goede offerte maximaliseer je je kansen op succes en uiteindelijk het binnenhalen van de opdracht of verkoop.


# Facturen

## Basismodule

Om een nieuwe factuur aan te maken, navigeer je in het eFactori dashboard aan de linkerzijde naar 'Facturen':

<figure><img src="/files/LCawp9oYGWU3xPUs5BUa" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je hebt nog geen factuur gemaakt, dus het overzicht is leeg. Een nieuwe factuur aanmaken doe je door rechtsboven op de groene knop 'Factuur aanmaken' te klikken.

<figure><img src="/files/q9UWKLtxDpFik1DIUUys" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Het facturatievenster opent zich nu en bestaat uit vier blokken met informatie over:&#x20;

1. Je klant: aan wie factureer je?
2. Je producten/diensten: wat factureer je en aan welke prijs?&#x20;
3. Het onderschrift: de vraag tot betaling aan de klant met rekeningnummer en betalingsreferentie.
4. De factuur zelf: volgnummer, datum, eventuele korting.

### Klantinformatie

#### Vanuit klantenfiche

Hier geef je aan aan wie je de factuur wil richten. Je kan een klant oproepen vanuit de klantenfiche die je eerder hebt aangemaakt (zie [Tutorial Stap 2: Klant aanmaken](/tutorial/2.-klant-aanmaken)).&#x20;

* Typ je bijvoorbeeld in het veld 'Klant' de naam 'Evy', dan zal eFactori meteen op zoek gaan naar de klant met de corresponderende gegevens en de informatie uit de ingevoerde klantenfiche overnemen op de factuur.​‌
* Je kan ook zoeken in de klantenfiches door op het vergrootglas te klikken. De volledige klantenlijst zal zich nu openen.&#x20;

<figure><img src="/files/XDs2epaq8wFcAXARfSFk" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je ziet ook dat deze factuur nu gekoppeld zal worden aan de klantenfiche 'C00001', het nummer van de klantenfiche van Evy Segers.

#### Rechtstreeks in factuur

Als je nog geen klantenfiche hebt aangemaakt, kan je de gegevens van een nieuwe klant ook invullen door in de velden te typen. Je kan de ingevoerde gegevens dan ook meteen 'Opslaan als nieuwe klant' (zo wordt er dan toch een klantenfiche aangemaakt). Wanneer je 'Opslaan als nieuwe klant' aanvinkt, verschijnen ook de velden 'E-mailadres' en 'Telefoonnummer' zodat je deze kan invullen.

![](/files/-MQSSHzvPhCoU0aEbrIZ)

{% hint style="info" %}
In het veld 'T.a.v.' kan de specifieke informatie van een contactpersoon worden opgenomen. Heb je bij je contactpersoon een adres opgegeven dat afwijkt van het adres van je 'Klant', dan zullen de adresgegevens van je 'Klant' **overschreven worden** met deze van de specifieke contactpersoon.
{% endhint %}

In het veld 'Btw-uitzondering' kan je een afwijkend btw-regime aanduiden, bv. [6% btw renovatietarief](/instellingen/standaardwaarden#gebruik-btw-tarief-6-bij-renovatie), [0% btw medecontractant](/instellingen/standaardwaarden#gebruik-btw-tarief-0-bij-medecontractant), ... Afhankelijk van welke uitzondering je hier aanduidt, vermeldt eFactori de vereiste wettelijke vermelding(en) op de factuur.&#x20;

### Producten of diensten

![](/files/-MQCU9z4gLcJHFzrA0G_)

Standaard werden er nog geen producten of diensten aan je factuur toegevoegd. Per nieuwe lijn kan je een nieuw product of dienst toevoegen. Dat doe je door in het tekstveld onder 'Dienst of product' aan te duiden wat je wil factureren. In het voorbeeld hieronder wil ik een router verkopen.

![](/files/-MQHGVJVPJR31MRzIJpm)

Net zoals bij het aanduiden van mijn klant, herkent eFactori het product dat ik wil toevoegen uit zijn productdatabase. We hebben immers eerder een router ingevoerd als product. Ook hier worden de gegevens over dit product overgenomen op de factuur. Onder dit product verschijnt een nieuwe blanco lijn, waar je een tweede product kan toevoegen.&#x20;

In het voorbeeld voeg ik een product toe, dat vooraf nog niet via mijn 'Producten' werd aangemaakt. Je wil bv. nog wat klein materieel aanrekenen. Je kan dan manueel de omschrijving typen in het veld 'Dienst of product', en dan ook manueel een prijs invoeren.

Klik je aan de linkerzijde van een productlijn op het vergrootglas, dan kan je de **volledige productlijst oproepen**. Vanuit deze lijst kan je ook een product selecteren:&#x20;

<figure><img src="/files/yMX8jaPXfwGPhTXnYLJS" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Per productlijn is het meteen mogelijk om een **korting toe te kennen**. Klik daarvoor op de gele knop 'Meer'. Het veld 'Lijnkorting' verschijnt. Het is mogelijk om de korting toe te kennen als percentage, of in de gekozen munteenheid.&#x20;

<figure><img src="/files/FuxSnZQcNciVpVsMyXxZ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **Document structureren met titels en extra info**

Het is mogelijk om tussen je verschillende productlijnen titels in te voegen. Op die manier kan je de factuur meer gaan structureren.

Via de groene knop 'Lijn toevoegen' kan je in de tabel uit drie soorten lijnen kiezen:

* Een product- of dienstlijn toevoegen (zie vorige paragraaf);
* Een sectie met titel toevoegen;
* Een (vrije) tekstlijn toevoegen.&#x20;

![](/files/-MWYJQVsARPrqUSfF4t4)

#### Sectie met titel toevoegen

De titel bestaat uit één lijn, met vooraf ingestelde opmaak. Je kan de titel met de pijltjes meer naar boven of naar onder in het document plaatsen.&#x20;

<figure><img src="/files/l4Ce2PEqrWeglZ6YpKwb" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Per aangemaakte sectie zal er een subtotaal van deze sectie op je document verschijnen.
{% endhint %}

#### (Vrije) tekstlijn toevoegen

Het is ook mogelijk om boven of onder producten een extra tekstlijn toe te voegen. Deze kan in tegenstelling tot een titel, wel opgemaakt worden met de basis editor. Met de pijltjes kan je het veld ook weer meer naar boven of naar onder in de tabel verplaatsen.

<figure><img src="/files/kw3S6K6XLJajYb7sYhcx" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### Voorbeeld

Op een factuur kan dit er als volgt uitzien:

![](/files/-MWYNMs9FrleVayfic_m)

### **Het onderschrift**

Je klant ziet in het onderschrift op welke manier de factuur dient betaald te worden. Standaard vraagt het onderschrift om *"het factuurbedrag binnen xx dagen over te schrijven op rekeningnummer xx onder vermelding van het factuurnummer xx."*

![](/files/-MQCY8pVcu6BLxMhGxCb)

Tijdens de eerste stap,[ '1. Account aanmaken'](/tutorial/1.-account-aanmaken) heb je het IBAN-nummer van je bedrijf ingevoerd. Dat is het nummer dat in het onderschrift zal opgenomen worden. Aan het onderschrift hoef je in principe niets te wijzigen; alle informatie wordt uit je ingevoerde informatie in eFactori gehaald. Dit gebeurt voor elke waarde tussen '%'-tekens (bv. %company\_name%), de zogenaamde *tags*. [Lees hier](/overige-functies/tags) meer over het gebruik van tags in eFactori.

{% hint style="info" %}
Wil je dit onderschrift in één keer voor al je facturen aanpassen? [Lees hier](/instellingen/standaardwaarden#standaard-onderschrift-op-documenten) hoe je dat doet. Je kan ook eenvoudig een [gestructureerde mededeling](/overige-functies/tags/een-gestructureerde-mededeling-gebruiken) toevoegen in dit onderschrift.&#x20;
{% endhint %}

### **Documenteigenschappen**

Vooraleer je de factuur kan genereren, kan je nog enkele keuzes maken.&#x20;

![](/files/-MQCZXdrIK-N1b6GtPcH)

In deze sectie kan je:

* de datum van je factuur wijzigen, indien gewenst;
* een algemene korting toekennen over het gehele factuurbedrag;
* de betaaltermijn ingeven, en/of 'Einde maand' aanvinken.

{% hint style="success" %}
Heb je dit boekjaar al facturen gemaakt? Dan kan je hier het volgnummer instellen voor de eerstvolgende factuur via eFactori. Nadien nummert eFactori automatisch verder. [Lees hier](/instellingen/nummering) meer over factuurnummering.
{% endhint %}

Heb je dit alles doorlopen, dan kan je via de groene knop 'Toevoegen' je factuur genereren. Je ziet nu het overzichtsscherm van je gemaakte factuur:

<figure><img src="/files/E5C3IgySImzI0MPUBBuC" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Acties

Vanuit het overzichtsscherm van gemaakte facturen kan je via de blauwe 'Actie' knop rechtstreeks enkele bulk acties uitvoeren op je facturen.&#x20;

* Gegevens exporteren: naar csv of Excel, alle documenten combineren tot één PDF-bestand, naar een ZIP-bestand met alle documenten, of export voor boekhoudpakketten.[ Lees hier meer](/overige-functies/gegevens-exporteren) over deze verschillende exports.
* Enkele (of alle) facturen aanvinken en hun status wijzigen naar 'Verzonden'.
* Enkele (of alle) facturen aanvinken en hun status wijzigen naar 'Betaald'.
* Eén of meerdere facturen selecteren en kopiëren naar een nieuwe factuur of een nieuwe leveringsbon.

<figure><img src="/files/FuhB8fiGmUZVxB2og83D" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Printversie

Als je rechtsboven op de grijze knop 'Printversie' klikt, opent zich een nieuw venster waarin je de factuur kan bekijken. Je kan de factuur van hieruit ook als PDF-bestand downloaden.

<figure><img src="/files/1WfzLHa1bz6K9MdFVRjH" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Factuur bewerken

Zie je nog een fout in de factuur, of wens je iets aan te passen? Dat kan. Klik in het overzichtsscherm van je factuur in het menu naast 'Tijdlijn' op 'Factuur bewerken'. Je kan de factuur onderdeel per onderdeel aanpassen via de potloodknoppen 'Bewerken' (bv. enkel de klantgegevens, of de gegevens over je vermelde producten/diensten, ...).

<figure><img src="/files/w0LTdV7p0WjpWsBZVO6L" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="warning" %}
Let op: je kan je facturen bewerken zolang ze niet vanuit eFactori [naar je boekhouder](https://app.efactori.be/#/user/register) werden gestuurd. Zodra dit gebeurd is, verschijnt er een mededeling dat de factuur niet meer kan aangepast of verwijderd worden. De factuurinhoud wordt dan bevroren en kan niet meer gewijzigd worden.
{% endhint %}

## Factuur verzenden

Als je tevreden bent over de factuur kan je ze eenvoudig verzenden. Daarvoor ga je opnieuw naar de samenvatting van je factuur:

<figure><img src="/files/l7Qusx3SXxrKAxQJpbWP" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Rechts naast 'Tijdlijn' zie je een gele knop 'Verzenden via e-mail'. Deze opent de pagina om je factuur naar de klant te verzenden, met een begeleidende boodschap.&#x20;

{% hint style="success" %}
Je kan deze e-mailboodschap aanpassen voor je hele organisatie en een nieuwe standaardtekst creëren. [Lees hier](/instellingen/e-mailinstellingen#standaard-e-mailberichten) hoe je dit doet.
{% endhint %}

<figure><img src="/files/dthmj7kiZKq6b8VEHZAa" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Het e-mailadres van de klant wordt automatisch opgehaald uit de klantenfiche of kan manueel ingevoerd worden. Je kan ervoor kiezen ook een kopie naar jezelf te sturen, of opties cc: en bcc: te gebruiken. Het onderwerp van de e-mail kan aangepast worden alsook de begeleidende tekst. Het is ook mogelijk om meerdere e-mailadressen in te vullen door er een komma tussen te plaatsen.

De e-mail wordt verzonden door onderaan op de groene knop 'E-mail verzenden' te klikken.&#x20;

{% hint style="success" %}
eFactori biedt ook de mogelijkheid om facturen **via post** te verzenden. [Lees hier](/overige-functies/verzending-via-post) hoe dat in zijn werk gaat.&#x20;
{% endhint %}

Heb je de factuur zelf op een andere manier verzonden? Gebruik dan de blauwe 'Acties' knop om aan te duiden dat de factuur verzonden werd. Duid dan de optie 'Verander status naar verzonden' aan.

![](/files/-MQSOXObWc7B67Lbj1MS)

## Voorschotfacturen

Voorschotfacturen zijn geen aparte documenten in eFactori maar eigenlijk gewone facturen. Het is wel een specifieke functie in eFactori om de opvolging te faciliteren. Je kan vanuit een offerte een voorschotfactuur opmaken en een vast of procentueel bedrag als voorschot kiezen.&#x20;

1. Deze voorschotfactuur komt in de lijst van facturen waar je ook gebruik kan maken van de mogelijkheden voor betalingsopvolging.&#x20;
2. Wanneer je na oplevering van de producten of diensten een eindfactuur wil opmaken, ga je terug naar de offerte en kopieer je deze naar een eindfactuur.&#x20;
3. Het voorschotbedrag zal automatisch in mindering worden gebracht zodat de som van beide facturen gelijk is aan de offerte.&#x20;
4. Je kan ook meerdere voorschotfacturen opmaken indien er in meerdere malen betaald wordt.

<figure><img src="/files/v6oHXjWFaxa9o9HI61Mt" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Opvolgen betaling

### Via overzicht facturen

In het algemene overzicht van de facturen kan je in één oogopslag de betalingen opvolgen. Bovenaan de pagina worden de gemaakte facturen visueel onderverdeeld:

* Rood: het openstaande bedrag van de vervallen (te laat betaalde) facturen. De vervaldatum wordt berekend op de waarden die je hier zelf voor hebt ingesteld.&#x20;
* Geel: het totale openstaande bedrag van alle verzonden facturen.&#x20;
* Groen: je totale [omzet](https://www.onfact.be/terminologie/omzet) deze maand.

<figure><img src="/files/0ConmFMxX8OvD36rCkaF" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In de factuurlijst worden dezelfde kleuren gebruikt om de betaalstatus per factuur aan te duiden.

* Rood: factuur is nog niet betaald en reeds buiten de betaaltermijn.&#x20;
* Geel: factuur is verzonden en wacht op betaling.
* Groen: factuur is betaald.
* Blauw: factuur is nog in concepstatus; je hebt het nog niet naar de klant verzonden.

{% hint style="success" %}
De betalingsopvolging kan ook rechtstreeks via je bank verlopen. [Lees hier](/koppelingen/koppeling-met-de-bank/koppeling-met-bank) hoe dit in zijn werking gaat. De status van een betaling zal dan automatisch aangepast worden op basis van de ingelezen bankgegevens; de kleuren en aanduidingen veranderen automatisch mee.
{% endhint %}

### Via detailfiche factuur

Om met één klik je factuur als 'betaald' te markeren, klik je bij de samenvatting van je factuur op de knop 'Verander status naar betaald'.&#x20;

<figure><img src="/files/6E5aLXe3FMZFS25PQo0m" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Om de functionaliteiten van eFactori optimaal te kunnen gebruiken, kan je echter ook best nog manueel de informatie over de effectieve betaling toevoegen. Ga daarvoor naar de blauwe 'Actie' knop en kies 'Manueel betaling aanmaken'.&#x20;

<figure><img src="/files/CcAJOzzURnrCyxe3tuXL" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Een pop-up venster opent om de betaalinformatie in te voeren:

![](/files/-MQHuINjOpeoQnf4tUD-)

* Betaalrekening: dit kan de bankrekening van je bedrijf zijn, of bv. je kas (contanten). Je duidt aan op welke manier de betaling gebeurde.
* Datum: datum van ontvangst van het factuurbedrag.
* Tegenpartij naam: vooraf ingesteld op naam gefactureerde, kan overschreven worden.
* Mededeling: vooraf ingesteld op factuurnummer, kan overschreven worden.
* Bedrag: het bedrag dat je in deze transactie ontvangen hebt. Misschien betaalde de klant vandaag nog maar 1/2 factuurbedrag, of is de betaling onvolledig.

Klik op 'Betaling aanmaken' om deze door te voeren. Voorbeeld van ingevoerde betaling via kasboek:&#x20;

![](/files/-MQHxR_5TABWptbIqY3o)

{% hint style="success" %}
De verschillende betaalrekeningen voor je bedrijf invoeren, doe je éénmalig via Instellingen. [Lees hier](/instellingen/dagboeken#betaalrekeningen) hoe je dit doet.&#x20;
{% endhint %}

### Herinneringen

Het is mogelijk om voor een openstaande factuur een (automatische) betaalherinnering aan te maken.&#x20;

1. Om deze in te stellen ga je bij de samenvatting van je factuur links naar 'Herinneringen'.&#x20;
2. Klik op de groene knop 'Herinnering aanmaken'.

<figure><img src="/files/Q2xyeHNOsfp1I1WEdH9x" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Een standaard onderschrift (boodschap) wordt gebruikt om je klant tot betaling aan te manen. Je kan zelf de termijn van betaling, eventuele aanmaningskosten en interesten invoeren. Nadien klik je op 'Toevoegen'.&#x20;

<figure><img src="/files/epnYPwpY1f3TJXIjrku3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

De herinnering is aangemaakt en kan nu bv. per e-mail verzonden of uitgeprint worden.&#x20;

<figure><img src="/files/S1rmXPHhuv5XIkAfmkmC" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
Je kan ook automatische herinneringen instellen op bedrijfsniveau. [Lees hier](/instellingen/betaalherinneringen) hoe je dit doet.
{% endhint %}

## Kopiëren naar

Vanuit de samenvatting van de factuur kan je de gegevens van deze factuur eenvoudig kopiëren:

* naar een nieuwe factuur;
* naar een nieuwe creditnota.&#x20;

{% hint style="success" %}
Je kan een factuur ook kopiëren naar een [nieuwe leveringsbon (meer info)](/apps/leveringsbonnen), maar dit is een uitbreiding die je eerst moet activeren.
{% endhint %}

<figure><img src="/files/uoAt40T7GYyT4tAfVFoO" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Via de knop 'Bewerken' kan je nadien nog aanpassingen doorvoeren aan de nieuwe factuur of creditnota.

## Bijlagen

De bijlagen bij je factuur zijn meestal je [algemene voorwaarden](https://app.efactori.be/#/user/register). Deze kan je uploaden en instellen op bedrijfsniveau. [Lees hier](/instellingen/bijlagen) hoe je dit kan instellen.&#x20;

## Uitbreidingen

### Koppeling met de bank

Door je eFactori-account via bv. [CodaBox](https://www.codabox.com/nl/) te koppelen aan je bankrekening halen wij dagelijks je bankuittreksels op en vergelijken we deze via een slim algoritme met je openstaande facturen. Als er een match gevonden wordt, wordt de betaling automatisch verwerkt en hoef je zelf niets meer te doen. Je klanten meteen een online *paybutton* bezorgen om de factuur te betalen? Ook dat is mogelijk in eFactori. [Lees hier](/koppelingen/koppeling-met-de-bank) hoe dit in zijn werk gaat.

### Koppeling met de boekhouder

Vanuit eFactori kan je je facturen meteen doorsturen naar je boekhouder. [Bekijk hier](/koppelingen/koppeling-met-de-boekhouder) welke programma's daarvoor beschikbaar zijn.&#x20;

### Extra tekstveld bovenaan document

eFactori biedt de mogelijkheid om bovenaan je documenten (bv. je factuur) extra tekst toe te voegen. Dit kan via een extra tekstveld bovenaan het document waar je vrij informatie in kan opnemen. Dit tekstveld staat tussen de algemene documentgegevens en de tabel met lijnen. [Lees hier](/apps/extra-tekstvelden) meer over de activatie van dit extra tekstveld.

### Werf- of leveringsadres toevoegen

Het is mogelijk om op je facturen een werfadres of leveringsadres weer te geven, dat afwijkt van het eventuele facturatie-adres of adres van de klant. Lees hier hoe je een [werfadres](/apps/werfadressen) of [leveringsadres](/apps/leveringsadressen) toevoegt.&#x20;

### Leveringsdatum

Vul naast de factuurdatum ook de leveringsdatum van de goederen in tijdens het aanmaken van een factuur. [Lees hier](/apps/leveringsdatum) hoe je dit veld activeert.

### Orderreferentie

Registreer op je facturen ook een orderreferentie van de klant. [Lees hier](/apps/orderreferentie) hoe je dit veld activeert.

### Grootboekrekeningen

Heb je de app 'Grootboekrekeningen' geactiveerd, dan kan je deze ook in je facturatie gaan gebruiken. Stel grootboekrekeningen in voor producten. De facturen krijgen zo bij het doorsturen naar boekhoudpakketten meteen de gepaste grootboekrekening mee. [Lees hier](/apps/grootboekrekeningen) hoe je dit kan instellen.

{% hint style="info" %}
Opgelet: niet elk boekhoudpakket kan deze grootboekgegevens verwerken. Stem dus zeker eerst af met je boekhouder!
{% endhint %}

### Kortingen

Naast de lijnkorting op factuur voorziet eFactori nog andere kortingsmogelijkheden. Je kan de app '[Korting contante betaling activeren](/apps/kortingen#korting-voor-contante-betaling)' (ken je klanten een korting toe als ze binnen een bepaalde termijn betalen) of werken met staffelprijzen (ken kortingen toe per type klant; bv. particulier of professioneel). [Lees hier](/apps/kortingen) meer over de extra mogelijkheden.

### Betalingsverzoeken

Je kan gebruik maken van betalingsverzoeken om klanten eerst te laten betalen vooraleer een factuur op te maken. Je kan de betalingsverzoeken ook gebruiken als **pro-formafacturen.** Een betalingsverzoek kan nadien eenvoudig gekopieerd worden naar een definitieve factuur. [Lees hier](/apps/betalingsverzoeken) meer over het gebruik van betalingsverzoeken.


# Creditnota's

## Basismodule

Via de module voor creditnota's kan je facturen crediteren. Er zijn twee manieren om een creditnota op te maken: op basis van een bestaande factuur - eventueel met aanpassing, of geheel nieuw (manuele invoer).

### Op basis van een bestaande factuur

Vanuit het samenvattingsscherm van een factuur kan je deze kopiëren naar een nieuwe creditnota. Klik rechtsboven op de groene knop 'Kopiëren naar'.

<figure><img src="/files/9RD1N9sr1eVGIfQUqHBf" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Als je creditnota aangemaakt is, kan je deze o.a. bekijken/downloaden via de grijze knop 'Printversie'; verzenden via e-mail of post, ...

Alle instellingen die je op je originele factuur hebt aangemaakt, blijven behouden in de creditnota. Voorbeeld: toegekende kortingen, gebruik van staffelprijzen, ingestelde munteenheid, ...

{% hint style="success" %}
'Ik wil slechts een gedeelte van mijn factuur crediteren': dan maak je best een kopie op basis van de originele factuur. De creditnota kan je na aanmaken gaan 'Bewerken': producten/diensten verwijderen, aantallen wijzigen, prijzen aanpassen, ... maar op deze manier blijft er wel een koppeling met de originele factuur bestaan.
{% endhint %}

### Manuele invoer

De opbouw is vergelijkbaar met de opbouw van een factuur. Voor de detailinfo per veld verwijzen we dan ook naar de [handleiding 'Facturen'](/facturen).&#x20;

<figure><img src="/files/uzGCxLGbb8TrRpTepcz4" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Als je creditnota gemaakt is, zijn er functies beschikbaar via de blauwe 'Actie' knop en de groene 'Kopiëren naar' knop.&#x20;

## Creditnota toewijzen als betaalmiddel

Bij het kopiëren van een factuur naar een creditnota vraagt eFactori 'Wil u deze factuur ook als voldaan markeren'?&#x20;

Indien 'Ja', zal de creditnota verschijnen bij de Betalingscontrole van de factuur. Op die manier wordt het openstaand factuurbedrag herleid naar nul.&#x20;

<figure><img src="/files/qJdrdTVT38vIkwpJWnDd" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Betalingen

In eFactori kan je op twee niveau's betalingen gaan beheren:&#x20;

* Betaling van je openstaande uitgaande facturen door klanten opvolgen (inkomende betalingen)
* Betaling van je eigen aankopen uitvoeren (uitgaande betalingen)

![](/files/uclwCNEz4sqJSnd4kh89)

Voor de opvolging van **inkomende betalingen** (= betalingen door jouw klanten) in eFactori zijn er drie manieren:

1. Manuele opvolging van de betaling
2. Manueel uploaden van digitale bankuittreksels
3. Automatische koppeling met bank via CodaBox of Ponto

{% content-ref url="/pages/-MQHxf66BMWNDwvxL3h-" %}
[Betalingen verwerken](/betalingen/betalingen)
{% endcontent-ref %}

Voor het uitvoeren van **uitgaande betalingen** (= betaling van je aankopen) in eFactori zijn er drie manieren:

1. Betaling via QR-code
2. Betaling via Ponto
3. Betaling via SEPA-bestand

{% content-ref url="/pages/d0D5HHzYlRs4suoBOsJV" %}
[Broken mention](broken://pages/d0D5HHzYlRs4suoBOsJV)
{% endcontent-ref %}


# Betalingen verwerken

Voor de opvolging van inkomende betalingen in eFactori zijn er drie manieren:

1. Manuele opvolging van de betaling
2. Manueel uploaden van digitale bankuittreksels
3. Automatische koppeling met bank via [CodaBox](https://www.codabox.com/nl/) of [Ponto](/koppelingen/koppeling-met-de-bank/ponto)

## Manuele opvolging van de betaling

Om met één klik je factuur als 'betaald' te markeren, klik je bij de samenvatting van je factuur op de knop 'Verander status naar betaald'.

<figure><img src="/files/5J01nvGrIjJ7UfhD8fHX" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Om de functionaliteiten van onFact optimaal te kunnen gebruiken, kan je echter ook best nog manueel de informatie over de effectieve betaling toevoegen. Ga daarvoor naar de blauwe 'Actie' knop en kies 'Manueel betaling aanmaken'.

<figure><img src="/files/PT4WesVRlFcM2PDDo9p5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Een pop-up venster opent om een zgn. 'financieel dagboek' aan te maken: dit is de aangeduide rekening waarop deze betaling in onFact zal onderverdeeld worden. Dit kan voor cash ontvangsten bv. 'kassa' heten, je kan hier ook 'zichtrekening' aanmaken, ...

<figure><img src="/files/baL3ejMFccDv4fabUckD" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Nadat je op 'Toevoegen' hebt geklikt kan je de betaling van deze factuur toekennen aan de rekening.

<figure><img src="/files/how7pWwpiLwbUFUMm5Qr" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Betaalrekening: dit kan de bankrekening van je bedrijf zijn, of bv. je kas (contanten). Je duidt aan op welke manier de betaling gebeurde.
* Datum: datum van ontvangst van het factuurbedrag.
* Tegenpartij naam: vooraf ingesteld op naam gefactureerde, kan overschreven worden.
* Mededeling: vooraf ingesteld op factuurnummer, kan overschreven worden.
* Bedrag: het bedrag dat je in deze transactie ontvangen hebt. Misschien betaalde de klant vandaag nog maar 1/2 factuurbedrag, of is de betaling onvolledig.

Klik op 'Betaling aanmaken' om deze door te voeren. De factuur wordt in onFact gemarkeerd als 'Betaald' en het detail van de betaling vind je onderaan bij 'Betalingscontrole'.

<figure><img src="/files/bdvZAEyongf74y7p5S3m" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
De verschillende betaalrekeningen voor je bedrijf invoeren, doe je éénmalig via Instellingen. [Lees hier](/instellingen/dagboeken#betaalrekeningen) hoe je dit doet.&#x20;
{% endhint %}

## Manueel uploaden van digitale bankuittreksels

Je kan een aantal betalingsbestanden manueel uploaden in eFactori.&#x20;

1. Ga daarvoor naar 'Betalingen' in het linkermenu.&#x20;
2. Klik op de blauwe knop 'Acties' en kies 'Betalingsbestand importeren'
3. Selecteer bij bestandstype het type dat je wil uploaden:

De volgende types zijn mogelijk:

<figure><img src="/files/GhMrOJYHTAKIMwqSNRO2" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### CODA

Een [CODA of gecodeerd rekeninguittreksel](http://www.sepabelgium.be/nl/rekeninguittreksel-coda) is een elektronisch bestand met daarin de gegevens vermeld op je rekeninguittreksels en de bijlagen daarbij.

Iedere beweging op je rekening wordt op gestructureerde wijze geïdentificeerd aan de hand van een eigen code, waardoor bv. eFactori die beweging ondubbelzinnig kan herkennen en opnemen in de betalingsverwerking.&#x20;

Deze CODA-bestanden kan je via je eigen webbanking-toepassing downloaden en nadien handmatig importeren in eFactori.&#x20;

### MT940

Een MT940 bestand is een digitale uitdraai van de banktransacties op je rekening.  Een MT940 bestand omvat gegevens zoals het transactiebedrag, de omschrijving en rekening van de tegenpartij.

### Mastercard of Visa statement

Vaak is het ook mogelijk om uit je webbanking verrichtingen met Mastercard of Visa te exporteren als een PDF-bestand. Dit bestand kan je ook manueel uploaden in eFactori om aan je betalingen te koppelen.

{% hint style="danger" %}
Hou er rekening mee dat [eFactori](https://app.efactori.be/#/user/register) niet kan identificeren welke betalingen je eventueel al geüpload hebt, en welke niet. Dit moet je zelf goed in de gaten houden om te vermijden dat betalingen dubbel in eFactori verschijnen.
{% endhint %}

Zodra je een betalingsbestand hebt geüpload, zal er door het systeem een betaalrekening aangemaakt en gekoppeld worden. Per betaalrekening zie je een overzicht van bedragen en hun status.

In je overzicht van gemaakte facturen zal nu ook meteen een match gemaakt worden tussen de betalingen en de factuurstatus (openstaand vs. betaald). De openstaande facturen worden automatisch als 'betaald' gemarkeerd op basis van de geïmporteerde bankgegevens.

{% hint style="info" %}
In sommige gevallen kan de ontvangen betaling toch niet meteen gematched worden met een factuur. Deze niet-toegewezen betalingen komen terecht in de [verwerklijsten](/betalingen/betalingen#verwerklijsten) (zie verder).
{% endhint %}

### De gestructureerde mededeling

In het standaard onderschrift van facturen wordt gevraagd om bij de betaling het factuurnummer te vermelden:&#x20;

![](/files/-MQCY8pVcu6BLxMhGxCb)

Dit is voldoende voor de manuele betalingsopvolging, maar het is ook mogelijk om een **gestructureerde mededeling** toe te voegen aan je factuur.&#x20;

eFactori kan de betaling matchen met een factuurnummer, maar een gestructureerde mededeling is veel accurater (door hun vaste structuur en een wiskundig controlegetal achteraan de vermelding). Hierdoor wordt, wanneer er een structurele vermelding beschikbaar is, de betaling steeds aan de correcte factuur gekoppeld. Wanneer je enkel gebruikt maakt van factuurnummers is dit misschien wel herkenbaar voor menselijke ogen, maar niet steeds voor een computer door bijvoorbeeld een extra spatie, een vergeten "0" in het nummer, ...

Je onderschrift wijzigen doe je door eenvoudig de tekst *"van het factuurnummer **%document\_number%**"* te wijzigen in *"van de gestructureerde mededeling **%structured\_message%**"*.&#x20;

* de tag *%document\_number%* zal vervangen worden door het factuurnummer (bv. F2021003)
* de tag *%structured\_message%* zal vervangen worden door de gestructureerde mededeling (bv. +++090/9337/55493+++)

Beide tags vermelden kan natuurlijk ook, indien je de klant beide mogelijkheden wil geven. [Lees hier](/overige-functies/tags) meer over het gebruik van tags in eFactori.

{% hint style="success" %}
Wil je deze wijziging maken voor alle nieuwe facturen in je organisatie? Sla deze wijzigingen dan op in je standaard onderschrift. [Lees hier](/instellingen/standaardwaarden#standaard-onderschrift-op-documenten) hoe je dat doet.&#x20;
{% endhint %}

## Automatische koppeling met bank via CodaBox

[CodaBox](https://www.codabox.com/nl/) is een externe dienst waarlangs je bankverrichtingen kan importeren zodat facturen automatisch als 'betaald' worden gemarkeerd. Door je eFactori-account via CodaBox te koppelen aan je bankrekening halen wij dagelijks je bankuittreksels op en vergelijken we die via een slim algoritme met je openstaande facturen. Als er een match gevonden wordt, wordt de betaling automatisch verwerkt en hoef je zelf niets meer te doen.&#x20;

Om je eFactori-account te koppelen aan je bankrekeningen moet je een CodaBox abonnement hebben. In sommige gevallen heeft je boekhouder voor jou reeds een abonnement afgenomen om je bankuittreksels te verwerken in de boekhouding. In dat geval kan je hetzelfde abonnement gebruiken. Is dit niet het geval? Ga dan naar de [CodaBox-website](https://www.codabox.com/) om zelf een abonnement af te sluiten.&#x20;

Om deze module te activeren in eFactori volg je volgende stappen:&#x20;

1. Ga via het menu rechtsboven in eFactori naar 'Apps & koppelingen' en activeer de koppeling 'CodaBox: koppel uw bankrekeningen'.&#x20;

<figure><img src="/files/C0H4hwSZmP27G2MqXY0I" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

2\. Eens geactiveerd klik je op de knop 'Configureren' naast deze koppeling. Vraag een CodaBox token aan door op de groene knop te klikken.&#x20;

{% hint style="info" %}
De token-aanvraag gebeurt op basis van je btw-nummer, zorg er dus voor dat je btw-nummer correct is ingesteld in de bedrijfsinstellingen.
{% endhint %}

3\. Als je btw-nummer gekend is bij CodaBox en deze dienst beschikbaar is voor jouw btw-nummer, ontvang je een token via e-mail. Indien deze dienst niet beschikbaar is **neem je best contact op met je boekhouder** of met CodaBox, afhankelijk van de feedback die je krijgt.

4\. Kopieer de token die je via e-mail ontvangen hebt in het daarvoor voorziene veld en bevestig. De accounts zijn nu gekoppeld en je kan starten.

{% hint style="info" %}
De CodaBox-koppeling kan enkel gegevens ophalen van bij de start van de koppeling. Er is dus geen retroactieve koppeling; voorgaande facturen/betalingen dien je dus nog op een andere manier op te volgen.&#x20;
{% endhint %}

## Verwerklijsten

eFactori controleert de betalingen onder meer op vermelding van gestructureerde mededeling, factuurbedrag, vermelding van factuurnummer, ... maar toch kan er soms geen match gevonden worden (bv. indien het factuurbedrag niet volledig betaald werd). Deze niet-gematchte betalingen komen terecht in de [verwerklijst 'Betalingen'](/overige-functies/verwerklijsten#een-betaling-verwerken). Die vind je rechtsboven in het venster, achter de drie tandwieltjes.

<figure><img src="/files/jIVmR1s1ygEuJ3b6VCEV" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Afhankelijk van je geactiveerde apps en koppelingen, zie je hier meer of minder verwerklijsten. Zo bestaat er een aparte verwerklijst voor Betalingen, voor Producten met lage stock of voor Inkomende aankoopdocumenten.&#x20;
{% endhint %}

1. Om een transactie aan een document te koppelen (factuur, kassaticket, ...) klik je op de blauwe knop 'Verwerken'. Er opent zich een nieuw venster.&#x20;
2. Klik je bijvoorbeeld op 'Koppel aan een factuur' dan opent zich de factuurlijst, en kan je het openstaande factuur selecteren en 'Koppelen' via de blauwe knop.&#x20;
3. De gekoppelde transactie is nu verwerkt en verdwijnt uit de verwerklijst.

<figure><img src="/files/9tf0aOwv248qelxo4BJp" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In de verwerklijst worden **alle** transacties opgelijst die niet gekoppeld kunnen worden, op basis van de aangeleverde bankuittreksels (manueel of via CodaBox). Hier kunnen dus bv. ook andere types van transactie tussen zitten, zoals een interne overboeking van de ene naar de andere bedrijfsrekening, of bankkosten die aangerekend worden. Om dit soort kosten uit te lijst te wissen, kan je op de grijze 'Negeren' knop klikken.&#x20;

Stel dat op basis van de verwerklijst een betaling van een factuur slechts gedeeltelijk betaald bleek, kan je voor het resterende openstaande bedrag bv. een betaalherinnering aanmaken. Hoe je dat doet, lees je in de volgende sectie.&#x20;

## Verwerklijst 'Teveel betaalde facturen' <a href="#verwerklijst-teveel-betaalde-facturen" id="verwerklijst-teveel-betaalde-facturen"></a>

In deze lijst vind je een overzicht van teveel betaalde facturen. Deze kan je van hieruit eenvoudig terugbetalen aan de klant.

<figure><img src="/files/hvtsxRd7gBK92VeP0Fwz" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Via de blauwe knop 'Acties' kan je

* Het bedrag negeren: in geval het bv. gaat over een betalingsverschil van €0,02
* Een terugbetaling klaarzetten in je betaalmandje (lees hier meer over deze functie)
* Meteen een terugbetaling uitvoeren via het scannen van een QR-code (zie volgende paragraaf)

Selecteer je 'Refund QR-code', dan toont onFact een detail van de ontvangen en gekoppelde betalingen. Daaronder vind je eventuele openstaande facturen van dezelfde klant.

<figure><img src="/files/aag1pNcRjSd16xT86fIG" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Aan de rechterzijde haalt onFact de gegevens uit de klantbetaling op en wordt op basis van de in te vullen velden een QR-code gegenereerd. Deze kan je meteen scannen met je bank-app om de terugbetaling uit te voeren.&#x20;

Verschijnt de QR-code niet? Mogelijk zijn dan niet alle verplichte velden ingevuld (zie rood sterretje).

### &#x20; <a href="#betaalherinneringen" id="betaalherinneringen"></a>

<br>

## Betaalherinneringen

### Manuele betaalherinnering toevoegen

Het is mogelijk om voor een openstaande factuur een herinnering aan te maken. Om deze in te stellen ga je bij de samenvatting van je factuur links naar 'Herinneringen'. Klik op de groene knop 'Herinnering aanmaken'.

<figure><img src="/files/yXRysiCFOVV8PnNi2Ynp" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Een standaard onderschrift (boodschap) wordt gebruikt om je klant tot betaling aan te manen.&#x20;

{% hint style="success" %}
Dit onderschrift kan je voor je hele organisatie aanpassen. [Lees hier](/instellingen/standaardwaarden#standaard-onderschrift-op-documenten) hoe je dit instelt.
{% endhint %}

Boven het tekstveld wordt er gevraagd naar 'Nieuwe termijn herinnering'. De waarde in dit veld zal gebruikt worden om in de tekst te vermelden als waarde van de tag '%term%: *"Wij verzoeken u het verschuldigde bedrag alsnog zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen de **%term%** dagen, over te maken op onze bankrekening %iban% onder vermelding van het factuurnummer."*

{% hint style="info" %}
[Lees hier](/overige-functies/tags) meer over het gebruik van tags in eFactori.
{% endhint %}

Onder het tekstveld is het mogelijk om bijkomende kosten door te geven:

* Aanmaningskosten: kosten die de opmaak en verzending van de aanmaning effectief dekken.
* Interest percentage: op jaarbasis, moet binnen de wettelijk redelijke bepalingen vallen.&#x20;
* Minimum interest: waarde vrij te bepalen (bedrag in euro, geen percentage).
* Schadevergoeding percentage: te interpreteren op gehele factuurbedrag incl. btw.
* Minimum schadevergoeding: waarde vrij te bepalen (bedrag in euro, geen percentage).

Een voorbeeld:

| Totaalbedrag factuur incl. BTW | € 1.000 |
| ------------------------------ | ------- |
| Aanmaningskost                 | € 10    |
| Interestpercentage             | 12%     |
| Minimum interest               | € 5     |
| Schadevergoeding percentage    | 10%     |
| Minimum schadevergoeding       | € 3     |

Resultaat op herinnering niet-betaalde factuur na 30 dagen:

| Totaalbedrag factuur incl. BTW | € 1.000 |
| ------------------------------ | ------- |
| Aanmaningskost                 | € 10    |
| Interest (op 30 dagen)         | € 9,86  |
| Schadevergoeding               | € 100   |

{% hint style="info" %}
Beschrijf bovenstaande extra kosten ook in je Algemene verkoopsvoorwaarden. [Lees hier](/instellingen/bijlagen#algemene-voorwaarden) hoe je dat doet.
{% endhint %}

&#x20;Nadien klik je op 'Toevoegen'.&#x20;

<figure><img src="/files/x4Jpm2ACHkjXGgmQd3kN" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

De herinnering is aangemaakt en kan nu bv. per e-mail verzonden of uitgeprint worden.&#x20;

<figure><img src="/files/jPSVzwiYW6E9b5HGQBZr" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Automatische betaalherinneringen instellen

Je kan meteen voor al je betalingen één of meerdere automatische betaalherinneringen instellen op bedrijfsniveau. [Lees hier](/instellingen/betaalherinneringen) de tutorial over 'Automatische herinneringen'.


# Rekeningen

Zowel je inkomende als uitgaande transacties kunnen worden bijgehouden in het overzicht van je 'Rekeningen'. Per rekening (bv. zichtrekening, cash ontvangsten, ...) vind je hier alle transacties terug en indien gewenst ook de balans/saldo.

Om per rekening je transacties in eFactori te bekijken, ga je naar '[Betalingen](/betalingen)'. Hier kan je via de blauwe knop 'Bekijken' alle transacties per rekening bekijken.

<figure><img src="/files/RBmMrdtgkCjbZr8IkbKm" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Een rekening toevoegen <a href="#een-rekening-toevoegen" id="een-rekening-toevoegen"></a>

Er zijn drie manieren waarop hier rekeningen kunnen vermeld worden.

#### Koppeling met online betalingen <a href="#koppeling-met-online-betalingen" id="koppeling-met-online-betalingen"></a>

Als je werkt met een[ online betaalprovider](/koppelingen/online-betaling) zal er automatisch een rekening aangemaakt worden waarin de betalingen van deze provider terechtkomen.

#### Koppeling met bank <a href="#koppeling-met-bank" id="koppeling-met-bank"></a>

Zijn je rekeninggegevens gekoppeld via bv. [CodaBox](/koppelingen/koppeling-met-de-bank/koppeling-met-bank), dan zullen je gekoppelde rekeningen automatisch worden opgehaald in eFactori. Ze worden aangemaakt als aparte rekening.

#### Handmatige invoer <a href="#handmatige-invoer" id="handmatige-invoer"></a>

Zijn er ook contante kassa-ontvangsten, dan kunnen die op een contanten-rekening verwerkt worden. Zo'n rekening moet je als 'Financieel dagboek' handmatig gaan toevoegen.

* Klik rechtsboven op je e-mailadres in eFactori
* Ga naar 'Instellingen bedrijf'
* Ga naar de tab 'Dagboeken en nummering'
* Scroll naar onderaan de pagina tot bij 'Financieel dagboek' en klik op de groene knop 'Financieel dagboek toevoegen'.

Er opent zich een venster waar gevraagd wordt naar een naam en een eventueel IBAN nummer.

<figure><img src="/files/Cy0b91snspezNgOgXNBH" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Voor de invoer van een rekening kan de naam vrij gekozen worden (bv. contanten, kassa, ...). Het veld 'IBAN' kan leeg gelaten worden. Klik op 'Toevoegen' om deze rekening aan je financiële dagboeken toe te voegen.

### Saldo/balans weergeven <a href="#saldo-balans-weergeven" id="saldo-balans-weergeven"></a>

Het is mogelijk om per rekening ook een totaal weer te geven. Klik hiervoor in het overzicht van je Rekeningen op de blauwe 'Acties' knop en selecteer 'Instellingen'.

<figure><img src="/files/6Gl5irvEcmYPqrEOD7nJ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je komt nu op de pagina 'Dagboeken' terecht. Scroll daar naar onder tot de sectie 'Financieel dagboek'. Hier zie je opnieuw je rekeningen verschijnen. Klik op de gele knop 'Bewerken' om de instellingen van een rekening aan te passen.

<figure><img src="/files/xUcSleI1NicZhXTImRZR" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Om het saldo weer te geven kan je kiezen uit twee opties:

* Saldo uit externe bron: selecteer deze optie als je voor deze rekening je gegevens ophaalt via [CodaBox](/koppelingen/koppeling-met-de-bank/koppeling-met-bank) of [Ponto](/koppelingen/koppeling-met-de-bank/ponto).
* Balans berekenen: selecteer deze optie als dit bv. een rekening betreft waarop je manueel cash ontvangsten invoert.

<figure><img src="/files/FYji8L1duPE0eNzn47ZS" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Voor elke ingestelde rekening zal er nu een totaal verschijnen in je overzicht van 'Rekeningen':

<figure><img src="/files/BLIsOL2Pe0ZpOMvtVJbV" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Kasboek (overzicht cash transacties)

Je kan in eFactori een overzicht bijhouden van in- en uitgaande transacties in cash; een kasboek.

{% hint style="info" %}
Dit overzicht is niet hetzelfde als een 'Dagontvangstenboek' waarbij een overzicht gemaakt wordt per ontvangst en btw-tarief. Indien je met [Kassatickets](/apps/kassatickets) werkt, kan je het [Dagontvangstenboek](/apps/dagontvangstenboek) ook activeren in eFactori.
{% endhint %}

### Kasboek aanmaken <a href="#kasboek-aanmaken" id="kasboek-aanmaken"></a>

Een kasboek in eFactori is een eigen aangemaakte rekening, waarop je handmatig de in- en uitgaande cashtransacties gaat bijhouden in een lijst.

* Klik rechtsboven op je e-mailadres in eFactori om het menu te openen
* Kies 'Instellingen bedrijf'
* Ga naar de tab 'Dagboeken en nummering'
* Scroll tot onderaan de pagina, bij 'Financieel dagboek': klik op '+ Financieel dagboek toevoegen'
* Geef je rekening een naam (bv. 'Kasboek') en kies of je eFactori ook een saldo wil laten berekenen en weergeven. Selecteer 'Balans berekenen' om op basis van je ingevoerde transacties, een kasboektotaal weer te geven.

<figure><img src="/files/Dx6NoEWSvDDu4kTp1JyE" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### Gereglementeerd kasboek <a href="#gereglementeerd-kasboek" id="gereglementeerd-kasboek"></a>

Wil je een kasboek aanmaken dat voldoet aan de wettelijke vormvereisten? Selecteer dan bij 'Type rekening' de optie 'Gereglementeerd kasboek'. Deze optie kan je ook toepassen op een reeds aangemaakte rekening.

<figure><img src="/files/lyKBc0YScu8kf00JGS3l" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Als je deze optie selecteert zullen ingevoerde betalingen **niet meer verwijderd of gewijzigd kunnen worden**. In geval van foute invoer zal je dus in het kasboek een correctie moeten registreren.

De transacties die je in een gereglementeerd kasboek aanmaakt, krijgen uniek nummer en worden digitaal versleuteld (zie groene knop 'Ondertekend').

<figure><img src="/files/JDDsTb9sSx9seQa2zXR5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Cash transacties bijhouden <a href="#cash-transacties-bijhouden" id="cash-transacties-bijhouden"></a>

#### Inkomende betalingen <a href="#inkomende-betalingen" id="inkomende-betalingen"></a>

Om een cashbetaling aan bv. een verkoopfactuur te koppelen, ga je bij deze factuur een betaling aanmaken. Klik in het samenvattingsvenster van de factuur op de blauwe knop 'Acties' en kies 'Manueel betaling aanmaken'.

<figure><img src="/files/4BW73h4TwFH3kf4o9ubp" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Een pop-up opent om de details van de betaling in te voeren.

<figure><img src="/files/ogGzXuFaWSrcjar7dWTd" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Betaalrekening: selecteer je aangemaakte rekening (bv. 'Kasboek')
* Datum: datum van ontvangst van het factuurbedrag.
* Tegenpartij naam: vooraf ingesteld op naam gefactureerde, kan overschreven worden.
* Mededeling: vooraf ingesteld op factuurnummer, kan overschreven worden.
* Bedrag: het bedrag dat je in deze transactie ontvangen hebt. Misschien betaalde de klant vandaag nog maar 1/2 factuurbedrag, of is de betaling onvolledig.

Klik op 'Betaling aanmaken' om deze door te voeren. De factuur wordt in onFact gemarkeerd als 'Betaald' en het detail van de betaling vind je onderaan bij 'Betalingscontrole'.

<figure><img src="/files/K2BpvDou76oQb2aH4au2" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### Uitgaande betalingen <a href="#uitgaande-betalingen" id="uitgaande-betalingen"></a>

De cashbetaling van een aankoopfactuur kan je toevoegen vanuit 'Betalingen' in het linkermenu van onFact.

Onder 'Rekeningen' zie je daar de rekening die je aanmaakte (bv. 'Kasboek'). Klik op 'Bekijken' om deze te consulteren.

<figure><img src="/files/i6ypl2b9yJx0JJCI0LeU" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Klik rechtsboven op de groene knop om een uitgaande betaling in te voeren (betaling aankoop).

<figure><img src="/files/rSsdqXSxWRf2mFrfJx04" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Om een uitgave op te nemen, voer je het bedrag negatief in (= minteken voor bedrag plaatsen). Deze uitgave wordt in het rood weergegeven in het overzicht van de rekening.

Eens de betaling werd aangemaakt, kan je via de blauwe knop 'Verwerken' koppelen met het betreffende aankoopdocument.

### Kasboek raadplegen <a href="#kasboek-raadplegen" id="kasboek-raadplegen"></a>

Een overzicht van de transacties in je kasboek vind je in het linkermenu van onFact onder 'Betalingen'. Onder 'Rekeningen' zie je daar de rekening die je aanmaakte (bv. 'Kasboek'). Klik op 'Bekijken' om deze te consulteren.

Als je bij het aanmaken van de rekening een saldoberekening hebt aangeduid, zie je deze in het overzicht. Cash inkomsten worden als groen bedrag weergegeven; uitgaven staan in het rood.

<figure><img src="/files/EYhsqlhLQe8dDhWLMcwQ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Via de blauwe knop 'Acties' is het mogelijk om de transacties op deze rekening te exporteren naar csv of Excel. In geval van boekhoudkundige controle kan je een export maken van het kasboek naar PDF.

<figure><img src="/files/ayVirzHbmioQPmsvcPDS" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In dat PDF-bestand zie je aan de rechterzijde, per transactie, een groene knop. Als je daar op klikt word je doorgestuurd naar een online weergave van de originele transactiedetails. Indien het PDF-bestand lokaal bewerkt zou zijn, zou de oorspronkelijke online informatie niet meer kloppen met de eventueel bewerkte info uit de PDF (externe controle).


# QR-code op facturen

## QR-code op facturen

Laat je klanten eenvoudig betalen door op je facturen een QR-code aan te bieden die gescand kan worden met een mobiele applicatie. Zo'n QR-code vult automatisch alle velden van een overschrijving in wanneer deze gescand wordt. Je klant moet de betaalgegevens dus niet meer overtikken: zo vermijd je eventuele invoerfouten bij de betaling én word jij snel betaald.

Op een eFactori-factuur kan dit er zo uitzien:&#x20;

<figure><img src="/files/reNDrHuGzin9bHnUamsx" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In eFactori kan je kiezen uit drie types QR-code om op je factuur te laten plaatsen.&#x20;

## Mollie QR-code

[Mollie](https://www.mollie.com/be) is één van de grootste betalingsverwerkers binnen Europa. Zij faciliteren online betaling aan bedrijven via verschillende betaalmethodes. Met de Mollie QR code op je facturen bied je klanten de mogelijkheid om je factuur eenvoudig te betalen, zonder dat zij nog alle transactiegegevens moeten invoeren. Deze QR kan je scannen met je camera, met een QR-lezer of met je bankapplicatie. De klant wordt naar de Mollie betaalpagina geleid, waar de overschrijving kan goedgekeurd worden.&#x20;

{% content-ref url="/pages/-MPyc79w9iE7XOmsZs-4" %}
[Mollie](/koppelingen/online-betaling/mollie)
{% endcontent-ref %}

## Payconiq QR-code

Met [Payconiq](https://www.payconiq.be/nl/professioneel) laat je je klanten eenvoudig je factuur betalen via een QR-code. Als je deze app activeert in eFactori, wordt een QR-code toegevoegd aan je facturen. Klanten kunnen deze scannen met hun [Payconiq-app](https://www.payconiq.be/nl/particulier/mobiel-betalen) en de factuur betalen zonder rekeninggegevens, bedrag, mededeling, ... zelf in te moeten voeren. Payconiq is vooral geschikt voor het betalen van kleinere bedragen.

{% content-ref url="/pages/pdH9QRXpDzHb04mkFmHt" %}
[Payconiq](/koppelingen/online-betaling/payconiq)
{% endcontent-ref %}

## SEPA EPC QR-code

Laat je klanten eenvoudig betalen door op je facturen een QR-code aan te bieden die gescand kan worden met een mobiele bankapplicatie. De SEPA EPC QR-code vult automatisch alle velden van een overschrijving in wanneer deze gescand wordt. Aangezien de QR-code enkel de overschrijvingsgegevens automatisch invult, zijn er dus geen extra kosten verbonden aan het gebruik van deze QR-code.

{% content-ref url="/pages/Q7FvIJmdYb6UUHVVTMSa" %}
[SEPA EPC QR](/koppelingen/online-betaling/sepa-epc-qr)
{% endcontent-ref %}

## Vergelijking aanbod QR-codes in eFactori

De aangeboden oplossingen hebben elk hun eigen voordelen. Bekijk hieronder de verschillen tussen de QR-codes aangeboden door Mollie, Payconiq en de SEPA-QR.

<table><thead><tr><th></th><th>SEPA QR</th><th width="182">Mollie QR</th><th>Payconiq QR</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Kosten per betaling</strong></td><td>€ 0</td><td>meerdere tarieven</td><td>€ 0,20</td></tr><tr><td><strong>Ondersteund door</strong></td><td>Sommige bank-apps (*)</td><td>Bank-apps<br>Payconiq-app<br>Camera</td><td>Sommige bank-apps (Belfius &#x26; KBC)<br>Payconiq-app</td></tr><tr><td><strong>Afpunting</strong></td><td>Via bankkoppeling (CodaBox, Ponto of manuele upload)</td><td>Direct in eFactori</td><td>Via bankkoppeling (CodaBox, Ponto of manuele upload)</td></tr><tr><td><strong>Controle dubbele betaling</strong></td><td>Nee</td><td>Ja</td><td>Ja</td></tr></tbody></table>

(\*) Argenta, ASN, Belfius, Bunq, BNP Paribas Fortis, ING, KBC, Knab, SNS en VDK bank

{% hint style="success" %}
Toch graag nog wat meer info? Contacteer ons via [support@eFactori.be](mailto:).
{% endhint %}


# ! Apps en koppelingen activeren

In eFactori kan je kiezen uit meer dan 20 koppelingen en apps (uitbreidingen) die je gratis kan activeren. Je vindt ze in het menu 'Apps en koppelingen' onder je gebruikersnaam.&#x20;

Er zijn toepassingen specifiek voor klanten, producten of eerder algemene instellingen. Activeren doe je simpelweg door op de groene knop 'Activeren' te klikken. Je kan per app verdere configuraties maken.

<figure><img src="/files/Q3RhDbUw1BUmrpGHhxwr" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Hoe meer apps en koppelingen je geactiveerd hebt, hoe meer tabs er zullen verschijnen doorheen je eigen eFactori-omgeving. Hier zie je bv. het verschil tussen een basis account en een account met meerdere geactiveerde apps:

**Basis account**

<figure><img src="/files/iplwTpQDHzxnYlY0fIdJ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Account met apps & koppelingen geactiveerd**

<figure><img src="/files/n1VXMBHNQ3T2XUniEi9L" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Zijn alle apps en koppelingen in eFactori gratis?

De activatie van alle apps en koppelingen in eFactori is gratis. Het kan echter zijn dat achter de koppeling, buiten de eFactori-omgeving, een betalende dienstverlening zit. Voorbeelden hiervan zijn:

* Koppeling met **Ponto**: je zal zelf een abonnement bij Ponto moeten afsluiten, waar mogelijk kosten aan verbonden zijn (€ 4/maand/rekening).&#x20;
* Verzending via **PEPPOL**: via eFactori kan je inbegrepen in je eFactori-abonnement tot 100 documenten via dit netwerk verzenden. Boven de 100 documenten wordt de verzendprijs € 0,10/document.
* Online betaling via **Mollie.com**: je zal zelf een abonnement bij Mollie moeten afsluiten. Zij hanteren verschillende formules en tarifering van transactiekosten.
* Koppeling met **MailChimp**: dit programma biedt gratis of betalende formules aan, afhankelijk van wat je qua e-mailcampagnes wil gaan instellen.&#x20;
* Koppeling met **CodaBox**: deze dienst vraagt een eenmalige opstartkost van € 24 en een maandelijks abonnement van € 8. TIP: vraag dit eerst na bij je boekhouder, zij kunnen mogelijk genieten van een volumekorting waardoor dit ook voor jou voordeliger wordt.

Sommige apps vallen onder het 'Premium' abonnement en kunnen enkel geactiveerd worden wanneer je een Premium-abonnement hebt afgesloten. Deze apps worden aangeduid met de markering 'Premium'.

<figure><img src="/files/tN1z5hV9WdEg5nR4cx4H" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

[Op deze pagina](https://www.efactori.be/nl/tarifs/) vind je de vergelijkende tabellen tussen onze verschillende abonnementsformules (prijzen, inbegrepen functionaliteiten, ...).


# Abonnementen (periodieke facturen)

Via de app 'Abonnementen' kan je op gezette tijdstippen terugkerende facturen opmaken aan je klanten (bv. maandelijkse facturatie, lidmaatschap, ...). Maak elke week, maand, kwartaal of jaar dezelfde factuur aan en bezorg deze automatisch aan de klant. Datum en volgnummer worden automatisch ingevuld zodat je geen manueel werk meer hebt.

## Abonnementen activeren

'Abonnementen' vind je als een app in eFactori. Om ze te activeren, doe je het volgende:

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik op 'Apps en koppelingen'.
2. Kies 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten'.
3. Klik op de groene knop 'Activeren' om de app 'Abonnementen' te activeren in eFactori.

De knop 'Configureren' hoef je niet te gebruiken, zie daarvoor '[Abonnementstemplate](/apps/abonnementen#abonnementstemplate-gebruiken)'.

## Abonnementen aanmaken

Van zodra de app geactiveerd is, zal je in het linker eFactori-menu 'Abonnementen' zien staan.&#x20;

<figure><img src="/files/7V2HZH4AyqbZIiVB8x2Z" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Om een abonnement aan te maken, klik je rechtsboven op de groene knop 'Abonnement aanmaken'. De opmaak verloopt gelijk aan de opmaak van reguliere facturen in eFactori.&#x20;

### Abonnementsinformatie

![](/files/-Mb_ZQ0QSz9i-Km8XIgz)

Dit onderscheidt een reguliere factuur van een abonnement. Hier bepaal je volgens welke instellingen de facturen automatisch verzonden worden.

* Startdatum: de datum waarop je eerste abonnementsfactuur zal aangemaakt worden. Deze kan ook in het verleden liggen, maar dan zal je eerstvolgende factuur pas worden aangemaakt vanaf de eerstkomende facturatiedatum. Voorbeeld: maak je op 07/06 een abo aan dat start vanaf 01/06, dan zal de eerste abonnementsfactuur pas uitgaan op 01/07.
* Vink je een einddatum aan, dan zal je ook deze kunnen instellen.&#x20;
* Uur van aanmaken: geef hier het uur in waarop de factuur moet aangemaakt en verzonden worden.
* Frequentie: kies uit wekelijks/maandelijks/elk kwartaal/jaarlijks/tweejaarlijks.
* Actief: wil je het abonnement al aanmaken maar de cyclus nog niet laten starten, dan vink je dit uit. Ga je het abonnement pas actief maken nadat je eerste facturatiedatum is verstreken, dan zal er pas op de eerstkomende facturatiedatum een factuur worden opgemaakt.
* Volgende factuurdata: een overzicht van de volgende factuurdata, op basis van de door jou ingevoerde instellingen.

Voorbeeld ingevulde sequentie die start op de eerste van de maand:

![](/files/-Mb__ZWP94jrFno4SNLw)

## Invulling abonnement

De verdere samenstelling van een abonnement is gelijkaardig aan de samenstelling van een factuur in eFactori. Daarvoor verwijzen we naar de handleiding '[Factuur maken](/facturen)'.&#x20;

### Prijzen van abonnementsartikels

Een abonnement wordt doorgaans aangemaakt om doorheen lange(re) tijd, eenzelfde prijs aan te rekenen. Als je in eFactori bv. de prijs van artikel X wijzigt en artikel X wordt ook vermeld in een abonnement, zal de prijs van artikel X wijzigen in je productlijst maar **niet automatisch in je abonnement**. Dit om bv. de mogelijkheid te laten om bestaande klanten te factureren aan tarief A van product X, en nieuwe klanten aan tarief B van product X.

Wil de de prijs van een product toch updaten in de lopende abonnementen, ga dan naar de productfiche en klik aan de rechterzijde op 'Abonnementen'.

![](/files/hf7PJAuxdW74GQBRvfLS)

Hier wordt vermeld in hoeveel abonnementen het product gebruikt wordt. Om alle abonnementen te updaten met de bijgewerkte productprijs, klik je op de gele knop 'Abonnementen updaten naar de huidige productprijs'.&#x20;

### Gebruik van tags

In de vrije tekstvelden van een abonnement (bv. optionele omschrijving product, tekst boven tabel, onderschrift, ...) kan je [gebruik maken van tags](/overige-functies/tags). Deze kunnen bepaalde waarden in je document doen wijzigen, afhankelijk van bv. de datum van de factuur, een eventuele einddatum, ...).&#x20;

Bij een abonnement zijn er extra tags beschikbaar voor de datumnotatie. De tag %start% wordt bijvoorbeeld omgezet in de datum van de factuur, de tag %end% in de dag voor de volgende factuurdatum.

![](/files/-MlTzb7JyOoMx6snlg04)

De lijst van beschikbare tags vind je achter de knop 'Tags' rechtsboven de tekstvakken.&#x20;

## Verzendopties abonnement

![](/files/-Mb_czd1c8G0LPDrzcz1)

Aan het einde van de abonnementspagina kan je kiezen tussen twee verzendopties:

#### Enkel conceptfactuur aanmaken, niet verzenden

Je gaat de factuur laten aanmaken door de abonnementsmodule, maar ze wordt niet automatisch door eFactori verzonden. Als de factuur op gekozen dag en uur is aangemaakt door de abonnementsmodule, verschijnt ze als 'Concept' op de abonnementspagina en in het overzicht van je reguliere facturen. Je kan van daaruit dan kiezen om ze [per e-mail te verzenden](/facturen#factuur-verzenden).

<figure><img src="/files/lzoBLo2w3A9e8tYBW03J" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### Factuur aanmaken en verzenden via e-mail

Kies je deze optie, dan opent zich een extra e-mailvenster. Je kan hier de tekst van het e-mailbericht aanpassen dat zal vertrekken samen met de automatisch aangemaakte factuur. Standaard wordt hier de tekst overgenomen die je ook hebt ingesteld voor [verzending van de reguliere facturen](/instellingen/e-mailinstellingen#standaardteksten-e-mailberichten).

{% hint style="info" %}
Let op: de tekst die je hier instelt, zal dezelfde zijn voor alle toekomstige facturen in dit abonnement.
{% endhint %}

![](/files/-Mb_g4GxeLioJ5F1hbDC)

Klik op 'Toevoegen' om het abonnement te activeren. Wanneer de factuurdatum gekomen is, zal de factuur automatisch verzonden worden en de factuur dan ook als 'verzonden' in dit abonnement verschijnen:&#x20;

<figure><img src="/files/YXA1wHSDhxQ2gnCXSbj7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

De aangemaakte abonnementen verschijnen in je overzicht van abonnementen.&#x20;

<figure><img src="/files/fT10TPUgUGsYH9NbQ63Y" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Abonnement pauzeren

In het detailzicht van het abonnement kan je het via de knop bovenaan ook 'pauzeren'. Dit vermijdt dat er nog verdere e-mails verzonden worden, of facturen binnen dit abonnement worden aangemaakt. Opnieuw activeren kan eenvoudig door opnieuw op de knop te drukken. Er zal dan een nieuwe factuur worden opgemaakt vanaf de eerstkomende facturatiedatum in de cyclus.

<figure><img src="/files/2ZC3qf7gTxlishVeQ5R6" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Abonnementstemplate gebruiken

Je kan in eFactori ook templates voor abonnementen gaan gebruiken. Dergelijke templates kunnen gebruikt worden wanneer je abonnementen hebt met dezelfde producten en omschrijvingen, voor verschillende klanten. Zo hoef je bij een prijswijziging enkel de template aan te passen; alle abonnementen die de template gebruiken wijzigen mee.&#x20;

Zo'n template instellen doe je als volgt:

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik op 'Apps en koppelingen'.
2. Kies 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten'.
3. Klik op de gele knop 'Configureren' naast de app 'Abonnementen'.&#x20;

Om een nieuwe template aan te maken, klik je rechtsboven op de groene knop 'Abonnement aanmaken'.

In de Abonnementinformatie geef je je template een naam (bv. Lidmaatschap), een uur van aanmaken factuur en een frequentie.&#x20;

![](/files/-Mb_qW8r8c-_-7P2PqCx)

### Abonnementstemplate koppelen aan klant

Ga je nu in het overzicht van je abonnementen een nieuw abonnement aanmaken, dan kan je bovenaan kiezen voor een template. In het voorbeeld hieronder zie je de keuze 'Nieuw abonnement zonder template', of gebruik maken van de template 'Lidmaatschap', waarin reeds een maandelijks abonnement van €25/maand is aangemaakt.&#x20;

![](/files/-Mb_rxJ4DU5lf3W-8Hka)

Ga je daaronder nu een klant invoeren, dan zal meteen alles worden ingesteld (prijs, omschrijving, frequentie, e-mailbericht, ...) voor een facturatiecyclus aan die specifieke klant. Op die manier kan je vaak terugkerende abonnementen gebruiken voor meerdere klanten.

Wil je de prijs van dit abonnement wijzigen, dan hoef je dit enkel te doen **op niveau van de template**. Van zodra deze prijswijziging wordt opgeslagen, zal deze automatisch worden meegenomen vanaf de eerstkomende facturatiedatum voor deze template, en dat voor alle klanten die dergelijk gekoppeld abonnement hebben.


# Aankoopborderellen

Aankoopborderellen dienen in eFactori als aankoopfactuur voor producten die je koopt bij partijen die zelf geen factuur kunnen maken. Bijvoorbeeld bij het opkopen van oude metalen of aankopen van materiaal van particulieren.

## Aankoopborderellen activeren

'Aankoopborderellen' vind je als een app in eFactori. Om ze te activeren, doe je het volgende:

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik op 'Apps en koppelingen'.
2. Kies 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten'.
3. Klik op de groene knop 'Activeren' om de app 'Aankoopborderellen' te activeren in eFactori.

## Aankoopborderellen aanmaken

Van zodra de app geactiveerd is, zal je in het linker eFactori-menu 'Aankoopborderellen' zien staan. De aanmaak van een aankoopborderel is gelijklopend als de andere documenten in eFactori (zelfde opbouw als bv. factuur).&#x20;

{% hint style="success" %}
Nog geen factuur aangemaakt? Lees eerst in de documentatie rond [factuur aanmaken - basismodule](/facturen#basismodule) hoe je dit aanpakt.
{% endhint %}

Om een nieuw borderel aan te maken, klik je op de groene knop 'Aankoopborderel aanmaken'.

<figure><img src="/files/cvzDDDdOdN0UiYc8EVCb" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je kan de gegevens van de klant invoeren, het aangekochte product omschrijven en de prijs bepalen.&#x20;

Vanuit het samenvattingsvenster kan het borderel verzonden of geprint worden, naar analogie met de andere eFactori-documenten:

<figure><img src="/files/J6xau3qggH6POrEDZUPg" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Een aankoopborderel ziet er als volgt uit:

<figure><img src="/files/Tuu2M21nqzxtflXIjIy9" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Extra instellingen

Via de pagina 'Standaardwaarden' kan je een standaard onderschrift instellen dat op je aankoopborderellen kan gebruikt worden. [Lees hier](/instellingen/standaardwaarden#standaard-onderschrift-op-documenten) hoe je zo'n standaard onderschrift aanmaakt.

Bij de aanmaak van een aankoopborderel kan je de tekst in het onderschrift nog steeds manueel wijzigen.&#x20;


# Aankopen

Via deze module kan je ook je aankoopfacturen van je leveranciers en bonnetjes in eFactori verwerken. Je kan betalingen opvolgen, de aangekochte stock updaten, eenvoudig je documenten bezorgen aan je boekhouder ... In eFactori kan je alle aankopen kwijt, zowel deze die een link hebben naar je voorraad en facturatie (bv. nieuwe producten) als degene die te maken hebben met je bedrijfsvoering (bv. internetkosten, verwarming, ...). eFactori geeft inzicht in de aankoop versus uitgaven per periode of per aankoopcategorie.

## Aankopen activeren <a href="#aankopen-activeren" id="aankopen-activeren"></a>

'Aankopen' vind je als een app in eFactori. Om ze te activeren, doe je het volgende:

* Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik op 'Apps en koppelingen'.
* Kies 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten'.
* Klik op de groene knop 'Activeren' om de app 'Aankopen' te activeren in eFactori.
  * In het linkermenu verschijnt nu een sectie 'Aankopen'.
  * Onder je 'Contacten' in het linkermenu verschijnt een lijst met je 'Leveranciers'.

## De module 'Aankopen' gebruiken <a href="#de-module-aankopen-gebruiken" id="de-module-aankopen-gebruiken"></a>

### Aankopen invoeren <a href="#aankopen-invoeren" id="aankopen-invoeren"></a>

Het invoeren van je aankopen in eFactori kan op meerdere manieren. eFactori heeft een inboxfunctie om eenvoudig je aankoopfacturen te ontvangen. De aankoopfacturen in bijlage van e-mails kan je onmiddellijk en eenvoudig in het programma verwerken. Je eFactori-inbox aanvaardt ook e-facturen via het PEPPOL-kanaal. Zo kunnen je leveranciers je vanuit hun facturatiesoftware e-facturen sturen. Papieren documenten kan je vanaf je scanner meteen naar je eFactori-inbox mailen of neem er een foto van met je smartphone via de eFactori[ app](https://documentatie.onfact.be/overige-functies/mobiel-gebruik). Lees meer:

{% content-ref url="/pages/aJRpuQGsKvZM0qNfbZbJ" %}
[Aankopen invoeren](/apps/aankopen/aankopen-invoeren)
{% endcontent-ref %}

### Aankopen verwerken <a href="#aankopen-verwerken" id="aankopen-verwerken"></a>

Elk inkomend document wordt automatisch gescand door OCR-herkenningssoftware, zo beperk je tikwerk tot een minimum. Koppel aangekochte goederen aan voorraadbeheer of je eigen aankoopcategorieën. Lees meer:

{% content-ref url="/pages/bwSP4wwGcZQItfVlxRN4" %}
[Aankopen verwerken](/apps/aankopen/aankopen-verwerken)
{% endcontent-ref %}

### Aankopen betalen <a href="#aankopen-betalen" id="aankopen-betalen"></a>

Bij het verwerken van een aankoop worden de nodige betaalgegevens in eFactori opgeslagen (o.a. IBAN-nummer leverancier, bedrag, mededeling, ...). Zo kan je vanuit eFactori je ingevoerde aankopen meteen betalen (bv. via QR-code), inplannen voor betaling op latere datum of een uitgevoerde betaling aan je aankoop koppelen. Lees meer:

{% content-ref url="/pages/cXGpxZPCihi17Bg16bdl" %}
[Aankopen betalen](/apps/aankopen/aankopen-betalen)
{% endcontent-ref %}

### Aankopen exporteren voor de boekhouder <a href="#aankopen-exporteren-voor-de-boekhouder" id="aankopen-exporteren-voor-de-boekhouder"></a>

eFactori zet automatisch je aankoopfacturen om naar het UBL-formaat voor elektronische facturen. Dit kan rechtstreeks doorgestuurd worden naar een boekhoudprogramma voor snelle en automatische verwerking. Lees meer:

{% content-ref url="/pages/pVtUBwWIq1ohW9jBLyq7" %}
[Aankopen exporteren voor boekhouding](/apps/aankopen/aankopen-exporteren-voor-boekhouding)
{% endcontent-ref %}

## Leveranciers <a href="#leveranciers" id="leveranciers"></a>

Zodra je 'Aankopen' activeert, vind je in het linkermenu onder 'Contacten' ook een lijst van leveranciers.

Je kan in eFactori eenvoudig een [lijst van bestaande leveranciers importeren](/instellingen/gegevens-importeren#klanten-en-leveranciers). Telkens je een aankoop gaat verwerken, kan je ook de (nieuwe) leverancier opslaan en een leveranciersfiche aanmaken.

De [nummering van je leveranciers](/instellingen/nummering) in eFactori kan je ook instellen.

Tenslotte kan je je leveranciers ook uit eFactori exporteren naar een verschillende bestandsformaten.

### Standaard aankoopcategorie <a href="#standaard-aankoopcategorie" id="standaard-aankoopcategorie"></a>

Als je gebruik maakt van [aankoopcategorieën](/apps/aankopen/aankopen-verwerken#aankoopcategorieen) in eFactori, kan je in een leveranciersfiche aangeven dat aankopen van een bepaalde leverancier standaard in een specifieke aankoopcategorie moeten terechtkomen.

### Domiciliëringsmandaat actief <a href="#domicilieringsmandaat-actief" id="domicilieringsmandaat-actief"></a>

Als aankoopfacturen van een bepaalde leverancier betaald zullen worden via een domiciliëringsmandaat, kan je dat aangeven in de leveranciersfiche.

<figure><img src="/files/DPFjUW6tVTJCxrJCZLGz" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Door dit aan te vinken, zullen aankoopfacturen van deze leverancier automatisch als 'Gepland' verschijnen in je overzicht van aankopen. Op die manier weet je dat deze bedragen automatisch van de bankrekening zullen gaan en je ze niet meer actief moet uitbetalen.

Is je bankrekening gekoppeld? Dan koppelen we bij effectieve betaling het betaalde bedrag aan de aankoopfactuur en wijzijgt de status van het document van 'gepland' naar 'betaald'.


# Aankopen invoeren

Je kan je bonnetjes, facturen, ... op verschillende manieren in je eFactori-account invoeren. Een overzicht van je inkomende aankoopdocumenten vind je via het linkermenu onder 'Aankopen', dan 'Te verwerken':

<figure><img src="/files/nRSzKvF9sPM8qUeBJSlg" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Er zijn vier manieren om aankoopdocumenten in deze verwerklijst te ontvangen:

* door de bestanden te uploaden in het linkse uploadvenster;
* door met je smartphone vanuit de [onFact-app](/overige-functies/mobiel-gebruik) een foto te maken van het document;
* door de bestanden door te mailen als bijlage aan een e-mail naar je onFact-mailadres, vermeld in het venster in het midden;
* door de bestanden te ontvangen in je [PEPPOL-inbox](/overige-functies/verzending-via-peppol), indien je leveranciers op dit netwerk aangesloten zijn en je zelf op PEPPOL aangemeld bent (venster rechts).

De bestanden die op die manieren aan onFact geleverd worden, komen onderaan in het venster in een lijst terecht.

Van zodra de bestanden in de verwerklijst lijst staan, gaat de [OCR (Optical Character Recognition)](https://nl.wikipedia.org/wiki/Optical_character_recognition) software er mee aan de slag. OCR leest de informatie in de bestanden uit en probeert op die manier je aankoopfactuur te interpreteren. Zodra de OCR-letters groen worden, kan je de aankoop via de blauwe knop gaan 'Verwerken' in onFact. Ga naar de volgende stap:

[Aankopen verwerken](https://documentatie.onfact.be/apps/aankopen/aankopen-verwerken)


# Hoe kan ik een foto uploaden van een aankoopdocument?

Als je eFactori gebruikt via smartphone of tablet (een toestel met een camera), kan je vanuit de [eFactori-app](/overige-functies/mobiel-gebruik) een foto nemen van een aankoopdocument zodat dit meteen in je verwerklijst terechtkomt.

{% hint style="info" %}
Meer info over aankopen en de verwerking ervan in eFactori, [vind je hier](/overige-functies/verwerklijsten).
{% endhint %}

Als je de eFactori-app opent en je 'Aankopen' geactiveerd hebt, verschijnt er bovenaan een afbeelding van een fotocamera (naast de meldingen).

<figure><img src="/files/Gd5ZVSlgj7x37e2ZisYz" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Klik op de camera en klik nadien op 'Pagina toevoegen' (zie afbeelding linkshieronder). Je moet toestemming geven tot gebruik van je camera, of je kan een reeds genomen afbeelding selecteren van op je toestel.

Eens je de foto genomen hebt, krijg je een bewerkscherm (zie afbeelding midden hieronder). Je kan de afbeelding bijsnijden of draaien, en opslaan.

Bestaat je document uit meerdere pagina's? Klik dan opnieuw op 'Pagina toevoegen' (zie afbeelding rechts hieronder) om meerdere pagina's toe te voegen - of klik op 'Opslaan' om de aankoopfactuur aan de verwerklijst toe te voegen.

<figure><img src="/files/lJYw93XMeaCbrtrpR1mW" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In de verwerklijst zie je nu de afbeelding staan als inkomend aankoopdocument. Van daaruit kan het bestand verder verwerkt worden.

<figure><img src="/files/OL4TJqPik57hD7ZZoFxM" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Kan je de productwinstmarge invoeren om verkoopprijs automatisch te berekenen?

Dat is mogelijk. Die kan je aangeven in de app '[Aankopen](/apps/aankopen)'.

1. Ga rechtsboven in eFactori naar je e-mailadres
2. Kies 'Apps en koppelingen'
3. Ga naar de app 'Aankopen' en klik op 'Configureren'.
4. Er zal zich nu een nieuw venster openen. Vink de voorgestelde optie aan bij 'Berekeningsmethode prijs': "Prijs berekenen door een marge op de aankoopprijs te berekenen".

<figure><img src="/files/WCoeHUDyhQlGSOAgHjUC" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Wanneer je dan een product aanmaakt, kan je een winstmarge ingeven. Als je de aankoopprijs ingeeft, wordt de verkoopprijs op basis hiervan berekend. Als de importfunctie gebruikt zou worden, kan je een Excel formule gebruiken om dit uit te rekenen.

<figure><img src="/files/74Oft3aFIr6C3XSa9g2S" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Ook op niveau van een productgroep kan je deze winstmarge gaan instellen. Bij het toevoegen van een nieuwe productgroep kan je een winstmarge toekennen die toegepast wordt op alle producten binnen deze groep.

<figure><img src="/files/WxJX5uEWVhONEI0pfjdg" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Ook aan een bestaande productgroep kan je deze marge gaan toevoegen. Klik in een productgroep bovenaan op de gele knop 'Bewerken'. Een gelijkaardig venster als hierboven opent zich: je kan een winstmarge invoeren en 'Opslaan'.

<figure><img src="/files/Gcvxq7o4yfwEWwFd7C9B" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Let op: deze toegevoegde winstmarge wordt niet retroactief op je producten toegepast. Enkel nieuwe producten die je binnen deze productgroep aanmaakt, zullen de winstmarge automatisch meekrijgen.
{% endhint %}


# Aankopen verwerken

Van zodra de bestanden in de verwerklijst lijst staan, gaat de [OCR (Optical Character Recognition)](https://nl.wikipedia.org/wiki/Optical_character_recognition) software er mee aan de slag. OCR leest de informatie op de bestanden uit en probeert op die manier je aankoopfactuur te interpreteren.

Klik boven de lijst van documenten op de knop 'Pagina vernieuwen' om te bekijken hoever de OCR staat. Zodra het bestand ingelezen is, worden de letters 'OCR' groen en wordt de blauwe knop 'Verwerken' actief.

<figure><img src="/files/FoBm9P8PnZl1PixZ1kY8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Om het aankoopdocument in eFactori te verwerken (bv. aan een aankoopcategorie te koppelen of voorraad bij te werken), klik je op de blauwe knop 'Verwerken'.

In het verwerkvenster zie je een voorbeeld van het aankoopdocument met daarnaast **informatie over de leverancier**. Hier kan je eventueel ontbrekende gegevens aanvullen en indien gewenst, aanvinken dat je de leverancier wil 'Opslaan als nieuwe leverancier'.

{% hint style="info" %}
Wil je je [aankopen betalen vanuit eFactori](/apps/aankopen/aankopen-betalen)? Vul dan zeker de gegevens m.b.t. rekeningnummer van je leverancier in!
{% endhint %}

<figure><img src="/files/9qOkJalQwBHB4fpkr5ZL" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Een volgende stap is het invoeren van de **aankoopinformatie**. Volgende velden zijn daar beschikbaar:

* Type: geef aan of het om een factuur of creditnota gaat. Bij het invoeren van een creditnota gebruik je positieve bedragen; eFactori zal deze negatief interpreteren aangezien het om een creditnota gaat.
* Datum: de datum op de factuur.
* Betaaldatum: standaard zal deze op dertig dagen na factuurdatum worden ingesteld. Je kan hier zelf een kortere of langere betaaltermijn invoeren.
* Referentie: bv. factuurnummer of andere referentie.
* Gestructureerde mededeling: indien aanwezig op de factuur.
* Aankoopcategorie: kies hier je gepaste aankoopcategorie of gebruik de standaard 'Algemene aankopen'.
* Bedragen: geef het factuurbedrag in. Het is mogelijk om meerdere lijnen te gebruiken, voor het geval er bijvoorbeeld een gedeelte onder 21% btw valt en een factuurgedeelte onder een ander btw-percentage.

Klik op één van de groene knoppen om de volgende documenten te verwerken ('Toevoegen en volgende') of om het detail van je invoer te bekijken ('Toevoegen en bekijken').

<figure><img src="/files/N69dMAGoKUNjVL8a4Flb" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### Verwerking korting contant/financiële korting <a href="#verwerking-korting-contant-financiele-korting" id="verwerking-korting-contant-financiele-korting"></a>

Kent de leverancier je een financiële korting toe? Dan kan je dit ook aangeven in eFactori. Klik daarvoor onder 'aankoopcategorie' op de knop '+ Financiële korting invullen'. Extra velden worden getoond waarin je de korting kan invoeren, zoals die wordt weergegeven op de aankoopfactuur. Voorbeeld:

<figure><img src="/files/eg8ahspziZZoG4Lf1bmW" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Aankoopcategorieën <a href="#aankoopcategorieen" id="aankoopcategorieen"></a>

Vooraleer aankopen toe te voegen, is het interessant om te denken aan de aankoopcategorieën die je wil gebruiken. Bij het invoeren van je aankopen, zal je ze zo meteen onder de juiste categorie kunnen onderbrengen. Heb je geen nood aan categorieën, gebruik dan de vooraf ingestelde categorie 'Algemene aankopen'.

In het voorbeeld hieronder gebruikt men volgende aankoopcategorieën: "Stock: toestellen / Stock: klein materiaal / Magazijn: inrichting / Kantine: verbruiksproducten / Algemene werking: overhead / ..."

![](/files/EJME8MOiPbWo9z2GiI2S)

{% hint style="info" %}
Gebruik je de app '[Grootboekrekeningen](/apps/grootboekrekeningen)'? Dan kan je per aankoopcategorie meteen het overeenkomstige grootboekrekeningnummer invoeren. Alle aankopen onder die categorie zullen dan onder dit grootboeknummer worden opgeslagen.
{% endhint %}

In je overzicht van je aankopen zal je op basis van de ingevoerde categorieën ook meer inzicht kunnen krijgen in je aankopen, op basis van periode van-tot:

<figure><img src="/files/8AL92ZaArqAVLfMXbN3l" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### Maandelijks budget <a href="#maandelijks-budget" id="maandelijks-budget"></a>

Per aankoopcategorie kan je een vooropgesteld maandelijks budget invoeren, zodat je kan bekijken of je binnen de gestelde prognoses blijft wanneer je je aankopen aan de categorieën gaat toewijzen. Bestaande aankoopcategorieën kan je in het overzicht gaan 'Bewerken' (gele knop) en er een budget aan toekennen.

<figure><img src="/files/PVoGxGRX8NdMgw9xEOA5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Rode of groene percentages geven in je overzicht van categorieën aan hoe ver je boven of onder het vooropgestelde budget zit, voor de aankopen die je in onFact hebt verwerkt.

<figure><img src="/files/kG8lRxAHPlcebfh9q8UT" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### Gebruik je stockbeheer (voorraadbeheer)? <a href="#gebruik-je-stockbeheer-voorraadbeheer" id="gebruik-je-stockbeheer-voorraadbeheer"></a>

Activeer dan eerst rechtsbovenaan de 'Geavanceerde inputmodus'. Deze knop creëert onder het voorbeeld van het aankoopdocument extra productlijnen, waar je het aankoopdocument verder kan gaan opdelen.

<figure><img src="/files/U9ulJ9YftUedmkzyhslr" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In deze lijnen kan je de producten, hun aantal en prijs invoeren zoals vermeld op de factuur. Je kan ze ook per productlijn toewijzen aan een andere aankoopcategorie.

Als deze producten reeds bestaan in je huidige productenlijst, zullen ze aan je producten gekoppeld worden en op die manier je stockbeheer updaten. Geef je hier aan 10 stuks van product A bij te kopen, dan zal de voorraad van product A ook met 10 stuks omhoog gaan.

#### Gebruik je grootboekrekeningen? <a href="#gebruik-je-grootboekrekeningen" id="gebruik-je-grootboekrekeningen"></a>

Activeer dan ook eerst rechtsbovenaan de 'Geavanceerde inputmodus'. Deze knop creëert onder het voorbeeld van het aankoopdocument extra productlijnen, waar je het aankoopdocument verder kan gaan opdelen.

<figure><img src="/files/mTeDMJyKWvPhniDW2qQF" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In deze lijnen kan je de producten, hun aantal en prijs invoeren zoals vermeld op de factuur. Je kan ze ook per productlijn toewijzen aan een andere aankoopcategorie. Per product zal je ook een grootboekrekening kunnen toekennen. Is het product al gekend in je Producten? Dan zal het corresponderende grootboekrekeningnummer dat je eerder aan je product toekende, hier worden overgenomen.

Aankoop verwerkt? Lees in de volgende stap hoe je deze kan betalen of koppelen aan een betaling:

{% content-ref url="/pages/cXGpxZPCihi17Bg16bdl" %}
[Aankopen betalen](/apps/aankopen/aankopen-betalen)
{% endcontent-ref %}


# Aankopen betalen

In het overzicht van de aankopen zie je in één oogopslag welke documenten er nog open staan, op basis van de labels in de kolom 'Status'.

* groene knop 'betaald': de aankoop werd reeds betaald.
* gele knop
  * met betaaldatum: de aankoop is nog niet betaald, maar nog binnen de ingestelde betaaldatum.
  * 'gepland': de betaling van de aankoop is gepland, bv. via de [SEPA-export](#toevoegen-aan-betaalmandje) of omdat de [leverancier via een domiciliëringsmandaat](/apps/aankopen#domicilieringsmandaat-actief) betaald wordt.
* rode knop met betaaldatum: de aankoop is nog niet betaald en overschreed ook al de ingestelde betaaltermijn.

<figure><img src="/files/pIHEAggxbec99eJ1FScB" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je kan vanuit eFactori je ingevoerde aankopen meteen betalen, inplannen voor betaling op latere datum of een uitgevoerde betaling aan je aankoop koppelen.

### Aankopen meteen betalen: via QR-code of Ponto <a href="#aankopen-meteen-betalen-via-qr-code-of-ponto" id="aankopen-meteen-betalen-via-qr-code-of-ponto"></a>

#### Betalen via QR-code <a href="#betalen-via-qr-code" id="betalen-via-qr-code"></a>

Het is mogelijk om vanuit eFactori je aankoopdocument meteen te betalen nadat je het hebt ingevoerd. Op basis van de ingevoerde aankoopinformatie (bedrag, mededeling, IBAN-nummer leverancier, ...) wordt een QR-code gegenereerd.

{% hint style="info" %}
Om de code te genereren, moet je bij de verwerking van je aankoop in eFactori zeker het **IBAN- en BIC nummer van je leverancier invullen**. Als deze informatie ontbreekt kan geen QR-code worden aangemaakt (eFactori zal een melding geven).
{% endhint %}

De code verschijnt onderaan de samenvatting van de aankoop, bij 'Betalingen'. Door deze te scannen met je bank-app kan je meteen de betaling aan de leverancier uitvoeren, op basis van de gegevens van je aankoop:

<figure><img src="/files/XNAIqjHF5GLW6iz2ivf0" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Niet elke bank-app kan dergelijke QR-code lezen. De apps van volgende banken kunnen dat wel: Argenta - Belfius - ING - KBC - BNP Paribas Fortis.

* Bankrekening gekoppeld via bv. CodaBox: de betaling zal automatisch gekoppeld worden en de status van je aankoop verandert automatisch naar 'betaald' (CodaBox haalt slechts 1x/dag de betaalgegevens op, dit zal dit niet realtime wijzigen).
* Bankrekening niet gekoppeld aan eFactori: verander dan manueel de status naar 'betaald' (groene knop bovenaan samenvatting van je aankoop).

#### Betalen via Ponto <a href="#betalen-via-ponto" id="betalen-via-ponto"></a>

Als je in eFactori de [koppeling met Ponto](/koppelingen/koppeling-met-de-bank/ponto#ponto-koppeling-activeren) hebt geactiveerd voor bv. het ophalen van je banktransacties, zal er onderaan je aankoop een Ponto-betaalknop verschijnen:

<figure><img src="/files/0yCAiHeNDSw1pIfeJU0m" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Klik op de groene knop 'Betalen' om doorgestuurd te worden naar je Ponto-omgeving, waar je de betaling zal bevestigen en uitvoeren.

Aangezien je bankrekening gekoppeld is via Ponto zal de betaling automatisch gekoppeld worden en de status van je aankoop verandert automatisch naar 'betaald'.

{% hint style="info" %}
In je eigen Ponto-omgeving zal je je bankrekening zien. Bij de tab 'Betalingen' dien je ook Ponto toe te laten de betalingen uit te voeren. Een mededeling zal verschijnen met de vraag of je betalingen wil toelaten. Dit moet je toestaan/activeren in Ponto, vooraleer je via eFactori betalingen zal kunnen laten uitvoeren.
{% endhint %}

### Betaling van aankopen inplannen: via betaalmandje (SEPA export) <a href="#betaling-van-aankopen-inplannen-via-betaalmandje-sepa-export" id="betaling-van-aankopen-inplannen-via-betaalmandje-sepa-export"></a>

Vanuit eFactori kan je meerdere betalingen in 1x klaarzetten in je webbanking, via een SEPA-bestand. Je verzamelt vanuit eFactori alle betaalgegevens, importeert deze in je online bankomgeving en de betalingen worden uitgevoerd op de door jou ingestelde betaaldatum.

#### Invoeren uiterste betaaldatum <a href="#invoeren-uiterste-betaaldatum" id="invoeren-uiterste-betaaldatum"></a>

Bij het verwerken van je aankoop moet je zeker een 'Betaaldatum' invoeren. Overschrijvingen die via een SEPA-bestand worden uitgevoerd, zullen worden uitgevoerd twee dagen voor de datum die jij hebt aangeduid als 'Betaaldatum'.

{% hint style="info" %}
In eFactori vul je de vervaldatum voor een betaling in. Je wil minstens 1 werkdag vroeger overschrijven, zodat de betaling bij de leverancier is op de vervaldag. Wil je je betalingen toch later uitvoeren, dan moet je in eFactori bv. de 'vervaldag + 2 dagen' invoeren.
{% endhint %}

<figure><img src="/files/UDKJ9Dfqj8VclElxWQbQ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### Toevoegen aan betaalmandje <a href="#toevoegen-aan-betaalmandje" id="toevoegen-aan-betaalmandje"></a>

Via het eFactori betaalmandje kan je nog te betalen aankopen toevoegen aan een betaallijst en de betaalgegevens nog makkelijk aanpassen.

Een aankoop toevoegen aan het betaalmandje doe je door in het overzicht van 'Aankopen' te klikken op het pijltje aan de rechterkant van de blauwe knop 'Bekijken'. Selecteer daar 'Toevoegen aan betaalmandje'.

<figure><img src="/files/CFXiK8NaJJvZu6eQpviy" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Zodra de aankoop is toegevoegd, verschijnt het icoon van het betaalmandje rechtsbovenaan.

<figure><img src="/files/H2obzZTze5HcJYrQ7nU4" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Door te klikken op het icoon zie je een overzicht van de toegevoegde betalingen. Via dit venster is het mogelijk om per transactie de opgehaalde betaalgegevens nog te bewerken: pas de betaaldatum aan, wijzig mededeling, vul eventueel ontbrekend IBAN-nummer aan, ... Deze bewerking is niet gekoppeld aan de aankoop zelf en zal daar dus geen informatie bijwerken.

<figure><img src="/files/6A5EsSEq1fkIsX4UPSEA" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Via de blauwe knop 'Export' kan je de betalingen in het betaalmandje exporteren naar een SEPA-betaalbestand.

**Keuze uitvoerend rekeningnummer**

Heb je bij je [eFactori-rekeningen](/betalingen/rekeningen) slechts één bankrekening actief, dan zal de knop meteen een SEPA-bestand aanmaken dat je in je online bankomgeving kan uploaden. Na het downloaden van het bestand, wordt het betaalmandje leeggemaakt. De geëxporteerde aankopen worden als 'gepland' gemarkeerd.

<figure><img src="/files/aegP5HXcCa8TPCUsLGes" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Heb je in je account meerdere rekeningen actief, dan zal je eerst nog de keuze krijgen voor welke rekening je dit SEPA-bestand wil aanmaken. Op die manier kan je bv. een betaalmandje aanmaken met betalingen die je wil uitvoeren vanaf rekening A, vervolgens een mandje samenstellen met betalingen die je wil uitvoeren vanaf rekening B, enz. Kies 'Exporteren voor deze rekening'; de export wordt aangemaakt en de geëxporteerde aankopen worden als 'gepland' gemarkeerd. Na het downloaden van het bestand, wordt het betaalmandje leeggemaakt.

<figure><img src="/files/nLeIvZj5F3S6LZXV3xOU" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### Betaalbestand importeren in je bankomgeving <a href="#betaalbestand-importeren-in-je-bankomgeving" id="betaalbestand-importeren-in-je-bankomgeving"></a>

Het SEPA-bestand is een bestand in XML-formaat dat je kan downloaden op je computer. Dit kan vervolgens opgeladen worden in je eigen online bankomgeving.

Elke bank heeft hiervoor zijn eigen te volgen stappen. We lichten er enkele uit:

* Belfius: [handleiding betaalbestanden uploaden](https://www.belfius.be/webapps/nl/selfcare/belfius/verrichtingen/boekhoudbestanden/Hoe-kan-ik-een-betalingsbestand-versturen)
* ING: [handleiding betaalbestanden uploaden](https://www.ing.be/static/legacy/SiteCollectionDocuments/SepaUploadHomebankBrochureNL.pdf) (PDF)
* BNP Paribas Fortis: dit verloopt via [Easy Banking Business](https://easybankingbusiness.bnpparibasfortis.be/nl/public/discover). Eens aangemeld, bovenaan klikken op Betalingen en dan op Bestand importeren.
* Crelan: dit verloopt via [MyCrelanPro](https://www.crelan.be/nl/business/artikel/mycrelan-pro-gebruiksaanwijzing).

### Automatisch betalingen koppelen <a href="#automatisch-betalingen-koppelen" id="automatisch-betalingen-koppelen"></a>

Gebruik je de koppeling met [CodaBox](/koppelingen/koppeling-met-de-bank/koppeling-met-bank) of [Ponto](/koppelingen/koppeling-met-de-bank/ponto), dan zullen aankoop-betalingen die buiten onFact plaatsvonden, ook kunnen gekoppeld worden. Heb je bv. een aankoopdocument betaald met je bank-app of via de QR-code, dan zal deze door de koppeling ook afgepunt worden.

Indien voldoende parameters herkend worden, zal het systeem voorstellen om meteen de betalingsdetails te koppelen. Zo wordt de aankoop gemarkeerd als betaald, en zie je onderaan ook de betaaldetails verschijnen.

<figure><img src="/files/OIher0OWDuppBivtfOZm" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### Aankoop manueel aan betaling koppelen <a href="#aankoop-manueel-aan-betaling-koppelen" id="aankoop-manueel-aan-betaling-koppelen"></a>

(Uitgaande) betalingen die niet gelinkt kunnen worden aan een document, komen terecht in je [verwerklijst van uitgaande betalingen](/betalingen/betalingen#verwerklijst-teveel-betaalde-facturen). Van hieruit kan je ze verder gaan toewijzen aan het correcte document.

Klik in het linkermenu van onFact op 'Betalingen' en selecteer daar 'Te verwerken'.

<figure><img src="/files/WiwliPuQ9Ym3p9rqStwm" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Om een transactie aan een document te koppelen (aankoopfactuur, bonnetje, ...) klik je op de blauwe knop 'Verwerken'. Er opent zich een nieuw venster.
* Klik je bijvoorbeeld op 'Koppel met aankoop', dan opent zich de lijt van aankopen, en kan je de openstaande aankoop selecteren en 'Koppelen' via de blauwe knop.
* De gekoppelde transactie is nu verwerkt en verdwijnt uit de verwerklijst. Het detail van de betaling zal bij je aankoop verschijnen, en deze wordt gemarkeerd als 'Betaald'.

Lees in een volgende stap hoe je de ingevoerde aankopen aan je boekhouder kan bezorgen:

{% content-ref url="/pages/pVtUBwWIq1ohW9jBLyq7" %}
[Aankopen exporteren voor boekhouding](/apps/aankopen/aankopen-exporteren-voor-boekhouding)
{% endcontent-ref %}


# Aankopen exporteren voor boekhouding

De ingevoerde aankopen kunnen, net zoals de verkoopfacturen, digitaal doorgestuurd worden aan je boekhouder. Dit kan verlopen via rechtstreekse koppeling met een boekhoudpakket of aanleverplatform (bv. [ExactOnline](/koppelingen/koppeling-met-de-boekhouder/exactonline), [ClearFacts](/koppelingen/koppeling-met-de-boekhouder/clearfacts) of [Basecone](/koppelingen/koppeling-met-de-boekhouder/basecone)), of via [UBL-bestand](/koppelingen/koppeling-met-de-boekhouder).

[Lees hier](/koppelingen/koppeling-met-de-boekhouder) meer over de rechtstreekse koppelingen met boekhoudpakketten en ontdek hoe je jouw aankoopfacturen vlot kan doorsturen naar het pakket van je boekhouder.

<figure><img src="/files/q55m21FavVdVIBuHNiPw" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Agenda \*

⭐ PREMIUM

De module 'Agenda' kan je gebruiken om medewerkers of taken in te plannen en om je eigen afspraken of taken te beheren.

## Agenda activeren en configureren <a href="#agenda-activeren-en-configureren" id="agenda-activeren-en-configureren"></a>

Om de agenda in eFactori te kunnen gebruiken moet je deze uitbreiding eerst activeren.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.
2. Ga naar 'Apps en koppelingen'.
3. Bij de apps en koppelingen m.b.t. Planning & Uitvoering kies je 'Agenda'; klik op de groene knop 'Activeren'.
4. Zodra de module geactiveerd is, verschijnt de gele knop 'Configureren'. Klik er op om
   1. Het start- en einduur van de agenda vast te leggen
   2. Al dan niet de weekends weer te geven

## Agenda gebruiken <a href="#agenda-gebruiken" id="agenda-gebruiken"></a>

Zodra de module geactiveerd is, kan je deze gebruiken. De agenda verschijnt in het linkermenu van eFactori onder 'Planning & Uitvoering'.

<figure><img src="/files/ikED0Aq430aSYjDnfkeZ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Tab 'Agenda' <a href="#tab-agenda" id="tab-agenda"></a>

In de agenda kunnen vier types activiteiten worden aangemaakt: een afspraak, een taak, een werkbon of een onbeschikbaarheid.

{% hint style="info" %}
Om een [Taak](/apps/taken) of [Werkbon](/apps/werkbonnen) aan te maken, moet je eerst deze modules activeren.
{% endhint %}

Klik je rechtsboven op de gele knop 'Agenda's', dan kan je selecteren tussen agenda's van gebruikers in de eFactori-account.

### Gebruikers instellen <a href="#gebruikers-instellen" id="gebruikers-instellen"></a>

Je kan er voor kiezen om enkel je eigen agenda te bekijken, of de agenda's van andere medewerkers ook weer te geven.

De agenda wordt per medewerker in een bepaalde kleur weergegeven. Ga naar '[Gebruikers](/instellingen/gebruikers)' in eFactori om meerdere gebruikers aan te maken, of bestaande gebruikers te bewerken (bv. kleur te wijzigen).

### Agendamoment toevoegen <a href="#agendamoment-toevoegen" id="agendamoment-toevoegen"></a>

Klik in de agenda om een agendamoment toe te voegen. Sleep over meerdere blokken om meteen bv. een tijdsperiode van - tot te selecteren. Bepaal welk moment je wil toevoegen via de pop-up:

<figure><img src="/files/NEHpp0ScqdtXhHiJCdgy" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Type: selecteer hier tussen de types activiteiten. Activeer '[Werkbonnen](/apps/werkbonnen)' of '[Taken](/apps/taken)' om ook deze opties weer te geven.
* Klant: je kan een klant of prospect aan de activiteit koppelen. Een nieuwe klant of prospect aanmaken kan via het vergrootglas-icoon.
* Bepaal datum en tijd van de activiteit, omschrijf de activiteit met een titel (deze verschijnt in de agenda) en optioneel een omschrijving.
* Vink 'Herhalen' aan indien je de activiteit automatisch wil laten terugkeren op basis van ingesteld aantal weken.

Bovenaan via de tab 'Gebruikers' kan je deze activiteit toewijzen aan meerdere gebruikers, of inplannen in een agenda van een andere gebruiker.

## Tab 'Personeelsplanning' <a href="#tab-personeelsplanning" id="tab-personeelsplanning"></a>

Deze tab geeft een ander zicht op de items die in de agenda staan:

<figure><img src="/files/ft35ymxkJgy2xZFpFQ2H" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Het type activiteit wordt aangeduid volgens de kleuren bovenaan. Selecteer meerdere blokken om een activiteit over meerdere uren te spreiden. Klik op een ingeplande activiteit om deze naar rechts (later) of links (vroeger) te verschuiven.

Je kan een activiteit ook met één beweging aan meerdere gebruikers toekennen, door deze van boven naar onder te slepen en zo meteen in meerdere agendalijnen in te plannen.

## Type activiteit <a href="#type-activiteit" id="type-activiteit"></a>

Als je in de agenda of de personeelsplanning klikt op een ingeplande activiteit, zie je het detail. Van daaruit ga je bv. naar 'Taak bekijken' dit in detail verder bekijken. Op dat moment word je naar de module '[Taken](https://documentatie.onfact.be/apps/taken)' geleid.

<figure><img src="/files/76QtFkSvKZyVhnCBDkkK" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dit werkt op een zelfde manier voor werkbonnen: bij het aanklikken van een werkbon in de agenda kan je van daaruit 'Werkbon bekijken' om deze in detail te openen. Op dat moment word je naar de module '[Werkbonnen](/apps/werkbonnen)' geleid.

## Deel je onFact-agenda <a href="#deel-je-onfact-agenda" id="deel-je-onfact-agenda"></a>

Je kan je agenda delen met andere agendatoepassingen zoals bv. Google Agenda of iPhone Calendar. Je vindt hiervoor een deelbare link bij je '[Persoonlijke instellingen](/instellingen/persoonlijke-instellingen)':

* Klik rechtsboven op je e-mailadres in onFact om het menu te openen
* Selecteer 'Persoonlijke instellingen'
* Onderaan heb je de mogelijkheid om 'Deel uw agenda' in te schakelen. Een deelbare URL verschijnt, die je kan invoeren in je andere agendatoepassing. De onFact-agenda wordt vanaf dat moment continu doorgestuurd naar je andere agendatoepassing. Opgelet: deze koppeling werkt in één richting (vanuit onFact naar je andere agendatoepassing), niet andersom.

<figure><img src="/files/aD9lNj4EwVFob8KDIdHG" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Andere munteenheden

De koppeling 'Andere munteenheden' kan geactiveerd worden indien je wil factureren in andere valuta zoals GBP, USD, ...&#x20;

1. Om de koppeling te activeren, ga je rechtsboven naar je e-mailadres.&#x20;
2. Kies 'Apps en koppelingen'.&#x20;
3. Bij 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten' klik je op de groene knop 'Activeren' naast 'Andere munteenheden'.&#x20;

<figure><img src="/files/8wMAtyii1B9vZbOyKs2i" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Wanneer de koppeling geactiveerd is, zal er bij de informatie m.b.t. klanten een extra veld verschijnen ('Valuta'), waar je een keuze zal kunnen maken uit een menu met munteenheden. Het toekennen van andere munteenheden gebeurt dus steeds op klantniveau:

Rechtstreeks **in de klantenfiche** zoals in het voorbeeld hieronder:

<figure><img src="/files/6EWf8MRq5WAaq6U7bhmP" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Of rechtstreeks **bij de aanmaak van een document**, in het gedeelte 'Klantinformatie':

<figure><img src="/files/NpOoAUtEKskVpOVfv0sB" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Stel je bv. voor deze klant de keuze 'Amerikaanse dollar' in, dan zal op documenten die aan hem gericht zijn, de prijs van producten/diensten in USD verschijnen in plaats van EUR.&#x20;

Bij het opmaken van een document in andere munteenheden zal de conversiekoers ook steeds vermeld worden in eFactori, boven de tabel met lijnen:

<figure><img src="/files/ThuYEMxooNKLGacaRTJP" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Anderstalige klanten

In eFactori heb je de mogelijkheid om facturen op te maken aan anderstalige klanten. Hiervoor moet je via het menu rechtsboven onder 'Apps & Koppelingen' de configuratie 'Anderstalige klanten' activeren. Deze configuratie geeft je de mogelijkheid om een taal te kiezen tijdens het aanmaken van een klant of document.

In het voorbeeld wordt de app geactiveerd en worden enkele courante talen aangeduid die binnen de bedrijfsomgeving gebruikt worden. Standaard zijn Duits, Engels, Frans en Nederlands aangevinkt.&#x20;

<figure><img src="/files/w1xRdAe2a656Hu5wcen1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
Toch nog ergens een fout gevonden in een automatische vertaling? Contacteer ons via <support@efactori.be> en we passen dit meteen aan.
{% endhint %}

Indien je bv. bij het aanmaken van een nieuwe klant hebt aangeduid dat diens taal 'Frans' is, zullen documenten die aan deze klant worden opgemaakt, in het Frans verschijnen.&#x20;

{% hint style="warning" %}
eFactori zal enkel de algemene documentwaarden automatisch vertaald weergeven. De vertaling van producten e.d.m. moet je zelf invoeren.
{% endhint %}

Heb je de configuratie geactiveerd, dan zal je doorheen eFactori plaatsen tegenkomen waar teksten vertaald kunnen worden. Er verschijnen dan extra tabs per taal. Enkele voorbeelden:

Bij de instellingen van onderschriften op documenten:

<figure><img src="/files/DXEXomGTHlB5ai9swiJt" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Bij de omschrijving van producten:&#x20;

<figure><img src="/files/h2hB3l1e5AFRhq1dbDUD" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Deze vertaalde teksten zullen dan ook worden overgenomen op het gegenereerde document, in de taal van de specifieke klant.


# Betalingsverzoeken

Heb je vaak last van klanten die niet betalen en kan je eenvoudig voor deze klanten hun producten of diensten annuleren? Dan kan je gebruik maken van betalingsverzoeken om de klanten eerst te laten betalen voor er een factuur wordt opgemaakt.&#x20;

Een betalingsverzoek wordt in tegenstelling tot een factuur niet opgenomen in de boekhouding, waardoor je de btw pas hoeft te betalen wanneer de betaling voldaan is en de factuur wordt opgemaakt.&#x20;

{% hint style="warning" %}
Let wel op: wanneer je verdere stappen wil ondernemen om een betalingsverzoek in te vorderen, maak je beter een factuur op omdat hier meer wetgeving rond bestaat.
{% endhint %}

## Betalingsverzoeken activeren

Het documenttype 'Betalingsverzoeken' moet in eFactori eerst geactiveerd worden:

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.&#x20;
2. In de lijst van 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten' ga je naar 'Betalingsverzoeken'.&#x20;

Van zodra je deze uitbreiding geactiveerd hebt, kan je ze meteen gaan gebruiken. In het linkermenu zal er nu een lijn met documenttype 'Betalingsverzoeken' verschijnen.&#x20;

## Betalingsverzoeken aanmaken

Het aanmaken van een betalingsverzoek volgt hetzelfde schema als een factuur, offerte, ... Vanuit het overzicht van betalingsverzoeken kan je eenvoudig een nieuw verzoek aanmaken.&#x20;

<figure><img src="/files/zAoV325LhoW31TKZAZHS" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Toepassing als pro-formafactuur

Een tweede toepassing van de betalingsverzoeken is de mogelijkheid om ze te gebruiken als pro-forma facturen. Pro-formafacturen bevatten net zoals de betalingsverzoeken geen opsplitsing excl./incl. btw op het document en kunnen dus perfect hiervoor gebruikt worden.&#x20;

{% hint style="success" %}
De titel "betalingsverzoeken" kan op de printversie aangepast worden naar "pro-formafactuur". Dit gebeurt door de interne code van de template te bewerken. Stuur een e-mail naar <support@efactori.be> en wij brengen dit meteen voor jou in orde!
{% endhint %}

## Omzetting naar factuur

Een betalingsverzoek kan eenvoudig gekopieerd worden naar een factuur. Vanuit het overzicht van betalingsverzoeken kan je een verzoek selecteren. Via de blauwe knop 'Acties' zie je welke mogelijkheden er zijn; de onderste actie is 'Kopiëren naar nieuwe factuur'.&#x20;

<figure><img src="/files/WtyTc58mH6nNWXc5di4l" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
Als de factuur reeds voldaan werd omdat men al via het betalingsverzoek betaalde, kan je dit bv. in het [onderschrift op de factuur](/instellingen/standaardwaarden#bestaand-onderschrift-bewerken) aangeven.&#x20;
{% endhint %}


# Bestelbonnen

## Bestelbonnen activeren

Het gebruik van bestelbonnen kan geactiveerd worden vanuit de 'Apps en koppelingen'.&#x20;

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.&#x20;
2. In de lijst van 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten' ga je naar 'Bestelbonnen'.&#x20;

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken; een extra type documenten ('Bestelbonnen') zal in het linkermenu verschijnen.&#x20;

De opbouw en opmaak van een bestelbon is analoog aan deze van een factuur. Je kan op een bestelbon ook een [orderreferentie](/apps/orderreferentie) toevoegen.

{% hint style="success" %}
Nog geen factuur aangemaakt? Lees eerst in de documentatie rond [factuur aanmaken - basismodule](/facturen#basismodule) hoe je dit aanpakt.
{% endhint %}

Voorbeeld van een bestelbon:&#x20;

<figure><img src="/files/WAJO5gPVEEFYXqfFju3c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Bestelbon en stockbeheer

eFactori maakt een onderscheid tussen de virtuele en de actuele stock. De **virtuele stock** is de stocktelling op basis van **bestelbonnen**. In deze telling wordt niet enkel rekening gehouden met wat reeds gefactureerd of geleverd is, maar ook met wat door klanten reeds besteld is. Als klanten meer zouden bestellen dan wat er actueel in stock is, zie je dit meteen bij de stockwaarschuwingen.

<figure><img src="/files/PgJgZwqBQMCOAG8UOeuK" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In het voorbeeld hierboven bedroeg de actuele stock 10 stuks. Daarvan werden er reeds 3 gefactureerd. Actuele stock = 7 stuks. Er werd echter ook een bestelbon opgemaakt voor 2 stuks. Virtuele stock = actuele stock - 2 bestelde = 5 stuks. Kopieer je deze bestelbon naar een factuur, dan zullen beide stocks weer dezelfde zijn.

{% hint style="success" %}
[Lees hier](/apps/stockbeheer) meer over stockbeheer in eFactori.
{% endhint %}

## Bestelbon omzetten naar ander document

Een bestelbon kan je eenvoudig kopiëren naar een ander type document:

* naar een nieuwe bestelbon;
* naar een nieuwe leveringsbon;
* naar een nieuw kassaticket;
* naar een nieuw betalingsverzoek;
* naar een nieuwe factuur;
* naar een nieuwe inkooporder.

Ga in de samenvatting van je bestelbon naar de groene knop 'Kopiëren naar' en kies daar uit de vermelde acties.&#x20;

<figure><img src="/files/SSRAU77dLP0PMy09hX97" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Het is ook mogelijk om meerdere bestelbonnen in één keer in een nieuw document te combineren.&#x20;

In het overzicht van bestelbonnen is het mogelijk om meerdere bonnen aan te duiden, en deze op één en hetzelfde te laten verschijnen:

* op een nieuwe leveringsbon;
* op een nieuw betalingsverzoek;
* op een nieuw kassaticket;
* op een nieuwe factuur.

Let op: er wordt wel een verschil gemaakt op klantniveau.&#x20;

* selecteer je bv. drie bonnen gericht aan dezelfde klant, dan zullen alle vermelde goederen en diensten op één en dezelfde factuur aan deze klant verschijnen.&#x20;
* selecteer je bv. drie bonnen gericht aan klant A en 2 bonnen gericht aan klant B, dan zullen alle vermelde goederen en diensten geleverd aan klant A op eenzelfde factuur komen, en alle vermelde goederen en diensten geleverd aan klant B op een andere factuur (gericht aan klant B).&#x20;

Dit verloopt via de  blauwe knop 'Acties' in het overzicht van bestelbonnen:&#x20;

<figure><img src="/files/MqUHdMO0ORkeC7IUxPSJ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Instellingen voor kopiëren en samenvoegen

Bij het activeren van de bestelbon-app, kan je configureren hoe het document met samengevoegde bestelbonnen er moet uitzien.&#x20;

<figure><img src="/files/rL3SIlGB0AfAmfHuSpj5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Er zijn drie keuzes:

* Geen tussentitels invoegen: alle productlijnen uit alle gecombineerde bestelbonnen verschijnen onder elkaar op het einddocument.
* Kleine tussentitels invoegen: alle productlijnen verschijnen per bestelbon onder elkaar op het einddocument.
* Tussentitels en subtotalen invoegen: op het einddocument zie je per bestelbon een overzicht van productlijnen en het subtotaal per bestelbon.

{% hint style="info" %}
Let op! Werk je met een template die niet compatibel is met deze configuraties, dan zal er een waarschuwing verschijnen. Contacteer <support@efactori.be> om je template te updaten.
{% endhint %}

## Bestelbon ondertekenen

Een bestelbon kan je best laten ondertekenen, zeker indien er een voorschot werd ontvangen. Vergeet daarbij ook je handtekening als zaakvoerder niet!

Het is mogelijk om een bestelbon gewoon uit te printen en te laten ondertekenen, maar de klant kan deze ook digitaal en/of vanop afstand ondertekenen.&#x20;

In het hoofdstuk 'Online ondertekenen' vind je alle info over:

* instellen van je eigen handtekening als zaakvoerder;
* digitaal ondertekenen van een document;
* begeleidende e-mail met mogelijkheid digitaal ondertekenen van een document.&#x20;

{% hint style="success" %}
[Lees hier](/overige-functies/online-ondertekenen) het hoofdstuk 'Online ondertekenen'.
{% endhint %}


# Dagontvangstenboek

In het dagontvangstenboek dienen alle verkopen opgenomen te worden waarvoor geen factuur moet opgesteld worden. In de praktijk zijn dit meestal de transacties met particulieren (bv. [kassatickets](/apps/kassatickets)), die niet onderworpen zijn aan de verplichte opmaak van een factuur.&#x20;

{% hint style="warning" %}
Een dagontvangstenboek is **niet hetzelfde als een kasboek**. Het is bovendien **onderworpen aan specifieke regels**. [Lees er alles over op onze blog](https://www.onfact.be/blog/dagontvangstenboek).
{% endhint %}

## Dagontvangstenboek activeren

Het gebruik van een dagontvangstenboek kan geactiveerd worden vanuit de 'Apps en koppelingen'.&#x20;

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.&#x20;
2. In de lijst van 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten' ga je naar 'Dagontvangstenboek'.&#x20;

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken; een extra knop ('Dagontvangsten') zal in het linkermenu verschijnen.&#x20;

{% hint style="success" %}
Het dagontvangstenboek in eFactori werkt op basis van kassatickets die in eFactori worden aangemaakt. Deze tickets worden automatisch ingevoerd in je dagontvangstenboek, de dag na hun aanmaakdatum. Om het dagontvangstenboek te kunnen vullen, [dien je dus ook 'Kassatickets' in ](/apps/kassatickets)eFactori[ te activeren](/apps/kassatickets).
{% endhint %}

## Dagontvangstenboek invullen

Na activatie zal het dagontvangstenboek nog leeg zijn. eFactori-kassatickets worden automatisch toegevoegd aan het dagontvangstenboek vanaf de dag na hun aanmaakdatum.

<figure><img src="/files/LlrkOjlJ8RVdWAR9oPpd" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Om een ontvangst in het dagontvangstenboek te noteren, dien je dus een kassaticket aan te maken in eFactori. Dat wordt ingelezen en verschijnt in de lijst van dagontvangsten.&#x20;

{% hint style="warning" %}
Aangezien een dagontvangstenboek niet bewerkbaar mag zijn, is de datum van je kassaticket bij het aanmaken ook **niet meer bewerkbaar** eens je de module 'Dagontvangstenboek' hebt geactiveerd.
{% endhint %}

In het voorbeeld hieronder werden reeds enkele kassatickets ingelezen:&#x20;

<figure><img src="/files/N9k5L66Sqm7LkefzsrzS" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In een dagontvangstenboek moet elk btw-tarief afzonderlijk worden opgenomen. In dit voorbeeld zijn er enkel verkopen gebeurd aan 21% btw. In geval van een verkoop aan bv. 6% btw, zal er een extra kolom verschijnen in het dagontvangstenboek.&#x20;

### Dagboek

Voor ondernemingen met slechts één vestiging zal er vaak slechts met één dagboek gewerkt worden. Heb je echter meer vestigingen, dan ben je verplicht om per vestiging een dagontvangstenboek bij te houden. Je kan per vestiging een verkoopdagboek aanmaken: [lees hier hoe je dat doet](/instellingen/dagboeken#verkoopdagboeken). Per dagboek zal een afzonderlijk dagontvangstenboek worden bijgehouden in eFactori.

### Digitale handtekening

Omdat een dagontvangstenboek niet gewijzigd mag worden, wordt dagelijks een versie afgesloten en ondertekend met een digitale handtekening door eFactori. Deze digitale handtekening is de controlesleutel bij validatie ([zie verder](#dagontvangstenboek-valideren)).

### Download

Via de downloadknop rechtsboven kan je een Excelversie van het dagontvangstenboek downloaden. Deze kan je valideren via de publiek beschikbare tool, in geval van bv. controle.

Dit Excelbestand bevat een tab met daarin het overzicht zoals dat weergegeven wordt in de eFactori-interface. Onderaan zie je ook het totaal per btw-tarief na een periode van één maand.

Een tweede tab bevat het overzicht van de individuele kassatickets die aan de bedragen gelinkt zijn, met vermelding van volgnummer, datum, klant, totalen excl. en incl. btw en het btw-percentage. Op die manier kan je meteen de omschreven verkopen linken aan de omschrijving op het kassaticket.

### Versiegeschiedenis

Via de knop 'Versiegeschiedenis' kan je per dag een afgesloten dagboek bekijken. Je kan vanuit de detailfiche van de versie deze versie downloaden en valideren via de validator-link.&#x20;

<figure><img src="/files/C3g6zi39NNhgxYy8Kk1e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Dagontvangstenboek valideren

Het dagontvangstenboek kan gevalideerd worden via een publieke link. Een digitaal ondertekend Excelbestand kan vanuit de interface gedownload worden en opgeladen worden via de volgende URL:

{% embed url="<https://www.onfact.be/validatie-dagontvangstenboek>" %}

![](/files/FvDWs5OAEZAGsa6wP3F1)

Als je het Excelbestand zelf zou gewijzigd hebben, wordt de digitale sleutel automatisch ongeldig. Het bestand zal dus niet kunnen gevalideerd worden. Is er geen wijziging gebeurd aan het bestand, dan blijft de sleutel geldig en krijg je een positieve valideringsboodschap terug.&#x20;

![](/files/Cbb9aY7UJfNqEZNiduc8)


# Extra tekstvelden

In eFactori kan je gebruik maken van enkele extra vrije tekstvelden. Zo kan je meer informatie kwijt op je documenten, op de plaats waar jij ze wil tonen. Er werden vier mogelijkheden voorzien om extra tekst op een document (offerte, factuur, … te tonen):

* Extra tekstveld bovenaan document
* Vrije tekstvelden boven of onder facturatielijn&#x20;
* Tekstveld 'Meer' onder facturatielijn
* Onderschrift onderaan document

## Extra tekstveld bovenaan document

Dit tekstveld, waarin je vrij informatie kan opnemen, verschijnt tussen de algemene documentgegevens en de tabel met lijnen. In het voorbeeld hieronder wordt dit veld gebruikt voor informatie m.b.t. een bouwwerf:

<figure><img src="/files/BC4wL5idhTgW2k96kULH" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Voorbeeld: op de offerte staat bovenaan nu extra informatie m.b.t. werf en datum van de werken.

![](/files/-MQvD46jo4Ok4qYNk-hk)

Om dit extra tekstveld toe te voegen aan je documenten:

1. Ga je rechtsboven naar je e-mailadres.&#x20;
2. Kies 'Apps en koppelingen' en 'Geavanceerde instellingen'.&#x20;
3. Daar kan je het 'Extra tekstveld bovenaan document' activeren.&#x20;

{% hint style="success" %}
Als je dit veld leeg laat, zal er niets verschijnen op je documenten.
{% endhint %}

<figure><img src="/files/XHNRS5EibwFvZYK3yxv3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Klik je op 'Configureren', dan kan je per document standaardteksten boven je tabel toevoegen. Deze verschijnen dan steeds bovenaan op je documenten.&#x20;

In het voorbeeld van de werf zou je als standaardtekst dan volgende kunnen instellen voor bv. offertes:&#x20;

<figure><img src="/files/8xYmVvrnH8gDYyyNEDOv" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Op een volgende offerte kan je dan meteen het adres en de startdatum aanvullen.

{% hint style="success" %}
Wil je ook een afwijkend werfadres weergeven op je document, naast het facturatie-adres? Activeer dan zeker de module voor [werfadressen](/apps/werfadressen).
{% endhint %}

## Vrije tekstvelden boven of onder facturatielijn&#x20;

Deze tekstvelden, waarin je vrij informatie kan opnemen, kan je naar keuze in de tabel plaatsen. In het voorbeeld hieronder wordt dit veld gebruikt als toelichting bij enkele vermelde diensten:

<figure><img src="/files/n8plDw6mnyksQJFhjMLE" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Zo ziet dit er uit op het document ('signalisatie op de werf'):

![](/files/-MWYNMs9FrleVayfic_m)

Hiervoor hoef je geen extra app te activeren; het aanmaken van lijnen gebeurt in de tabel met producten via de groene knop 'Lijn toevoegen'. Dit veld kan ook via de editor opgemaakt worden.

## Tekstveld 'Meer' onder facturatielijn

Dit tekstveld, waarin je vrij informatie kan opnemen, is beschikbaar onder elk product. Je kan het uitklappen door in een productlijn de gele knop 'Meer' aan te klikken.

Je kan dit veld gebruiken om meer informatie over je specifieke product of dienst weer te geven:

<figure><img src="/files/j0yP55rnqIiduBxyG4ZP" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Zo ziet dit er uit op het document:

![](/files/-MQvKwOYDo03VAkYot-4)

## Onderschrift onderaan document

Het is mogelijk om op elk documenttype in eFactori een tekst toe te voegen onderaan de pagina. Dit onderschrift kan per type document ingesteld worden, of gebruikt worden als vrij tekstveld. [Lees hier](/instellingen/standaardwaarden#standaard-onderschrift-op-documenten) alles over het instellen en gebruiken van het onderschrift.


# Hoe kan ik (een) tussentitel(s) invoegen in documenten?

In de tabel met productlijnen heb je rechtsbovenaan een groene knop '+ Lijn toevoegen'. Als je deze openklapt zie je enkele mogelijkheden. Eén ervan is 'Sectie met titel toevoegen'.

![](/files/-MZDS6Vfuip2RAbIxXyJ)

Als je hierop klikt opent er zich een veld 'Sectietitel', waarin je de tussentitel kan toevoegen. Ga je nu een nieuwe productlijn toevoegen, dan verschijnt deze automatisch onder deze tussentitel. Je kan steeds de volgorde van lijnen en titels wijzigen via de pijltjes naar boven of naar onder aan de linkerkant van een productlijn.

![](/files/-MZDSmITO013eu3i23GB)

Op je document kan dit er dan als volgt uit zien:

![](/files/-Macc4vtB695639OeHbX)


# Grootboekrekeningen

In eFactori kan je grootboekrekeningen instellen voor je producten of deze toewijzen aan je aan- of verkoopfacturen. Gekoppelde documenten krijgen zo bij het doorsturen naar boekhoudpakketten meteen de gepaste grootboekrekening mee. Een grootboekrekening is een boekhoudkundige term en duidt op een rekening die bestaat uit een lijst van gelijksoortige uitgaven- en inkomstenposten.

{% hint style="info" %}
Opgelet: niet elk boekhoudpakket kan deze gegevens verwerken. Stem dus best eerst even af met je boekhouder.
{% endhint %}

## Grootboekrekeningen activeren

Het gebruik van grootboekrekeningen is een app in eFactori. Om deze te activeren en meteen te gebruiken, doe je het volgende:

1. Ga rechtsboven in eFactori naar je e-mailadres;
2. Klik op dit adres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu;
3. Ga naar 'Apps en koppelingen met betrekking tot de boekhouding';
4. Klik op de groene knop 'Activeren' van de app 'Grootboekrekeningen'.

## Grootboekrekeningen gebruiken bij producten

Het invoeren van grootboekrekeningnummers kan je doen op het niveau van je producten, in de productfiche. Na activering van de app zal je zien dat er onderaan de productfiche twee velden extra verschijnen:&#x20;

* verkoop grootboekrekening
* aankoop grootboekrekening

<figure><img src="/files/nCLYUVRVNcmgZtGoT0de" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Beide zijn vrije tekstvelden waarin je de betreffende grootboekrekeningnummers kan invoeren. Afhankelijk van de aard van je product vul je de juiste rekening in.&#x20;

{% hint style="success" %}
Activeer je grootboekrekeningen pas nadat al heel wat producten zijn ingevoerd in eFactori ? Je kan je bestaande [producten exporteren](/overige-functies/gegevens-exporteren) als CSV-bestand, in het exportbestand de grootboekrekeningnummers toevoegen en nadien opnieuw importeren in eFactori. Dit bespaart je heel wat manueel tikwerk. Bekijk de informatie rond [gegevens importeren](/instellingen/gegevens-importeren) of contacteer ons via [support@eFactori.be](mailto:support@efactori.be).
{% endhint %}

## Grootboekrekeningen gebruiken bij je verkoopfacturen

Als je bij het opmaken van een verkoopfactuur een bestaand product selecteert waar je in de voorgaande stap een grootboekrekening hebt aan gekoppeld, zal deze productlijn hetzelfde grootboekrekeningnummer overnemen.&#x20;

Je kan echter ook manueel een nieuw product invoeren en er een grootboekrekeningnummer aan toekennen. Het veld verschijnt wanneer je op de gele knop 'Meer' klikt aan de linkerkant van een productlijn:

![](/files/-MfrU6SnIvC9Sx5qkE6W)

Deze nummers verschijnen niet mee op de printversie van je documenten maar worden intern door eFactori opgeslagen. Bij export naar boekhoudprogramma's worden deze meegestuurd. Afhankelijk van jouw boekhoudprogramma kunnen deze dan al dan niet verder verwerkt worden.&#x20;

## Grootboekrekeningen gebruiken bij je aankoopfacturen

Om grootboekrekeningnummers te gebruiken bij je aankoopfacturen, moet je in het verwerkvenster rechtsboven kiezen voor de 'geavanceerde inputmodus'. Deze knop creëert onder het voorbeeld van het aankoopdocument extra productlijnen, waar je het aankoopdocument verder kan gaan opdelen. Hier zullen ook de velden voor grootboekrekening verschijnen.

<figure><img src="/files/WN1mOsLx1OUvp2WA5AHU" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Als je bij het verwerken van je aankoopfacturen een product invoert dat reeds in je product database bestaat én waaraan je een grootboekrekeningnummer hebt gekoppeld, zal dit automatisch verschijnen op je verwerklijn.

Je kan echter ook manueel een nieuw product invoeren en er een grootboekrekeningnummer aan toekennen.&#x20;


# Incassodienst

eFactori biedt reeds enkele tools om je facturen snel betaald te krijgen. Online betaling of QR-code, automatische herinneringen, ... Komt je klant echter nog steeds niet met een betaling over de brug, dan kan je vanuit eFactori een incassoprocedure starten.&#x20;

## Over Debt & Consultancy Services

De eigenlijke incassoprocedure wordt opgevolgd en uitgevoerd door partner [Debt & Consultancy Services](https://www.dcs-consultancy.net) uit Antwerpen. Deze firma werkt nauw samen met gespecialiseerde advocatenkantoren die - desnoods gedwongen - de onbetaalde facturen invorderen, dit alles zonder financieel risico voor jou als eFactori-gebruiker.&#x20;

Ingeval van gerechtelijke procedure word je niet administratief en financieel belast met bijkomende kosten van gerechtsdeurwaarders bij ondernomen acties (dagvaarding, betekening vonnis, elke uitvoeringsdaad (beslag) van het vonnis).

## Incassodienst activeren

'Incassodienst' is een app die je in eFactori eerst moet activeren en nadien onmiddellijk kan gebruiken.&#x20;

* Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik 'Apps en koppelingen'.&#x20;
* Ga naar de apps en koppelingen met betrekking tot betalingen.
* Klik naast 'Incassodienst voor onbetaalde facturen' op de groene knop 'Activeren'.

## Incassodienst gebruiken

Eénmaal de app geactiveerd is, kan je deze via de gele knop gaan Configureren.&#x20;

<figure><img src="/files/I4uOFjrSok57TgUEURBg" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Normaalgezien zal je bij het opzetten van je eFactori-account reeds Algemene voorwaarden hebben opgeladen. Als dat het geval is, verschijnen deze in het scherm hierboven. Heb je je Algemene voorwaarden nog niet opgeladen? Dan kan je dat in dit scherm eenvoudig doen via 'Bijlage uploaden'. Verdere configuratie is niet nodig.&#x20;

{% hint style="success" %}
In de dagelijkse bedrijfsvoering is het hanteren van [correcte Algemene voorwaarden](https://www.onfact.be/blog/algemene-voorwaarden-factuur-echt-nodig) een echte must. Bij het starten van een incassoprocedure zijn ze een noodzakelijk element om op terug te vallen. Om die reden worden ze, indien nog niet opgeladen in eFactori, nog eens expliciet opgevraagd in het configuratiescherm van deze uitbreiding.&#x20;

[DCS](https://www.dcs-consultancy.net/) biedt daarom bij de start van een eerste incassodossier een revisie aan van je huidige voorwaarden, of kan voor jouw bedrijf doeltreffende Algemene voorwaarden voorstellen.
{% endhint %}

### Extra tab 'DCS' bij factuur

Eens de app geactiveerd is, verschijnt er in het samenvattingsscherm van je factuur aan de linkerzijde een extra tab 'DCS' met logo.

![](/files/Q06inxNte4q5sHNMxBcK)

### Opstart inning bij B2C factuur (particuliere klant)

In de tab zie je een overzicht van het scenario bij succesvolle inning van de factuur. Jij ontvangt het gefactureerde bedrag incl. btw: er zijn voor jou **geen kosten** aan de inning verbonden, deze worden gedekt door de klant.&#x20;

![](/files/nq4vcEE5YFwxX4IMOtio)

Om een incassoprocedure voor de betreffende factuur op te starten, klik je op 'Dossier opstarten'. Een pop-up vraagt bevestiging van de opstart, waarna het dossier aangemaakt wordt en een dossiernummer toegekend krijgt. In dit venster kan je ook de status van het dossier opvolgen (bv. ingebrekestelling verzonden, betaald, ...).&#x20;

Blijkt de factuur toch oninbaar te zijn, dan betaal je een eenmalige forfaitaire kost van € 40. DCS levert een attest van oninbaarheid van schuldvordering af.

### Opstart inning bij B2B factuur (bedrijfsklant)

Ook in dit geval zie je in de tab een overzicht van het scenario bij succesvolle inning van de factuur. Jij ontvangt het gefactureerde bedrag incl. btw: er zijn voor jou **geen kosten** aan de inning verbonden, deze worden gedekt door de klant.

Is je eindklant een professionele klant en wordt deze failliet verklaard, dan betaal je een eenmalige forfaitaire kost van € 40. DCS levert een attest van oninbaarheid van schuldvordering af, wat je toelaat de voorgeschoten BTW alsnog te recupereren.

![](/files/ExhWbEl45U7BgtS69VIs)

### Dossier opvolgen

Is je dossier opgestart, dan kan je in dit venster de status van het dossier opvolgen (bv. ingebrekestelling verzonden, betaald, ...).&#x20;

![](/files/uDGCy9vJwJOseMa4IHDD)

Voor specifieke vragen in verband met (de status van) je dossier kan je [contact opnemen met DCS](mailto:contact@dcs-consultancy.net).


# Inkooporders

Met een inkooporder kan je vanuit [eFactori](https://app.efactori.be/#/user/register) bestellingen plaatsen bij je leverancier. De order kan nadien omgezet worden in een effectieve aankoop (ontvangst factuur).&#x20;

## Inkooporders activeren

'Inkooporders' vind je als een app in eFactori. Om ze te activeren, doe je het volgende:

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik op 'Apps en koppelingen'.
2. Kies 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten'.
3. Klik op de groene knop 'Activeren' om de app 'Inkooporders' te activeren in eFactori.

## Inkooporders aanmaken

Van zodra de app geactiveerd is, zal je in het eFactori-menu links 'Inkooporders' zien staan. De aanmaak van een inkooporder is gelijklopend als de andere documenten in eFactori (zelfde opbouw als bv. factuur).&#x20;

{% hint style="success" %}
Nog geen factuur aangemaakt? Lees eerst in de documentatie rond [factuur aanmaken - basismodule](/facturen#basismodule) hoe je dit aanpakt.
{% endhint %}

Om een nieuwe inkooporder aan te maken, klik je op de groene knop 'Inkooporder aanmaken'.

### Leveranciersinformatie

Bovenaan de inkooporder kan je de gegevens invoeren van je leverancier.&#x20;

* Je typt in de zoekbalk om een bestaande leverancier te selecteren;
* Je voert de gegevens van een nieuwe leverancier in, en selecteert nadien 'Opslaan als nieuwe leverancier';
* Je wijzigt gegevens van een bestaande leverancier (bv. nieuw adres) en selecteert nadien 'Leverancier updaten'.

### Producten toevoegen

Als je een inkooporder maakt aan een gekende leverancier van een gekend product, kan je werken met een aankoopprijs. Bij het invoeren van een product in eFactori kan je steeds een aankoopprijs en een verkoopprijs invoeren. Als het om een herhaalde bestelling van dergelijke producten gaat, selecteer je hier je product in de lijn en zal de gekoppelde **aankoopprijs** op de inkooporder worden weergegeven.&#x20;

Ken je de aankoopprijs van een (nieuw) product op basis van bv. een catalogus, dan kan je het nieuwe product gaan invoeren en de catalogusprijs overnemen.&#x20;

{% hint style="success" %}
Tip: heb je van je leverancier een productenlijst ontvangen met daarin zijn prijzen, dan kan je deze eenvoudig importeren in eFactori (als nieuwe producten of als update van bestaande producten). [Lees hier](/instellingen/gegevens-importeren#producten) hoe je dit doet, of contacteer ons via <support@efactori.be>.&#x20;
{% endhint %}

Is de aankoopprijs nog niet exact gekend, voer dan een product in en laat het veld 'Prijs' gewoon leeg.&#x20;

<figure><img src="/files/QMGeXc5vS8t6X5PRG32A" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Onderaan de inkooporder is het mogelijk om een [orderreferentie](/apps/orderreferentie) toe te voegen. Bij het aanmaken van zijn factuur kan de leverancier deze referentie eventueel overnemen.

![](/files/-MWwzf-HDMV-svGYMZr7)

## Van inkooporder naar aankoop

<figure><img src="/files/bj4lsdCi0JVXBNud57jZ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Net zoals een factuur of ander document in eFactori kan je de inkooporder naar je leverancier verzenden via e-mail.&#x20;

Je kan echter ook aanduiden dat je de bestelde goederen effectief ontvangen hebt. Dit doe je via de blauwe 'Acties'-knop:&#x20;

![](/files/-MWxNyP37v2NRoZAEsXz)

Bij ontvangst van de bestelde producten zal je allicht ook een factuur ontvangen. Op dat moment kan je de inkooporder eenvoudig omzetten naar een aankoop.&#x20;

<figure><img src="/files/bK1AlW7Omy75JnK0jVES" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
In de module 'aankopen' [lees je meer](/apps/aankopen#aankopen-invoeren) over hoe je de factuur aan de aankoop koppelt en verder verwerkt in eFactori.
{% endhint %}

### Inkooporders en stockbeheer

Zodra een inkooporder verwerkt is tot aankoop, zal eFactori de aantallen van bestelde goederen mee opnemen in het stockbeheer. Werken met inkooporders is dus ook een manier om je [stockbeheer](/apps/stockbeheer) bij te houden.


# Kassatickets

Kassatickets zijn heel gelijkaardig aan de factuurdocumenten. Het grootste verschil zit hem in het feit dat kassatickets vooral opgemaakt worden aan bv. particulieren waarvoor er geen factuur hoeft opgemaakt te worden.&#x20;

De kassatickets kunnen parallel gebruikt worden naast de gewone facturen. Je kan ze in eFactori ook opnemen in een [Dagontvangstenboek](/apps/dagontvangstenboek).

## Kassatickets activeren

Het gebruik van kassatickets kan geactiveerd worden vanuit de 'Apps en koppelingen'.&#x20;

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.&#x20;
2. In de lijst van 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten' ga je naar 'Kassatickets'.&#x20;

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken; een extra type documenten ('Kassatickets') zal in het linkermenu verschijnen.&#x20;

## Kassatickets aanmaken

De opbouw en opmaak van een kassaticket is analoog aan deze van een factuur.&#x20;

{% hint style="success" %}
Nog geen factuur aangemaakt? Lees eerst in de documentatie rond [factuur aanmaken - basismodule](/facturen#basismodule) hoe je dit aanpakt.
{% endhint %}

Bij de aanmaak van een kassaticket kan je onderaan ook meteen aanduiden welke betaalmethode er gebruikt wordt. Je geeft bv. 'kasboek' in wanneer er contant via kas betaald wordt. Dit is niet verplicht.

![](/files/-MSSdEurSRszQXZJdwl1)

{% hint style="info" %}
Verschijnt er geen drop-down menu wanneer je in het veld 'Betaalmethode' klikt? Dan heb je allicht nog geen rekeningen ingesteld. [Lees hier](/instellingen/dagboeken#handmatige-invoer) hoe je deze kan instellen via 'Financieel dagboek'.
{% endhint %}

## Kassaticket printen

In het samenvattingsscherm van je kassaticket zie naast de reguliere 'Printversie' knop een ticketknop staan.&#x20;

![](/files/-Mhqo94qFeXA-BEd6YTE)

Door te klikken op dit ticket open je een printversie van het kassaticket zoals het er zou uitzien via een klassieke ticketprinter. Je kan het ticket afdrukken via je aangesloten ticketprinter.

<figure><img src="/files/CxXg3ZTes9rdmmIeetRu" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Betaalopvolging kassaticket

Als je kassaticket nog niet meteen betaald werd, kan je ook nadien manueel een betaling gaan toevoegen. In het overzicht van je kassaticket ga je daarvoor naar de blauwe knop 'Acties'.&#x20;

<figure><img src="/files/04600qlmI4HQuYxdKspb" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Je kan manueel de status aanpassen naar 'betaald'; eFactori zal dan aangeven dat er nog geen exacte betaling gekoppeld is aan deze status.&#x20;
* Je kan manueel een betaling gaan aanmaken; op die manier koppel je het kassaticket meteen aan een betaalrekening. Je kiest best voor deze optie.&#x20;

### Manueel betaling aanmaken

Als je deze laatste optie aanklikt opent er een pop-up:&#x20;

![](/files/-MYEtRS8lyxA3ubsjCeS)

Je kan nu voor je kassaticket gaan aangeven aan welke betaalrekening je de betaling wil koppelen (bv. 'Kasboek'. Je kan de betaalgegevens nakijken en eventueel het bedrag aanpassen. Stel dat er slechts een gedeelte betaald is, dan zal dit ticket als onbetaald in je overzichten blijven staan. Klik op de groene knop 'Betaling aanmaken'.&#x20;

In het overzicht van je kassaticket zal je nu zien dat er een betaling is aangemaakt:&#x20;

<figure><img src="/files/FTJ1bHulvA7m1nQtmEkK" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Via het oog-icoontje kan je de betaling in detail bekijken.&#x20;

Ga je nu naar de rekening waaraan de betaling gekoppeld werd, in dit voorbeeld de kasboekrekening, dan zal je deze betaling in de lijst zien staan.&#x20;

<figure><img src="/files/VtrscD4rWWVjbypi5xIv" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Kassatickets in Dagontvangstenboek

In het dagontvangstenboek dienen alle verkopen opgenomen te worden waarvoor geen factuur moet opgesteld worden. In de praktijk zijn dit meestal de transacties met particulieren (bv. [kassatickets](/apps/kassatickets)), die niet onderworpen zijn aan de verplichte opmaak van een factuur.&#x20;

Je kan in eFactori eenvoudig een dagontvangstenboek bijhouden: dit kan je activeren bij 'Apps en koppelingen'. Lees hier alles over het [Dagontvangstenboek](/apps/dagontvangstenboek).


# Kortingen

In eFactori kan je gebruik maken van enkele verschillende vormen van korting:

* Standaard lijnkorting
* Korting voor contante betaling
* Korting per type klant
* Directe algemene korting

## Standaard lijnkorting

Per productlijn op de factuur is het meteen mogelijk om een korting toe te kennen.&#x20;

1. Klik daarvoor op de gele knop 'Meer'.&#x20;
2. Het veld 'Lijnkorting' verschijnt.&#x20;
3. Het is mogelijk om de korting toe te kennen als percentage, of in de gekozen munteenheid.&#x20;

<figure><img src="/files/AgwVxaGYEPuxjcTXVuPH" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Opgelet: de lijnkorting wordt berekend **per stuk/aantal**. Voorbeeld:&#x20;

* 10 stuks van product van € 5, lijnkorting € 1, totale prijs excl. btw = (€ 5 - € 1) x 10 = € 40
* 20 lopende meter aan € 4/meter, lijnkorting 20%, totale prijs excl. btw = (€ 4 x 0,80) x 20 = € 64

## Korting voor contante betaling

De mogelijkheid voor het toekennen van een [korting voor contante betaling](https://www.onfact.be/blog/wat-betekent-korting-contant-) moet je activeren via 'Apps en koppelingen'.&#x20;

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.&#x20;
2. In de lijst met 'Alle apps en koppelingen' ga je naar 'Korting voor contante betaling'.&#x20;

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen configureren. In het configuratievenster zijn twee velden beschikbaar:

* Financiële korting: geef hier het standaard kortingspercentage in (cijfer)
* Financiële korting termijn: geef hier de standaard betaaltermijn in (cijfer)

<figure><img src="/files/PCt3ZNVhdWYjqwX2xqYz" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In dit voorbeeld zal de klant van 2% korting kunnen genieten indien hij binnen de 8 dagen de factuur betaalt. Wordt er na acht dagen betaald, dan vervalt de korting.

Deze input zal nu standaard onderaan op je facturen verschijnen.&#x20;

<figure><img src="/files/6702F205SSxITqmPS7Ek" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je kan deze waarden tijdens het gebruik van eFactori ook nog aanpassen:

* onderaan de factuur: jouw input zal de standaardwaarden overschrijven;
* in de klantenfiche: je kan de waarden voor korting contante betaling ook op klantniveau gaan personaliseren. De waarden uit de klantenfiche zullen dan de standaardwaarden overschrijven.

{% hint style="info" %}
Let op bij de [berekening van btw in geval van korting contante betaling](https://www.onfact.be/blog/wat-betekent-korting-contant-). De berekening van btw gebeurt voor een factuur met korting contante betaling steeds op basis van het bedrag **excl. btw min de voorgestelde korting**, of klant nu tijdig betaalt of niet.&#x20;
{% endhint %}

{% hint style="warning" %}
Gebruik je [PEPPOL](/overige-functies/verzending-via-peppol) om facturen naar de overheid te sturen, dan mag je **geen gebruik maken** van korting contante betaling aangezien je document wegens btw-berekening door het systeem niet zal geaccepteerd worden.&#x20;
{% endhint %}

### Afpunten betaling korting contant

Stel dat je een [korting contant](https://www.onfact.be/blog/wat-betekent-korting-contant-) hebt ingesteld voor betaling binnen de 7 dagen. Het is mogelijk dat de klant de 6e dag heeft betaald, maar de betaling pas de 8e werd verwerkt door de bank (omwille van bv. weekend of feestdag). Dan bestaat er zogezegd volgens het systeem geen korting meer, en wordt het betaalde bedrag aanzien als incompleet. Dergelijke betaling komt terecht in je [verwerklijst](/overige-functies/verwerklijsten) waar je ze dan handmatig nog kan controleren en toewijzen.

## Korting per type klant

Het is mogelijk om per type klant een korting toe te kennen of andere prijs te hanteren. Dit wordt in eFactori beheerd via staffelprijzen ([lees hier](/apps/staffelprijzen) meer over staffelprijzen).&#x20;

<figure><img src="/files/xHLqxJoWdXKSF6u2EUjO" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Directe algemene korting

Het is mogelijk om je klant een algemene korting toe te kennen. Hiervoor ga je naar de klantenfiche. Klik rechtsboven op de gele knop 'Bewerken'. Onderaan de klantenfiche zie je een knop 'Meer opties'.&#x20;

Deze leidt naar enkele geavanceerde instellingen. Hier kan je specifieke klantinfo opnemen, waaronder een algemene korting - in percentage of in euro. Deze korting wordt steeds toegepast voor elk document gerelateerd aan deze specifieke klant.&#x20;

<figure><img src="/files/XhCASVcR4nwJr41BbZnp" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Leeggoed

## Leeggoed activeren

Het gebruik van leeggoed kan geactiveerd worden vanuit de 'Apps en koppelingen'.&#x20;

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.&#x20;
2. In de lijst van 'Apps en koppelingen met betrekking tot producten' ga je naar 'Leeggoed'.&#x20;

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken.&#x20;

## Leeggoed gebruiken

Als je nu een nieuw product wil toevoegen, zal er een extra lijn 'Leeggoed' verschijnen (onderaan):&#x20;

![](/files/-MSSl18vJHteezOCgL6K)

{% hint style="success" %}
Je kan natuurlijk ook je bestaande producten gaan uitbreiden met een leeggoedwaarde: in elke productfiche zal het veld 'Leeggoed' immers verschijnen. Geen zin om dit handmatig te doen? Bekijk dan zeker de mogelijkheden van productgegevens updaten via [import in ](/instellingen/gegevens-importeren#producten)eFactori.
{% endhint %}

## Afrekening leeggoed

Bij de opmaak van een factuur voor een product met leeggoedwaarde, zal je ook het eventuele teruggegeven leeggoed kunnen verrekenen.&#x20;

Onderaan de sectie 'Document' is er een veld voorzien 'Teruggegeven leeggoed'. Als dit ingevuld wordt, zal er een verrekening gebeuren met de factuur.&#x20;

![](/files/-MSSmg5rWoFtHAlaEhf5)

Voorbeeld: we verkopen drie stuks van een product met leeggoedwaarde € 5,00. De totale leeggoedwaarde zal dus € 15,00 zijn. Bij het aanmaken van de factuur vermelden we ook dat er 1x leeggoed wordt teruggebracht, voor een waarde van € 5,00.

Op de factuur zal dit er dan uiteindelijk zo uitzien:&#x20;

![](/files/-MST-M7-HPlxrShivpa1)


# Leveringsadressen

Met deze configuratie kan je eenvoudig leveringsadressen bijhouden per klant en deze ook vermelden op je documenten.&#x20;

## Leveringsadressen activeren

De mogelijkheid voor het bijhouden en weergeven van een leveringsadres moet je activeren via 'Apps en koppelingen'.&#x20;

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.&#x20;
2. Bij 'Apps en koppelingen met betrekking tot klanten' ga je naar 'Leveringsadressen'.
3. Klik op de groene knop 'Activeren'.&#x20;

## Leveringsadressen gebruiken

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken; er werd nu een extra tab geactiveerd in je klantenfiches.&#x20;

![](/files/-MgdlFXul-j7G9tNUtFa)

Aan de linkerzijde zie je een extra tab 'Leveringsadressen'. Hier is het mogelijk om één of meerdere adressen toe te voegen:&#x20;

![](/files/-Mgdle8hcS0tzPC7tm-j)

Bij het aanmaken van een document zal je kunnen kiezen om een 'ander leveringsadres' aan te duiden. Dit adres kan je:

* manueel invoeren en 'opslaan als nieuw adres'. Op die manier verschijnt het mee in de lijst van leveringsadressen van die bepaalde klant, voor later hergebruik.&#x20;
* selecteren uit de lijst van bestaande leveringsadressen die bij je klant horen.&#x20;

![](/files/-Mgdn9mfaowLu-7-p7lx)

{% hint style="success" %}
Als je een telefoonnummer toevoegt, wordt dit ook mee weergegeven bij het leveringsadres op je document.&#x20;
{% endhint %}

Bij het opmaken van je document, zal het leveringsadres verschijnen naast het factuuradres. Voorbeeld:&#x20;

![](/files/-MgdqMu28A9X1OTlevmg)

{% hint style="success" %}
Het leveringsadres wordt ook meegenomen in volgende documenten. Kopieer je bijvoorbeeld een leverings- of bestelbon naar een factuur, dan zal het ingevoerde leveringsadres automatisch worden overgenomen op de factuur.
{% endhint %}


# Leveringsbonnen

## Leveringsbonnen activeren

Het gebruik van leveringsbonnen kan geactiveerd worden vanuit de 'Apps en koppelingen'.&#x20;

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.&#x20;
2. In de lijst van 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten' ga je naar 'Leveringsbonnen'.&#x20;

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken; een extra type documenten ('Leveringsbonnen') zal in het linkermenu verschijnen.&#x20;

## Leveringsbonnen gebruiken

De opbouw en opmaak van een leveringsbon is analoog aan deze van een factuur.&#x20;

{% hint style="success" %}
Nog geen factuur aangemaakt? Lees eerst in de documentatie rond [factuur aanmaken - basismodule](/facturen#basismodule) hoe je dit aanpakt.
{% endhint %}

Voorbeeld van een leveringsbon:&#x20;

<figure><img src="/files/KJJO51nnJPvMjZ538imc" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Prijs tonen / verbergen op leveringsbon

Standaard worden op de leveringsbonnen de prijzen van producten weergegeven. Wil je deze niet zichtbaar maken voor de klant, dan kan je dit aanpassen op niveau van je template.&#x20;

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Instellingen bedrijf'.&#x20;
2. Kies in het menu voor 'Templates'. Je krijgt nu een overzicht van de templates die je in gebruik hebt.
3. Kies de template die je wil aanpassen en klik op de gele knop 'Template personaliseren'.&#x20;

<figure><img src="/files/kDZh7whXsGXtNmh2mcXA" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Scroll naar onder in het bewerkingsvenster; onder de aanduidingen m.b.t. kleuren kan je twee keuzes aan- of uitvinken:

* Prijzen op leverbonnen weergeven: als je dit uitvinkt zullen de prijzen NIET worden weergegeven op leveringsbonnen.
* Toon aantallen: als je dit uitvinkt zullen geen aantallen worden weergegeven op documenten, dus ook niet op de leveringsbonnen.&#x20;

Klik op 'Opslaan' om je keuzes te bewaren.

## Afwijkend leveringsadres

Het is mogelijk om naast het facturatie-adres, ook een afwijkend leveringsadres weer te geven op je leveringsbon. [Lees hier](/apps/leveringsadressen) hoe je dat doet.&#x20;

## Overname leveringsdatum op factuur

Als je het veld 'Leveringsdatum' hebt geactiveerd, zal je deze datum ook op je facturen kunnen vermelden.&#x20;

Kopieer je een leveringsbon naar een factuur, dan zal de datum van de leveringsbon automatisch worden overgenomen als 'leveringsdatum' op de factuur ([lees hier](/apps/leveringsdatum) meer over het veld 'Leveringsdatum).

## Meerdere leveringsbonnen in 1x factureren

In het overzicht van leveringsbonnen is het mogelijk om meerdere bonnen aan te duiden, en deze op één en dezelfde factuur te laten verschijnen.&#x20;

* selecteer je bv. drie bonnen gericht aan dezelfde klant, dan zullen alle vermelde goederen en diensten op één en dezelfde factuur aan deze klant verschijnen.&#x20;
* selecteer je bv. drie bonnen gericht aan klant A en 2 bonnen gericht aan klant B, dan zullen alle vermelde goederen en diensten geleverd aan klant A op eenzelfde factuur komen, en alle vermelde goederen en diensten geleverd aan klant B op een andere factuur (gericht aan klant B).&#x20;

Dit verloopt via de  blauwe knop 'Acties' in het overzicht van leveringsbonnen:&#x20;

![](/files/-MSDseIZnT0mmKnFP0-Z)

### Instellingen voor kopiëren en samenvoegen

Bij het activeren van de leveringsbon-app, kan je configureren hoe het document met samengevoegde leveringsbonnen er moet uitzien.&#x20;

![](/files/-Md1v0eNTnVQd0Wxydcw)

Er zijn drie keuzes:

* Geen tussentitels invoegen: alle productlijnen uit alle gecombineerde leveringsbonnen verschijnen onder elkaar op het einddocument.
* Kleine tussentitels invoegen: alle productlijnen verschijnen per leveringsbon onder elkaar op het einddocument.
* Tussentitels en subtotalen invoegen: op het einddocument zie je per leveringsbon een overzicht van productlijnen en het subtotaal per leveringsbon.

{% hint style="info" %}
Let op! Werk je met een template die niet compatibel is met deze configuraties, dan zal er een waarschuwing verschijnen. Contacteer <support@efactori.be> om je template te updaten.
{% endhint %}

## Leveringsbon ondertekenen

Een leveringsbon kan je ook laten ondertekenen. Je kan de bon uitprinten en laten ondertekenen, maar de klant kan deze ook digitaal en/of vanop afstand ondertekenen.&#x20;

In het hoofdstuk 'Online ondertekenen' vind je alle info over:

* instellen van je eigen handtekening als zaakvoerder;
* digitaal ondertekenen van een document;
* begeleidende e-mail met mogelijkheid digitaal ondertekenen van een document.&#x20;

{% hint style="success" %}
[Lees hier](/overige-functies/online-ondertekenen) het hoofdstuk 'Online ondertekenen'.
{% endhint %}


# Leveringsdatum

Via het veld 'Leveringsdatum' kan je naast de factuurdatum ook de leveringsdatum van de goederen vermelden tijdens het aanmaken van een factuur.&#x20;

## Leveringsdatum activeren

De mogelijkheid voor het weergeven van een leveringsdatum moet je activeren via 'Apps en koppelingen'.&#x20;

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.&#x20;
2. In de lijst met 'Alle apps en koppelingen' ga je naar 'Leveringsdatum'.&#x20;

## Leveringsdatum gebruiken

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken; het veld verschijnt onderaan de factuur onder de factuurdatum.

![](/files/-MSDffmAkZnfABSoC-iw)

{% hint style="success" %}
Kopieer je een leveringsbon naar een factuur, dan zal de datum van de leveringsbon automatisch worden overgenomen als 'leveringsdatum' op de factuur.
{% endhint %}


# Maateenheden

In het veld 'Aantal' van een productlijn kan in [eFactori](https://app.efactori.be/#/user/register) standaard enkel een numerieke waarde ingegeven worden. In sommige sectoren is het van belang om ook maateenheden zoals "m²", "km", "m" toe te voegen om correcter aan te duiden wat er juist gefactureerd wordt.&#x20;

## Maateenheden activeren

'Maateenheden' in eFactori is een configuratie die je eerst moet activeren om te kunnen gebruiken.&#x20;

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik 'Apps en koppelingen'.&#x20;
2. Bij de apps en koppelingen met betrekking tot producten activeer je 'Maateenheden'.&#x20;

## Maateenheden gebruiken

Bij de aanmaak van een document kan je nu een maateenheid invoeren onder 'Aantal':

![](/files/-MQv-Y4DM3d8_39TxHt6)

Ook op productniveau kan je, bij aanmaak nieuw product of bewerken bestaand product, meteen deze maateenheden invoeren:

![](/files/-MQv-wgtcB3KBiK6OEbj)

Voor een kabeltype wordt op productniveau aangeduid dat de maateenheid 'm' is, en het aantal '6'. Op een factuur ziet dit er dan als volgt uit:

![](/files/-MQv2-tji1CYLEiTBdV7)

## Eigen maateenheden toevoegen

Het is mogelijk om eigen maateenheden aan de standaardlijst toe te voegen.&#x20;

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik 'Apps en koppelingen'.&#x20;
2. Bij de apps en koppelingen met betrekking tot producten ga je naar 'Maateenheden'.&#x20;
3. Klik op de gele knop 'Configureren'.&#x20;

Je ziet nu een (lege) lijst van de maateenheden die je zelf al hebt toegevoegd.&#x20;

![](/files/-MYEqWu5RxN9X7xP5K24)

Om een maateenheid toe te voegen, klik je op de groene knop 'Maateenheid toevoegen' rechtsboven. Je kan een naam en een symbool (bv. afkorting) voor de maateenheid opgeven. Klik nadien op 'Toevoegen'. In dit voorbeeld hebben we een eenheid 'Stuk' met symbool 'st.' toegevoegd. Je kan deze eenheid later ook nog gaan bewerken.&#x20;

![](/files/-MYEr7fIR8PpTuh2Dlzc)

De maateenheid zal nu ook verschijnen in de keuzelijst van maateenheden bij het invoeren van een product of aanmaken van een document.


# MailChimp

![](/files/TS2dvgSXka394aUekRhM)

[MailChimp](https://mailchimp.com/) is online software voor e-mailmarketing. Synchroniseer vanuit eFactori je klantenlijst met een lijst in MailChimp; zo kan je via MailChimp eenvoudig nieuwsbrieven sturen naar je actuele klantenbestand.

## De MailChimp-koppeling activeren

'MailChimp' in eFactori is een integratie die je eerst moet activeren om te kunnen gebruiken.&#x20;

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik 'Apps en koppelingen'.&#x20;
2. Bij de apps en koppelingen met betrekking tot klanten activeer je 'MailChimp'.&#x20;

## Een account aanmaken bij MailChimp

Om de koppeling te realiseren, moet je beschikken over een MailChimp-account. MailChimp stelt verschillende formules voor, waaronder een gratis basisversie. Je kan dus al starten vanaf 0 euro.&#x20;

![](/files/-MWP3f33OySjhwLXqw2q)

Als je een account hebt aangemaakt, ga je in MailChimp naar je eigen profiel.&#x20;

## De MailChimp-koppeling instellen

Nadat de koppeling geactiveerd is, moet je deze via de gele knop 'Configureren'. De interface zal je vragen om een API-sleutel. Deze sleutel haal je op uit MailChimp.&#x20;

1. Ga naar mailchimp.com en log in
2. Navigeer naar je profiel en kies 'Extras'. In dit menu vind je een sectie 'API keys'.&#x20;
3. Kies bij 'Your API keys' de optie 'Create A Key'.&#x20;
4. Een nieuwe key zal nu gegenereerd worden; kopieer deze code.

![](/files/-MWPI2SARD5EN-SoR55b)

{% hint style="info" %}
Hulp nodig? Meer informatie over het gebruik van API Keys in MailChimp vind je op de [MailChimp website](https://mailchimp.com/help/about-api-keys/).
{% endhint %}

Deze key zal je vervolgens in eFactori moeten invoeren:

![](/files/-MWP9RnQS3d2J74ZlBCw)

Klik na invoer op de gele knop 'Opslaan'. Je krijgt nu de mededeling dat de connectie met MailChimp geslaagd is.&#x20;

Je zal nu de optie krijgen om een lijst te selecteren. Gebruik je MailChimp enkel voor je eFactori-adressen, dan zal deze standaard de naam van je bedrijf voorstellen.&#x20;

![](/files/-MWPIhIL3ceTHO8zA-Ck)

Nieuwe klanten die je toevoegt in eFactori, zullen nu gesynchroniseerd worden met je contactenljist in MailChimp.&#x20;

![](/files/-MWPKUn9RAYmXoPGiULd)

{% hint style="info" %}
Gebruik je MailChimp ook buiten eFactori ? Je kan verschillende 'Audiences' aanmaken in MailChimp. Als je je contactenlijst voor de klanten uit eFactori een andere naam geeft, zal je bij het aanmaken van de connectie in eFactori kunnen kiezen uit meerdere contactenlijsten. Op die manier kan je kiezen in welke MailChimp-lijst je eFactori-contacten terechtkomen.
{% endhint %}


# Offerteaanvragen

Verzamel al je offerteaanvragen van potentiële klanten in eFactori, maak prospecten aan en volg het offertetraject op van aanvraag tot aanvaarding.

## Offerteaanvragen activeren

Om je offerteaanvragen in eFactori te kunnen beheren moet je deze uitbreiding eerst activeren.&#x20;

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.
2. Ga naar 'Apps en koppelingen'.&#x20;
3. Bij de apps en koppelingen m.b.t. klanten kies je 'Offerteaanvragen'; klik op de groene knop 'Activeren'.&#x20;

{% hint style="info" %}
De instellingen achter de gele knop 'Configureren' die nu zichtbaar wordt, [worden verderop besproken](#geavanceerde-instellingen).
{% endhint %}

## Offerteaanvragen opstarten in eFactori

In het linkermenu van eFactori is onder de sectie 'Verkoop' een nieuw onderdeel 'Offerteaanvragen' verschenen. Bovenaan deze pagina zie je jouw specifieke e-mailadres waar je offerteaanvragen kan naar doorsturen (voorbeeld '<starcomm-524@proposals.eFactori.be>').

<figure><img src="/files/wrN2ThVLEFIUsTmePesp" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Methode 1: offerteaanvraag doorsturen naar eFactori

Offerteaanvragen die je ontvangt in je eigen (bedrijfs)mailbox, kan je eenvoudigweg doorsturen naar dit specifieke e-mailadres in eFactori. Ze verschijnen dan in de lijst met ontvangen aanvragen:

<figure><img src="/files/ZsZlh1eSVKTb0x1dP7p1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
TIP: wil je snel reageren? Stel dan een automatische e-mailforward in vanuit je eigen mailbox naar dit eFactori-adres. Zo komen de aanvragen meteen in eFactori terecht en kan je ze snel beantwoorden.
{% endhint %}

### Methode 2: offerteaanvraag aanmaken vanuit eFactori

Het is ook mogelijk om vanuit eFactori zelf een offerteaanvraag toe te voegen, bv. naar aanleiding van een telefoongesprek met een klant. Klik daarvoor op de groene knop rechtsboven '+ Offerteaanvraag toevoegen'.

<figure><img src="/files/vL6z2BO5UmW0tCH8ek17" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In het veld 'Klant' kan je een bestaande klant selecteren, of een nieuw contact toevoegen. Is je contact nog niet gekend, voer dan gewoon de naam in. Je kan deze later omzetten naar een klant of prospect (zie verder).

## Offerteaanvraag opvolgen

Een offerteaanvraag kan er als volgt uit zien:

<figure><img src="/files/2DqkWpfJMCLxTtUfqepn" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Onder de naam van de aanvrager krijg je de mogelijkheid

* een nieuwe prospect aan te maken: dit opent een pop-up venster om contactgegevens aan te vullen. Deze fiche komt terecht in je lijst van 'Prospecten' in het linkermenu van eFactori (onder 'Contacten')
* te koppelen met een bestaande klant of prospect: van hieruit kan je linken met een bestaande klant- of prospectfiche.&#x20;

{% hint style="info" %}
Een 'prospect' wordt automatisch een 'klant' zodra een factuur aan deze prospect wordt opgemaakt.
{% endhint %}

Als je in eFactori [meerdere gebruikers](/instellingen/gebruikers) hebt binnen de account, dan kan je bij 'Verkoper' de gepaste gebruiker aanduiden.&#x20;

### Notitie toevoegen

Via de gele knop 'Notitie toevoegen' onder de berichten kan je een interne aanvulling opslaan. Deze notitie gaat niet naar de klant en is enkel zichtbaar in de eFactori interface.&#x20;

### Antwoorden op bericht

Je kan reageren op een offerteaanvraag via de groene knop 'Antwoorden op bericht'. Een e-mailvenster zal openen met een vrij tekstveld. In dit venster kan je ook bijlagen toevoegen.&#x20;

De e-mail wordt verzonden naar de klant/prospect en toegevoegd aan het conversatievenster:

<figure><img src="/files/kZxb8t8duupoHFKBqJem" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Offerte aanmaken

Een offerte aanmaken kan vanuit het [offerteoverzicht](/offertes) of rechtstreeks vanuit de offerteaanvraag: via groene knop rechtsboven '+ Offerte aanmaken'.

<figure><img src="/files/Mx78kUtDUgklIXKNmlsP" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dit opent een nieuwe offerte. Klant-/prospectgegevens worden automatisch overgenomen en de offerte wordt gelinkt aan de klanten- of prospectenfiche.

{% hint style="info" %}
Heb je nog geen offerte aangemaakt in eFactori ? [Bekijk dan eerst hier hoe je een offerte maakt](/offertes).
{% endhint %}

### Offerte verzenden

In het samenvattingsvenster van de offerte verschijnt bovenaan een gele knop 'Verzenden via de offerteaanvraag'.&#x20;

<figure><img src="/files/n1r7sXTvvixQGpA50mYY" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Als je die verzendmethode kiest, wordt de offerte vanuit de offerteaanvraag verzonden. Een e-mailvenster wordt geopend met daarin een standaard e-mailbericht.&#x20;

{% hint style="info" %}
Je past de tekst van dit e-mailbericht makkelijk aan via '[Standaard e-mailteksten](/instellingen/e-mailinstellingen/e-mailteksten)'.&#x20;
{% endhint %}

Na verzending verschijnen de e-mailtekst en offerte in het conversatievenster. In de tijdlijn zie je dat de offerte aangemaakt en verzonden werd.

<figure><img src="/files/YX0lJVhkngatpVYL2Pp0" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je kan de offerte ook verzenden vanuit de 'Offertes' sectie. In dat geval kan je gebruik maken van je eigen e-mailinstellingen en een e-mailtemplate. Een eventueel antwoord van de klant/prospect komt dan echter niet automatisch in het conversatievenster van de offerteaanvraag terecht.

## Beheer offerteaanvragen

### Status van de offerteaanvraag

In het overzichtsscherm van je aanvragen kunnen zeven verschillende statussen verschijnen m.b.t. je offerteaanvragen:

* ontvangen
* beantwoord
* offerte aangemaakt
* offerte verzonden
* offerte aanvaard
* offerte geweigerd
* geannuleerd

<figure><img src="/files/nGlfoNlirgV4Uk0PrTXa" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Via de gele knop 'Filters' kan je deze onder meer filteren op status en toegewezen gebruiker.

### Offerteaanvraag verwijderen

<figure><img src="/files/3czoxkrdv1JRzxFjy8D0" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Via de blauwe knop 'Acties', bij de Tijdlijn van de offerteaanvraag, kan je een offerteaanvraag markeren als 'Geannuleerd' (het is bv. niet langer wenselijk dat je een offerte aanmaakt) of de offerteaanvraag volledig verwijderen.&#x20;

## Geavanceerde instellingen

eFactori voorziet nog enkele geavanceerde instellingen bij deze module, met betrekking tot e-mailverzending en automatisch beantwoorden.&#x20;

* Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.
* Ga naar 'Apps en koppelingen'.&#x20;
* Bij de apps en koppelingen m.b.t. klanten kies je 'Offerteaanvragen'; klik op de gele knop 'Configureren'.

<figure><img src="/files/7EAb0welcuuZfNgQc488" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### Configuratie: e-mailadres verzending

Als je deze instelling laat staan op 'eFactori adres', worden e-mails die je verzendt vanuit de offerteaanvragen verzonden vanuit jouw specifieke offerteaanvragen-e-mailadres (bv. '<starcomm-524@proposals.eFactori.be>'). De verzonden e-mails en de antwoorden van de klant verschijnen automatisch in het conversatievenster in eFactori.&#x20;

Kies je ervoor deze e-mails te verzenden via het e-mailadres dat is ingesteld bij je e-mailinstellingen (bv. '<offertes@starcomm.be>), dan zullen antwoorden van de klant op deze e-mails niet automatisch in het conversatievenster van eFactori verschijnen.&#x20;

#### Configuratie: automatisch antwoorden

Je kan een automatisch antwoord instellen dat wordt verzonden zodra je een nieuwe offerte-aanvraag in eFactori ontvangt. De tekst voor dit bericht kan je zelf aanmaken via de gele knop 'Automatische antwoorden bewerken'.


# Orderreferentie

## Orderreferentie activeren

De mogelijkheid voor het tonen van een orderreferentie op je documenten moet je activeren via 'Apps en koppelingen'.&#x20;

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.&#x20;
2. In de lijst met 'Alle apps en koppelingen' ga je naar 'Orderreferentie'.&#x20;

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken.&#x20;

## Orderreferentie vermelden op documenten

Zodra het veld geactiveerd is, verschijnt het onderaan in het opmaakvenster van je documenten (facturen, bestelbonnen, leveringsbonnen, ...).

![](/files/-MSDd08RKsJFno8ygZ0K)

De orderreferentie is een vrij tekstveld voor manuele invoer. Het verschijnt bovenaan bij datum, documentnummer, ... op je document.

{% hint style="success" %}
Ben je [PEPPOL-gebruiker](/overige-functies/verzending-via-peppol)? Gebruik dan zeker dit veld. 'Orderreferentie' is immers een verplicht veld voor het verzenden van facturen naar de overheid. Door dit als een apart veld op de eFactori-documenten in te voeren, kan dit op gestructureerde manier via PEPPOL verzonden worden.
{% endhint %}


# Periodieke onderhouden \*

⭐ PREMIUM

Via deze module krijg je een overzicht van in te plannen periodieke onderhouden, kan je deze opvolgen, [inplannen](https://documentatie.onfact.be/apps/agenda) en verbinden aan [werkbonnen](/apps/werkbonnen).

## Periodieke onderhouden activeren en configureren <a href="#periodieke-onderhouden-activeren-en-configureren" id="periodieke-onderhouden-activeren-en-configureren"></a>

Om periodieke onderhouden in eFactori te kunnen gebruiken moet je deze uitbreiding eerst activeren.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.
2. Ga naar 'Apps en koppelingen'.
3. Bij de apps en koppelingen m.b.t. Planning & Uitvoering kies je 'Periodieke onderhouden'; klik op de groene knop 'Activeren'.
4. In het linkermenu van eFactori verschijnt nu onder 'Planning & Uitvoering' deze nieuwe module.

## Periodieke onderhouden instellen <a href="#periodieke-onderhouden-instellen" id="periodieke-onderhouden-instellen"></a>

Een periodiek onderhoud is in eFactori steeds gekoppeld aan een [werkbon](/apps/werkbonnen). Ga je ergens ter plaatse voor een onderhoud, dan kan je via deze huidige onderhoudsbon meteen een periodiek onderhoud toevoegen. Op die manier word je herinnerd aan waar je binnen x aantal tijd opnieuw kan langs gaan.

In het samenvattingsscherm van een werkbon zie je een kader 'Periodiek onderhoud':

<figure><img src="/files/tQCGsYq2MJCDSYTVA5SC" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Via de gele knop 'Bewerken' kan je een onderhoud aanmaken. Geef het onderhoud een naam en kies het interval. Annuleer toekomstige onderhouden (bv. door vervangen installatie) via de rode knop.

<figure><img src="/files/yElanNwk4lenTbzzOx8n" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In je overzicht van periodieke onderhouden verschijnen de klanten die via een werkbon reeds werden gelinkt aan een onderhoud. Ook via dit overzicht kan je een eventueel toekomstig onderhoud annuleren.

<figure><img src="/files/KUkwOj41lg1cjDFWvd0M" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Via de blauwe knop 'Inplannen' open je de Agenda, om op die manier het onderhoud via een nieuwe 'Werkbon' in te plannen, bv. nadat je de klant gecontacteerd hebt enkele dagen voor de volgende onderhoudsdatum. De materialen en andere elementen die aanwezig waren in de oorspronkelijke werkbon, worden overgenomen in de nieuwe werkbon (en kunnen van daaruit ter plekke aangepast worden).

## Periodieke onderhouden inplannen via automatische e-mail <a href="#periodieke-onderhouden-inplannen-via-automatische-e-mail" id="periodieke-onderhouden-inplannen-via-automatische-e-mail"></a>

Via een automatisch e-mailbericht kan je je klanten herinneren aan een in te plannen onderhoud.

* Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen: kies 'Apps en koppelingen'
* Bij de apps en koppelingen m.b.t. Planning & Uitvoering kies je 'Periodieke onderhouden'; klik op de gele knop 'Configureren'.

In het onderstaand voorbeeld zal de klant automatisch een e-mail ontvangen met de vraag om contact op te nemen om het onderhoud in te plannen, en dit 30 dagen voor de volgende onderhoudsdatum (zoals vermeld in je overzicht van periodieke onderhouden).

<figure><img src="/files/mrkMvk4eTqz1REla02H1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Op basis van de feedback van de klant kan je dan meteen de nieuwe werkbon inplannen.


# Productfoto's

Het is mogelijk om op je documenten een kleine productafbeelding weer te geven. Om dit te doen moet je

* de app 'Productfoto's' activeren
* een afbeelding toevoegen in de productfiche
* een aangepaste template activeren die de afbeeldingen op je documenten zal weergeven

## Productfoto's activeren

De mogelijkheid voor het tonen van een productfoto op je documenten moet je activeren via 'Apps en koppelingen'.&#x20;

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.&#x20;
2. In de lijst met 'Apps en koppelingen met betrekking tot Producten' ga je naar 'Productfoto's'.&#x20;

Klik op de groene knop om deze uitbreiding te activeren.&#x20;

## Toevoegen productfoto in de productfiche

Zodra de app geactiveerd is, kan je in een productfiche een afbeelding gaan toevoegen.&#x20;

* Ga naar het overzicht van je producten
* Klik op de blauwe knop 'Bekijken' van het product waarbij je een afbeelding wil opladen
* Je komt nu in de productfiche terecht: rechtsboven verschijnt er een extra titel 'Productfoto'
* Klik op deze titel om het uploadvenster uit te vouwen: hier kan je een afbeelding opladen

<figure><img src="/files/WMKQaShvCeqiVfGmtLSy" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

De opgeladen afbeelding verschijnt in de productfiche:

<figure><img src="/files/BdzoEPYzt7Zi1pFhaYqD" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Template activeren voor weergeven productfoto's op documenten

Om productfoto's weer te geven op je documenten, moet een aangepaste template geactiveerd worden.&#x20;

* Ga rechtsboven naar je e-mailadres in eFactori
* Kies 'Instellingen bedrijf'
* Ga naar de tab 'Templates'
* Ga onderaan de pagina naar de template 'Klassiek met productfoto's' en klik op 'Activeer template'. De template zal nu bovenaan bij je geactiveerde templates verschijnen.&#x20;

Bij het aanmaken van een document (offerte, factuur, ...) ga je nu deze template selecteren. De ingevoerde foto's uit de productfiche zullen op je document verschijnen. Voorbeeld:&#x20;

&#x20;&#x20;

![](/files/29rnD0s6FFoi2IAqV8iC)


# Projecten

⭐ PREMIUM

In de module 'Projecten' krijg je een overzicht van je projectfases en planning, budget versus aankopen/uitgaven en klantfacturaties, en alle aan het project gelinkte documenten.

### Projecten activeren en configureren <a href="#projecten-activeren-en-configureren" id="projecten-activeren-en-configureren"></a>

Om projecten in onFact te kunnen gebruiken moet je deze uitbreiding eerst activeren.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.
2. Ga naar 'Apps en koppelingen'.
3. Bij de apps en koppelingen m.b.t. Planning & Uitvoering kies je 'Projecten'; klik op de groene knop 'Activeren'.
4. Zodra de module geactiveerd is, verschijnt de gele knop 'Configureren'. Klik er op om eigen projectfasen in te stellen (zie verder)

onFact voorziet standaard drie Projectfasen: Concept, In uitvoering of Voltooid. Via de groene knop '+ Projectfase toevoegen' kan je zelf fasen gaan toevoegen met eigen naam en kleur.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FFZWcVi2Qh0sl8eUtzd8q%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Dde941e75-9bfd-45db-939c-f1263573fab2\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=855c67f0\&sv=1)

### Overzicht projecten <a href="#overzicht-projecten" id="overzicht-projecten"></a>

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FCoWULTSbb2IHWTCa8NjW%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Dbcaf1145-da98-4c1b-97c1-375f79188e4d\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=71978c0\&sv=1)

Een project krijgt automatisch een volgnummer. Deze nummeringsstructuur kan aangepast worden in de sectie '[Dagboeken en nummering](https://documentatie.onfact.be/instellingen/nummering)' in onFact.

Via de gele knop 'Filters' in overzicht projecten kan je ook de ['Gearchiveerde' projecten](https://documentatie.onfact.be/apps/projecten#een-voltooid-project-archiveren) weergeven. Deze worden standaard verborgen zodat enkel de actieve projecten getoond worden.

Ook een interne nota bij een project kan via de 'Filters' in dit overzicht getoond worden.

### Projectplanning <a href="#projectplanning" id="projectplanning"></a>

#### Projectfasen doorlopen <a href="#projectfasen-doorlopen" id="projectfasen-doorlopen"></a>

Via de detailfiche van een project kan je de status van een volledig project manueel aanpassen via de blauwe knop 'Acties'.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FlZNMlvE6fxUcfPoucpFM%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D9ae3b325-a6b5-4ad3-8668-052a861cbb8c\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=d08ff1ad\&sv=1)

Als alle toegewezen taken binnen een bepaalde projectfase voltooid zijn, wordt via een pop-up gevraagd of je het project naar een volgende projectfase wil brengen.

#### Een voltooid project archiveren <a href="#een-voltooid-project-archiveren" id="een-voltooid-project-archiveren"></a>

Als alle projectfases doorlopen zijn, kan je een project 'Archiveren'. Klik daarvoor op de blauwe knop 'Acties'.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FA5CGFRJg6FVmjYXK4xGZ%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Dd5aba9f0-0459-4167-9302-36ce1029917e\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=ee2b3be4\&sv=1)

Een gearchiveerd project zal niet langer automatisch in je lijst van 'Projecten' verschijnen: op die manier blijven daar standaard enkel actieve projecten staan. Via de gele knop 'Filters' kan je de lijst van project selecteren op actieve of gearchiveerde projecten.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FljVb2wxDd8mIIPJSAa22%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D03702cc5-5392-4493-833f-9ac5dee46e79\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=3b941dd6\&sv=1)

### Taken binnen een project <a href="#taken-binnen-een-project" id="taken-binnen-een-project"></a>

Aan een project kan je concrete taken toewijzen. Die verschijnen in de tab '[Taken](https://documentatie.onfact.be/apps/taken)' bij een project en ook in je algemene overzicht van Taken. Je kan een taak toewijzen aan een bepaalde projectfase, inplannen of aan een medewerker toewijzen.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FCVcosufm03Fyw4LXSQM1%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Ded763013-41c8-4014-b203-b5bf23f03190\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=7839e6d\&sv=1)

#### De status van een (project)taak aanpassen <a href="#de-status-van-een-project-taak-aanpassen" id="de-status-van-een-project-taak-aanpassen"></a>

De status van een taak binnen een project kan je op twee manieren aanpassen. Per taak, via het pijltje bij de blauwe knop 'Bekijken':

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FHROmtl6xpSgaS3YglvHI%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D11f9b40c-7630-4d71-813c-952e967def7d\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=8ee4097a\&sv=1)

Door te klikken op de statusknop aan de linkerzijde (in bovenstaand voorbeeld blauwe knop 'Open'), zodat een pop-up zal openen die de volgende taak-status voorstelt:

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FBQp0178VNA2tcYi3C6So%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3De819adbc-4e87-42f2-b69d-9dc6d6220f23\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=3ff6119e\&sv=1)

Het is ook mogelijk om de status van de taak aan te passen via de tab 'Taken'.

### Projectrapportering <a href="#projectrapportering" id="projectrapportering"></a>

Een project start steeds vanuit een budget: dat is het gecombineerde bedrag uit (mogelijk verschillende) offertes. Hier tegenover worden je aankopen gezet die je aan het project toewees. Je kan ook bijhouden hoeveel er reeds naar de klant gefactureerd werd. Dit overzicht zie je in het 'Rapport' van een project.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FQP8DTq4hXFkWbaL40Joc%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D9d0b8972-87c1-428e-8334-e175a28faee3\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=31632055\&sv=1)

Alle documenten uit onFact die gekoppeld worden aan het project, worden hier ook per documenttype bewaard in de tabs aan de linkerkant.

### Documenten toewijzen aan project <a href="#documenten-toewijzen-aan-project" id="documenten-toewijzen-aan-project"></a>

#### Verkopen <a href="#verkopen" id="verkopen"></a>

In de sectie 'Klantinformatie' verschijnt bij het aanmaken van een document een extra veld: 'Project'. Via een drop-down menu kan je het document (offerte, factuur, bestelbon, ...) op die manier koppelen aan het gewenste project.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FwzxZXjdBHMn8375NWxhB%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D22ba87c4-aed5-4c13-a092-ebbdc481958c\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=12557a3f\&sv=1)

#### Aankopen <a href="#aankopen" id="aankopen"></a>

Een [aankoop](https://documentatie.onfact.be/apps/aankopen) die je in onFact verwerkt, kan je als volledige aankoop aan een project toewijzen. Een lijn 'Project' verschijnt bij de 'Aankoopinformatie'.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FIfjVJr3CnixFopdxrD1f%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Ddd705732-165d-4ceb-92b9-64bfbbc318e4\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=3f54cd0a\&sv=1)

Je kan ook elke individuele lijn aan een verschillend project toewijzen. Activeer hiervoor de 'Geavanceerde inputmodus' rechtsboven. Deze knop creëert onder het voorbeeld van het aankoopdocument extra productlijnen, waar je het aankoopdocument verder kan gaan opdelen.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FCrLVXRa9fO1zkBWdGfCy%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D612c4bc6-e2f8-40df-b1b8-4e6ad6af11d0\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=58bbe0ae\&sv=1)\ <br>


# Prospecten

Onder 'Prospecten' hou je in eFactori een overzicht bij van je potentiële klanten. Een prospect kan bijvoorbeeld gelinkt zijn aan een [offerteaanvraag](/apps/offerteaanvragen). Zodra er aan een prospect gefactureerd wordt, zet eFactori hem/haar om in een 'Klant'.&#x20;

## Prospecten activeren

'Prospecten' is een uitbreiding die je in eFactori eerst moet activeren.&#x20;

* Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.
* Selecteer 'Apps en koppelingen'.&#x20;
* Bij de apps en koppelingen met betrekking tot klanten activeer je 'Prospecten'.&#x20;
* In het linkermenu van eFactori verschijnt een extra sectie 'Prospecten' onder je 'Contacten'.&#x20;

## Prospecten gebruiken

Een prospectfiche is vergelijkbaar met een klanten- of leveranciersfiche in eFactori. Alle gekoppelde documenten, bijlagen, ... worden getoond aan de linkerzijde van de prospectfiche.

Je kan ook een bedrijf aanmaken als prospect. Zodra de prospectfiche is aangemaakt, wordt het mogelijk om een contactpersoon toe te voegen.&#x20;

<figure><img src="/files/jmh8SjrWuFs6BpONOfPj" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Bij het aanmaken van offertes

Je kan een offerte aanmaken aan een prospect in plaats van een klant om op die manier potentiële klanten en effectieve klanten gescheiden te houden.&#x20;

### Bij het aanmaken van offerteaanvragen

Als je in eFactori '[Offerteaanvragen](/apps/offerteaanvragen)' gaat activeren, wordt de app 'Prospecten' automatisch mee geactiveerd. Bij een offerteaanvraag kan je een nieuw contact aanmaken als een nieuwe prospect, of een bestaande klant gaan koppelen.


# Samengestelde producten

De uitbreiding 'samengestelde producten' laat toe om samengestelde productaantallen te verkopen maar toch je stockbeheer op niveau van individueel product bij te werken.&#x20;

Voorbeelden:&#x20;

* een wijnhandel verkoopt wijnflessen per stuk, maar ook in doos van zes stuks. Het samengesteld product is een doos met zes flessen. Als dit samengesteld product verkocht wordt, zullen er in het stockbeheer ineens zes stuks van de teller gaan.&#x20;
* een make-up winkel verkoopt make-up producten per stuk, maar als actie wordt er ook een samengesteld doosje verkocht met twee lipsticks, twee blushes en twee nagellakken. Als dit samengesteld product verkocht wordt, zullen er in het stockbeheer telkens twee stuks van elke productteller gaan.&#x20;

## Samengestelde producten activeren

Om deze functie te gebruiken, moet je ze eerst activeren.&#x20;

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen'.&#x20;
2. Bij de apps en koppelingen met betrekking tot producten, kies je 'Samengestelde producten'.
3. Klik op de groene knop 'Activeren'.&#x20;

<figure><img src="/files/Jax4wj5PyLUUuIT9vLWn" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
De toepassing van samengestelde producten in eFactori is verbonden met het gebruik van de module 'Stockbeheer'. [Lees hier](/apps/stockbeheer) hoe je deze module ook activeert vooraleer verder te gaan.
{% endhint %}

## Samengesteld product aanmaken

Om een samengesteld product aan te maken, maak je een nieuw product aan.&#x20;

* in het veld 'Optionele extra omschrijving' kan je aangeven wat het samengesteld product allemaal omvat, bv. 'Bevat 3 modems en 1 router'.&#x20;
* als verkoopprijs kan je bv. een voordeelprijs toekennen omdat men meerdere producten in één keer aankoopt.

Je samengesteld product is nu aangemaakt. Om het stockbeheer te laten kloppen, moeten er nog individuele producten worden aan toegevoegd. Ga daarvoor naar het venster aan de rechterzijde en klik op de gele knop 'Bewerken' naast 'Samengesteld product'.&#x20;

<figure><img src="/files/ZEX8xSBg6gXNrcNJAGhp" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In het volgende venster kan je aangeven hoeveel stuks van welk product zullen uitmaken van je samengesteld product (bv. 6 stuks van product A, of 2 stuks van product B én 2 stuks van product C).&#x20;

<figure><img src="/files/cJtvlUdQqff5Uxx12AH7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

De producten die hier ingevoerd worden, worden gekoppeld aan hun eigen stocklijst. Dit wil zeggen dat de verkoop van een samengesteld product ook rechtstreeks invloed zal hebben op de stocklijst van de individuele producten.&#x20;

{% hint style="warning" %}
Een [stockwijziging](/apps/stockbeheer) kan je niet toevoegen op het niveau van je samengesteld product. Voer stockwijzigingen steeds uit op niveau van de individuele producten die deel uitmaken van je samengesteld product.
{% endhint %}


# Staffelprijzen

## Wat zijn staffelprijzen?&#x20;

Met de functie staffelprijzen kan je meerdere prijzen instellen per product. Afhankelijk van het type klant, de *staffel,* wordt de juiste productprijs overgenomen bij het opmaken van een offerte of factuur aan die klant.

## Activeren en configureren&#x20;

Om staffelprijzen te activeren, ga je rechtsboven naar je e-mailadres.&#x20;

1. Kies 'Apps en koppelingen'.&#x20;
2. Bij de apps en koppelingen met betrekking tot klanten, zie je meteen 'Staffelprijzen' staan.&#x20;

Je moet de staffelprijzen:

1. activeren (klik op de groene knop 'Activeren');
2. configureren (klik op de gele knop 'Configureren').&#x20;

In dit venster ga je rechtsboven 'Staffelprijs toevoegen'. De namen van de staffels kies je zelf en zijn niet te zien voor de klant. Vaak gebruikte categorieën van staffelprijzen zijn consumentenprijzen (B2C) of prijzen aan andere handelaars (B2B). Het benoemen en hanteren van staffelprijzen wordt bepaald door je eigen beleid van prijsbepaling.&#x20;

<figure><img src="/files/bZuX36JTxejZVV0EBpr6" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Staffelprijs toewijzen aan klant&#x20;

Als je een staffelprijs hebt aangemaakt, moet je de correcte staffel nog koppelen aan de juiste klant. Ga daarvoor naar een klantenfiche. Als je de klantenfiche gaat bewerken, zal er een extra veld verschijnen nl. 'Staffel'. Daar verschijnen de verschillende staffelprijzen die jij hebt aangemaakt:&#x20;

<figure><img src="/files/NOtpUwds7jpr2s1WPfsh" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Kies de gewenste categorie en klik onderaan de gele knop 'Opslaan'. Voor elke factuur die nu aan deze klant wordt opgemaakt, zal eFactori de gekozen staffelprijs (in dit geval: 'B2C') hanteren.&#x20;

## Staffelprijs toewijzen aan product

Om de staffelprijzen te kunnen gebruiken, moet op niveau van product/dienst nog aangegeven worden wat de prijs per bepaalde staffel zal zijn. Hiervoor ga je naar je productfiche:&#x20;

<figure><img src="/files/pOZbl4rLgrhCn9oFvgXK" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Aan de rechterzijde is er een nieuwe titel verschenen: Staffelprijzen. Klik op de gele knop 'Bewerken' om deze verder aan te vullen. Je zal nu de verschillende staffels zien die je aangemaakt hebt, met ernaast de prijs van het oorspronkelijke product.&#x20;

<figure><img src="/files/y7o9pymDfN9IUWzCyTXt" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Per staffel kan je de prijs nu gaan aanpassen. Voorbeeld:&#x20;

| Staffelprijs   | Prijs excl. | btw % | Prijs incl. |
| -------------- | ----------- | ----- | ----------- |
| (geen staffel) | 40,00       | 21%   | 48,40       |
| B2B            | 33,06       | 21%   | 40,00       |
| B2C            | 41,32       | 21%   | 50,00       |

{% hint style="info" %}
Wil je voor elke klant een specifieke prijs instellen? In dit geval maak je per klant een aparte staffel aan en kan je zo per klant een prijs instellen.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Zijn de staffelprijzen gebaseerd op een bepaald percentage? Voor dit type korting is de [directe algemene korting](/apps/kortingen#directe-algemene-korting) ook een handig alternatief, zo worden de kortingsbedragen automatisch berekend en hoeven deze niet manueel ingesteld te worden.
{% endhint %}


# Standaard e-mails

Met standaard e-mails kan je e-mailteksten aanmaken die je regelmatig naar klanten of leveranciers verstuurt. Zo kan je een standaard e-mail met één klik verzenden zonder steeds de tekst opnieuw te moeten invoeren. Voorbeelden zijn een bedankingse-mail na een bestelling of betaling van een klant, of het opvragen van je openstaande rekening bij een leverancier.

## Standaard e-mails activeren

'Standaard e-mails' in eFactori is een app in die je eerst moet activeren om te kunnen gebruiken.&#x20;

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik 'Apps en koppelingen'.&#x20;
2. Bij het overzicht van alle apps en koppelingen activeer je 'Standaard e-mails'.&#x20;

## Standaard e-mails aanmaken

Zodra de app geactiveerd is, verschijnt de gele knop 'Configureren'. Klik hierop om je standaard e-mailberichten aan te maken.&#x20;

{% hint style="success" %}
Heb je de app '[Anderstalige klanten](/apps/anderstalige-klanten)' geactiveerd? Dan zal je e-mailberichten kunnen aanmaken in de verschillende geactiveerde talen.&#x20;
{% endhint %}

Om een nieuw e-mailbericht aan te maken klik je op de groene knop 'Standaard e-mail aanmaken'. Je e-mail kan een onderwerp bevatten en een tekst.&#x20;

<figure><img src="/files/UoKGePLxI8MTxDUgRAw8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

De tekst van de e-mail kan je opmaken via de visuele editor. In het e-mailbericht kan je ook [gebruik maken van tags](/overige-functies/tags). Wil je bijvoorbeeld een bedankingse-mail sturen na een bestelling, dan kan je die als volgt opbouwen:

![](/files/-MbalDQmPkVhCpvUvmLS)

## Standaard e-mails verzenden

De verzending van een standaard e-mail gebeurt steeds vanuit de klantenfiche of vanuit de leveranciersfiche. In de klantenfiche zal je aan de linkerzijde een tab zien staan 'Standaard e-mails'. Het cijfer tussen haakjes geeft aan uit hoeveel standaard e-mailberichten je kan kiezen.

<figure><img src="/files/owZZH5XmNCOfvK4XU69s" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Klik je hierop, dan kan je het bericht van je keuze gaan 'Verzenden'. In het eigenlijke e-mailvenster kan je nog aanpassingen maken vooraleer te verzenden. De verzonden e-mail verschijnt ook bovenaan achter het enveloppe-icoon bij je verzonden e-mails.

<figure><img src="/files/lob6RHO5WhbhJBAZnxsk" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
Is je klant bv. franstalig maar heb je zelf geen franstalig e-mailbericht aangemaakt, dan zal voor die klant geen standaard e-mail verschijnen. Enkel de berichten die overeenkomen met de taal van de klant/leverancier worden getoond.
{% endhint %}


# Stockbeheer

Stockbeheer in eFactori helpt je om meteen zicht te krijgen op je actuele voorraad.&#x20;

## Stockbeheer activeren

Stockbeheer is een uitbreiding die je eerst moet activeren.&#x20;

1. Ga daarvoor rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen'.&#x20;
2. Bij de apps en koppelingen m.b.t. producten kies je 'Stockbeheer'; klik op de groene knop 'Activeren'.&#x20;

<figure><img src="/files/1Hj27uys4GrV75xTgk3F" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je kan hier meteen kiezen om te 'Configureren'. Je krijgt de keuze:

* Stockberekening gebaseerd op **facturen**: de stockteller wordt geactualiseerd zodra een product verwerkt wordt in een factuur.
* Stockberekening gebaseerd op **facturen en kassatickets**: de stockteller wordt geactualiseerd zodra een product verwerkt wordt in een factuur of via een kassaticket.
* Stockberekening gebaseerd op **leveringsbonnen**: de stockteller wordt geactualiseerd zodra een product verwerkt wordt op een leveringsbon.

{% hint style="info" %}
*"Wat met producten die vermeld worden op bestelbonnen"?* Daarvoor bestaat een virtuele stock, [zie verder in dit artikel](/apps/stockbeheer#virtuele-actuele-stock).
{% endhint %}

## Stockbeheer activeren per product

Je moet het stockbeheer ook per product activeren; dit kan je gaan doen voor bestaande producten, of nieuwe producten die je toevoegt.

### Bestaand product

Stockbeheer gebruiken voor een bestaand product, regel je in de detailfiche van het product.&#x20;

<figure><img src="/files/LLzZmbTGulByISgQU0LN" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Klik onder het titeltje 'Stockbeheer' op de groene knop 'Activeer stockbeheer voor dit product'. Nu zal eFactori meteen door je gemaakte facturen, leveringsbonnen of kassatickets (afh. je gekozen instelling bij 'Stockbeheer activeren') gaan kijken hoeveel artikels je reeds verkocht.&#x20;

In het voorbeeld hieronder werd er reeds 1 artikel verkocht. Omdat we nog nooit een voorraad hebben toegevoegd, wordt de stock aangeduid als '-1'.&#x20;

<figure><img src="/files/LLzZmbTGulByISgQU0LN" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Het is wel mogelijk de actuele stock van dit product te updaten.&#x20;

1. Klik daarvoor op de groene knop 'Stockwijziging toevoegen'.&#x20;
2. In het veld 'Correctie' kan je een actuele stockwaarde invoeren, bv. '10'.&#x20;

Door het toevoegen van deze nieuwe waarde, zal de stock gecorrigeerd worden. Er zal nu een stock van 9 artikels getoond worden; de stockwijziging (10) minus reeds verkochte artikelen (1).

{% hint style="success" %}
Het is ook mogelijk om de stock negatief te corrigeren; stel dat een product stukgaat kan je bv. correctie '-1' uitvoeren om dit item uit je stocktelling te verwijderen.
{% endhint %}

<figure><img src="/files/NL1SuxXqAWAfX2nVEhLu" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Nieuw product

Als je stockbeheer geactiveerd hebt, zullen er bij de aanmaak van een nieuw product ook extra velden m.b.t. stockbeheer verschijnen:

* Stockbeheer: keuze om stock voor dit product op te volgen, of niet
* Stock waarschuwingsniveau: in dit veld kan je aangeven vanaf welke hoeveelheid er een stockwaarschuwing moet verschijnen. Geef je bv. cijfer '5' in, dan wordt een stockwaarschuwing getoond zodra de stock nog slechts 5 stuks van dit product bevat.

<figure><img src="/files/qgIv1MRr9McCQnHIrU4D" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Virtuele / Actuele stock

[eFactori ](https://app.efactori.be/#/user/register)maakt een onderscheid tussen de virtuele en de actuele stock.&#x20;

De **actuele stock** is de stocktelling op basis van jouw keuze bij activering en configuratie; stockberekening op basis van **facturen, kassatickets of leveringsbonnen**. Hierin wordt dus alles meegerekend wat effectief  aangerekend of geleverd is.

De **virtuele stock** is de stocktelling op basis van **bestelbonnen**. In deze telling wordt niet enkel rekening gehouden met wat reeds gefactureerd of geleverd is, maar ook met wat door klanten reeds besteld is. Als klanten meer zouden bestellen dan wat er actueel in stock is, zie je dit meteen bij de stockwaarschuwingen.

<figure><img src="/files/xJq25OZyNXzuBtXGZXAQ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In het voorbeeld hierboven bedroeg de actuele stock 10 stuks. Daarvan werden er reeds 3 gefactureerd. Actuele stock = 7 stuks. Er werd echter ook een bestelbon opgemaakt voor 2 stuks. Virtuele stock = actuele stock - 2 bestelde = 5 stuks. Kopieer je deze bestelbon naar een factuur, dan zullen beide stocks weer dezelfde zijn.

## Overzicht stock

### Stock waarschuwingsniveau

Als je voor een product een waarschuwingsniveau hebt ingesteld, zullen stockcijfers in het rood worden weergegevens wanneer de stock onder het waarschuwingsniveau duikt. Op die manier zie je meteen welke producten moeten aangevuld worden. In het voorbeeld hieronder wordt er een waarschuwing weergegeven voor het product op de vierde rij.

<figure><img src="/files/Xph7561DcQwfVs6n8CXq" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Op je dashboard

Producten met een lage stock worden ook weergegeven op je eFactori dashboard:

<figure><img src="/files/3BgcDgOxPWQTOAmV8uQa" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Via producten

De stock kan ook bekeken worden in het overzicht van je producten, zoals hieronder:&#x20;

<figure><img src="/files/oLdVmi2nA8yKYSKVyEXR" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Of per product, wanneer je naar de detailfiche van een product gaat:

<figure><img src="/files/cRd2lk5M7536ZcPJHcwZ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Via verwerklijst

In de verwerklijst krijg je tenslotte ook een overzicht van de producten met een lage stock (afgestemd op waarschuwingsniveau). Deze lijst kan je bekijken via de tandwieltjes, links naast je e-mailadres in de rechterbovenhoek.

<figure><img src="/files/iqwwjHl0yVgZXYVyaJDp" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Taken

Met deze module kan je in onFact een eenvoudige to-do lijst bijhouden. Je kan je taak losstaand aanmaken, koppelen aan een bepaalde klant of aan een bepaalde offerte.

{% hint style="info" %}
Heb je een '[Premium](https://www.efactori.be/nl/tarifs/)' abonnement? Dan is je Taken-module meer uitgebreid. [Lees hier meer over onderaan de pagina](/apps/taken#taken-in-premium-abonnement).
{% endhint %}

## Taken activeren <a href="#taken-activeren" id="taken-activeren"></a>

'Taken' in onFact is een app in die je eerst moet activeren om te kunnen gebruiken.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.
2. Selecteer 'Apps en koppelingen'.
3. Bij de apps en koppelingen met betrekking tot klanten activeer je 'Taken'.

## Taken gebruiken <a href="#taken-gebruiken" id="taken-gebruiken"></a>

Zodra de app geactiveerd is, zal er in het linkermenu een extra sectie 'Planning & Uitvoering' verschijnen. Klik dit open om je overzicht van 'Taken' te zien. Klik rechtsboven op de groene knop 'Taak aanmaken' om een nieuwe taak aan te maken.

<figure><img src="/files/TcOIRBRldHxzhM6fh2XK" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Een taak kan vier velden bevatten:

1. Een titel: bv. Nakijken prijzen LogiTech
2. Een klant: kan opgezocht worden op basis van de bestaande klantenfiches
3. Een deadline: selecteer een datum, of vink aan dat er geen deadline aan deze taak verbonden is
4. Een omschrijving: bv. Leverancier heeft prijswijziging aangekondigd zie e-mail

Als een taak wordt aangemaakt kom je in een samenvattingsscherm:

<figure><img src="/files/VthuNQ8DOz40M1QqOWCc" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Via de tab 'Bijlagen' is het mogelijk om extra informatie (bv. catalogus, ...) aan een taak toe te voegen.

Op de tijdlijn kan je een taak markeren als 'In behandeling', of 'Voltooid'. Via de knop 'Printversie' genereer je een printversie van je taak.

### Gekoppeld aan klant <a href="#gekoppeld-aan-klant" id="gekoppeld-aan-klant"></a>

Als je een taak koppelt aan een klant, zal deze niet alleen verschijnen in het overzicht van taken, maar ook in de klantenfiche verschijnen.

<figure><img src="/files/AkiffXsRabJzXAV1rQoE" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Gekoppeld aan offerte <a href="#gekoppeld-aan-offerte" id="gekoppeld-aan-offerte"></a>

Het is mogelijk om een offerte om te zetten naar een taak. Ga daarvoor in het detailvenster van de offerte naar de groen knop 'Kopiëren naar' en kies 'Kopieer naar taak'.

De taak wordt automatisch gekoppeld aan de klant aan wie de offerte gericht werd. In het overzicht van de taak staat ook een link naar de offerte, zodat deze makkelijk terug opgeroepen kan worden.

### Filters toepassen <a href="#filters-toepassen" id="filters-toepassen"></a>

Het overzicht van je taken kan je aanpassen via de gele knop 'Filters'. Zo is het mogelijk om enkel de statussen 'Open' en 'In behandeling' te tonen. Klik op 'Filter onthouden' om deze filterinstelling als standaardweergave in te stellen.

<figure><img src="/files/NBKf43Ww3mqGHSW1wXsG" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Taken in Premium abonnement <a href="#taken-in-premium-abonnement" id="taken-in-premium-abonnement"></a>

## Taken inplannen <a href="#taken-inplannen" id="taken-inplannen"></a>

{% hint style="info" %}
Gebruik je de module '[Agenda](/apps/agenda)' niet, ga dan door naar het volgende hoofdstuk 'Manueel een taak aanmaken'.
{% endhint %}

Via de 'Personeelsplanning' kan je meteen een taak inplannen in de agenda van één of meerdere medewerkers.

<figure><img src="/files/FLVPl8oFOe6gDNnDhaEY" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Klik op een tijdsslot in de agenda om meteen een taak aan te maken. Sleep omhoog of omlaag om ineens meerdere medewerkers toe te wijzen. Selecteer meerdere horizontale blokken om een taak over meerdere uren te in te plannen.

Een pop-up zal openen waarin je de taak kan omschrijven:

<figure><img src="/files/TcP2TbHSKcJTyTMfE5oy" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Type: duid hier aan 'Taak'.
* Klant: je kan een klant of prospect aan de taak koppelen. Een nieuwe klant of prospect aanmaken kan via het vergrootglas-icoon.
* Bepaal datum en tijd van de activiteit, omschrijf de taak met een titel (deze verschijnt in de agenda) en optioneel een omschrijving.

Klik op 'Nieuw agendamoment aanmaken' om de taak aan te maken en in te plannen.

### Manueel een taak aanmaken <a href="#manueel-een-taak-aanmaken" id="manueel-een-taak-aanmaken"></a>

Je kan in onFact van op verschillende plaatsen taken aanmaken: vanuit de agenda of vanuit het overzicht van taken. Ongeacht waar je een taak aanmaakt, vind je ze allemaal terug onder 'Taken'.

<figure><img src="/files/03dsO3i0qRHJttQE3L7v" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Van hieruit kan je meteen een taak aanmaken: klik rechtsboven op de groene knop 'Taak aanmaken'. Een taak kan je eenvoudig aanmaken en omschrijven. Je kan de taak toewijzen aan één of meerdere gebruikers.

Bekijk de handleiding rond '[Gebruikers](https://documentatie.onfact.be/instellingen/gebruikers)' om in je onFact-account meerdere gebruikers aan te maken.

Zodra de taak is aangemaakt kom je in het samenvattingsscherm.

<figure><img src="/files/LtcFOAskEQ2iDzMUJFJ5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Hier zie je de status van de taak: als een taak is aangemaakt, krijgt ze de status 'Open'. Zodra je met de taak bezig bent kan je deze wijzigen naar 'In behandeling'. Na afwerking kan je de taak wijzigen naar status 'Voltooid'.

### Taak achteraf inplannen <a href="#taak-achteraf-inplannen" id="taak-achteraf-inplannen"></a>

Om de taak toch nog in te plannen in de agenda van een medewerker, klik je op de groene knop 'Taak inplannen'. Deze opent de 'Personeelsplanning' uit de [Agenda](/apps/agenda)-module. Zodra hij ingepland is in de agenda van een medewerker, wordt de (of meerdere) gebruiker(s) automatisch toegewezen.

## Taak invullen <a href="#taak-invullen" id="taak-invullen"></a>

Vanuit het samenvattingsscherm kan je een tijdsregistratie starten. Zie de sectie omtrent '[Tijdsregistratie](/apps/tijdsregistratie)' voor meer informatie.

Als je geen tijdsregistratie hebt gestart, kan je manueel de gepresteerde tijd invoeren via de tab 'Factureerbaar' aan de linkerzijde.

<figure><img src="/files/fNQ2plrdU8TlQn1FTLQJ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Hier kan je via 'Documentlijnen' (= lijnen voor producten of diensten) items met een vaste prijs of een forfaitbedrag invoeren. Klik op 'Bewerken' om hier iets toe te voegen.

Eventuele afgesloten tijdsregistraties die bij deze taak horen, verschijnen onderaan in deze tab.

De items die je in deze tab 'Factureerbaar' ziet, worden integraal overgenomen op de factuur.

## Taak factureren <a href="#taak-factureren" id="taak-factureren"></a>

Een taak factureren kan via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven bij 'Factureerbare taken'. In deze tab vind je een overzicht van al je factureerbare taken. Deze taken zijn afgewerkt en kunnen éénmalige of terugkerende taken zijn.

<figure><img src="/files/G0o1eobWMiaGH2UYPf8B" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Factureerbare (eenmalige) taken**

Deze taken kunnen gefactureerd worden

* zodra de status 'Voltooid' is of de geplande deadline verstreken is
* als een taak gelinkt werd aan een klant, zodat duidelijk is aan welke klant de factuur moet worden opgemaakt
* zodra er minstens één 'lijn' is die kan gefactureerd worden - zij het een product/dienst of tijdsregistratie

**Factureerbare recurrente taken**

Deze taken kunnen gefactureerd worden

* zodra zij in het verleden liggen en dus uitgevoerd zijn
* zodra er minstens één 'lijn' is die kan gefactureerd worden - zij het een product/dienst of tijdsregistratie
* als een taak gelinkt werd aan een klant, zodat duidelijk is aan welke klant de factuur moet worden opgemaakt

Deze recurrente taken kan je dan bundelen in één, bv. maandelijkse factuur. Zo vermijd je dat bv. wekelijkse of tweewekelijkse taken telkens een individuele factuur krijgen (minder administratie).

<figure><img src="/files/PPIhVXQvWoToQWL0Fauz" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Controle facturatie <a href="#controle-facturatie" id="controle-facturatie"></a>

In de tab 'Historiek' zie je een overzicht van alle taken die in het verleden liggen.

<figure><img src="/files/6M2MSIqiNbsgpS5RqAk7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Aan de rechterzijde zie je de status van de taak, of zij reeds factureerbaar zijn en/of er reeds een factuur tegenover staat.

* Rood factuur icoon: één van de elementen om factureerbaar te zijn, is niet aanwezig. In het voorbeeld hierboven is er bv. geen enkel factureerbaar item aan de taak toegevoegd (geen product/dienst of tijdsregistratie)
* Groen factuur icoon: de taak is factureerbaar

Eens de taak gefactureerd werd, verschijnt ook het factuurnummer in dit overzicht:

<figure><img src="/files/ZNTE9EBB3ymObt94M3KT" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Onder de tab 'Alle taken' krijg je een overzicht van alle taken, ongeacht of ze een datum kregen (ingepland zijn/waren) of niet. Dankzij de kolom 'Factureerbaar' kan je ook hier nogmaals opvolgen welke taken je reeds gefactureerd hebt.

\ <br>


# Tijdsregistratie \*

⭐ PREMIUM

Hou eenvoudig je gepresteerde uren bij in eFactori en factureer ze. De module 'Tijdsregistratie' kan je gebruiken in combinatie met '[Werkbonnen](/apps/werkbonnen)' of '[Taken](/apps/taken)', maar kan ook losstaand gebruikt worden.

## Tijdsregistratie activeren en configureren <a href="#tijdsregistratie-activeren-en-configureren" id="tijdsregistratie-activeren-en-configureren"></a>

Om tijdsregistratie in eFactori te kunnen gebruiken moet je deze uitbreiding eerst activeren.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.
2. Ga naar 'Apps en koppelingen'.
3. Bij de apps en koppelingen m.b.t. Planning & Uitvoering kies je 'Tijdsregistratie'; klik op de groene knop 'Activeren'.
4. Zodra de module geactiveerd is, verschijnt de gele knop 'Configureren'. Klik er op om extra instellingen in te voeren.

<figure><img src="/files/34lHagKvsRhb8Zd0qgCc" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Specifieke tijden weergeven: activeer deze optie om op je documenten de begin- en eindtijden van je tijdsregistratie weer te geven.
* Nota en naam gebruiker weergeven: activeer deze optie om op je documenten de naam van de gebruiker en een eventuele nota weer te geven.
* Afrondingen tijden: selecteer hier welke afronding je wenst te gebruiken, bv. per gestart kwartier, half uur, uur, ... of geen afronding.
* Gebruikers: om een nieuwe gebruiker toe te voegen aan je personeelsbestand, ga je naar '[Gebruikers](/instellingen/gebruikers)'. Deze kan je niet rechtstreeks vanuit dit scherm aanmaken. Een bestaande gebruiker kan je gaan 'Bewerken'. Je kan per gebruiker een kostprijs per uur (= interne info) en een factureerbaar uurtarief (= verschijnt op facturen) voor de gepresteerde uren instellen.

## Tijdsregistratie gebruiken <a href="#tijdsregistratie-gebruiken" id="tijdsregistratie-gebruiken"></a>

Zodra de module geactiveerd is, kan je deze gebruiken. De tijdsregistratie verschijnt in het linkermenu van eFactori onder 'Planning & Uitvoering'. Je vindt ze ook via het klok-icoontje in de hoek rechtsboven bij je e-mailadres.

## Een tijdsregistratie starten <a href="#een-tijdsregistratie-starten" id="een-tijdsregistratie-starten"></a>

Je kan in eFactori vanuit verschillende plaatsen tijdsregistratie starten: vanuit deze interface, vanuit een taak of vanuit een werkbon. Ongeacht waar je een tijdsregistratie start, vind je alle tijdsregistraties terug onder 'Tijdsregistratie'.

Vanuit de tab 'Mijn tijdsregistraties' kan je via de startknop meteen een tijdsregistratie starten. In dit scherm zal je enkel jouw eigen tijdsregistraties als gebruiker zien.

<figure><img src="/files/m4N7TuHC87Gb3q9cRNmE" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Afgesloten registraties zie je onderaan. Deze kan je gaan bewerken, of herstarten. Bij herstarten wordt een nieuwe tijdsregistratie aangemaakt, met dezelfde parameters (= de bestaande tijdsregistratie wordt niet op nul gezet). Wens je een tijdsregistratie te wissen, dan kan dat via de rode knop 'Verwijderen'.

### Manuele tijdsregistratie aanmaken <a href="#manuele-tijdsregistratie-aanmaken" id="manuele-tijdsregistratie-aanmaken"></a>

Je kan vanuit dit scherm ook manueel een tijdsregistratie toevoegen. Bij het toevoegen van een manuele tijdsregistratie maak je geen gebruik van de stopwatch maar ga je handmatig start- en eindtijd invoeren.

<figure><img src="/files/WaCxCJneBCfK4QmjKMWn" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Een tijdsregistratie kan je koppelen aan een klant en aan een project (indien de module '[Projecten](https://documentatie.onfact.be/apps/projecten)' geactiveerd werd). De nota is een omschrijving van de registratie, die afhankelijk van je instellingen, al dan niet op je facturen zal getoond worden.

Als er reeds een tijdsregistratie loopt voor een andere taak die aan jou was toegewezen, zal eFactori een waarschuwing geven:

<figure><img src="/files/7yErUsJngQzd8qWO0nc7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Klik je toch op de groene knop 'Tijdsregistratie starten voor deze taak', dan wordt een nieuwe tijdsregistratie gestart en de lopende registratie stopgezet.

## Tijdsregistraties factureren <a href="#tijdsregistraties-factureren" id="tijdsregistraties-factureren"></a>

### Vanuit overzicht tijdsregistraties <a href="#vanuit-overzicht-tijdsregistraties" id="vanuit-overzicht-tijdsregistraties"></a>

In deze tab zie je een overzicht van je nog te factureren tijdsregistraties. Je kan één of meerdere tijdsregistraties aanvinken, om via de blauwe knop 'Acties' om te zetten in een factuur.

{% hint style="info" %}
Het factureren van meerdere tijdsregistraties wordt één factuur per klant aangemaakt. Wil je dus drie tijdsregistraties aan klant A en één tijdsregistratie aan klant B aanmaken, dan zal eFactori twee facturen aanmaken (1 aan klant A die 3 registraties bevat en en 1 aan klant B die 1 registratie bevat).
{% endhint %}

<figure><img src="/files/5pbaEGNip2gve4jAvdMD" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Als je de tijdsregistratie hebt toegewezen aan een bepaald project, zal deze factuur ook aan dit project gekoppeld worden. Dat zie je aan de rechterzijde onder 'Klantinformatie'.

Als de tijdsregistratie werd gestart vanuit een werkbon, zal je deze ook zien staan bij 'Mijn tijdsregistraties'.

Staat er aan de linkerzijde van de lijn een kruisje, dan kan je hier over schuiven met de muis en zie je extra info. Mogelijkheden:

* 'Tijdsregistratie gelinkt aan werkbon. Factureer via werkbon'. Dergelijke tijdsregistraties zijn dus niet vanuit dit overzicht factureerbaar, maar worden gefactureerd op basis van de werkbon.
* 'Tijdsregistratie reeds gefactureerd': je kan deze registratie geen twee maal factureren.
* 'Geen klant gelinkt aan deze tijdsregistratie': je kan enkel factureren indien een klant werd aangeduid.

<figure><img src="/files/1A6Wr6L5lMuW70v3FzOB" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Vanuit verkoopfactuur <a href="#vanuit-verkoopfactuur" id="vanuit-verkoopfactuur"></a>

Als je vanuit het overzicht van 'Facturen' in het linkermenu een factuur gaat aanmaken, selecteer je bovenaan eerst de klant.

Indien tijdsregistratie geactiveerd is, zal er in de factuurinterface ook een sectie 'Tijdsregistratie' verschijnen.

<figure><img src="/files/a0zgfoz4KIKBW9w6xynj" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In dit kader boven de product-of dienstlijnen verschijnen alle nog te factureren (= factureerbare) tijdsregistraties die aan deze klant gelinkt zijn. Je kan ze in de factuur opnemen door ze aan te vinken.

## Controle facturatie <a href="#controle-facturatie" id="controle-facturatie"></a>

In de tab 'Alle tijdsregistraties' zie je een overzicht van alle tijdsregistraties. Hier kan je eenvoudig nakijken of er al je tijdsregistraties reeds gefactureerd werden. Afhankelijk van je gebruikersrechten zie je hier enkel jouw tijdsregistraties, of deze van alle medewerkers.

<figure><img src="/files/qh2x2sT0pd3gzd5l1NIL" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Als een tijdsregistratie reeds gefactureerd werd, wordt het betreffende factuurnummer getoond in de kolom 'Gefactureerd'. Een reeds gefactureerde tijdsregistratie kan je niet meer bewerken of verwijderen. Ook een eventuele gekoppelde werkbon kan je weergeven. Selecteer de gewenste kolomweergave via de gele knop 'Filters' rechtsboven.

<figure><img src="/files/GUsZ8iciE9fcDzRjHKZw" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Tijdsregistraties exporteren <a href="#tijdsregistraties-exporteren" id="tijdsregistraties-exporteren"></a>

Via de blauwe knop 'Acties' is het mogelijk om vanuit elk van de drie tabs, tijdsregistraties te exporteren naar een Excel- of csv-bestand. Via de gele knop 'Filters' kan je een selectie maken per gebruiker, of voor alle gebruikers.

{% hint style="info" %}
Deze exportfunctionaliteit is enkel zichtbaar in accounts van 'Eigenaars' aangezien de export ook informatie bevat in verband met kosten en factureerbare tarieven. Een gebruiker met toegang als 'Medewerker' zal geen export kunnen uitvoeren.
{% endhint %}

<figure><img src="/files/Tgo9wFXKfyoWhSWxkoer" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Twikey

![](/files/grXYpol3fqbC6AcI3E8D)

Met [Twikey](https://www.twikey.com/be/) kan je je eFactori-facturen innen via domiciliëring. Twikey is een bedrijf en cloud-platform dat het beheer van mandaten enorm vereenvoudigt. Je kan mandaten voor domiciliëring klaar zetten - je klanten kunnen deze vervolgens online ondertekenen via e-ID, bankkaart of smartphone. Deze mandaten kunnen vervolgens gebruikt worden om openstaande bedragen te innen. Je klant hoeft niet meer naar betaling om te kijken en jij vermijdt laattijdig betaalde facturen.

## De Twikey-koppeling activeren

'Twikey' in eFactori is een integratie die je eerst moet activeren om te kunnen gebruiken.&#x20;

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik 'Apps en koppelingen'.&#x20;
2. Bij de apps en koppelingen met betrekking tot betalingen activeer je 'Twikey'.&#x20;

## Een account aanmaken bij Twikey

Om de koppeling te realiseren, moet je beschikken over een Twikey-account. Twikey stelt [verschillende prijspakketten](https://www.twikey.com/be/pricing.html) voor, op basis van een prijs per mandaat en/of transactie.

Als je een account hebt aangemaakt, ga je in Twikey naar je eigen accountinformatie.

## De Twikey-koppeling instellen

Nadat de koppeling geactiveerd is, moet je deze via de gele knop 'Configureren'.&#x20;

<figure><img src="/files/YrtWmvzYJndd5S8kZHT9" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je kan nu vijf zaken invullen of instellen:&#x20;

1. API-sleutel
2. B2C Contract nummer
3. B2B Contract nummer
4. Notificatie aan klant voor elke inning?
5. Callback URL

### API-sleutel

Deze haal je op in je Twikey-account, onder Settings/Instellingen, dan API.&#x20;

![](/files/-MfcJ-RA3m6w3tnaZzVF)

Kopieer de waarde uit het veld 'API Token' en plak deze in eFactori in het veld 'API-sleutel'.&#x20;

### B2B en B2C Contract nummer

In Twikey kan je verschillende soorten contracten laten ondertekenen door je klanten. Deze zijn steeds gebaseerd op templates. Omdat bedrijven ook B2B mandaten kunnen ondertekenen naast CORE mandaten is het mogelijk om in eFactori twee contract templates in te stellen die gebruikt kunnen worden. &#x20;

* voor particulieren moet dit een CORE mandaat zijn
* voor bedrijven kan dit zowel een CORE als B2B mandaat zijn

Om de templates in te stellen ga je in je Twikey account onder 'Instellingen' naar 'Templates' en kopieer je de nummers aan het begin van de lijnen naar de velden in eFactori.&#x20;

![](/files/-MfbjoG7GiGAd8AAnziW)

### Notificatie aan klant voor elke inning?

Via deze knop kan je aangeven of je je klanten al dan niet op de hoogte wil brengen van een komende inning. Activeer je deze keuze, dan zal er vanuit Twikey een e-mail verzonden worden naar je klant met de mededeling dat er op (datum) een (bedrag) van zijn rekening zal gaan. Het e-mailbericht is via je Twikey-account aanpasbaar.

Als deze zaken in eFactori zijn ingevoerd, klik je op de gele knop 'Opslaan' om de Twikey-instellingen te bewaren.

<figure><img src="/files/Wo3vwRWYFaegY0katiwf" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Callback URL

Voer de Callback URL die je bij de instellingen in eFactori te zien krijgt, in in het volgende veld in je Twikey-account:&#x20;

![](/files/-MfcJvOCpUzuH5cFGrof)

Dit geeft eFactori toegang tot je Twikey-account en zorgt ervoor dat de mandaatgegevens in eFactori up-to-date blijven. Klik op 'Save' om te bewaren.&#x20;

## Mandaten aanmaken bij klanten

Eenmaal de connectie ingesteld is, zal er in het overzicht van klanten een extra kolom verschijnen met het Twikey-logo. Bij een klant met een actief ondertekend mandaat verschijnt het oranje icoontje.

Om een mandaat aan te maken bij klanten, klik je door naar de klantenfiche. Daar verschijnt een extra tab: Twikey.&#x20;

<figure><img src="/files/eLjR9NEHmAZDT94lQSmB" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In die tab verschijnen de eventuele actieve domiciliëringsmandaten. Om een nieuw mandaat aan te maken, klik je op de groene knop 'Nieuw domiciliëringsmandaat klaarzetten voor ondertekening'. Het mandaat wordt toegevoegd en staat klaar ter ondertekening:

![](/files/-MfblmhW4YbJv_qp8LUW)

Van hieruit kan je:

* De mandaatgegevens verwijderen
* Een uitnodiging verzenden naar je klant per e-mail, om het mandaat te ondertekenen in de Twikey-omgeving
* De ondertekenlink zelf raadplegen, door te klikken op 'Mandaat online ondertekenen'

## Mandaten gebruiken

### Voor facturen

Heeft je klant het mandaat ondertekend? Dan kan je nu het mandaat gebruiken om facturen te innen. Als je naar een openstaande factuur van de klant gaat, zie je onder de tijdlijn een Twikey-kader. Hier kan je een nieuwe vordering starten.&#x20;

<figure><img src="/files/dRyNw4wABcBMfh2DdFMz" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Voor abonnementen (periodieke facturen)

Ook voor abonnementen kan een domiciliëringsmandaat gebruikt worden. Als je bij het instellen van het abonnement kiest voor de optie om ook het bedrag te innen, dan zal tijdens het aanmaken van elke nieuwe factuur ook automatisch een vordering starten via Twikey. Op deze manier worden je facturen automatisch aangemaakt, verzonden naar de klant én geïnd via domiciliëring.&#x20;

<figure><img src="/files/zmVC4PE4B6hHcE5093F9" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Verkoopfacturen uit extern systeem opladen

Upload verkoopfacturen die zijn aangemaakt in een extern systeem. Verwerk ze in eFactori en voeg ze toe in een dagboek om door te sturen via Peppol, e-mail of naar je boekhouder.

## Verkoopfacturen opladen activeren <a href="#verkoopfacturen-opladen-activeren" id="verkoopfacturen-opladen-activeren"></a>

De mogelijkheid om externe verkoopfacturen op te laden moet je activeren via 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen
2. Kies 'Apps en koppelingen' in het menu.
3. In de tab 'Documenten' ga je naar 'Verkoopfacturen uit extern systeem opladen'.
4. Klik op de groene knop 'Activeren'.

In het linkermenu van eFactori verschijnt onder 'Verkoop' een extra verwerklijst: 'Te verwerken'. Op deze pagina kan je je externe verkoopfacturen toevoegen.

## Welk type document kan je opladen? <a href="#welk-type-document-kan-je-opladen" id="welk-type-document-kan-je-opladen"></a>

Je kan in eFactori een PDF-document als verkoopfactuur opladen, of een xml-document (e-factuur).

* Als je een xml-versie van de factuur kan opladen, is dit volledig inbegrepen in de [betalende abonnementsformules (Pro en Premium)](https://efactori.be/nl/tarieven/).
* Als je enkel een PDF-versie kan opladen, vraagt dit een OCR-herkenning.
  * 150 herkenningen/maand zijn inbegrepen in het Pro abonnement
  * 500 herkenningen/maand zijn inbegrepen in het Premium abonnement

eFactori kijkt hierbij zowel naar de OCR-verwerking van de aan- als verkoopzijde in één account. De verwerking van e-facturen (xml-bestanden) is onbeperkt.

### Detail informatie herkenning <a href="#detail-informatie-herkenning" id="detail-informatie-herkenning"></a>

Bij het uitlezen van een PDF-document zullen enkel de documenttotalen in eFactori worden uitgelezen en weergegeven. Als je als gebruiker verkoopinformatie 'per lijn' wil opnemen, zal je deze zelf uit de PDF moeten overnemen door in te tikken in eFactori.

Bij het uitlezen van een xml-document zullen alle aanwezige lijnen apart worden uitgelezen en weergegeven.

Factuurlijnen bekijken of ze manueel invoeren kan door in eFactori de 'Geavanceerde inputmodus' aan te zetten [(zie verder)](https://documentatie.onfact.be/apps/verkoopfacturen-uit-extern-systeem-opladen#geavanceerde-inputmodus).

## Verkoopfacturen opladen <a href="#verkoopfacturen-opladen" id="verkoopfacturen-opladen"></a>

In het linkermenu van eFactori verschijnt onder 'Verkoop' nu een nieuwe lijst 'Te verwerken'. Deze bevat een inboxpagina die vergelijkbaar is met de manier waarop je aankopen kan verwerken. Je kan hier documenten opladen via het selectievenster, of ze doorsturen naar het accountspecifieke e-mailadres dat je in het rechtervak ziet staan.

<figure><img src="/files/HgMOxS9fpsY3s35reFby" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

De documenten worden onderin een verwerklijst geplaatst. Zodra de herkenning is afgerond, worden de letters 'OCR' groen en wordt de blauwe knop 'Verwerken' zichtbaar. Klik er op om verder te gaan.

Binnenkort wordt dit uploadvenster nog uitgebreid met een tab voor '[Snelle verwerking](https://documentatie.onfact.be/apps/aankopen/aankopen-verwerken#tab-snelle-verwerking)'. Deze verwerking is reeds actief binnen de aankoopmodule in eFactori en laat toe dan opgeladen xml-bestanden met één klik kunnen verwerkt worden tot een 'Aankoop' in eFactori. Dezelfde werking zal worden toegepast voor opgeladen verkoopfacturen.

### Dagboek aanmaken <a href="#dagboek-aanmaken" id="dagboek-aanmaken"></a>

Verkoopdocumenten die opgeladen zijn vanuit een extern systeem, worden bijgehouden in een apart dagboek. Er zal dus bij een eerste verwerking gevraagd worden om een apart dagboek aan te maken: geef dit een voor jou zinvolle naam.

Je kan het aangemaakte dagboek ook instellen via de 'Apps en koppelingen' en de gele knop 'Configureren' bij de module 'Verkoopfacturen uit extern systeem opladen'.

<figure><img src="/files/iA7wgpx1vjvEZpXr02AZ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Verkoopfactuur verwerken <a href="#verkoopfactuur-verwerken" id="verkoopfactuur-verwerken"></a>

In een volgend venster gaan we aan de rechterkant een preview van het document tonen, aan de linkerkant zie je de klantinformatie en daaronder de informatie over je document. Deze verwerking is heel gelijkaardig aan de [verwerking van aankopen](https://documentatie.onfact.be/apps/aankopen/aankopen-verwerken) in eFactori.

<figure><img src="/files/w5jzp9lq5cBpYRuCm8Mx" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Bij verwerking van de factuur is het mogelijk om de klant van deze factuur op te slaan als een nieuwe klant in eFactori.

In het luik 'Documentinformatie' kan je het gepaste dagboek selecteren en worden de factuurbedragen en btw-regime overgenomen. Klik op 'Toevoegen en bekijken' om de verkoopfactuur op te slaan in eFactori.

<figure><img src="/files/HB8zS6NO8co6ZsYPT7Cf" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Geavanceerde inputmodus <a href="#geavanceerde-inputmodus" id="geavanceerde-inputmodus"></a>

Rechtsboven in het verwerkvenster staat een schuifknop 'Geavanceerde inputmodus' (zie afbeelding hierboven). Verschuif de knop tot hij groen wordt om onder de factuur extra detaillijnen weer te geven.

Zoals eerder vermeld kan bij het verwerken van een xml-document, de inhoud op lijnniveau worden uitgelezen. Als de Geavanceerde inputmodus ingeschakeld is, ziet dit er in eFactori zo uit:

<figure><img src="/files/JISrFVZ2VAuBrE8oSaaM" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

De lijnen die op de e-factuur vermeld zijn, worden in detail overgenomen in eFactori en op die manier opgeslagen. Als je een verwerkt PDF-document verder op lijnniveau wil aanvullen, zijn deze lijnen leeg en kan je die via handmatige invoer verder aanvullen. Bij verzending via Peppol zullen dan ook deze eventueel aangevulde lijnen, in detail worden mee verzonden. Vul je de lijnen bij een PDF-verwerking niet aan, dan zullen enkel jouw totaalbedragen via het Peppol-netwerk worden verzonden (zie hieronder).

## Externe verkoopfacturen verzenden <a href="#externe-verkoopfacturen-verzenden" id="externe-verkoopfacturen-verzenden"></a>

De opgeladen verkoopfacturen kan je na verwerking verder verzenden. Als eFactori detecteert dat je klant op het Peppol-netwerk aanwezig is, zal verzending via Peppol worden voorgesteld. Lees hier hoe je facturen via Peppol kan verzenden:

[![Logo](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F1201655566-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fcollections%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23%252Ficon%252F0lrQXq3KbRsom3LydNX9%252Fonfact_icoon.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D0f24ffbc-4191-4079-a87e-d4a009bdaf67\&width=48\&height=48\&sign=adb234d3\&sv=2)Verzenden via PEPPOL | Documentatiedocumentatie.onfact.be](https://documentatie.onfact.be/overige-functies/verzending-via-peppol/verzenden-via-peppol)

Bij verzending via Peppol verzendt eFactori het volgende:

* Als je een xml-bestand hebt opgeladen, zal eFactori nagaan of dat bestand conform Peppol-regulering kan verzonden worden.
  * Indien ja, wordt de originele xml via Peppol verzonden. Indien neen, zal eFactori een e-factuur maken van de uitgelezen informatie.
  * Als PDF-bijlage in de e-factuur verzenden we de PDF die vervat zat in de originele xml. Als geen PDF-bijlage bestond in de originele xml, wordt geen nieuwe PDF-bijlage gegenereerd.
* Als je een PDF-bestand hebt opgeladen, zal eFactori een e-factuur maken van de uitgelezen/aangevulde informatie in eFactori. Als PDF-bijlage in de e-factuur verzenden we de PDF die werd opgeladen.

Overige acties, zoals verzending via e-mail of print & post blijven ook beschikbaar via de blauwe knop 'Acties' in de tijdslijn.

#### Doorsturen naar de boekhouder <a href="#doorsturen-naar-de-boekhouder" id="doorsturen-naar-de-boekhouder"></a>

Momenteel is het nog niet mogelijk om opgeladen externe verkoopfacturen via de bestaande boekhoudkoppelingen door te sturen naar je accountant. Dit zal gerealiseerd worden in de eerste helft van 2026 en wordt aangevuld zodra dit mogelijk wordt.

Om op dit moment deze externe verkoopfacturen door te sturen, kan je ze exporteren naar UBL. Hier lees je hoe dat in eFactori kan gebeuren:

[![Logo](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F1201655566-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fcollections%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23%252Ficon%252F0lrQXq3KbRsom3LydNX9%252Fonfact_icoon.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D0f24ffbc-4191-4079-a87e-d4a009bdaf67\&width=48\&height=48\&sign=adb234d3\&sv=2)Koppeling met de boekhouder | Documentatiedocumentatie.onfact.be](https://documentatie.onfact.be/koppelingen/koppeling-met-de-boekhouder#aanleveren-van-bestanden-in-ubl-formaat)


# Werfadressen

Met deze configuratie kan je eenvoudig werfadressen bijhouden per klant en deze ook vermelden op je documenten.&#x20;

## Werfadressen activeren

De mogelijkheid voor het bijhouden en weergeven van een werfadres moet je activeren via 'Apps en koppelingen'.&#x20;

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.&#x20;
2. Bij 'Apps en koppelingen met betrekking tot klanten' ga je naar 'Werfadressen'.
3. Klik op de groene knop 'Activeren'.&#x20;

## Werfadressen gebruiken

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken; er werd nu een extra tab geactiveerd in je klantenfiches.&#x20;

![](/files/-MgdrBsL8Dc4BuUdj-PI)

Aan de linkerzijde zie je een extra tab 'Werfadressen'. Hier is het mogelijk om één of meerdere adressen toe te voegen:&#x20;

![](/files/-MgdrP0mERp5BKQizTBx)

Bij het aanmaken van een document zal je kunnen kiezen om een 'ander werfadres' aan te duiden. Dit adres kan je:

* manueel invoeren en 'opslaan als nieuw adres'. Op die manier verschijnt het mee in de lijst van werfadressen van die bepaalde klant, voor later hergebruik.&#x20;
* selecteren uit de lijst van bestaande werfadressen die bij je klant horen.&#x20;

![](/files/-MgtA742y7xBb7CLSi-0)

{% hint style="success" %}
Als je een telefoonnummer toevoegt, wordt dit ook mee weergegeven bij het werfadres op je document.&#x20;
{% endhint %}

Bij het opmaken van je document, zal het werfadres verschijnen naast het factuuradres. Voorbeeld:&#x20;

![](/files/-MgtE31wQe3BCBUX_32E)

{% hint style="success" %}
Het werfadres wordt ook meegenomen in volgende documenten. Kopieer je bijvoorbeeld een leverings- of bestelbon naar een factuur, dan zal het ingevoerde werfadres automatisch worden overgenomen op de factuur.
{% endhint %}


# Werkbonnen \*

⭐ PREMIUM

Gebruik werkbonnen als voorbereidend document voor het aanmaken van je factuur. Noteer gebruikte materialen, registreer je werktijd en eventuele verplaatsingen. Een werkbon kan je in één oogopslag vergelijken met de offerte die je aan de klant opmaakte.

Als je de module 'Werkbonnen' activeert, activeer je automatisch ook 'Tijdsregistratie'. [Lees hier meer](https://documentatie.onfact.be/apps/tijdsregistratie) over het gebruik van tijdsregistratie.

### Werkbonnen activeren en configureren <a href="#werkbonnen-activeren-en-configureren" id="werkbonnen-activeren-en-configureren"></a>

Om werkbonnen in onFact te kunnen gebruiken moet je deze uitbreiding eerst activeren.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.
2. Ga naar 'Apps en koppelingen'.
3. Bij de apps en koppelingen m.b.t. Planning & Uitvoering kies je 'Werkbonnen'; klik op de groene knop 'Activeren'.
4. Zodra de module geactiveerd is, verschijnt de gele knop 'Configureren'. Klik er op om een prijs in te voeren die je zal hanteren bij het berekenen van kilometervergoeding. Het instellen van factureerbare uurtarieven van medewerkers doe je via '[Gebruikers](https://documentatie.onfact.be/instellingen/gebruikers)'.

Zodra de module geactiveerd is, kan je deze gebruiken. De werkbonnen verschijnen in het linkermenu van onFact onder 'Planning & Uitvoering'.

### Werkbonnen inplannen <a href="#werkbonnen-inplannen" id="werkbonnen-inplannen"></a>

Gebruik je de module '[Agenda](https://documentatie.onfact.be/apps/agenda)' niet, ga dan door naar het volgende hoofdstuk 'Manueel een werkbon aanmaken'.

Via de 'Personeelsplanning' kan je meteen een werkbon inplannen in de agenda van één of meerdere medewerkers.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FhdeZWXzGsRyUsJcDFNZR%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D7dc1527a-8440-40cc-b506-dfb75ab443e6\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=a3f6daf0\&sv=1)

Klik op een tijdsslot in de agenda om meteen een werkbon aan te maken. Sleep omhoog of omlaag om ineens meerdere medewerkers toe te wijzen. Selecteer meerdere horizontale blokken om een werkbon over meerdere uren te in te plannen.

Een pop-up zal openen waarin je de werkbon kan omschrijven:

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FePFCBKcoes4e4aIFjo3R%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D187d5913-a2ef-49de-b819-7df5c40d6f1a\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=f5a97449\&sv=1)

* Type: duid hier aan 'Werkbon'.
* Klant: je kan een klant of prospect aan de werkbon koppelen. Een nieuwe klant of prospect aanmaken kan via het vergrootglas-icoon.
* Bepaal datum en tijd van de werken, omschrijf de werkbon met een titel (deze verschijnt in de agenda) en optioneel een omschrijving.

Klik op 'Nieuw agendamoment aanmaken' om de bon aan te maken en in te plannen.

#### Manueel een werkbon aanmaken <a href="#manueel-een-werkbon-aanmaken" id="manueel-een-werkbon-aanmaken"></a>

Je kan in onFact van op verschillende plaatsen werkbonnen aanmaken: vanuit de agenda of vanuit het overzicht van werkbonnen. Ongeacht waar je een werkbon aanmaakt, vind je ze allemaal terug onder 'Werkbonnen'.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FUTw1jI1OBzK9tjBhkolX%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Deed5f8af-6633-4d4a-af4f-506972632579\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=d99ab27\&sv=1)

Vanuit dit overzicht kan je rechtsboven een losse 'Werkbon aanmaken'. De minimale informatievelden die je hierbij invult zijn:

* Klantinformatie: een werkbon moet gekoppeld worden aan een klant, wil je hem kunnen omzetten in een factuur. Heb je '[Projecten](https://documentatie.onfact.be/apps/projecten)' geactiveerd? Dan kan je de werkbon ook meteen aan een project toekennen.
* Documentinformatie: kies eventueel je template en bepaal of je de bon digitaal wil laten ondertekenen door de klant.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FUkbiarMqnxk9IHwFx6d1%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D57d80865-c508-4435-8c2b-0f559d9b65f4\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=32aac9f8\&sv=1)

Afhankelijk van welke functies je in onFact nog activeerde via 'Apps en koppelingen', kan je bij het aanmaken van een werkbon ook een [orderreferentie](https://documentatie.onfact.be/apps/orderreferentie) toevoegen, een [werfadres](https://documentatie.onfact.be/apps/werfadressen) instellen, de bon aanmaken in de [taal van de klant](https://documentatie.onfact.be/apps/anderstalige-klanten), ...

Zodra de werkbon is aangemaakt kom je in het samenvattingsscherm.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FhmHsKmicwoAS09I7i02h%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Da018e8fb-a07d-490e-80d8-3fed9eaa6c5b\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=f4504bbf\&sv=1)

#### Werkbon achteraf inplannen <a href="#werkbon-achteraf-inplannen" id="werkbon-achteraf-inplannen"></a>

Om de werkbon toch nog in te plannen in de agenda van een medewerker, klik je op de groene knop 'Inplannen'. Deze opent de 'Personeelsplanning' uit de [Agenda](https://documentatie.onfact.be/apps/agenda)-module. Zodra hij ingepland is in de agenda van een medewerker, wordt de (of meerdere) gebruiker(s) automatisch toegewezen.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FHl4jJGsmytXxPwpaFlr0%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Ddee17690-c614-4b5a-a394-593ca3887a72\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=5d52b659\&sv=1)

### Werkbon invullen via 'Werkscherm' <a href="#werkbon-invullen-via-werkscherm" id="werkbon-invullen-via-werkscherm"></a>

Bovenaan het samenvattingscherm van een werkbon vind je de groene knop 'Werkscherm'. Klik er op om de werkbon in te vullen. In dit venster kan je alle elementen van de werkbon gaan invullen.

Specifieke velden voor invullen van een werkbon zijn gebruikte materialen, tijdsregistratie en verplaatsingen.

Navigeren door de elementen van de werkbon kan via de tabs aan de linkerzijde.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FQUAjAJ1rlnUMbXWiVWXU%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D182bd0f0-59de-4d01-86a3-461c01fcc8cf\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=d27c299a\&sv=1)

De grijze balk met tandwieltje onderaan geeft je enkele mogelijkheden om het werkscherm naar wens in te stellen (cf. algemeen onFact dashboard). Hier bepaal je welke elementen je zichtbaar wil maken - zie verder '[Configuratie werkscherm](https://documentatie.onfact.be/apps/werkbonnen#configuratie-werkscherm)'.

**Algemene informatie**

In deze tab vind je de algemene info m.b.t. de werkbon: klantgegevens, eventuele alternatieve adressen, tekst boven tabel, ...

**Gebruikte materialen**

Om snel een bestaand product toe te voegen aan je werkbon, kan je in het vak bij 'Snel lijn toevoegen' enkele karakters invoeren en het product selecteren, of de productlijst doorzoeken via het vergrootglas-icoon. Klik aan de rechterkant op '+ Lijn toevoegen' om je product toe te voegen aan de werkbon. Je kan nadien de hoeveelheden nog aanpassen.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FuntOOtmd3eqBwOWNOl6x%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Df1a912c7-1f9b-4ce3-89ab-8046a55037b5\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=bad64ca4\&sv=1)

Via de gele knop 'Bewerken' rechtsboven kan je de lijnmodule oproepen zoals deze ook in andere onFact-documenten gebruikt wordt.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FCIxLz7c2jmngjFWLKcvn%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Df36ba410-2727-4eaf-8b27-786db98a40b8\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=d162af6c\&sv=1)

**Tijdsregistraties**

Zodra een gebruiker een bon opent, kan hij een tijdsregistratie starten. Dat kan bovenaan in het werkscherm:

* 'Manuele tijdsregistratie aanmaken': gebruik deze invoer als je handmatig een start- en einduur van de werken wil invoeren.
* Start/stop functie tijdsregistratie gebruiken: de tijdregistratie begint te lopen zodra je op de groene 'start' knop drukt.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FQKoOPhiEx6odNxr0iHnT%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D0ddb1b69-ad14-4e80-8f04-718639efc966\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=ff5bf5bc\&sv=1)

Eens de tijdsregistratie beëindigd, verschijnt deze in de lijst van tijdsregistraties in het werkscherm.

**Verplaatsingen**

Je kan één of meerdere verplaatsingen toevoegen via '+ Verplaatsing toevoegen'.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FIUQTY3EATnC4gJExiGw8%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D36f48838-5dca-4cd4-a090-dc23ccd999ad\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=4c8e0e33\&sv=1)

De waarde van de kilometervergoeding kan hier nog manueel aangepast worden maar wordt overgenomen vanuit de configuratie die je deed bij het activeren van deze uitbreiding.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FUTy6ImPViNI6wNXx2NAo%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D7117841c-c5b2-4a3d-88a9-b9d0145ad10b\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=a8b6bc26\&sv=1)

**Bijlagen**

Voeg eenvoudig bijlagen toe aan de werkbon. Deze kunnen bij e-mailverzending van de werkbon via onFact, mee verzonden worden.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FgdVRPwQSQRywJtU4ZRxh%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Dc122f630-1706-47b7-a9a1-0783c991a2a2\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=22039457\&sv=1)

#### Configuratie werkscherm <a href="#configuratie-werkscherm" id="configuratie-werkscherm"></a>

Onderaan het werkscherm vind je aan de rechterzijde een tandwiel-icoontje. Als je dit aanklikt krijg je de verschillende secties in je werkscherm te zien. Hier kan je elementen tonen of verbergen, om bv. je werkscherm compacter te maken.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252F2BTyzY6vkwaSW2URc9fi%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Db34a331b-14fb-4c81-bf7f-4627ba56fa41\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=e860f6ab\&sv=1)

Als je nog extra apps en koppelingen hebt geactiveerd, worden deze ook hieronder weergegeven. Een voorbeeld bij een werkbon kan een [werfadres](https://documentatie.onfact.be/apps/werfadressen) zijn dat afwijkt van het klantadres voor facturatie.

### Werkbon factureren <a href="#werkbon-factureren" id="werkbon-factureren"></a>

Je kan een werkbon meteen factureren vanuit het samenvattingsvenster: klik daarvoor op de groene knop 'Kopiëren naar'.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FueaJdr0q3C3m8H42Xs2Y%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D3bd201d2-57a8-4bd6-9225-9bacb55d58ec\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=b4a13979\&sv=1)

Het is ook mogelijk om vanuit je overzicht van 'Factureerbare werkbonnen' meerdere werkbonnen te selecteren, en deze te kopiëren naar een factuur.

Deze actie is enkel mogelijk wanneer de werkbonnen gericht zijn aan dezelfde klant.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252Fu1dHZmVDqsQquVrXedFV%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Da71db99f-b07c-464d-bcd7-340e8302afe3\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=879740b0\&sv=1)

#### Controle facturatie <a href="#controle-facturatie" id="controle-facturatie"></a>

In de tab 'Alle werkbonnen' zie je een overzicht van alle werkbonnen. Hier kan je eenvoudig nakijken of al je werkbonnen reeds gefactureerd werden. Afhankelijk van je gebruikersrechten zie je hier enkel jouw werkbonnen, of deze van alle medewerkers. Als een werkbon reeds gefactureerd werd, wordt het betreffende factuurnummer getoond in de kolom 'Gefactureerd'. De gewenste kolomweergave kan je instellen via de gele knop 'Filters' rechtsboven.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FTWOaQeIQNhu6we4jmPk5%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D2c9e6832-0ec8-4b71-a218-61033f7c5fa9\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=34a9dcb9\&sv=1)

#### Markeren als 'niet-factureerbaar' <a href="#markeren-als-niet-factureerbaar" id="markeren-als-niet-factureerbaar"></a>

Indien een werkbon wordt aangemaakt voor een geval van herstelling in garantie, of deze om andere redenen niet gefactureerd zal worden, kan je deze werkbon aanduiden als 'niet-factureerbaar'. Op die manier verdwijnen deze bonnen uit je 'Te factureren' overzicht.

Om een werkbon aan te duiden als 'niet-factureerbaar', klik je aan de rechterkant van de blauwe knop 'Bekijken' op het pijltje naar onder:

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FV73fHpsKxuGo4p4Q6MU4%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Dc554ef35-d70c-4c15-84d5-0bd459149aa7\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=506706fd\&sv=1)

### Extra configuraties <a href="#extra-configuraties" id="extra-configuraties"></a>

#### Vergelijk met offerte <a href="#vergelijk-met-offerte" id="vergelijk-met-offerte"></a>

Een offerte kan je bij start van de werken kopiëren naar een werkbon. Dit kan via de groene knop 'Kopiëren naar' in het samenvattingsscherm van de offerte.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252Fqap1C7BVnq963JPzghF6%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Dfb305026-68cd-487c-b793-f52291b01014\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=9d2169d2\&sv=1)

Zodra deze werkbon werd aangemaakt, verschijnt er in zijn samenvattingscherm een extra tab aan de linkerkant 'Vergelijk met offerte'.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252F7wLlMUzO3i2Ip6Jsntkd%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D59d2080c-0701-47c2-99bd-5821bd190634\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=d84eafd2\&sv=1)

Ook in het werkscherm van de offerte volgt onderaan deze vergelijking.

#### Printversie/overzicht werkbon <a href="#printversie-overzicht-werkbon" id="printversie-overzicht-werkbon"></a>

Via de grijze knop 'Printversie' kan je vanuit de samenvatting van de werkbon een voorbeeld zien van hoe de bon er als PDF of printbaar document zal uitzien. Je kan hier kiezen uit de verschillende layouts die je via '[Templates](https://documentatie.onfact.be/templates/gebruik-van-templates-in-onfact)' in je account hebt aangemaakt.

Standaard worden op werkbonnen geen prijzen weergegeven. Je kan dit echter eenvoudig wijzigen door bij de template van je keuze via 'Template personaliseren' linksonderaan 'Prijzen op werkbonnen weergeven' aan te vinken.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252F7ushPBf9ymG77ZiYJTGU%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3De7cb6b68-7b8a-46dc-a176-5aea742f262d\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=b2ce401\&sv=1)

#### Ondertekening werkbon <a href="#ondertekening-werkbon" id="ondertekening-werkbon"></a>

Een werkbon kan je ter plekke door je klant laten ondertekenen, of hem via e-mail vanuit onFact doorsturen met de vraag om deze digitaal te ondertekenen.

Nog geen document doorgestuurd om digitaal te ondertekenen? [Lees dan hier](https://documentatie.onfact.be/overige-functies/online-ondertekenen) hoe je dit heel eenvoudig regelt vanuit onFact.

Om ter plekke met de klant de werkbon te overlopen en deze te laten ondertekenen, klik je in het samenvattingsscherm van de werkbon bovenaan op de grijze knop 'Printversie'.

Er opent zich een nieuw venster, met aan de rechterzijde een preview van de werkbon die je kan overlopen en aan de linkerzijde een ondertekenvenster. De klant kan hier via touchscreen een handtekening plaatsen en zijn naam invoeren. Klik op de groene knop 'Akkoord en onderteken document' om de handtekening op de werkbon te registreren.

#### Verzending werkbon <a href="#verzending-werkbon" id="verzending-werkbon"></a>

Vanuit het samenvattingsvenster van de werkbon kan je deze eenvoudig verzenden via e-mail.

Klik op de blauwe knop 'Acties' en selecteer 'Verzenden via e-mail'.

![](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FX6c38KSvaTxdPukSMhS6%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Defeb966d-bd79-4186-ad28-abbd4fc7947b\&width=768\&dpr=4\&quality=100\&sign=b011b4f4\&sv=1)

Een e-mailvenster zal zich openen, van waaruit de e-mail verzonden wordt.

Heb je bij de werkbon bijlagen opgeladen? Dan zal je deze ook zien verschijnen in het e-mailvenster. Hier kan je aanvinken welke bijlagen je al dan niet wenst mee te sturen.

Meer informatie over verzenden van documenten via e-mail in onFact, [vind je hier](https://documentatie.onfact.be/overige-functies/e-mailverzending).

\ <br>


# Dashboard

Op het eFactori dashboard zijn, afhankelijk van welke apps en koppelingen je geactiveerd hebt, een aantal widgets te zien.&#x20;

<figure><img src="/files/yDR8XXqojBgUdnKIcCrU" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Aan het einde van de pagina (onderaan) is een grijze balk zichtbaar, met een tandwiel-icoon. Via dat icoon kan je de aanwezige widgets aan- of uitzetten. Op die manier bepaal je zelf hoe je dashboard er uitziet.&#x20;

<figure><img src="/files/1oCmy5asUHrkTDOV18pf" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je kan de aanwezige widgets aan- of uitschakelen en bepalen of weergegeven prijzen in- of exclusief btw verschijnen. Klik op 'Opslaan' om je settings te bewaren.

<figure><img src="/files/BfvHzaUMA3qyUeCI5w3P" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Persoonlijke instellingen

Op deze pagina kan je enkele persoonlijke instellingen wijzigen m.b.t. weergavetaal, tweefactor authenticatie of je wachtwoord.&#x20;

<figure><img src="/files/GPEu6xhRAGCuN5e4hmJK" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Weergavetaal

Via de gele knop 'Bewerken' naast je gebruikersnaam kan je je eigen profiel gaan bewerken.

<figure><img src="/files/J1tnKhJjZI18Y0LtZW0m" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je kan hier je weergavetaal gaan instellen. Kies je bv. voor Frans, dan zal de eFactori-interface volledig in het Frans worden weergegeven.

{% hint style="warning" %}
Het is NIET mogelijk om als gebruiker je eigen e-mailadres te bewerken, dit om misbruik tegen te gaan. Wil je toch een ander e-mailadres gebruiken om in te loggen, dan moet je een nieuwe gebruiker binnen je organisatie aanmaken met het nieuwe e-mailadres. [Lees hier](https://app.gitbook.com/@onfact/s/support/instellingen/gebruikers#nieuwe-gebruiker-toevoegen) hier hoe je dat doet, of contacteer <support@efactori.be>.
{% endhint %}

## Tweefactor authenticatie

De meeste online accounts (net zoals de standaard aanmelding in eFactori) gebruiken enkel een gebruikersnaam en een wachtwoord. Dit wordt 'single factor-authenticatie' genoemd (of 1FA). Bij twee-factor-authenticatie (2FA), heb je dus een extra factor bovenop de gebruikersnaam en het wachtwoord nodig om toegang te krijgen tot je account.&#x20;

Je kan deze extra authenticatie ook activeren in eFactori. Klik daarvoor op de groene knop 'Inschakelen' aan de rechterzijde van het scherm.&#x20;

<figure><img src="/files/ejqfHnQS5ivQ8QGlUukR" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Ter beveiliging moet je nu eerst je gsm-nummer invoeren vooraleer je deze functie zal kunnen gebruiken.&#x20;

<figure><img src="/files/75IFVlDvRwEHXKBg88zK" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Voer je gsm-nummer in en vraag om een beveiligingscode te versturen naar je gsm.&#x20;

<figure><img src="/files/ychifMtoPyUO6lwKZV0v" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Voer de code in en klik op de groene knop 'Bevestig mijn gsm-nummer'. Zodra de code bevestigd is, kan je de twee factorauthenticatie activeren. Scan de QR-code met je gekozen authenticatie-app op je telefoon en voer de beveiligingscode in die je app je geeft.

{% hint style="info" %}
Een authenticatie-app leest informatie uit met je smartphone en bezorgt je een code. Deze code zal je invoeren om aan te tonen dat jij de gebruiker in kwestie bent. Gekende gratis apps hiervoor zijn [Google Authenticator](https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.authenticator2) of [Authy](https://authy.com/).&#x20;
{% endhint %}

<figure><img src="/files/OZY9J2PyPtUVHRoMfAO5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Als de code correct is, zie je dat de tweefactor authenticatie geslaagd is. Terugkeren naar eenvoudige login met gebruikersnaam en wachtwoord? Klik dan op de rode knop 'Uitschakelen'.

<figure><img src="/files/Hc6iswM6wtknTzu6pRyJ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Persoonlijk wachtwoord

Om je persoonlijk wachtwoord te wijzigen, klik je op de gele knop 'Veranderen' naast 'Wachtwoord sterkte'.

<figure><img src="/files/zzTxQtjaTBqq0asOXAaA" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je voert het nieuwe wachtwoord in en bevestigt dit nogmaals. Na 'Opslaan' kan je inloggen met je nieuwe wachtwoord.&#x20;

## Notificaties

Rechts bovenaan naast je e-mailadres staat er in eFactori een notificatiebelletje. Hierbij verschijnt een rode bol in geval van notificaties. Bij het aanklikken verschijnt een lijst van notificaties:

<figure><img src="/files/J7wemq38ji9TV6MyIvLt" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Voor volgende zaken wordt automatisch een notificatie aangemaakt:

* automatische herinnering aangemaakt
* factuur uit een abonnement aangemaakt
* betaling ontvangen (geheel, gedeeltelijk of dubbel)
* verzending via Peppol is mislukt
* offerte is online ondertekend
* je hebt een e-mail ontvangen via je Peppol- of eFactori-inbox (bv. aankoopfactuur van leverancier)
* e-mailverzending is mislukt


# Hoe kan ik mijn login e-mailadres aanpassen?

Om veiligheidsredenen is het niet mogelijk om het e-mailadres waarmee je inlogt, aan te passen. Je kan wel een nieuwe gebruiker aanmaken met een nieuw e-mailadres.&#x20;

Hiervoor ga je via het menu rechtsboven naar 'Instellingen bedrijf' en vervolgens naar 'Gebruikers'.&#x20;

Om een nieuwe gebruiker toe te voegen, klik je in het overzicht van gebruikers op de groene knop 'Gebruiker aanmaken'. Je kan hier vier velden invullen:&#x20;

* E-mail
* Voornaam
* Naam
* Toegangsrol

De toegangsrol is opgedeeld in 'Eigenaar' of 'Medewerker'. Als 'Eigenaar' heb je standaard tot alle toepassingen in eFactori toegang. Aan een 'Medewerker' kan je minder toegang verlenen.&#x20;

Voorbeeld:&#x20;

<figure><img src="/files/eIsyVv6pYyMUHVILbztw" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In het voorbeeld hierboven zijn de groene sliders apps en onderdelen van eFactori waar de medewerker toegang toe heeft; de grijze sliders zijn voor de medewerker niet toegankelijk en ook niet zichtbaar in hun eFactori-omgeving. Elke slider kan ingesteld worden op toegang of geen toegang. Secties 'Klanten' en 'Producten' zijn standaard voor iedere gebruiker beschikbaar.&#x20;


# Mijn abonnement

Op deze pagina krijg je een overzicht van je huidige abonnement. Linksboven zie je de einddatum van je huidige abonnement. Wanneer de abonnementstermijn bijna verstreken is, zal je in eFactori gedurende enkele dagen een mededeling zien verschijnen die je uitnodigt je abonnement te verlengen.&#x20;

Dat doe je door één van de abonnementsformules onderaan te kiezen en te klikken op 'Selecteren'.

<figure><img src="/files/qLHiZgLYu25GPCmveqdy" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Heb je bij het aanmaken van je account niet gekozen voor automatische verlenging, dan zal deze standaard uit staan. Wil je in het vervolg toch een automatische verlenging, dan kan je dit aangeven bij je eerstvolgende bestelling.&#x20;

<figure><img src="/files/m58HeNAKCFPcwfVMlaTy" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Hier kan je je facturatiegegevens nakijken, vooraleer te klikken op 'Bestelling plaatsen'. Boven de bestelknop kan je bovendien aanvinken of je volgende keer automatisch wil verlengen wanneer het abonnement verloopt. Na bestelling ontvang je van eFactori een factuur per e-mail.&#x20;


# Mijn bedrijfsvorm is gewijzigd, wat nu?

Je onderneming is in volle groei en je besluit bv. over te schakelen van éénmanszaak naar BV. De gegevens van je onderneming worden dus gewijzigd. Welke gevolgen heeft dat voor je eFactori-account?

## Nieuwe account of behoud huidige account?&#x20;

Je kan je bedrijfsgegevens aanpassen in je huidige account, of je kan een volledig nieuwe account opstarten. Elke keuze heeft voor- en nadelen. We lijsten ze hieronder op:

### Voor/nadelen zelfde account

:white\_check\_mark: Behoud historische gegevens.

:white\_check\_mark: Behoud van klantgegevens en producten.

:x: Mogelijk tijdelijke foutjes bij de switch in bv. herinneringen die reeds nieuwe bedrijfsgegevens bevatten.&#x20;

:x: Geen totaaloverzicht per bedrijfsvorm (eenmanszaak/BV), tenzij via een datumfilter.&#x20;

### Voor/nadelen nieuwe account:&#x20;

:white\_check\_mark: Het gaat om een compleet nieuw bedrijf dus alles is mooi opgesplitst.&#x20;

:white\_check\_mark: Klantgegevens en producten kunnen [geëxporteerd](/overige-functies/gegevens-exporteren) worden uit de 'oude' account en [geïmporteerd](/instellingen/gegevens-importeren) worden in de nieuwe account via een csv-bestand - zeker als de gegevens reeds in eFactori aanwezig zijn is dit geen probleem.

:white\_check\_mark: Je oude account kan naar het 'gratis' abonnement omgeschakeld worden. Indien er nog tegoed op staat, kunnen we dit overzetten naar de nieuwe bedrijfsaccount. Met dergelijk gratis abonnement kan je dan nog steeds de gegevens van je oude onderneming, bv. eenmanszaak consulteren. De nieuwe bedrijfsaccount wordt dan de betalende account (maar gezien aftrek lopend tegoed betekent dit geen verhoogde abonnementskosten).&#x20;

:x: Deze account start vanaf nul en bevat dus geen historische gegevens per klant of product.

{% hint style="info" %}
Ben je niet zeker welke keuze (zelfde/nieuwe account) voor jou best past, neem dan contact op met <support@efactori.be>.
{% endhint %}


# Beveel eFactori aan

Wij zijn alvast heel blij dat je overtuigd bent van eFactori ! Misschien ken je wel enkele collega-ondernemers voor wie eFactori ook interessant kan zijn? Het delen van jouw ervaring met eFactori kan je nu ook iets opleveren ...\
\
Als je vanuit eFactori een collega-ondernemer uitnodigt voor een gratis proefperiode en hij/zij neemt een betalend abonnement, ontvang jij **1 maand gratis** eFactori. Hoe meer aangebrachte bedrijven, hoe meer gratis maanden. Vanaf drie aangebrachte bedrijven die een betalend abonnement aangaan, krijg je permanent **20% korting** **op jouw abonnement**. De gratis maanden worden daar nog eens extra aan toegevoegd. Mooi meegenomen, toch?

## Hoe werkt het?

Rechtsboven in het menu achter je e-mailadres vind je een knop 'Beveel eFactori aan' (groen icoontje). Als je hierop klikt, kom je in een overzichtsscherm.

<figure><img src="/files/1QHr1k8PmBdTnQwoU3Gh" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je kan een collega-ondernemer uitnodigen door een aanmeldlink te delen of door vanuit dit scherm een e-mail te verzenden met een specifieke aanmeldlink.&#x20;

Aan de linkerkant zie je hoeveel korting je reeds verzamelde. Makkelijk!


# Bedrijfsinformatie

In deze sectie kan je de informatie over je bedrijf bewerken.&#x20;

<figure><img src="/files/JEb6yp0PnEIYCJHQTo2x" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Deze informatie verschijnt op de documenten die je aanmaakt (offertes, facturen, bestelbonnen, ...). Als je een veld niet hebt ingevuld, verschijnt de mededeling *'(Niet weergegeven op documenten)'* om aan te geven dat dit veld leeg is en er dus geen waarde op de documenten zal verschijnen.&#x20;

De waarden die je hier invult worden doorheen eFactori ook gebruikt [als waarden voor de tags](/overige-functies/tags) (bv. het IBAN-rekeningnummer).

## E-mailadres bedrijf wijzigen

Het e-mailadres dat je opgeeft bij de Bedrijfsinformatie kan je zo vaak wijzigen als je wil! Het e-mailadres dat je gebruikt om in te loggen in je eFactori-omgeving, kan je niet zomaar wijzigen. In dat geval moet je via de module '[Gebruikers](/instellingen/gebruikers)' gaan.&#x20;


# Standaardwaarden

De standaardwaarden in [eFactori](https://app.efactori.be/#/user/register) zijn vaste gegevens die terugkomen op elk document, maar wel nog steeds bij het aanmaken of bewerken van een document kunnen aangepast worden. Door bepaalde standaardwaarden éénmalig in te stellen, bespaar je invoer- of kopieerwerk. De meeste gegevens, zoals bv. standaard betaaltermijnen, zullen doorheen je documenten/organisatie immers steeds terugkeren.

<figure><img src="/files/XMH9oaNmkJxAwJSBvHuz" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Standaard btw-instellingen en beschikbare btw-percentages

In deze sectie kan je aangeven aan welk btw-percentage je doorgaans ('standaard') producten verkoopt of diensten levert. Ben je bv. actief in de voedingsindustrie, dan zal je doorgaans aan 6% btw factureren.&#x20;

{% hint style="success" %}
Telkens je een document aanmaakt, kan je per productlijn het standaard btw-percentage nog manueel veranderen naar een ander percentage.
{% endhint %}

![](/files/-MQq9ZD3CxIEIbwRgfuH)

In eFactori staat het percentage '21%' als standaard ingesteld. Wil je dit veranderen, klik dan op de gele knop 'Bewerken'. Ook als je onder een bepaald regime valt, kan je hier extra standaardwaarden ingeven.&#x20;

<figure><img src="/files/Gv73xd02YqAIJNRtiRNZ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je hebt de volgende keuzes:

### Speciaal bedrijfstype

#### 1. Geen speciale btw-regeling

Indien je niet onder één van onderstaande regimes valt.

#### **2. Vrijgesteld van btw** [**kleine ondernemingsregeling**](https://www.onfact.be/blog/wat-betekent-lsquo-kleine-ondernemingsregeling-)

Je kan aanspraak maken op de btw-vrijstellingsregeling als het jaarlijks omzetcijfer van jouw onderneming niet meer dan 25.000 euro (exclusief btw) bedraagt, ongeacht de juridische vorm van je onderneming. Er zijn echter uitzonderingen! Lees meer over deze vrijstelling [via de website FOD Financiën](https://financien.belgium.be/nl/ondernemingen/btw/btw-plicht/vrijstellingsregeling) of [op de eFactori-blog](https://app.efactori.be/#/user/register).

**3. Vrijgesteld van btw volgens artikel 44**

Bepaalde goederen en diensten zijn vrijgesteld van btw door artikel 44 van het Btw-Wetboek. Als jouw onderneming alleen die activiteiten uitoefent, moet ze geen btw-nummer aanvragen. Raadpleeg de lijst van vrijgestelde goederen en diensten [via de website FOD Financiën](https://financien.belgium.be/nl/ondernemingen/btw/btw-plicht/btw-plicht#q4).

### Standaard btw-percentage

Hier kan je aangeven wat voor jouw onderneming het standaard btw-percentage is. Je hebt de keuze tussen 0%, 6%, 12% of 21%.&#x20;

Je kan ook een nieuw percentage toevoegen aan deze lijst via 'Beschikbare btw-percentages'. Dit nieuwe percentage zal dan in de keuzelijst verschijnen.

<figure><img src="/files/ySqQU6lQO9vuyNpAToEi" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Gebruik btw-tarief 6% bij renovatie

Sinds 1 januari 2022 is het niet meer noodzakelijk om een volwaardig btw-attest toe te voegen aan een factuur waarop het btw-tarief van 6% toegepast wordt. Het volstaat om een mededeling op de factuur te plaatsen, waardoor de verantwoordelijkheid bij de klant gelegd wordt: *"Btw-tarief: Bij gebrek aan een schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand vanaf de ontvangst van de factuur, wordt de klant geacht te erkennen dat (1) de werken worden verricht aan een woning waarvan de eerste ingebruikneming heeft plaatsgevonden in een kalenderjaar dat ten minste tien jaar voorafgaat aan de datum van de eerste factuur met betrekking tot die werken, (2) de woning, na uitvoering van die werken, uitsluitend of hoofdzakelijk als privéwoning gebruikt wordt en (3) de werken worden verstrekt en gefactureerd aan een eindverbruiker. Wanneer minstens één van die voorwaarden niet is voldaan, zal de afnemer binnen een termijn van één maand de toepassing van het verlaagde btw-tarief schriftelijk moeten betwisten en zal de aannemer gehouden zijn om een corrigerende factuur of debetnota uit te reiken aan de afnemer."*

Als je in eFactori op een factuur het btw-tarief 6% renovatie aanduidt, zal deze vereiste tekst automatisch op de factuur geplaatst worden, onder de tabel met diensten/producten.

<figure><img src="/files/3SrYRnCfECFqeUxRNEHg" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Bij het aanmaken van een factuur ga je bovenaan bij 'Klantinformatie' aan de rechterzijde naar het veld 'Btw-uitzondering'
* Klik in de lijst met beschikbare uitzonderingen
* Selecteer in de lijst 'Verlaagd tarief voor renovaties aan woningen ouder dan 10 jaar \[01]'
* eFactori zet de product/dienstlijnen op 6% btw en vermeldt onderaan de vereiste tekst

### Gebruik btw-tarief 0% bij medecontractant

Sinds 1 januari 2023 is het niet meer voldoende om op een factuur 'Btw verlegd' te vermelden. De vereiste vermelding werd uitgebreid: *"Verlegging van heffing. Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand na de ontvangst van de factuur, wordt de afnemer geacht te erkennen dat hij een belastingplichtige is gehouden tot de indiening van periodieke aangiften. Als die voorwaarde niet vervuld is, is de afnemer ten aanzien van die voorwaarde aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten."*

Als je in eFactori bij aanmaak van een factuur de btw-uitzondering 0% medecontractant aanduidt, zal deze vereiste tekst automatisch op de factuur geplaatst worden, onder de tabel met diensten/producten.

<figure><img src="/files/tDm8EjZv3EXuWCKWcvxT" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Bij het aanmaken van een factuur ga je bovenaan bij 'Klantinformatie' aan de rechterzijde naar het veld 'Btw-uitzondering'
* Klik in de lijst met beschikbare uitzonderingen
* Selecteer in de lijst 'Medecontractant \[45]'
* eFactori zet de product/dienstlijnen op 0% btw en vermeldt onderaan de vereiste tekst

### Prijzen standaard ingeven exclusief of inclusief btw

Hier kan je aangeven wat je standaardwijze van prijsinvoer zal zijn bij de aanmaak van een nieuw product. Duid je hier aan dat prijzen steeds inclusief btw worden ingevoerd, dan zal enkel dit veld invulbaar zijn bij de aanmaak van een nieuw product (zie onder). Het veld 'Prijs excl.' is grijs gemarkeerd en niet invulbaar.

![](/files/-MR0XcI_wpgYHxIxzHdj)

## Standaardtermijnen instellen

Het is mogelijk om twee standaardtermijnen in te stellen:

* de standaard geldigheidsduur van een offerte, bv. 30 dagen;
* de standaard betaaltermijn, bv. 14 dagen.&#x20;

![](/files/-MQq9nSLqrYFra-RE2M8)

Deze waarden wijzig je eenvoudig door op de gele knop 'Bewerken' te klikken. Voor de standaard betaaltermijn kan je indien gewenst ook de keuze 'Einde maand' bijkomend aanvinken.

![](/files/-MQqC7R0exKb9g2wOAOH)

## Standaard onderschrift op documenten

Het onderschrift maakt integraal deel uit van enkele documenten in eFactori (zie onderstaande lijst). Het onderschrift is een tekstveld onderaan deze documenten, bv. de vraag tot betaling op een factuur of vermelding van geldigheidsdatum bij een offerte.

![](/files/-MQqLGzXbH6quSmiNSBa)

Je kan voor elk van deze documenttypes het onderschrift wijzigen via de gele knop 'Bewerken'. De werkwijze is voor elk type document dezelfde, enkel de inhoud van het onderschrift zal verschillen.&#x20;

{% hint style="info" %}
Heb je de app '[Anderstalige klanten](/apps/anderstalige-klanten)' geactiveerd? Dan zal je de mogelijkheid krijgen om per taal de onderschriften te bewerken.
{% endhint %}

<figure><img src="/files/2riZAaQqd2PU8e5bjmi8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Bestaand onderschrift bewerken

Om een bestaand onderschrift te bewerken, klik je op de gele knop 'Bewerken' naast de tekstregel.&#x20;

<figure><img src="/files/bbM30rjIoRgbCNbi1JtV" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je kan het onderschrift een andere naam geven of de tekst aanpassen. In de tekst kan je gebruik maken van tags: de tekst tussen '% ...%' zal automatisch worden vervangen door de juiste waarde per document.&#x20;

{% hint style="success" %}
[Lees hier](/overige-functies/tags) meer over het gebruik van deze tags en welke er allemaal voorzien zijn in eFactori.
{% endhint %}

### Nieuw standaard onderschrift toevoegen

In het bewerk-venster staat reeds één onderschrift aangemaakt met naam 'Standaard'. Je kan extra onderschriften toevoegen via de groene knop 'Standaard onderschrift aanmaken'. Op die manier kan je bij de aanmaak van een document kiezen tussen twee (of meer) onderschriften.&#x20;

<figure><img src="/files/3uXJFECVMoQlUngnmYDO" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Ook hier kan je het onderschrift een andere naam geven of de tekst aanpassen. In de tekst kan je [gebruik maken van tags](/overige-functies/tags).

### Algemene voorwaarden als extra tekst onderaan een document

Het is ook mogelijk om [algemene voorwaarden](https://www.onfact.be/blog/algemene-voorwaarden-factuur-echt-nodig) toe te voegen onderaan een document; ook hiervoor kan je het onderschrift gebruiken. Dit is echter enkel geschikt voor korte voorwaarden aangezien de voorwaarden anders steeds gesplitst worden op meerdere pagina's.

Je kan bv. je standaard onderschrift bewerken en daar enkele regels Algemene voorwaarden in toevoegen. Op die manier staan deze dan ook in je documenten als je kiest om het standaard onderschrift  te gebruiken.&#x20;

{% hint style="success" %}
Voor elk onderschrift geldt dat de tekst **nog steeds aangepast kan worden** naar wens tijdens het aanmaken van een document.
{% endhint %}

### Voorbeeldteksten

Hieronder volgen de standaardonderschriften die per type document gebruikt worden.

#### Offertes

*Wij hopen u bij deze voldoende te hebben geïnformeerd. Deze offerte is geldig tot %expiration\_date%.*

#### Betalingsverzoeken

*Bedankt voor uw vertrouwen in %company\_name%. Gelieve het bedrag binnen de %term% dagen over te schrijven op rekeningnummer %iban% onder vermelding van het volgnummer %document\_number%.*

#### Herinneringen betalingsverzoeken

*Uit onze administratie blijkt dat het betalingsverzoek met volgnummer %document\_number% ondanks het verstrijken van de betalingstermijn tot op heden niet betaald is. Wellicht is het betalingsverzoek aan uw aandacht ontsnapt. Wij verzoeken u het verschuldigde bedrag alsnog zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen de %term% dagen, over te maken op onze bankrekening %iban% onder vermelding van het volgnummer.*

*Indien het bedrag inmiddels is overgemaakt dan kunt u deze brief uiteraard als niet verzonden beschouwen.*

#### Facturen

*Bedankt voor uw vertrouwen in %company\_name%. Gelieve het factuurbedrag binnen de %term% dagen over te schrijven op rekeningnummer %iban% onder vermelding van het factuurnummer %document\_number%.*

#### Herinneringen facturen

*Uit onze administratie blijkt dat onze factuur met factuurnummer %document\_number% ondanks het verstrijken van de betalingstermijn tot op heden niet betaald is. Wellicht is de factuur aan uw aandacht ontsnapt. Wij verzoeken u het verschuldigde bedrag alsnog zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen de %term% dagen, over te maken op onze bankrekening %iban% onder vermelding van het factuurnummer.*

*Indien het bedrag inmiddels is overgemaakt dan kunt u deze brief uiteraard als niet verzonden beschouwen.*

## Handtekeningen

eFactori biedt de mogelijkheid om documenten online te ondertekenen. Hoe dit in zijn werk gaat, [lees je hier](/overige-functies/online-ondertekenen).&#x20;

![](/files/-MQqA5QfS3i5d1-N4hqO)

In deze sectie kan je je handtekening als zaakvoerder instellen. Deze gebruik je bijvoorbeeld als een document door zowel klant als jezelf ondertekend moeten worden. Klik daarvoor op de gele knop 'Bewerken'.&#x20;

<figure><img src="/files/7R3nxbyu6dCIwe9N1aaa" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je kan zowel een vooraf opgenomen handtekening toevoegen (bv. een afbeelding), of in het tekenvenster met muis, pen of touchpad een handtekening toevoegen. Na 'Opslaan' wordt deze handtekening als jouw handtekening op te ondertekenen documenten gebruikt.&#x20;

In dit handtekeningenmenu kan je ook de standaardwaarden voor ondertekening gaan aanpassen. Klik daarvoor per document op 'Bewerken'.&#x20;

<figure><img src="/files/6Sx1CDczxIqFRyy8Ha8Q" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Per type document kan je aangeven of een document standaard enkel door de klant ondertekend moet worden, of door klant en zaakvoerder. Klik op 'Opslaan'.


# E-mailinstellingen

Hoe je eenvoudig een e-mail met een document kan verzenden, lees je in het hoofdstuk '[Verzending via e-mail](/overige-functies/e-mailverzending)'. In dit iets meer technisch hoofdstuk bekijken we:

-> Volgens welke **verzendopties** je e-mailberichten vanuit eFactori wil verzenden

{% content-ref url="/pages/Dl5UJPxHoOJ8flBwGLDH" %}
[Verzendopties](/instellingen/e-mailinstellingen/verzendopties)
{% endcontent-ref %}

-> Welke **e-mailteksten** je in bepaalde e-mails wil gebruiken (bv. begeleidende tekst bij e-mail factuur, bij e-mail offerte, ...)

{% content-ref url="/pages/KiFrmK2dMg38gpdAKEQo" %}
[E-mailteksten](/instellingen/e-mailinstellingen/e-mailteksten)
{% endcontent-ref %}

-> Welke adressen je **standaard als cc: en/of bcc:** wil instellen

{% content-ref url="/pages/x2VieBpPgHpDtRORhDrx" %}
[Standaard CC en BCC](/instellingen/e-mailinstellingen/standaard-cc-en-bcc)
{% endcontent-ref %}

-> Welke **e-mailtemplates** je in je berichten wil gebruiken (bv. visuele aankleding van je e-mail)

{% content-ref url="/pages/VBkpb1S7KqIypFPviOD0" %}
[E-mailtemplates](/instellingen/e-mailinstellingen/e-mailtemplates)
{% endcontent-ref %}


# Verzendopties

Op deze pagina kan je de verzendoptie voor je e-mails vanuit eFactori instellen:&#x20;

<figure><img src="/files/8WcfAzsFOTaxzdAL93t8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Standaard worden de e-mailinstellingen als volgt opgezet:

| Veld              | Waarde                                                               |
| ----------------- | -------------------------------------------------------------------- |
| "Van" e-mailadres | <noreply@out.efactori.be>                                            |
| "Van" naam        | Je bedrijfsnaam zoals ingevoerd in je Bedrijfsinformatie             |
| Antwoordadres     | Je e-mailadres zoals ingevoerd in je Bedrijfsinformatie              |
| Verzendmethode    | Verzending via globaal adres, antwoord op uw e-mailadres (Eenvoudig) |

Het is mogelijk om al deze waarden aan te passen. Ga daarvoor rechtsboven naar de gele knop 'Bewerken'.&#x20;

<figure><img src="/files/72DeKx6fM54kwLhKOQyh" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Afleveringsmethode

eFactori voorziet zes mogelijke afleveringsmethodes:&#x20;

* Verzending via globaal adres, antwoord op uw e-mailadres (Eenvoudig)
* Verzending via eigen e-mailadres (Configuratie vereist)
* Verzending via eigen server e-mailadres (SMTP) (Configuratie vereist)
* Verzenden via open server (SPAM gevoelig)
* Persoonlijk Microsoft-account (Outlook.com, Office 365, Hotmail, ...)
* Persoonlijk Google-account

<figure><img src="/files/e95xCuOqOy5W5SUXfghG" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Welke optie is meest geschikt voor mij?

Hieronder zie je een overzicht van de verschillende scenario's. Klik op de blauwe links om de stap-voor-stap handleiding van de gekozen methode te lezen.

<table><thead><tr><th width="254.93690248565957">Type verzending eFactori</th><th>Mijn situatie</th><th>Wat moet ik hier zelf voor doen?</th></tr></thead><tbody><tr><td><a href="/pages/6SeWBOorREYtZDyCUjBo">Via globaal adres </a></td><td>E-mails worden verzonden met als afzendadres noreply@out.efactori.be en beantwoord naar mijn eigen e-mailadres</td><td>Wordt voorzien door eFactori, je hoeft zelf niets te doen. </td></tr><tr><td><a href="/pages/-Maceiqc6Zn26PiN9u-f">Via eigen e-mailadres</a></td><td>E-mails worden verzonden en beantwoord via mijn eigen e-mailadres, gekoppeld aan mijn eigen domeinnaam (bv. @kastmaatwerk.be, @trekkinglife.org, @zeger-cars.be, ...) </td><td>Je moet enkele instellingen wijzigen in het beheer van je domeinnaam (of je vraagt je domeinnaambeheerder dit te doen)</td></tr><tr><td><a href="/pages/-MdqZ8cIVcjHEdQs3tsz">Via eigen server e-mailadres</a></td><td>E-mails worden verzonden en beantwoord via mijn eigen e-mailadres, gekoppeld aan een overkoepelende domeinnaam (bv. @telenet.be, @gmail.com, skynet.be, ...) </td><td>Je moet enkele gegevens van je mailprovider (Outlook, Gmail, Telenet, ...) invoeren in eFactori. Er is documentatie beschikbaar.</td></tr><tr><td><a href="/pages/B8pOOh3iXPXW6Cn2o98J">Via open server</a></td><td>E-mails worden verzonden met als afzendadres mijn eigen e-mailadres en beantwoord naar mijn eigen e-mailadres</td><td>Wordt voorzien door eFactori, je hoeft zelf niets te doen. LET OP: gevoelig voor SPAM!</td></tr><tr><td><a href="/pages/-Macf4fWMf2H_ncg03QD">Persoonlijke Microsoft-account</a></td><td>E-mails worden verzonden vanuit mijn eigen Microsoft-omgeving met als afzendadres mijn eigen e-mailadres en beantwoord naar mijn eigen e-mailadres</td><td>Je moet via eFactori inloggen in je Microsoft-omgeving met je eigen logingegevens.</td></tr><tr><td><a href="/pages/-MacepxzM5YPCxaBgxgV">Persoonlijke Google account</a></td><td>E-mails worden verzonden vanuit mijn eigen Google-omgeving met als afzendadres mijn eigen e-mailadres en beantwoord naar mijn eigen e-mailadres</td><td>Je moet via eFactori inloggen in je Google-omgeving met je eigen logingegevens.</td></tr></tbody></table>


# Verzenden via eigen domeinnaam

Wanneer je e-mails wil sturen vanuit eFactori met je eigen domeinnaam, bijvoorbeeld @uwbedrijf.be, dan moet je enkele technische instellingen toevoegen aan je domeinnaam om eFactori toestemming te geven om e-mails te sturen in jouw naam (of je vraagt je domeinnaambeheerder dit te doen).‌

{% hint style="warning" %}
Ben je geen eigenaar van de domeinnaam die je gebruikt? Dan moet je de '[SMTP methode](/instellingen/e-mailinstellingen#3-verzending-via-eigen-server-e-mailadres-smtp-configuratie-vereist)' gebruiken.
{% endhint %}

Je e-mails kunnen dan op onderstaande manier verzonden worden:&#x20;

| Veld                 | Wat de ontvanger van je e-mail ziet                                                                                                                            |
| -------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Naam afzender        | Je bedrijfsnaam zoals ingevoerd in je Bedrijfsinformatie                                                                                                       |
| E-mailadres afzender | Je e-mailadres zoals ingevoerd in je Bedrijfsinformatie (bv. <bert@starcomm.be>) of een ander adres binnen dezelfde domeinnaam (bv. <boekhouding@starcomm.be>) |
| Antwoordadres        | Je e-mailadres zoals ingevoerd in je Bedrijfsinformatie (bv. <bert@starcomm.be>) of een ander adres binnen dezelfde domeinnaam (bv. <boekhouding@starcomm.be>) |

## E-mailinstellingen bewerken

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres in eFactori
2. Kies 'Instellingen bedrijf'
3. Kies 'E-mailinstellingen' en klik op de gele knop 'Bewerken'

<figure><img src="/files/LwdEvihfuNDu9kz7JbJl" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Kies de juiste afleveringsmethode

eFactori voorziet enkele mogelijke afleveringsmethodes. Kies voor je eigen domeinnaam optie 2 'Verzending via eigen e-mailadres (Configuratie vereist)'.

Dit kan er als volgt uitzien:&#x20;

![](/files/-MR4TshKH-FctR3fl2Nh)

{% hint style="info" %}
Blijf je binnen dezelfde domeinnaam met de e-mailadressen die je hierboven invult, dan kan je meteen naar de 'E-mail verificatie instellingen' gaan. Heb je bv. als antwoordadres een adres gekozen dat in een andere domeinnaam ligt, klik dan eerst op de groene knop 'Configuratieinstellingen ophalen'.
{% endhint %}

Om er voor te zorgen dat je e-mails niet als SPAM behandeld worden, moet je ook nog enkele instellingen aanpassen op beheersniveau van je domeinnaam. Je kan deze informatie ook doorgeven aan de beheerder van je domeinnaam om via die weg de instellingen aan te passen. Deze verschijnen onderaan de pagina:

![](/files/-MacnUQgKKz6FtJHfhcr)

Klik op 'Opslaan' om de gekozen verzendmethode toe te passen.

{% hint style="success" %}
Via de knop 'download e-mail settings' kan je een PDF genereren met de technische info, die je aan de beheerder van je domeinnaam kan bezorgen.
{% endhint %}

## Kies een alternatief verzendadres&#x20;

Nadat je op 'Opslaan' hebt geklikt bij de domeinnaamconfiguraties, verschijnt een extra kader: 'Alternatieve verzendadressen'.&#x20;

![](/files/J60P6XcrvC7R5ITtKjGd)

Hier kan je optioneel extra e-mailadressen gaan toevoegen om onder andere:

* bij het verzenden van een e-mail te kunnen kiezen uit enkele beschikbare verzendadressen
* bepaalde documenttypes (bv. offertes) automatisch te verzenden vanuit een specifiek e-mailadres (bv. <offertes@uwbedrijf.be>)
* documenten te verzenden vanuit het e-mailadres gekoppeld aan een gebruiker
* documenten automatisch te verzenden met opmaak van je e-mail via een e-mailtemplate

Klik op de groene knop 'Alternatief verzendadres toevoegen'. Je kan een 'Van' naam en een e-mailadres invoeren.&#x20;

Zodra een adres werd toegevoegd, verschijnen de beschikbare verzendopties:

![](/files/lqdsl2Sd95duOoIWJ8tS)

Klik op de gele knop 'Bewerken' om in te stellen op welke manier je alternatieve adressen wil gebruiken. Een keuzemenu opent zich:&#x20;

![](/files/HErtK8aqJTi9rtzcHPcg)

* Selecteer verzendadres bij het verzenden van een e-mail:
* Stel een verzendadres in per gebruiker:
* Stel een verzendadres in per documenttype:
* Stel een verzendadres in per e-mailtemplate:

### Selecteer verzendadres bij het verzenden van een e-mail

![](/files/I5n5oZDi1C1gfhApZ3J6)

Als je deze optie selecteert kan je bij het eigenlijke verzenden van een e-mail de keuze krijgen tussen alle door jou ingevoerde alternatieve verzendadressen. Voorbeeld:

![](/files/rFEBeRk56QIMKnt8Gvq7)

### Stel verzendadres in per gebruiker

![](/files/y95dy0UPS2kbb0q1xJXT)

Als je deze optie selecteert kan je per gebruiker een verzendadres instellen. Is gebruiker '<bert@starcomm.be>' ingelogd, dan worden de documenten die hij verzendt vanuit eFactori, verzonden vanuit zijn e-mailadres '<bert@starcomm.be>' en niet vanuit het algemene e-mailadres van het bedrijf.

### Stel verzendadres in per documenttype

![](/files/1p4OdPi3KxMmKr5Dg6xO)

Als je deze optie selecteert worden specifieke documenttypes verzonden door een specifiek e-mailadres, bv. alle offertes worden verzonden vanuit '<offertes@starcomm.be>', facturen vanuit '<facturen@starcomm.be>' enz.

### Stel verzendadres in per e-mailtemplate

Als je deze optie selecteert kan je een e-mailtemplate koppelen aan een e-mailadres. Zo zullen e-mails verzonden via '<info@starcomm.be>' altijd verzonden worden via een template met opmaak.

{% hint style="success" %}
[Lees hier hoe je in eFactori gebruik kan maken van e-mailtemplates](/templates/onfact-v5/e-mailtemplates) om je e-mails op te maken.
{% endhint %}

### E-mailadres valideren

De ingevoerde e-mailadressen moeten gevalideerd worden. Staat er een rood kruis naast het e-mailadres, dan moet je via de gele knop 'Valideer' verder gaan.&#x20;

![](/files/JuuuL6yHW3PXBS3opwJL)

Je ziet nu enkele verificatie-instellingen verschijnen. In de linkerkolom 'Geldig' zie je of deze records reeds correct werden aangepast. Verschijnt hier een rood teken, dan moet je ook deze records nog even aanpassen op het niveau van je domeinnaambeheer.

{% hint style="success" %}
Als de domeinnaam van de e-mailvalidatie (bv. ... @starcomm.be) dezelfde is als het basisadres (<...@starcomm.be>), moet dit niet opnieuw ingesteld worden en volstaat het om in dit scherm hieronder op 'Valideer' te klikken.
{% endhint %}

![](/files/cWTnRjXc5R68U15UH1ou)

Klik onderaan op 'Valideer'; in het overzicht van je alternatieve e-mailadressen verschijnt er nu een groen vinkje naast het e-mailadres.&#x20;


# Verzenden via globaal adres

Dit is de standaardinstelling voor het verzenden van e-mails. Wijzig je niets in je eFactori instellingen, dan worden je e-mails op onderstaande manier verzonden:&#x20;

| Veld                 | Wat de ontvanger van je e-mail ziet                                 |
| -------------------- | ------------------------------------------------------------------- |
| Naam afzender        | Je bedrijfsnaam zoals ingevoerd in je Bedrijfsinformatie            |
| E-mailadres afzender | De ontvanger ziet '<noreply@out.eFactori.be>' staan als afzendadres |
| Antwoordadres        | Je e-mailadres zoals ingevoerd in je Bedrijfsinformatie             |

<figure><img src="/files/X7FYqec3P96xz5TTfsJG" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Verzenden via open server

E-mails worden verzonden met als afzendadres je eigen e-mailadres en beantwoord naar je eigen e-mailadres. Deze optie wordt voorzien door eFactori, je hoeft zelf niets te doen.&#x20;

{% hint style="warning" %}
Gebruik liefst één van de andere verzendmethodes, want deze methode is gevoelig voor SPAM. Dit wil zeggen dat sommige van je e-mails door de filters van je ontvanger zullen gemarkeerd worden als ongewenste e-mail, en dus niet goed toekomen.
{% endhint %}

Je e-mails kunnen dan op onderstaande manier verzonden worden:&#x20;

| Veld                 | Wat de ontvanger van je e-mail ziet                                                           |
| -------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Naam afzender        | Je bedrijfsnaam zoals ingevoerd in je Bedrijfsinformatie                                      |
| E-mailadres afzender | Je e-mailadres (gelinkt aan je eigen domeinnaam of gelinkt aan een overkoepelende domeinnaam) |
| Antwoordadres        | Je e-mailadres (gelinkt aan je eigen domeinnaam of gelinkt aan een overkoepelende domeinnaam) |

Dit kan er als volgt uitzien:&#x20;

![](/files/-MR4aLJAnUNTrRYxtI0o)


# Verzenden via Microsoft

![](/files/ISQP8Ukm1cIDuKLSIL6d)

Het is mogelijk om vanuit eFactori e-mails te verzenden vanuit je eigen Microsoft-e-mailadres: outlook.com, hotmail.be, office365, ... Volg daarvoor onderstaande stappen.

## E-mailinstellingen bewerken

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres in eFactori
2. Kies 'Instellingen bedrijf'
3. Kies 'E-mailinstellingen' en klik op de gele knop 'Bewerken'

<figure><img src="/files/3g1O0aMmHP64CZ5uHcQR" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Kies de juiste afleveringsmethode

eFactori voorziet zes mogelijke afleveringsmethodes. Kies voor Windows-accounts (Hotmail, Outlook, Office365, ...) optie 5: 'Persoonlijk Microsoft-account'.&#x20;

Als je deze optie aanklikt, krijg je volgend scherm te zien:&#x20;

<figure><img src="/files/AVwEWz4RexhvJull6aQs" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Klik op de gele knop 'Koppeling maken'. Je zal nu omgeleid worden naar de Microsoft-omgeving, waar je je zal moeten aanmelden met je persoonlijke e-mailadres en wachtwoord. Nadien zal je toestemming moeten verlenen aan eFactori/Infinwebs om de koppeling te maken (klik onderaan op 'Accepteren).&#x20;

Als de koppeling geslaagd is, zie je onderaan de rode knop 'Koppeling verbreken':

<figure><img src="/files/vHg7wKMGCbePbN7stjMA" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Klik nu onder de kop 'E-mailinstellingen bewerken' (bovenaan de pagina) op de gele knop 'Opslaan', onder je e-mailadres. eFactori zal dan de gemaakte instellingen bewaren. Je e-mailinstellingen zijn nu aangepast.


# Verzenden via Google

![](/files/HDXKktgrjQ6pkDBsZxbd)

Het is mogelijk om vanuit eFactori e-mails te verzenden vanuit je eigen Google-mailadres (bv. Gmail.com). Volg daarvoor onderstaande stappen.

## E-mailinstellingen bewerken

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres in eFactori
2. Kies 'Instellingen bedrijf'
3. Kies 'E-mailinstellingen' en klik op de gele knop 'Bewerken'

<figure><img src="/files/ejm1HH7FxrBTC2A2W1Bw" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Kies de juiste afleveringsmethode

eFactori voorziet zes mogelijke afleveringsmethodes. Kies optie 6: 'Persoonlijk Google account'.&#x20;

Als je deze optie aanklikt, krijg je volgend scherm te zien:&#x20;

<figure><img src="/files/6cEtmQs8pAR6sQPYTXxl" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Klik op de gele knop 'Koppeling maken'. Je zal nu omgeleid worden naar de Google-omgeving, waar je je zal moeten aanmelden met je persoonlijke e-mailadres en wachtwoord. Nadien zal je toestemming moeten verlenen aan eFactori/Infinwebs om de koppeling te maken (klik onderaan op 'Toestaan').&#x20;

Als de koppeling geslaagd is, zie je onderaan de rode knop 'Koppeling verbreken':

<figure><img src="/files/ZeQWIuKPWVT4uH3YDO4f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Klik nu onder de kop 'E-mailinstellingen bewerken' (bovenaan de pagina) op de gele knop 'Opslaan', onder je e-mailadres. eFactori zal dan de gemaakte instellingen bewaren. Je e-mailinstellingen zijn nu aangepast.


# Verzenden via SMTP

Wanneer je e-mails wil sturen vanuit eFactori met je eigen e-mailadres maar de domeinnaam daarvan niet door jou wordt beheerd (bv. <xyz@me.com>, <xyz@icloud.com>, ...) moet je enkele extra gegevens van je mailprovider (me.com, iCloud.com, ...) invoeren in eFactori.

## E-mailinstellingen bewerken

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres in eFactori
2. Kies 'Instellingen bedrijf'
3. Kies 'E-mailinstellingen' en klik op de gele knop 'Bewerken'

<figure><img src="/files/yEtutbvl0K5kaBw7aPLB" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Kies de juiste afleveringsmethode

eFactori voorziet enkele mogelijke afleveringsmethodes. Kies voor de SMTP-verzending optie 3 'Verzending via eigen server e-mailadres (SMTP) (Configuratie vereist)'.

Je e-mails kunnen dan op onderstaande manier verzonden worden:&#x20;

| Veld                 | Wat de ontvanger van je e-mail ziet                      |
| -------------------- | -------------------------------------------------------- |
| Naam afzender        | Je bedrijfsnaam zoals ingevoerd in je Bedrijfsinformatie |
| E-mailadres afzender | Je e-mailadres (bv. <bert@me.com>)                       |
| Antwoordadres        | Je e-mailadres (bv. <bert@me.com>)                       |

Dit kan er als volgt uitzien:&#x20;

![](/files/-MR4W6H3zZcL1DLz4m2L)

Als je deze keuze maakt, moet je enkele gegevens van je mailprovider (me.com, iCloud.com...) invoeren in eFactori. Je ziet enkele extra velden verschijnen:&#x20;

![](/files/-MR4WNRkxc45BdyZB49o)

{% hint style="warning" %}
Het is belangrijk deze waarden 100% correct in te vullen. Wanneer één van deze waarden niet correct is, zal het verzenden van e-mails in eFactori niet meer werken. Indien je problemen heeft met het instellen van deze gegevens, kan je contact opnemen via <support@efactori.be> om je verder te helpen.
{% endhint %}


# Verzenden via Telenet

![](/files/x7yP0TBG7PyXwiRM44Ba)

In Telenet.be staat ingesteld dat e-mails die niet verzonden worden vanaf de Telenet-servers, moeten aanzien worden als SPAM. Meestal komen deze wel goed aan, maar af en toe plaatsen ontvangers deze in de SPAM of worden deze geblokkeerd. Omdat je zelf geen eigenaar bent van de domeinnaam @telenet.be kan je deze instelling helaas niet aanpassen.&#x20;

Er is echter een workaround in eFactori, waarmee je een verbinding kan maken met de Telenet-servers om de e-mails te versturen waardoor deze controle wel klopt.

### E-mailinstellingen bewerken

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres in eFactori
2. Kies 'Instellingen bedrijf'
3. Kies 'E-mailinstellingen' en klik op de gele knop 'Bewerken'

<figure><img src="/files/9rS923mdee0LgjeOxTTd" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Kies de juiste afleveringsmethode

eFactori voorziet vier mogelijke afleveringsmethodes. Kies voor Telenet optie 3 'Verzending via eigen server e-mailadres (SMTP) (Configuratie vereist)'

Er openen zich nu extra velden, waar je de servergegevens van Telenet kan invullen.

![](/files/s0xiWyCfe31zz7k8nMHP)

{% hint style="info" %}
Het is belangrijk deze waarden 100% correct in te vullen. Wanneer één van deze waarden niet correct is, zal het verzenden van e-mails in eFactori  niet meer werken. Indien je problemen heeft met het instellen van deze gegevens, kan je contact opnemen via <support@efactori.be> om je verder te helpen.‌
{% endhint %}

### Invulwaarden voor Telenet

| Veld in eFactori    | Invulwaarde                                        |
| ------------------- | -------------------------------------------------- |
| SMTP Hostnaam       | smtp.telenet.be                                    |
| SMTP Poort          | 587                                                |
| SMTP Beveiliging    | Kies 'Beveiligd met TLS'                           |
| SMTP Gebruikersnaam | Je persoonlijke Telenet e-mailadres                |
| SMTP Wachtwoord     | Je persoonlijke wachtwoord voor je Telenet-account |


# Verzenden via Skynet

![](/files/0XIQnitAmoDb6Fq80vuw)

In Skynet.be staat ingesteld dat e-mails die niet verzonden worden vanaf de Skynet-servers, moeten aanzien worden als SPAM. Meestal komen deze wel goed aan, maar af en toe plaatsen ontvangers deze in de SPAM of worden deze geblokkeerd. Omdat je zelf geen eigenaar bent van de domeinnaam @skynet.be kan je deze instelling helaas niet aanpassen.&#x20;

Er is echter een workaround in eFactori, waarmee je een verbinding kan maken met de Skynet-servers om de e-mails te versturen waardoor deze controle wel klopt.

### E-mailinstellingen bewerken

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres in eFactori
2. Kies 'Instellingen bedrijf'
3. Kies 'E-mailinstellingen' en klik op de gele knop 'Bewerken'

<figure><img src="/files/9rS923mdee0LgjeOxTTd" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Kies de juiste afleveringsmethode

eFactori voorziet vier mogelijke afleveringsmethodes. Kies voor Skynet optie 3 'Verzending via eigen server e-mailadres (SMTP) (Configuratie vereist)'

Er openen zich nu extra velden, waar je de servergegevens van Skynet kan invullen.

![](/files/oqpTy0jeBAaiC9PblI34)

{% hint style="info" %}
Het is belangrijk deze waarden 100% correct in te vullen. Wanneer één van deze waarden niet correct is, zal het verzenden van e-mails in eFactori niet meer werken. Indien je problemen heeft met het instellen van deze gegevens, kan je contact opnemen via <support@efactori.be> om je verder te helpen.‌
{% endhint %}

### Invulwaarden voor Skynet

| Veld in eFactori    | Invulwaarde                                       |
| ------------------- | ------------------------------------------------- |
| SMTP Hostnaam       | relay.proximus.be                                 |
| SMTP Poort          | 587                                               |
| SMTP Beveiliging    | Kies 'Beveiligd met TLS'                          |
| SMTP Gebruikersnaam | Je persoonlijke Skynet e-mailadres                |
| SMTP Wachtwoord     | Je persoonlijke wachtwoord voor je Skynet-account |


# E-mailteksten

Op deze pagina kan je de standaardteksten voor je e-mails vanuit eFactori instellen:&#x20;

<figure><img src="/files/qxorsou9DpEHcqKLOxMw" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Per documenttype in eFactori kan je een standaardtekst als e-mailbericht instellen of bewerken (zie onderstaande lijst).

![](/files/-MQqMJwnmR9mlfOdY8_L)

Je kan voor elk documenttype het e-mailbericht wijzigen via de gele knop 'Bewerken'. De werkwijze is voor alle types e-mail dezelfde, enkel de inhoud van het bericht zal verschillen.&#x20;

{% hint style="info" %}
Heb je de app '[Anderstalige klanten](/apps/anderstalige-klanten)' geactiveerd? Dan zal je de mogelijkheid krijgen om per taal de e-mailberichten te bewerken.
{% endhint %}

<figure><img src="/files/gjOtreSA9HBKDOfxOTCi" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Bestaand standaardbericht bewerken

Om een bestaand standaardbericht te bewerken, klik je op de gele knop 'Bewerken' naast de tekstregel.&#x20;

<figure><img src="/files/x69z5iTGqWNYWclqnRJa" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je kan het e-mailbericht een andere naam geven, het onderwerp of de tekst aanpassen. Zowel in het onderwerp als in de tekst kan je gebruik maken van tags: de tekst tussen '% ...%' zal automatisch worden vervangen door de juiste waarde per document.&#x20;

{% hint style="success" %}
[Lees hier](/overige-functies/tags) meer over het gebruik van deze tags en welke er allemaal voorzien zijn in eFactori.
{% endhint %}

### Nieuw standaard e-mailbericht toevoegen

In het bewerk-venster staat reeds één bericht aangemaakt met naam 'Standaard'. Je kan extra berichten toevoegen via de groene knop 'Standaard e-mailbericht toevoegen'. Op die manier kan je bij het verzenden van een e-mail kiezen tussen twee (of meer) begeleidende teksten.&#x20;

<figure><img src="/files/BMSX5lE0iK2AODvGzDmr" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Ook hier kan je het e-mailbericht een andere naam geven, het onderwerp of de tekst aanpassen. Zowel in het onderwerp als in de tekst kan je [gebruik maken van tags](/overige-functies/tags).

### Voorbeeldteksten

Hieronder volgen de standaardteksten die in de e-mails gebruikt worden.

#### Offertes

*Beste,*\
*In bijlage vindt u de gevraagde offerte. Wij hopen u bij deze voldoende geïnformeerd te hebben. U kan deze offerte online goedkeuren door op onderstaande knop te klikken en uw handtekening te plaatsen:*

*%sign\_button%*\
\
*Met vriendelijke groeten,*\
*%company\_name%*

#### Bestelbonnen

*Beste,*

*In bijlage vindt u uw nieuwe bestelbon.*

*Met vriendelijke groeten,*\
*%company\_name%*

#### Leveringsbonnen

*Beste,*

*In bijlage vindt u uw nieuwe leveringsbon.*

*Met vriendelijke groeten,*\
*%company\_name%*

#### Betalingsverzoeken

*Beste,*

*In bijlage vindt u een nieuw verzoek tot betaling. Gelieve het bedrag van %total\_amount\_to\_be\_paid% binnen de %term% dagen over te schrijven op rekeningnummer %iban% (BIC: %bic%).*

*Met vriendelijke groeten,*\
*%company\_name%*

#### Herinneringen betalingsverzoeken

*Beste,*

*Uit onze administratie blijkt dat het betalingsverzoek met volgnummer %document\_number% ondanks het verstrijken van de betalingstermijn tot op heden niet betaald is. Wellicht is het betalingsverzoek aan uw aandacht ontsnapt. Wij verzoeken u het verschuldigde bedrag alsnog zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen de %term% dagen, over te maken op onze bankrekening %iban% onder vermelding van het volgnummer.*

*Indien het bedrag inmiddels is overgemaakt dan kunt u deze e-mail uiteraard als niet verzonden beschouwen.*

*Met vriendelijke groeten,*\
*%company\_name%*

#### Kassatickets

*Beste,*

*In bijlage vindt u uw nieuw kassaticket.*

*Met vriendelijke groeten,*\
*%company\_name%*

#### Facturen

*Beste,*\
*In bijlage vindt u de nieuwe factuur. Gelieve het factuurbedrag van %total\_amount\_to\_be\_paid% binnen de %term% dagen over te schrijven op rekeningnummer %iban% (BIC: %bic%).*

*Met vriendelijke groeten,*\
*%company\_name%*

#### Herinneringen facturen

*Beste,*\
*Uit onze administratie blijkt dat onze factuur met factuurnummer %document\_number% ondanks het verstrijken van de betalingstermijn tot op heden niet betaald is. Wellicht is de factuur aan uw aandacht ontsnapt. Wij verzoeken u het verschuldigde bedrag alsnog zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen de %term% dagen, over te maken op onze bankrekening %iban% onder vermelding van het factuurnummer.*

*Indien het bedrag inmiddels is overgemaakt dan kunt u deze e-mail uiteraard als niet verzonden beschouwen.*

*Met vriendelijke groeten,*\
*%company\_name%*

#### Creditnota's

*Beste,*\
*In bijlage vindt u uw nieuwe creditnota.*

*Met vriendelijke groeten,*\
*%company\_name%*


# Standaard CC en BCC

Op deze pagina kan je eventueel standaard cc of bcc-adressen voor je e-mails vanuit eFactori instellen:&#x20;

<figure><img src="/files/hSfo7Llz8iR1AFfzxZJu" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Onderaan deze pagina is het mogelijk om per documenttype een standaard cc: en bcc: adres in te stellen voor je uitgaande e-mails.

In het voorbeeld hieronder zie je hoe je de adressen kan invoeren voor e-mails om een bestelbon te verzenden:&#x20;

![](/files/rOiDUlJbofwAig2sMl8l)


# E-mailtemplates

Het is in eFactori ook mogelijk om opmaak te voorzien in de e-mails die vanuit eFactori verzonden worden. Hieronder een voorbeeld van een e-mail zonder opmaak, een e-mail met opgeladen logo en een e-mail met aangepaste e-mailtemplate.&#x20;

![](/files/V4xGACoQuYaGFZUxKJYt)

Je kan verschillende e-mailtemplates met eigen kleuren en logo gebruiken indien je bv. meerdere activiteiten onder een andere naam/huisstijl uitvoert onder één onderneming met hetzelfde btw-nummer.

## E-mailtemplates bewerken

* Ga daarvoor rechtsboven naar je e-mailadres in eFactori
* Kies 'Instellingen bedrijf'
* Ga naar de tab 'E-mailinstellingen' en scroll naar onder

In deze sectie kan je het e-mailbericht extra vormgeven. Standaard voorziet eFactori een bepaalde opmaak, die je via de visuele editor kan aanpassen.&#x20;

![](/files/zl2aaQ1Dmi9Or7z7FqJY)

Klik op de gele knop 'Template personaliseren' om je e-mailtemplate aan te passen.

<figure><img src="/files/bcBWGFkNMMGSTzXEOcKC" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dit opmaakvenster lijkt op het venster voor [personaliseren van de documenttemplates](/templates/gebruik-van-templates-in-onfact), maar beide staan los van elkaar.&#x20;

Aan de linkerkant krijg je de mogelijkheid om logo en kleur te kiezen. Daaronder zie je extra keuzes:

* Structurele vermelding gebruiken: vink je dit aan, dan zal bij de betaalinstructie de structurele mededeling i.p.v. je eigen mededeling (bv. factuurnummer) verschijnen.&#x20;
* "Gemaakt met" weergeven: onderaan de e-mail verschijnt een tekstje 'Gemaakt met eFactori'

Als je de [koppeling met Mollie voor online betalen](/koppelingen/online-betaling) hebt geactiveerd, zal in de template een betaalknop verschijnen.&#x20;

Een voorbeeld met opmaak:

![](/files/rCEvzoBi3HR3NIqjFcCF)

Deze opmaak komt als visuele laag boven de emailtekst die je invoert in het venster om je email te verzenden:

![](/files/Hv6vyAOxSzm2Ovnh82On)

Het tekstveld ziet er hetzelfde uit als bij het opmaken van de vlakke tekst. Als deze tekst gecombineerd wordt met de e-mailtemplate uit het voorbeeld, ontvangt de klant deze e-mail als volgt:&#x20;

![](/files/saCuBRAF2LqMpqzOqQt3)


# Bijlagen

## Bijlagen op bedrijfsniveau

In eFactori kan je meerdere bijlagen uploaden om samen met je e-mails te verzenden. De meest voorkomende bijlage is het overzicht van [algemene (verkoops)voorwaarden](https://www.onfact.be/blog/algemene-voorwaarden-factuur-echt-nodig). Deze bijlagen kunnen als afzonderlijk bestand meegestuurd worden, of geïntegreerd worden in een bestand (bv. factuur of offerte) als eerste of laatste pagina(s).

Andere voorbeelden van bijlagen zijn bv. een opgemaakt voorblad van een offerte, een korte voorstelling van je bedrijf, ...

![](/files/fGdqHZTuxB37CiPqXWUE)

## Instellingen bijlagen

Bovenaan het overzichtsvenster van de bijlagen kan je aanduiden hoe je de specifieke bijlage die je wil doormailen, aanbiedt in de e-mail.&#x20;

Standaard zal je het document zowel als PDF-bestand en als UBL document kunnen aanbieden.&#x20;

{% hint style="success" %}
UBL (Universal Business Language) is het standaard formaat voor [elektronisch factureren](https://www.onfact.be/blog/de-elektronische-factuur-of-e-factuur). Het vervat je documentgegevens in een xml-bestand, dat door een computer snel kan verwerkt worden. Een boekhoudprogramma kan het bestand snel lezen en de informatie (uit bv. je factuur) verwerken. [Lees hier](/koppelingen/koppeling-met-de-boekhouder) meer over het gebruik van UBL-bestanden.
{% endhint %}

Je kan er bovendien ook voor kiezen om al je opgeladen bijlagen, standaard aangevinkt te hebben voor het mee verzenden bij elke e-mail.&#x20;

![](/files/VkmbHB9MClaEMTq9HyPO)

Je kan dit echter ook wijzigen, door op de gele knop 'Bewerken' te klikken. Je kan de instellingen dan aan- of uitvinken en 'Opslaan'.

<figure><img src="/files/LiBEr8r9ZKMXhXzz0O5V" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Algemene voorwaarden

Er zijn drie methodes om [algemene voorwaarden](https://www.onfact.be/blog/algemene-voorwaarden-factuur-echt-nodig) toe te voegen:

* Als eerste of laatste pagina in de PDF van een document (bv. factuur)
* Als aparte extra bijlage in een e-mail tijdens het verzenden van een document (bv. offerte)
* Als extra tekst onderaan een document, geschikt voor zeer korte voorwaarden

### Algemene voorwaarden als eerste of laatste pagina in de PDF van een document

Om de algemene voorwaarden als eerste of laatste pagina toe te voegen in een bepaald document (bv. als laatste pagina in factuurdocument) volg je de volgende stappen:

* Ga via het menu rechtsboven naar 'Instellingen bedrijf'
* Selecteer het tabblad 'Bijlagen'
* Scroll naar de sectie 'Algemene voorwaarden' en klik daar op de groene knop 'Bijlage uploaden'
* Selecteer het bestand dat je wil uploaden

{% hint style="info" %}
Selecteer je een PDF-bestand, dan kan dit samengevoegd worden met een te verzenden document (bv. factuur of offerte). De PDF-pagina(s) vormen vooraan of achteraan één document met de factuur of offerte. Selecteer je een Word-bestand, dan zal samenvoegen niet mogelijk zijn en wordt de bijlage als apart bestand mee verzonden.
{% endhint %}

![](/files/mi5ol0uYp5mZln5FtXx7)

Als de bijlage geüpload is, kan je in het overzicht via de gele knop 'Instellingen' bepalen of het bestand al dan niet moet samengevoegd worden met een ander document, en zo ja, op welke manier (bv. achteraan een factuur, als eerste pagina aan een offerte, ...).

<figure><img src="/files/7TYcrVdnq4ADhx3JthuX" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

De algemene voorwaarden zullen nu voor of na elk document ingevoegd worden, zoals door jou bepaald.

### Algemene voorwaarden als aparte bijlage in een e-mail tijdens het verzenden van een document

Om de algemene voorwaarden als aparte bijlage toe te voegen in een e-mail volg je de volgende stappen:&#x20;

Ga via het menu rechtsboven naar 'Instellingen bedrijf' en selecteer het tabblad 'Bijlagen'. Klik op de groene knop 'Bijlagen uploaden'. Selecteer het bestand (PDF- of Word-bestand) dat je wil uploaden.

Als de bijlage geüpload is, kan je in het overzicht via de gele knop 'Instellingen' aangeven of je het document bijvoorbeeld standaard als bijlage in een e-mail wil verzenden.

<figure><img src="/files/uoMvftn75hVKLv6cGSmn" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

De algemene voorwaarden zullen aan elke e-mail worden toegevoegd als aparte bijlage.&#x20;

### Algemene voorwaarden als extra tekst onderaan een document

Het is ook mogelijk om algemene voorwaarden toe te voegen onderaan een document. Dit is echter enkel geschikt voor korte voorwaarden aangezien de voorwaarden anders steeds gesplitst worden op meerdere pagina's. Deze voorwaarden toevoegen doe je in het onderschrift. [Lees hier](/instellingen/standaardwaarden#standaard-onderschrift-op-documenten) hoe je het standaard onderschrift voor je documenten kan aanpassen.&#x20;

## Overige bijlagen

Naast de [algemene voorwaarden](https://www.onfact.be/blog/algemene-voorwaarden-factuur-echt-nodig) is het zeker ook mogelijk om andere relevante bijlagen toe te voegen. In het voorbeeld hieronder laadt de klant, een telecombedrijf, bijvoorbeeld een PDF-document op met daarin informatie m.b.t. de start van installatiewerken.&#x20;

<figure><img src="/files/d1SRX7N5lcdwlvGGoXTC" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In dit voorbeeld is de bijlage nu ook toegevoegd als laatste pagina van de offerte. Klant ontvangt de offertemail met offerte incl. bijlagen van het bedrijf eraan:

![](/files/-MQmBn4OdjRrdCqX9eE_)

## Bijlagen bij documenten

Naast de [algemene voorwaarden](https://www.onfact.be/blog/algemene-voorwaarden-factuur-echt-nodig) is het ook mogelijk om relevante bijlagen rechtstreeks aan een document (factuur, offerte, ...) toe te voegen. Voorbeelden zijn bv. een timesheet bij een factuur, een productcatalogus bij een offerte, ...&#x20;

Om een bijlage op te laden en mee te verzenden bij een bepaald document, ga je naar het samenvattingscherm van je document (offerte, factuur, leveringsbon, ...). Aan de linkerzijde zie je een tab 'Bijlagen'.&#x20;

![](/files/z2cb14e6gBKyDsHjoLIn)

In deze tab kan je nu de specifieke bijlage die je wil toevoegen, opladen, door ze rechtstreeks in de uploadkader te slepen.

![](/files/clVSfhP2AQXkX6DN5vJn)

De opgeladen bijlage verschijnt nu in de lijst: via de gele knop 'Configureren' kan je aangeven hoe je deze wil mee verzenden met de factuur. bv. gewoon als een bijlage aan de e-mail, of samengevoegd met de factuur.

### Bijlage bij document verzenden

Ga opnieuw naar de tab 'Samenvatting (document)'. Klik daar op 'Verzenden via e-mail', of als deze knop niet meteen zichtbaar is, naar de blauwe knop 'Acties' en van daaruit 'Verzenden via e-mail'.

Afhankelijk van hoe deze bijlage werd ingesteld (zie gele knop 'Configureren' hierboven), zal de ontvanger nu de extra bijlage ontvangen als bijlage aan de e-mail, of als eerste/laatste pagina van de factuur die hem in e-mail is toegezonden.

![](/files/7VGK1Iz1XVhO2Zh2xfW8)

In het voorbeeld hierboven is de bijlage ('Info bij start werken ...') niet automatisch aangevinkt bij het verzenden van een e-mail. Wil je deze bijlage toch mee verzenden, dan kan je ze eenvoudig aanvinken.&#x20;


# Hoe kan ik mijn algemene voorwaarden toevoegen?

In eFactori zijn er drie methodes om algemene voorwaarden toe te voegen:

* Als eerste of laatste pagina in de PDF van een document (bv. factuur)
* Als aparte extra bijlage in een e-mail tijdens het verzenden van een document (bv. offerte)
* Als extra tekst onderaan een document, geschikt voor zeer korte voorwaarden

## Je algemene voorwaarden als eerste of laatste pagina in de PDF van een document

Om de algemene voorwaarden als eerste of laatste pagina toe te voegen in een bepaald document (bv. als laatste pagina in factuurdocument) volg je de volgende stappen:

* Ga via het menu rechtsboven naar 'Instellingen bedrijf'
* Selecteer het tabblad 'Bijlagen'
* Scroll naar de sectie 'Algemene voorwaarden' en klik daar op de groene knop 'Bijlage uploaden'
* Selecteer het bestand dat je wil uploaden

{% hint style="info" %}
Selecteer je een PDF-bestand, dan kan dit samengevoegd worden met een te verzenden document (bv. factuur of offerte). De PDF-pagina(s) vormen vooraan of achteraan één document met de factuur of offerte. Selecteer je een Word-bestand, dan zal samenvoegen niet mogelijk zijn en wordt de bijlage als apart bestand mee verzonden.
{% endhint %}

![](/files/05peqQ26uVb4IdZ74XS1)

Als de bijlage geüpload is, kan je in het overzicht via de gele knop 'Instellingen' bepalen of het bestand al dan niet moet samengevoegd worden met een ander document, en zo ja, op welke manier (bv. achteraan een factuur, als eerste pagina aan een offerte, ...).

<figure><img src="/files/bfBpewOMf4kpWGkecDZ2" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

De algemene voorwaarden zullen nu voor of na elk document ingevoegd worden, zoals door jou bepaald. Je document kan er dan als volgt uitzien (afhankelijk van je eigen gekozen lay-out):

![](/files/yAKMggKSMzZAejW1gcCv)

## Je algemene voorwaarden als aparte bijlage in een e-mail tijdens het verzenden van een document

Om de algemene voorwaarden als aparte bijlage toe te voegen in een e-mail volg je de volgende stappen:&#x20;

* Ga via het menu rechtsboven naar 'Instellingen bedrijf'
* Selecteer het tabblad 'Bijlagen'
* Scroll naar de sectie 'Algemene voorwaarden' en klik daar op de groene knop 'Bijlage uploaden'
* Selecteer het bestand dat je wil uploaden

Als de bijlage geüpload is, kan je in het overzicht via de gele knop 'Instellingen' aangeven of je het document bijvoorbeeld standaard als bijlage in een e-mail wil verzenden.

<figure><img src="/files/03dMM0BTU51I1bo2kpeY" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

De algemene voorwaarden zullen aan elke e-mail worden toegevoegd als aparte bijlage.&#x20;

## Je algemene voorwaarden als extra tekst onderaan een document

Het is ook mogelijk om algemene voorwaarden toe te voegen onderaan een document. Dit is echter enkel geschikt voor korte voorwaarden aangezien de voorwaarden anders steeds gesplitst worden op meerdere pagina's. Deze voorwaarden toevoegen doe je in het onderschrift. [Lees hier](/instellingen/standaardwaarden#standaard-onderschrift-op-documenten) hoe je het standaard onderschrift voor je documenten kan aanpassen.&#x20;


# Dagboeken

In de sectie 'Dagboeken' kan je instellingen invoeren met betrekking tot:

* nummering: bewerk de nummeringsstructuur van je contacten, producten en documenten
* je betaalrekeningen: maak financiële dagboeken aan voor bv. je zichtrekening en een kasboek

<figure><img src="/files/IjPaVIUCmUt3PfbvxNMG" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Instellingen boekjaar

De eindcijfers van documenten in eFactori tellen op (bv. factuur F2021**001**, F2021**002**, ...). Elk jaar start deze eindnummering weer vanaf nul, bij de start van het nieuwe boekjaar. Deze startdatum is niet voor elke onderneming dezelfde en kan in deze sectie ingesteld worden. Standaard staat de startdatum op 1 januari. Als dat ook de startdatum van jouw boekjaar is, hoef je hier niets aan te veranderen.&#x20;

Om deze datum te wijzigen klik je op de gele knop 'Bewerken'. In het bewerkvenster kan je vervolgens de dag en de maand kiezen voor jouw startdatum boekjaar. Klik op 'Opslaan' om je instellingen te bewaren.

<figure><img src="/files/agg4R6ZTrMinrHoCE8Ob" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Opmaak nummering contacten en producten

In deze sectie kan je de nummering van je klanten, leveranciers en producten bewerken. Klik op de gele knop 'Bewerken' om deze aan te passen.&#x20;

<figure><img src="/files/IIwzMkdhkjmvCF5eERTO" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

De nummering bestaat in de standaard opmaak uit letters (bv. 'C' voor 'Customer') en cijfers. In dit voorbeeld staan er 5 cijfers vermeld '(5)'. Je eerste klant zou er dus als volgt uitzien: C00001, gevolgd door C00002, C00003, enz.&#x20;

Naargelang je eigen wensen zijn er meerdere instellingen mogelijk. Een combinatie als 'PK-(3)' zal bijvoorbeeld een nummer 'PK-001' opleveren. Wanneer je de nummering wijzigt, zal je in het grijze venster rechts meteen een live voorbeeld van je nieuwe nummering zien.&#x20;

{% hint style="info" %}
Let op: als je reeds met eFactori werkt en tijdens het gebruik beslist om je nummering te wijzigen, zullen bv. voorgaande klanten of producten geen gewijzigde nummering krijgen. De nieuwe nummering zal enkele van toepassing zijn op klanten of producten die je hebt aangemaakt na het wijzigen van de nummeringsstructuur.&#x20;
{% endhint %}

## Verkoopdagboeken

Bij de verkoopdagboeken krijg je de keuze om een nieuw verkoopdagboek toe te voegen, of een bestaand verkoopdagboek te bewerken.&#x20;

* Werk je binnen eFactori slechts met één afdeling, dan kan je de nummering gewoon aanpassen in het 'Algemeen' verkoopsdagboek.&#x20;
* Werk je binnen eFactori met verschillende afdelingen die elk een eigen nummering of bv. voorvoegsel hebben, dan kan je een extra dagboek toevoegen met de naam van de afdeling. Op die manier zal je twee nummeringen gaan instellen die naast elkaar lopen.&#x20;

Klik op de gele knop 'Bewerken' om een dagboek aan te passen.&#x20;

<figure><img src="/files/L05lbdffsvUYk4QcT3sF" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je kan indien gewenst de naam van het dagboek wijzigen, bv. in je bedrijfsnaam of de naam van een afdeling.&#x20;

In dit dagboek kan je de nummering aanpassen van&#x20;

* offertes
* bestelbonnen
* leveringsbonnen
* kassatickets
* betalingsverzoeken
* facturen&#x20;
* creditnota's

Voor nummering zijn er twee mogelijkheden:

### Keuze uit drop-down menu

Als je in het veld met de nummer klikt, verschijnt er een drop-down menu:&#x20;

![](/files/-MVzcICatDWPrbjMeiVt)

Je kan een keuze maken uit één van de vooraf ingestelde nummeringen.&#x20;

### Keuze via aangepaste nummering gebruiken

Klik je op de knop 'Aangepaste nummering gebruiken', dan zal je nummering op een andere manier worden weergegeven. Bij de eerste drie documenttypes hieronder werd er geklikt op 'Aangepaste nummering gebruiken':

![](/files/-MVzcimNJTwBYbdoAKCg)

Via deze optie kan je de nummering zelf verder gaan aanpassen op basis van een combinatie van 'tags'. De beschikbare tags vind je bovenaan achter de knop 'I - Tags' en zal openen als een pop-up venster:

![](/files/-MVzdHLWg1GmyotWXizx)

Met de beschikbare tags kan je eigen combinaties aanmaken voor nummering. Voorbeelden:

| Combinatie tags | Visueel resultaat nummering | Betekenis                                                                  |
| --------------- | --------------------------- | -------------------------------------------------------------------------- |
| O%Y%m(3)        | O202103001                  | Offerte, boekjaar in 4 cijfers, maand in 2 cijfers, 3-cijferig volgnummer  |
| FAC%bh(4)       | F22-0001                    | Factuur, hoogste boekjaar in 2 cijfers, koppelteken, 4-cijferig volgnummer |

## Aankoopdagboeken

Het gebruik van aankoopdagboeken is vergelijkbaar aan deze van verkoopdagboeken; voor nummering zie hoofdstuk hierboven.&#x20;

In de sectie 'Aankoopdagboeken' kan je de nummering aanpassen van&#x20;

* aankoopborderellen
* inkooporders

<figure><img src="/files/Ejuq2klNMj2ynkd0fDGK" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Financieel dagboek

Onder deze sectie verschijnen de rekeningen waarop betalingen toekomen. Dit kan zowel een IBAN-formaat zijn, als bv. een kasboek voor de ontvangsten van kassatickets.&#x20;

![](/files/-MWTLGON8aJB4IKHQ8DT)

In dit deel van eFactori maak je de financiële rekeningen aan. Om per rekening je transacties in eFactori te bekijken, ga je naar '[Betalingen](/betalingen/betalingen)'. Hier kan je via de blauwe knop 'Bekijken' alle transacties per rekening bekijken.&#x20;

<figure><img src="/files/V3kCCfYzVVqorvEnCCg5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Er zijn drie manieren waarop hier rekeningen als dagboeken kunnen vermeld worden.

### Koppeling met online betalingen

Als je werkt met een[ online betaalprovider](/koppelingen/online-betaling) zal er een extra dagboek aangemaakt worden waarin de betalingen van deze provider terechtkomen.

### Koppeling met bank

Zijn je rekeninggegevens gekoppeld via bv. [CodaBox](/koppelingen/koppeling-met-de-bank/koppeling-met-bank), dan zullen je gekoppelde rekeningen automatisch worden opgehaald in eFactori. Ze worden aangemaakt als apart dagboek.&#x20;

### Handmatige invoer&#x20;

Zijn er ook contante kassa-ontvangsten, dan kunnen die in een kasboek verwerkt worden. Een kasboek moet je als Financieel dagboek handmatig gaan toevoegen. Klik daarvoor op de groene knop 'Financieel dagboek toevoegen'. Er opent zich een venster waar gevraagd wordt naar een naam en een eventueel IBAN nummer.

<figure><img src="/files/bfCzNnIcnl568JGU5sHa" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Voor de invoer van een kasboek kan de naam vrij gekozen worden (bv. kasboek, kassa, ...). Het veld 'IBAN' kan leeg gelaten worden. Klik op 'Toevoegen' om deze rekening aan je financiële dagboeken toe te voegen.


# Automatische herinneringen

Het is in eFactori mogelijk om voor openstaande facturen automatische herinneringen aan te maken. Zo kan je bv. automatisch een eerste herinnering naar je klant verzenden 7 dagen na vervaldatum factuur, gevolgd door een tweede herinnering 14 dagen na vervaldatum en een finale herinnering na drie weken.&#x20;

Om deze automatische herinneringen in te stellen ga je rechtsboven naar je e-mailadres:

1. Klik daar op 'Instellingen bedrijf'.&#x20;
2. Ga naar 'Automatische herinneringen'.
3. klik op de gele knop 'Bewerken'.&#x20;

<figure><img src="/files/GpsUFLCvD1LAPHPfYnIw" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Elementen automatische herinneringsopdracht

### Naam

In het voorbeeld werd reeds aangegeven dat je een sequentie van opeenvolgende herinneringen kan instellen. De Naam is een vrij tekstveld voor **intern gebruik**. Standaard wordt 'Automatische herinneringsopdracht 1' ingevuld, dan 2, dan 3, ... Kies een naam die duidelijk maakt om de hoeveelste herinnering in de keten het gaat.&#x20;

### Dagen na de vervaldatum

Deze waarde duidt aan hoeveel dagen na vervaldatum factuur de herinnering mag verzonden worden. De herinnering voor een factuur met betaaltermijn van 14 dagen en aanduiding '3 dagen na vervaldatum', zal op de 18e dag na aanmaak factuur verzonden worden.

{% hint style="warning" %}
Heb je op klantniveau een afwijkende betaaltermijn ingevoerd, dan zal deze je standaard betaaltermijn overschrijven. Is je standaardtermijn bv. 14 dagen, dan zullen de standaard herinneringen er uit gaan na bv. 18 dagen (14+3). Heb je voor klant A een betaaltermijn toegekend van 30 dagen, dan zal de herinnering voor klant A er pas uitgaan na 33 dagen (30+3).
{% endhint %}

### Betaaltermijn herinnering

De waarde in dit veld zal gebruikt worden om in de tekst te vermelden als waarde van de tag '%term%: *"Wij verzoeken u het verschuldigde bedrag alsnog zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen de **%term%** dagen, over te maken op onze bankrekening %iban% onder vermelding van het factuurnummer."*

{% hint style="success" %}
Doorheen de verschillende elementen van de herinnering worden tags gebruikt. De tags worden in de tekst dynamisch vervangen door de corresponderende waarde. [Lees hier](/overige-functies/tags) meer over het gebruik van tags.
{% endhint %}

### Onderschrift

Een standaard onderschrift (boodschap) wordt gebruikt om je klant tot betaling aan te manen. Dit is de tekst die op het PDF-document van de eigenlijke herinnering zal verschijnen. Je kan deze tekst hier aanpassen (bv. door te typen in het tekstveld) of éénmalig aanpassen voor alle toekomstige herinneringen van dit type.&#x20;

Om dat te doen klik je bovenaan op de blauwe knop 'Standaard onderschriften'.&#x20;

* heb je reeds een ander onderschrift aangemaakt, dan zal dit in het drop-down menu verschijnen;
* wil je een nieuw onderschrift aanmaken of een bestaand onderschrift aanpassen, klik dan op de tandwieltjes 'Standaard onderschriften bewerken'.

<figure><img src="/files/nITqBnHwlYDjsVHSFhBN" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
[Lees hier](/instellingen/standaardwaarden#standaard-onderschrift-op-documenten) hoe je één of meerdere onderschriften voor je automatische herinneringen instelt.
{% endhint %}

### E-mail tekst

Een standaard e-mailtekst wordt gebruikt om je klant tot betaling aan te manen. Dit is de tekst die in de eigenlijke e-mail, met de betaalherinnering als bijlage, zal verschijnen. Je kan deze tekst hier aanpassen (bv. door te typen in het tekstveld) of éénmalig aanpassen voor alle toekomstige herinneringen van dit type. Misschien wil je de toon in het bericht bij een eerste herinnering iets anders houden dan in bij derde herinnering.

Om dat te doen klik je bovenaan op de blauwe knop 'Standaard e-mailberichten'.&#x20;

* heb je reeds een andere e-mailtekst aangemaakt, dan zal deze in het drop-down menu verschijnen;
* wil je een nieuwe e-mailtekst aanmaken of een bestaande tekst aanpassen, klik dan op de tandwieltjes 'Standaard e-mailberichten bewerken'.

<figure><img src="/files/JiW15VJacwvk1HQiOVVH" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
[Lees hier](/instellingen/e-mailinstellingen#standaard-e-mailberichten) hoe je één of meerdere e-mailberichten voor je automatische herinneringen instelt.
{% endhint %}

### Overige

Onder het tekstveld is het mogelijk om bijkomende kosten door te geven:

* Aanmaningskosten: kosten die de opmaak en verzending van de aanmaning effectief dekken.
* Interest percentage: op jaarbasis, moet binnen de wettelijk redelijke bepalingen vallen.&#x20;
* Minimum interest: waarde vrij te bepalen (bedrag in euro, geen percentage).
* Schadevergoeding percentage: te interpreteren op gehele factuurbedrag incl. btw.
* Minimum schadevergoeding: waarde vrij te bepalen (bedrag in euro, geen percentage).

Een voorbeeld:

| Totaalbedrag factuur incl. BTW | € 1.000 |
| ------------------------------ | ------- |
| Aanmaningskost                 | € 10    |
| Interestpercentage             | 12%     |
| Minimum interest               | € 5     |
| Schadevergoeding percentage    | 10%     |
| Minimum schadevergoeding       | € 3     |

Resultaat op herinnering niet-betaalde factuur na 30 dagen:

| Totaalbedrag factuur incl. BTW | € 1.000 |
| ------------------------------ | ------- |
| Aanmaningskost                 | € 10    |
| Interest (op 30 dagen)         | € 9,86  |
| Schadevergoeding               | € 100   |

{% hint style="info" %}
Beschrijf bovenstaande extra kosten ook in je Algemene verkoopsvoorwaarden. [Lees hier](/instellingen/bijlagen#algemene-voorwaarden) hoe je dat doet.
{% endhint %}

Nadien klik je op 'Toevoegen'. De herinneringsopdracht is aangemaakt en zal nu op basis van de door jou ingestelde verzenddatum, verzonden worden.&#x20;

<figure><img src="/files/TYDQ701HfmVUX6drFvH8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Automatische herinneringsopdracht pauzeren

Stel dat een klant je contacteert nadat hij een eerste herinnering heeft ontvangen. Er is een dispuut over de betaling, maar jullie zijn een regeling voor betaling aan het uitwerken. Dan is het niet de bedoeling dat de klant in de daaropvolgende dagen nog enkele door jou ingestelde automatische herinneringen toegezonden krijgt.&#x20;

Om deze situatie te vermijden is het mogelijk om per factuur de automatische herinneringsopdrachten te pauzeren. Hiervoor ga je in het overzicht van je factuur naar de tab 'Herinneringen'. Daar zie je een overzicht van de geplande herinneringsopdrachten. Door op de rode knop 'Automatische herinneringen pauzeren' te klikken, worden deze even niet langer verzonden.&#x20;

<figure><img src="/files/NW6YsevBSf4O0D7Ziztu" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Gebruikers

Een [eFactori-account](https://app.efactori.be/#/user/register) wordt gecreëerd op niveau van de onderneming en kan meerdere gebruikers omvatten (inbegrepen in de prijs van het abonnement). Er wordt een onderscheid gemaakt tussen gebruikers binnen de organisatie en externen die je toegang geeft tot je eFactori-omgeving.&#x20;

<figure><img src="/files/HLzv8vjxFeLKBphu2zfv" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Gebruikers binnen je organisatie

Alvast één gebruiker zal sowieso aangeduid zijn; degene die zijn of haar gegevens heeft ingevoerd bij het aanmaken van de eFactori-account.&#x20;

Stel dat je bent ingelogd in eFactori met deze account, dan zal je zien dat je in het venster 'Gebruikers' niet de mogelijkheden krijgt om je eigen account te bewerken.&#x20;

### Eigen account bewerken

Om je eigen account te bewerken, navigeer je rechtsboven naar je gebruikersnaam en kies je 'Persoonlijke instellingen'.&#x20;

<figure><img src="/files/5fe5mbQeEPG0rJJtjYM0" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Aan de linkerzijde van dit scherm zie je je eigen gegevens staan. Door te klikken op de gele knop 'Bewerken', openen zich vier velden, waarvan er drie kunnen bewerkt worden:&#x20;

* Voornaam
* Naam
* Taal

{% hint style="info" %}
Wil je je e-mailadres wijzigen, dan moet je een nieuwe gebruiker aanmaken binnen je organisatie met dat nieuwe e-mailadres, en de account met je huidige e-mailadres verwijderen.
{% endhint %}

### Nieuwe gebruiker toevoegen

Om een nieuwe gebruiker toe te voegen, klik je in het overzicht van gebruikers op de groene knop 'Gebruiker aanmaken'. Je kan hier vier velden invullen:&#x20;

* E-mail
* Voornaam
* Naam
* Toegangsrol

De toegangsrol is opgedeeld in 'Eigenaar' of 'Medewerker'. Als 'Eigenaar' heb je standaard tot alle toepassingen in eFactori toegang. Aan een 'Medewerker' kan je minder toegang verlenen.&#x20;

Voorbeeld:&#x20;

<figure><img src="/files/BQMRnP83nZb0cJMlEp93" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In het voorbeeld hierboven zijn de groene sliders apps en onderdelen van eFactori waar de medewerker toegang toe heeft; de grijze sliders zijn voor de medewerker niet toegankelijk en ook niet zichtbaar in hun eFactori-omgeving. Elke slider kan ingesteld worden op toegang of geen toegang. Secties 'Klanten' en 'Producten' zijn standaard voor iedere gebruiker beschikbaar.&#x20;

## Accountants en support gebruikers

Heb je je boekhouder toestemming gegeven om toegang te krijgen tot jouw eFactori-omgeving via zijn [gratis account voor boekhouders](https://www.onfact.be/boekhouders/home)? Dan zal je in deze sectie die toestemming nog moeten bevestigen.

1. Je boekhouder maakt zich een account aan [via eFactori voor boekhouders](https://app.efactori.be/#/user/register). &#x20;
2. Ga rechtsboven naar je e-mailadres in eFactori en kies 'Instellingen bedrijf'.
3. Ga naar 'Gebruikers'.
4. Scroll naar onder; bij 'Accountants en support gebruikers' ga je een 'Externe gebruiker toevoegen'. Klik daarvoor op de groene knop.&#x20;
5. Vul hier het e-mailadres in dat je van je boekhouder ontvangt (= het e-mailadres dat gelinkt is aan zijn boekhouderaccount).&#x20;

{% hint style="info" %}
Als dit e-mailadres niet correct is of de boekhouderaccount nog niet werd aangemaakt, zal het systeem een foutmelding geven wanneer je op 'Toevoegen' klikt, zie voorbeeld.
{% endhint %}

![](/files/-MWU7cdH_bHyiNr_-O6C)

Als de connectie geslaagd is, verschijnt de extra gebruiker onderaan bij je gebruikers:&#x20;

![](/files/-MWU8JiubOZj05MI1VN-)

Je boekhouder zal nu volledige toegang tot je eFactori-dossier hebben.


# Aangepaste velden bij contacten

eFactori voorziet de mogelijkheid om eigen informatievelden aan te maken bij je contacten. In deze velden kan je extra informatie kwijt op contactniveau (leveranciers en/of klanten), die voor jouw bedrijfsvoering belangrijk is.&#x20;

## Aangepaste velden aanmaken

* Ga rechtsboven naar je e-mailadres in eFactori
* Kies 'Instellingen bedrijf'
* Kies in het middenmenu 'Aangepaste velden bij contacten'
* Klik rechtsboven op de groene knop 'Veld toevoegen'

<figure><img src="/files/HGivHF7OP0stsn8CI4hU" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Je zal nu de vorm en mogelijke inhoud van dit veld moeten bepalen.&#x20;

### Kies de invoermethode

Keuze 1: een klein tekstveld. Je kan 1 lijn tekst toevoegen als invoer bij het gemaakte veld. Voorbeeld: aangeven welk lidkaartnummer het contact heeft.

* Naam: Lidkaartnummer
* Invulwaarde: 123456

<figure><img src="/files/8rC33YlizG2raCHbreqF" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Keuze 2: een groot tekstveld. Je kan meerdere lijnen tekst toevoegen als invoer bij het gemaakte veld. Voorbeeld: aangeven hoe de klant bij het bedrijf terecht is gekomen.

* Naam: Verwijzing
* Invulwaarde: Contact via beurs Napels, bijzonder interesse in export Italië + connectie haven A.

<figure><img src="/files/9lafZXUtaNSZxSbuVAqX" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Keuze 3: selecteer uit opties. Voeg meerdere opties toe die als waarde voor die veld dienen. Voorbeeld: aangeven om welk type klant het gaat bij een bedrijf dat in elektrische steps handelt.

* Naam: Type klant
* Invulwaarde: (keuze uit) Aankoop step, Service step, Huur step

{% hint style="info" %}
Gebruik de komma om in het veld 'Opties' je verschillende opties in te voeren.
{% endhint %}

<figure><img src="/files/gWcf5c2djX6ThtErsIEB" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Keuze 4: ja/neen. Via vinkvakje wordt de waarde aan- of uitgevinkt. Voorbeeld: aanduiden of klant nieuwsbrieven en promo wil ontvangen of niet.&#x20;

* Naam: Nieuwsbrief
* Invulwaarde: vakje aan- of uitgevinkt

<figure><img src="/files/nx3US0wONaAZ2wUGRUrE" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Weergeven op documenten

Per aangemaakt veld kan je aangeven of je dit veld op documenten wil tonen of niet. Kies je voor weergeven op documenten, dan verschijnt het veld met zijn waarde onder de tabel met je goederen/diensten.&#x20;

{% hint style="info" %}
Zie je dit veld liever op een andere plaats op je documenten? Contacteer <support@efactori.be>.&#x20;
{% endhint %}

## Weergeven in de klantenfiche

Het gecreëerde veld verschijnt in de klantenfiche, waar de waarde kan aangeduid worden. Het is mogelijk om in het overzicht van klanten via 'Filters' klanten op dit nieuwe veld te filteren:

<figure><img src="/files/08beI0b2UjvvIDfskDJS" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Wettelijke vermeldingen

## Gebruik van wettelijke vermeldingen

Eventuele wettelijke vermeldingen kunnen onderaan op documenten geplaatst worden. Ze kunnen makkelijk aan- en uitgevinkt worden en hoeven zo niet op elk document getoond te worden (enkel indien van toepassing). Een veel voorkomende toepassing is de vermelding van een btw-uitzondering, indien de onderneming daarop beroep doet.

{% hint style="info" %}
De maximale lengte voor wettelijke vermeldingen is 255 karakters. Er is geen mogelijkheid tot opmaak of paragrafen scheiden. Wil je meer informatie op je documenten weergeven, gebruik dan het [onderschrift](/instellingen/standaardwaarden#standaard-onderschrift-op-documenten).
{% endhint %}

## Standaard wettelijke vermeldingen gebruiken

Als bij het aanmaken van bv. een factuur, bij de klantinformatie een btw-uitzondering gaat aanduiden, zal automatisch de correcte nodige wettelijke vermelding op de factuur verschijnen.&#x20;

<figure><img src="/files/9ZeLqx9hgHnZAM185Biz" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Kies je in dit geval bijvoorbeeld voor btw-uitzondering 'Medecontractant', dan zal automatisch de vereiste wettelijke vermelding op je factuur verschijnen, onder het onderschrift. Voorbeeld:&#x20;

<figure><img src="/files/S16b36HuqIAr7tkpQ5ij" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Wettelijke vermelding(en) aanmaken

Het is mogelijk om, naast de standaard vermeldingen, extra wettelijke vermeldingen aan te maken in je eFactori omgeving. Je kan ze aanmaken als volgt:

1. ga rechtsboven naar je e-mailadres;
2. kies 'Instellingen bedrijf';
3. ga naar 'Wettelijke vermeldingen'.&#x20;

<figure><img src="/files/GnmH0GIu7Qng2nSXNgjA" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Om een vermelding aan te maken, klik je op 'Bewerken'.

<figure><img src="/files/TlJ89i25JP3Br0qFYp0a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Bij het aanmaken van een nieuwe wettelijke vermelding kan je kiezen of ze standaard wel of niet vermeld wordt op je documenten.&#x20;

## Vermelding op documenten

Bij het aanmaken van documenten zal je nu de ingevoerde wettelijke vermeldingen zien staan; deze kunnen aan- of uitgevinkt worden om al dan niet te tonen op documenten.

<figure><img src="/files/nOBhqA5DH8vqa7TAQhNs" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Heb je relatief lange wettelijke vermeldingen? Overweeg dan om ze in het onderschrift van je document te plaatsen. Dit veld laat meer karakters toe dan de wettelijke vermelding.
{% endhint %}


# GDPR

In deze tab kan je de toegang voor eFactori supportmedewerkers beheren en de gebruikers bekijken die toegang hebben tot je account.&#x20;

Je vindt de tab door rechtsboven naar je e-mailadres in eFactori te gaan en te klikken op 'Instellingen bedrijf'. De GDPR-tab vind je onderaan het menu.&#x20;

## Toegang voor eFactori supportmedewerkers

![](/files/xavBBiuwMrEHzts5u5dO)

Standaard hebben onze supportmedewerkers geen toegang tot de door jou ingevoerde informatie in eFactori. Bij specifieke vragen omtrent bv. klanten, producten, inhoud van documenten kunnen we je echter veel sneller helpen als er toegang gegeven wordt tot de account. Die toegang beheer je via de slider (aan/uit) bovenaan de pagina. Deze toegang kan ten allen tijde terug in- of uitgeschakeld worden.&#x20;

## Extra beveiligingsinstellingen

In eFactori is het mogelijk om beveiligde links te delen met je klanten, om bijvoorbeeld offertes online te ondertekenen of facturen online te betalen. Dit kan in de vorm van onderteken- of betaalknop in een e-mail. Deze links zijn beveiligd met een unieke code per document zodat je klant via deze link enkel het doorgestuurde document kan raadplegen. Deze code fungeert als een soort wachtwoord om een document te raadplegen.

Standaard hanteert eFactori nog een extra beveiligingslaag, waarbij iemand die een dergelijke link opent (of klikt op de onderteken- of betaalknop), eerst het e-mailadres moet invullen waarop zij het document ontvangen hebben.&#x20;

Op die manier wordt voorkomen dat wanneer iemand een dergelijke link onbedoeld in handen krijgt, het document kan geopend worden. Deze extra beveiligingslaag is standaard actief. Indien je wenst kan je deze beveiliging uitschakelen door de slider uit te zetten (knop wordt grijs).&#x20;

![](/files/XeuGzfW1HGlNiDuw5WaX)

## Gebruikers met toegang tot uw data

![](/files/27Q3pPnNvv0oJmFFeoeq)

In eFactori is het mogelijk om [gebruikers](/instellingen/gebruikers), zowel interne (bv. medewerkers) als externe (bv. boekhouder), toegang te geven tot je eFactori-omgeving. In deze sectie onderaan de pagina zie je aan wie er momenteel toegang verleend wordt, hoe sterk het door de gebruiker gekozen wachtwoord is, en of zij [tweefactor authenticatie](/instellingen/persoonlijke-instellingen#tweefactor-authenticatie) hebben geactiveerd.&#x20;


# Gegevens importeren

Het is mogelijk om in eFactori lijsten van klanten, producten en leveranciers op te laden. Uploaden gaat eenvoudig via een csv-bestand.

<figure><img src="/files/W4S2JqgRDvBbfK6xhFEy" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Wat is een csv-bestand?&#x20;

Een [CSV-bestand](https://nl.wikipedia.org/wiki/Kommagescheiden_bestand) (Comma Separated Values, door komma's gescheiden waarden) is een speciaal bestandstype dat je in een spreadsheetprogramma zoals Excel kan aanmaken of bewerken. Je kan je Excelbestand eenvoudig '[Opslaan als ... .csv](/instellingen/gegevens-importeren/hoe-maak-ik-een-csv-bestand)' om er een csv-bestand van te maken. De waarden in een csv-bestand kunnen gescheiden worden door komma (,) of puntkomma (;).

## Producten of diensten

Je kan in eFactori makkelijk prijslijsten van je leveranciers, of zelf aangemaakte lijsten, importeren.

Voorbeeld basis productenlijst in Excel:

<img src="https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FzGdqRd54DpASQ1n0qsPs%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Dd66a495f-6edd-46c2-aa8a-c7957e6c543c&#x26;width=768&#x26;dpr=3&#x26;quality=100&#x26;sign=d3bedf90&#x26;sv=2" alt="" height="217" width="997">

### Voorbeelddocument voor import <a href="#voorbeelddocument-voor-import" id="voorbeelddocument-voor-import"></a>

De volgorde van de kolommen en hun benaming in je importbestand, kan je zelf kiezen. Het Exceldocument hieronder kan je downloaden om te bekijken welke informatievelden in eFactori beschikbaar zijn en in welke velden jouw productinformatie kan terechtkomen.

{% file src="/files/04ifLmWwbdOpFMYSvOtc" %}

{% hint style="info" %}
Bevat jouw productenlijst bv. meerdere leveranciersreferenties, dan kan je bekijken welke velden in eFactori daarvoor beschikbaar zijn. Op basis van het voorbeeldbestand kan je dit voorbereiden vooraleer je aan de import start.
{% endhint %}

### 'Uniek Extern ID' <a href="#uniek-extern-id" id="uniek-extern-id"></a>

Ontvang je regelmatig prjislijsten van je leverancier(s)? Dan kan je die eenvoudig importeren in je eFactori-productenlijst. Het is daarbij wel belangrijk dat je goed nadenkt over het 'Uniek Extern ID'.

Het 'Uniek Extern ID' is het veld in eFactori dat gebruikt wordt om te bekijken

* of een product reeds bestaat in je eFactori-productenlijst, en moet geupdated worden
* of een product helemaal nieuw is, en moet toegevoegd worden aan je eFactori-productenlijst

Als jouw leverancier voor zijn producten een volledig UNIEK nummer meegeeft, kan je dat nummer best toewijzen aan het veld 'Uniek Extern ID' in eFactori. Op het moment dat je van je leverancier een nieuwe productlijst ontvangt, kan je, als dat unieke nummer nog steeds hetzelfde is, deze nieuwe lijst importeren. Koppel zeker goed het veld 'Uniek Extern ID': eFactori bekijkt dan of dit nummer reeds in de productlijst aanwezig is en kan op die manier bv. in één beweging de nieuwe prijzen voor deze artikelen inladen.

{% hint style="info" %}
Het toewijzen van een Uniek Extern ID kan enkel gebeuren bij een eerste import! Zodra data in je eFactori-productenlijst bestaat, kan het Uniek Extern ID niet meer gewijzigd worden. Ken je zelf geen Uniek Extern ID toe? Dan zal eFactori zo'n ID aanmaken.
{% endhint %}

### Gegevens importeren <a href="#gegevens-importeren" id="gegevens-importeren"></a>

Om je bestand op te laden in eFactori, ga je rechtsboven naar je e-mailadres.

1. Kies daar 'Instellingen bedrijf'.
2. Ga naar de tab 'Gegevens importeren'.
3. Klik op de groene knop 'Gegevens importeren'.

Je komt nu terecht bij de eerste importstap.

<img src="https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252F7mEU5xk5kDaZHWQvAwBY%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D5f373bd0-9118-4fc0-a9d5-f38bb85049f6&#x26;width=768&#x26;dpr=3&#x26;quality=100&#x26;sign=9af4d350&#x26;sv=2" alt="" height="441" width="1325">

* Upload je bestand via 'Kies bestand'
* Duid aan om welk type gegevens het gaat: Producten
* Via de knop 'Meer opties' kan je:
  * Aanduiden welk scheidingsteken in je CSV-bestand gebruikt wordt. Standaard staat hier de puntkomma ingevuld. Je kan echter ook een komma gebruikt hebben, dan voer je hier het kommateken in
  * Optioneel een naam geven aan je import; standaard wordt de datum van huidige dag gebruikt. Je kan hier ook de naam van een nieuwe of bestaande productgroep ingeven ([zie verder](https://documentatie.onfact.be/instellingen/gegevens-importeren#productgroep))
  * Aanduiden welk scheidingsteken er gebruikt wordt voor decimalen (bv. aankooprijs = 74,50 euro)
  * Aanduiden of de eerste rij van het bestand titels (kolomnamen) bevat of niet
* Klik 'Volgende' om je bestand op te laden. Je bestand wordt nu door eFactori geanalyseerd: dit kan enkele minuten duren. In de achtergrond proberen we reeds de koppeling te maken tussen de velden uit jouw importbestand en de beschikbare velden in eFactori.

### Gegevens koppelen aan eFactori-velden <a href="#gegevens-koppelen-aan-onfact-velden" id="gegevens-koppelen-aan-onfact-velden"></a>

eFactori gaat erst na of je bestaande producten wil updaten, en/of nieuwe producten toevoegen. Als je bestaande producten wil updaten, moet je zeker het 'Uniek Extern ID' koppelen.

* Wordt het 'Uniek Extern ID' gevonden in eFactori? Dan wordt een bestaand product geüpdated
* Wordt geen 'Uniek Extern ID' gevonden in eFactori? Dan wordt dit product aangemaakt als nieuw product

<img src="https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FbEBuaeErhURwydO4zwD6%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D83c71f47-c3ee-4a93-a474-8462c9788b8e&#x26;width=768&#x26;dpr=3&#x26;quality=100&#x26;sign=1fb3f556&#x26;sv=2" alt="" height="860" width="1593">

eFactori zal al een analyse uitgevoerd hebben om de kolommen uit te importbestand te koppelen aan de beschikbare velden in de software. Je kan eenvoudig een andere koppeling instellen door bovenaan op de veldnaam te klikken en een andere selectie te maken uit het keuzemenu.

Het systeem toont de eerste vijf rijen van je importbestand als een voorbeeld. Als er geen fouten gevonden worden, kan je via de groene knop onderaan de import starten.

### Foutmelding/waarschuwing <a href="#foutmelding-waarschuwing" id="foutmelding-waarschuwing"></a>

Bij de analyse van je bestand gaan we kijken of alle informatie conform kan geïmporteerd worden. Bij bepaalde zaken zal eFactori een 'Waarschuwing' tonen. Die zie je onderaan de pagina. Klik op de statusknop om ze in detail te bekijken.

<img src="https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FoEb3AndeMp0PEjBiL6Rc%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D4e163e99-d8d6-4515-ba2a-48c51d567f2b&#x26;width=768&#x26;dpr=3&#x26;quality=100&#x26;sign=3146faef&#x26;sv=2" alt="" height="413" width="1462">

Voorbeeld van een 'Waarschuwing': je probeert bij producten een bepaalde prijsstaffel te importeren, maar de module 'Staffelprijzen' staat in jouw account nog niet aan. In dat geval zal je dit vanuit de importmodule eerst kunnen inschakelen, zodat je het veld kan toewijzen.

Een Waarschuwing werkt niet blokkerend. Je kan dus nog steeds via de groene knop onderaan de import starten.

Het is ook mogelijk dat eFactori een 'Foutmelding' toont. Dit is het geval wanneer bv. een verplicht veld, niet aanwezig is. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een ontbrekende productnaam. Wil je dan 'Importeren', zal dat niet mogelijk zijn en moet je deze waarde(n) eerst in je importbestand aanvullen.

<img src="https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FbFtJqUEaLBymmSzVzpjr%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Dfb7d02bb-b0a6-46f5-9877-fe485845ccfd&#x26;width=768&#x26;dpr=3&#x26;quality=100&#x26;sign=329b1079&#x26;sv=2" alt="" height="518" width="1575">

### Beheer je importgeschiedenis <a href="#beheer-je-importgeschiedenis" id="beheer-je-importgeschiedenis"></a>

Als de import werd uitgevoerd, kom je op de overzichtspagina waar je de voortgang van de import kan volgen. Hier kan je ook enkele acties uitvoeren.

* Gele knop 'Bewerken': ga verder met je niet-voltooide import of pas de importconfiguratie aan.
* Rode knop 'Prullenbak': verwijder de importinformatie. Opgelet, dit verwijdert enkel jouw geschiedenis en betekent niet dat een uitgevoerde import teruggedraaid wordt.
* Blauwe knop 'Download': download het originele geïmporteerde bestand.

<img src="https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252Flh5rsj7DVuIgQlhwrEha%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Dc622fd63-d8c1-496e-b9f3-8da16fc9519c&#x26;width=768&#x26;dpr=3&#x26;quality=100&#x26;sign=bc3bcc80&#x26;sv=2" alt="" height="447" width="1411">

### Klanten, leveranciers en prospecten <a href="#klanten-leveranciers-en-prospecten" id="klanten-leveranciers-en-prospecten"></a>

De werkwijze voor klanten, leveranciers en prospecten is gelijkaardig. In deze sectie zal er enkel over 'klanten' gesproken worden, maar de stappen gelden ook voor 'leveranciers' en 'prospecten'.

Voorbeeld basis klantenlijst in Excel:

<img src="https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-legacy-files%2Fo%2Fassets%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23%252F-MQvgq4Lvs9uMDmYTZ-Q%252F-MQvkcRyRS27-J0z-fWP%252Fbasis%2520klantenlijst.jpg%3Falt%3Dmedia%26token%3D8adbefc3-8315-4dc2-982c-f65ee3fb495b&#x26;width=768&#x26;dpr=3&#x26;quality=100&#x26;sign=ec850ce2&#x26;sv=2" alt="" height="197" width="1031">

{% hint style="info" %}
Bevat jouw klantenlijst bv. een kolom 'Naam' en 'Voornaam', dan moet je deze samenvoegen in je .csv-bestand vooraleer te importeren in eFactori.
{% endhint %}

### Voorbeelddocument voor import <a href="#voorbeelddocument-voor-import-1" id="voorbeelddocument-voor-import-1"></a>

Je kan in eFactori dus je eigen bestanden opladen. De volgorde van de kolommen en hun benaming kan je daarbij ook zelf kiezen. Het Exceldocument hieronder kan je downloaden om te bekijken welke informatievelden in eFactori beschikbaar zijn en in welke velden jouw klantinformatie kan terechtkomen.

{% file src="/files/04ifLmWwbdOpFMYSvOtc" %}

{% hint style="info" %}
Bevat jouw klantenlijst bv. een kolom 'Naam' en 'Voornaam', dan moet je deze samenvoegen in je uploadbestand vooraleer te importeren in eFactori. Op basis van het voorbeeldbestand kan je dit voorbereiden vooraleer je aan de import start.
{% endhint %}

### Gegevens importeren <a href="#gegevens-importeren-1" id="gegevens-importeren-1"></a>

Om je bestand op te laden in eFactori, ga je rechtsboven naar je e-mailadres.

1. Kies daar 'Instellingen bedrijf'.
2. Ga naar de tab 'Gegevens importeren'.
3. Klik op de groene knop 'Gegevens importeren'.

Je komt nu terecht bij de eerste importstap.

<img src="https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FxqWG8tkoQkweBB5waSTT%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Dd7a09987-91bd-4bd3-a9e6-00a65df7b289&#x26;width=768&#x26;dpr=3&#x26;quality=100&#x26;sign=b9a22c2a&#x26;sv=2" alt="" height="322" width="1290">

* Upload je bestand via 'Kies bestand'
* Duid aan om welk type gegevens het gaat: Klanten, Leveranciers of Prospecten
* Via de knop 'Meer opties' kan je:
  * Aanduiden welk scheidingsteken in je CSV-bestand gebruikt wordt. Standaard staat hier de puntkomma ingevuld. Je kan echter ook een komma gebruikt hebben, dan voer je hier het kommateken in
  * Aanduiden of de eerste rij van het bestand titels (kolomnamen) bevat of niet
* Klik 'Volgende' om je bestand op te laden. Je bestand wordt nu door eFactori geanalyseerd: dit kan enkele minuten duren. In de achtergrond proberen we reeds de koppeling te maken tussen de velden uit jouw importbestand en de beschikbare velden in eFactori.

### Gegevens koppelen aan eFactori-velden <a href="#gegevens-koppelen-aan-onfact-velden-1" id="gegevens-koppelen-aan-onfact-velden-1"></a>

eFactori gaat erst na of je bestaande klanten wil updaten, en/of nieuwe klanten toevoegen. Als je bestaande klanten wil updaten, moet je zeker het 'Uniek Extern ID' koppelen.

* Wordt het 'Uniek Extern ID' gevonden in eFactori? Dan wordt een bestaande klant geüpdated
* Wordt geen 'Uniek Extern ID' gevonden in eFactori? Dan wordt deze klant aangemaakt als nieuwe klant

<img src="https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252Fq6NgxlzIHIuLjd8rTosW%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D5f0a8b99-80bb-46f4-9966-6f2971f7d096&#x26;width=768&#x26;dpr=3&#x26;quality=100&#x26;sign=5b8bd2e1&#x26;sv=2" alt="" height="1020" width="1380">

eFactori zal al een analyse uitgevoerd hebben om de kolommen uit te importbestand te koppelen aan de beschikbare velden in de software. Je kan eenvoudig een andere koppeling instellen door bovenaan op de veldnaam te klikken en een andere selectie te maken uit het keuzemenu.

Het systeem toont de eerste vijf rijen van je importbestand als een voorbeeld. Als er geen fouten gevonden worden, kan je via de groene knop onderaan de import starten.

### Foutmelding/waarschuwing <a href="#foutmelding-waarschuwing-1" id="foutmelding-waarschuwing-1"></a>

Bij de analyse van je bestand gaan we kijken of alle informatie conform kan geïmporteerd worden. Bij bepaalde zaken zal eFactori een 'Waarschuwing' tonen. Die zie je onderaan de pagina. Klik op de statusknop om ze in detail te bekijken.

<img src="https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FdysKV8aOpGR8PtBZG7RE%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D5007532a-f5b9-45f7-9dac-21bfc5935aea&#x26;width=768&#x26;dpr=3&#x26;quality=100&#x26;sign=8f9b992c&#x26;sv=2" alt="" height="594" width="1442">

Voorbeeld van een 'Waarschuwing': je probeert bij klanten een 'Taal' te importeren, maar de module 'Anderstalige klanten' staat in jouw account nog niet aan. In dat geval zal je dit vanuit de importmodule eerst kunnen inschakelen, zodat je het veld kan toewijzen.

Een Waarschuwing werkt niet blokkerend. Je kan dus nog steeds via de groene knop onderaan de import starten.

Het is ook mogelijk dat eFactori een 'Foutmelding' toont. Dit is het geval wanneer bv. een verplicht veld, niet aanwezig is. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een ontbrekende klantnaam. Wil je dan 'Importeren', zal dat niet mogelijk zijn en moet je deze waarde(n) eerst in je importbestand aanvullen.

<img src="https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FGFcODlAZn3EhSGVpRx1Z%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D53796d7f-458e-4438-8604-6016a70466d4&#x26;width=768&#x26;dpr=3&#x26;quality=100&#x26;sign=fdf1e7ac&#x26;sv=2" alt="" height="377" width="1343">

### Beheer je importgeschiedenis <a href="#beheer-je-importgeschiedenis-1" id="beheer-je-importgeschiedenis-1"></a>

Als de import werd uitgevoerd, kom je op de overzichtspagina waar je de voortgang van de import kan volgen. Hier kan je ook enkele acties uitvoeren.

* Gele knop 'Bewerken': ga verder met je niet-voltooide import of pas de importconfiguratie aan.
* Rode knop 'Prullenbak': verwijder de importinformatie. Opgelet, dit verwijdert enkel jouw geschiedenis en betekent niet dat een uitgevoerde import teruggedraaid wordt.
* Blauwe knop 'Download': download het originele geïmporteerde bestand.

<img src="https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FNXQ76Vl215gx4AIVGvIL%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Da3ab18ce-b7fa-47d8-b495-5fcdd76a6c26&#x26;width=768&#x26;dpr=3&#x26;quality=100&#x26;sign=fc01a507&#x26;sv=2" alt="" height="447" width="1411">

## Facturen en creditnota's <a href="#facturen-en-creditnotas" id="facturen-en-creditnotas"></a>

Om een historiek van voorgaande facturen en creditnota's in eFactori te zien, kan je deze documenten importeren in eFactori. Dit kunnen bestanden zijn vanuit een ander softwareprogramma, of vanuit een extra eFactori-account. Hiervoor bestaan twee methodes:

* Gaat het om enkele documenten in PDF-formaat? Dan kan je deze documenten [opladen als externe verkoopfacturen](https://documentatie.onfact.be/apps/verkoopfacturen-uit-extern-systeem-opladen).
* Heb je erg veel documenten? Dan kan je ze best in bulk opladen op basis van UBL-bestanden. Ook voor deze documenten is een [importfunctie](https://documentatie.onfact.be/instellingen/gegevens-importeren#facturen-en-creditnotas) beschikbaar.

#### Importeren van externe verkoopfacturen (PDF) <a href="#importeren-van-externe-verkoopfacturen-pdf" id="importeren-van-externe-verkoopfacturen-pdf"></a>

In eFactori kan je dit heel makkelijk uitvoeren: bekijk daarvoor onze module 'Verkoopfacturen uit extern systeem opladen'.

[![Logo](https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F1201655566-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fcollections%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23%252Ficon%252F0lrQXq3KbRsom3LydNX9%252Fonfact_icoon.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D0f24ffbc-4191-4079-a87e-d4a009bdaf67\&width=48\&height=48\&sign=adb234d3\&sv=2)Verkoopfacturen uit extern systeem opladen | Documentatiedocumentatie.onfact.be](https://documentatie.onfact.be/apps/verkoopfacturen-uit-extern-systeem-opladen)

#### Importeren van externe verkoopfacturen (UBL/xml) <a href="#importeren-van-externe-verkoopfacturen-ubl-xml" id="importeren-van-externe-verkoopfacturen-ubl-xml"></a>

[UBL](https://nl.wikipedia.org/wiki/Universal_Business_Language) (Universal Business Language) is het standaard formaat voor [elektronisch factureren](https://www.onfact.be/blog/de-elektronische-factuur-of-e-factuur). Het vervat je documentgegevens in een xml-bestand, dat door software snel kan verwerkt worden. Een programma als eFactori kan het bestand snel lezen en de informatie (uit bv. je factuur) verwerken. Dit bestandstype wordt gebruikt voor het importeren van facturen en creditnota's.

**De UBL-bestanden moeten opgeladen worden als een ZIP-bestand**. Hoe je zo'n bestand maakt, hangt af van je besturingssysteem.

* ZIP-bestand maken via iOS/Apple: <https://support.apple.com/nl-be/guide/mac-help/mchlp2528/mac>
* ZIP-bestand maken via Windows: <https://support.microsoft.com/nl-nl/windows/bestanden-zippen-en-uitpakken-f6dde0a7-0fec-8294-e1d3-703ed85e7ebc>

#### Afstemming nummering documenten <a href="#afstemming-nummering-documenten" id="afstemming-nummering-documenten"></a>

De nummeringsstructuur van de op te laden documenten moet overeenstemmen met de nummering die ingesteld is in eFactori. Je kan deze dus voor de import even aanpassen en na de import opnieuw instellen.

[Lees hier](https://documentatie.onfact.be/instellingen/nummering#opmaak-nummering-documenten-verkoop) hoe je de nummering van documenten in eFactori wijzigt.

Als de nummeringsstructuur van de geïmporteerde facturen niet overeenstemt, zal je tijdens de import een foutmelding zien. Voorbeeld:

<img src="https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FXB82p63vNH1MnvvrAzPQ%252Ffoutmelding%2520import.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Ded8f9f88-b70a-4bf0-ae68-d5f1aad0c5b7&#x26;width=768&#x26;dpr=3&#x26;quality=100&#x26;sign=3d667f0f&#x26;sv=2" alt="" height="337" width="1172">

Klik op een rood kruisje om de foutmelding en verwachte structuurwaarde te zien. De import kan niet uitgevoerd worden als de nummeringsstructuur niet overeenstemt, of als er dubbele factuurnummers (= factuurnummer bestaat reeds in eFactori-account) gedetecteerd worden.

#### Gegevens importeren <a href="#gegevens-importeren-2" id="gegevens-importeren-2"></a>

Om je UBL-map op te laden in eFactori, ga je rechtsboven naar je e-mailadres.

1. Kies daar 'Instellingen bedrijf'.
2. Ga naar de tab 'Gegevens importeren'.
3. Klik op de groene knop 'Gegevens importeren'.

<img src="https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252Fx43B9cNllAXqfQ5FAQcO%252Fgegevens%2520importeren.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Dee7239eb-918e-4000-8f47-f8359071266b&#x26;width=768&#x26;dpr=3&#x26;quality=100&#x26;sign=cb3df93d&#x26;sv=2" alt="" height="571" width="1172">

Je komt nu terecht bij de eerste importstap. Selecteer 'Facturen' als te importeren gegevens en selecteer het ZIP-bestand dat je wil opladen.

<img src="https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252F78MJpyoOYsGaS2tGwcYW%252Ffacturen%2520zip.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D658d2c14-b293-4bd7-acb6-73f99efbf6b9&#x26;width=768&#x26;dpr=3&#x26;quality=100&#x26;sign=51f7d496&#x26;sv=2" alt="" height="262" width="1081">

Klik op de groene knop 'Bevestig importdata' om een preview te bekijken van de ingelezen gegevens. Hier kan je nagaan of bedragen, data, ... correct konden verwerkt worden en kan je de import bevestigen.

<img src="https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FlihT1iZfhR17XnE8PPS1%252Fimportvoorb.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Db5c1e4e4-b796-4afc-87ef-9c2cd62d33a1&#x26;width=768&#x26;dpr=3&#x26;quality=100&#x26;sign=b0a62070&#x26;sv=2" alt="" height="618" width="1170">

Hieronder zie je een voorbeeld van een succesvolle import. Klik op de groene knop 'Import bevestigen' om de facturen in te laden in eFactori.

<img src="https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FB4VXIlNgVCmeJpGNiC10%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Dc370eb71-2c09-483a-831b-3efe2a88d099&#x26;width=768&#x26;dpr=3&#x26;quality=100&#x26;sign=cf9816ef&#x26;sv=2" alt="" height="387" width="1221">

De opgeladen documenten verschijnen nu bv. in je lijst van 'Facturen ' in eFactori.

* Als de klant van de factuur in eFactori reeds bestaat, wordt de factuur aan deze klant gekoppeld. Nieuwe klant? Dan wordt een nieuwe klantenfiche aangemaakt.
* De 'Printversie' geeft de PDF weer die gelinkt werd in het UBL-bestand. Je oorspronkelijke factuur wordt hier dus weergegeven.

### Grootboekrekeningen <a href="#grootboekrekeningen" id="grootboekrekeningen"></a>

In eFactori kan je grootboekrekeningen instellen voor je producten of deze toewijzen aan je aan- of verkoopfacturen. Gekoppelde documenten krijgen zo bij het doorsturen naar boekhoudpakketten meteen de gepaste grootboekrekening mee. Activeeer hiervoor eerst de module 'Grootboekrekeningen':

[Grootboekrekeningen](https://documentatie.onfact.be/apps/grootboekrekeningen)

Je kan in eFactori een lijst met grootboekrekeningnummers en hun omschrijving opladen. Zo'n bestand kan worden aangeleverd door de boekhouder.

* Klik rechtsboven op je e-mailadres in eFactori
* Kies 'Instellingen bedrijf'
* Ga naar 'Gegevens importeren' en klik rechtsboven op de groene knop 'Gegevens importeren'.
* Selecteer als importtype 'Grootboekrekeningen'. Deze lijst kan je opladen in [.csv-formaat](https://documentatie.onfact.be/instellingen/gegevens-importeren/hoe-maak-ik-een-csv-bestand).

<img src="https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252F1giy4tx7geKqkfp9L34J%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3Dd3315159-1506-421a-a2a6-49f7ee447b3d&#x26;width=768&#x26;dpr=3&#x26;quality=100&#x26;sign=f12236e5&#x26;sv=2" alt="" height="251" width="768">

Koppel vervolgens de Code (grootboekrekeningnummer) en zijn omschrijving en klik op 'Volgende'.

<img src="https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FK1mheabsTwcexjM0VrP6%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D5921fe46-8d52-4a68-801a-91b22ada1c1e&#x26;width=768&#x26;dpr=3&#x26;quality=100&#x26;sign=a7ea4dda&#x26;sv=2" alt="" height="214" width="768">

De opgeladen gegevens kan je bekijken via de 'Apps en koppelingen':

* Klik rechtsboven in eFactori op je e-mailadres en ga naar 'Apps en Koppelingen'
* Ga naar 'Apps en koppelingen met betrekking tot de boekhouding';
* Klik op de gele knop 'Configureren' van de app 'Grootboekrekeningen'.

Het overzicht van de opgeladen grootboekrekeningen wordt getoond. Via de groene knop '+ Grootboekrekening toevoegen' kan je handmatig nog een code toevoegen.

<img src="https://documentatie.onfact.be/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F314188480-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252F-LbFbWXYUfv9pv0DhG23-887967055%252Fuploads%252FNuu0ZZUDS2gE1sc3856k%252Fimage.png%3Falt%3Dmedia%26token%3D0f0c207e-73e0-4cbe-a79e-0611e6218cc3&#x26;width=768&#x26;dpr=3&#x26;quality=100&#x26;sign=1be02107&#x26;sv=2" alt="" height="517" width="768">

##

{% file src="/files/oGtkY4D5sEv7HeSLVD62" %}


# Hoe kan ik mijn bestaande klanten, producten, facturen, ... naar eFactori migreren?

Ben je net gestart met eFactori ? Fijn! Als je al een tijdje aan het ondernemen bent heb je misschien al een uitgebreid klantenbestand of enkele facturen.&#x20;

**Klanten** en **producten** kan je eenvoudig in eFactori importeren. Deze bestaan vaak in Excel of CSV (een tabel) en kunnen we zo inlezen. Hiervoor is een [importfunctie](/instellingen/gegevens-importeren) beschikbaar in eFactori.

**Facturen, offertes en andere documenten** die opgemaakt zijn buiten eFactori, zijn iets complexer. Dergelijke documenten bevatten basisgegevens hebben, verschillende lijnen, een pdf document, ... en dit past dus niet in een gewone Exceltabel. Elk (facturatie)programma gebruikt vaak zijn eigen indeling hiervoor. Een pdf-bestand, vaak de finale vorm van bv. de factuur, kan door een computer niet rechtstreeks uitgelezen worden (systeem weet op basis van een pdf niet wat bijvoorbeeld de klantnaam is, de lijnen, bedragen, ...).

Kijk daarom eerst goed na op welke manier je je documenten uit je huidige programma kan halen. Meestal kan dit als een XML, UBL of E-FFF bestand. Hierin zit de data gestructureerd en uitleesbaar vervat en kan deze ingelezen worden in eFactori. Helaas wordt dit formaat meestal enkel gebruikt voor facturen en niet voor offertes. Alles hangt dus af van het formaat waarin je documenten kan aanleveren.


# Hoe maak ik een CSV bestand?

Een [CSV-bestand](https://nl.wikipedia.org/wiki/Kommagescheiden_bestand) (Comma Separated Values, door komma's gescheiden waarden) is een speciaal bestandstype dat je in een spreadsheetprogramma zoals Excel kan aanmaken of bewerken. Je kan je Excelbestand eenvoudig 'Opslaan als ... .csv' om er een csv-bestand van te maken. De waarden in een csv-bestand kunnen gescheiden worden door komma (,) of puntkomma (;).

Heb je enkel een Excel bestand (.xsl of .xslx extentie), dan is het vrij eenvoudig om dit in Excel op te slaan als een CSV bestand:

1. Open het bestand met Microsoft Excel.&#x20;
2. Ga in het menu bovenaan naar 'Bestand'.&#x20;
3. Kies voor 'Opslaan als'.&#x20;
4. Selecteer het type: 'Comma seperated values (.csv)'. **Let op:** kies voor het algemene CSV-formaat en niet het CSV-formaat voor MAC of MS-DOS!
5. Het nieuw opgeslagen bestand kan u gebruiken om te importeren in eFactori.

{% hint style="info" %}
Hulp nodig? Contacteer <support@efactori.be>.&#x20;
{% endhint %}




---

[Next Page](/llms-full.txt/1)